Wer suchet, der findet

Praxis Dokumentenmanagement
Wer suchet, der findet
wichtige Rolle: Die
Zypresse Verlags GmbH
engagiert sich im Großraum
Freiburg als Sponsor im
sozialen Bereich, in der
Kultur und im Sport.
Kleinanzeigen, gestaltete Anzeigen, Banner-
rechtskonforme Datenaufbewahrung künftig
werbung, Verträge etc. erhöhten das Volumen
ohne Aufwand zu befolgen. Und wir freuen
des Schriftverkehrs enorm. Vor allem die hohe
uns sehr, mit ELO einen starken und verlässli-
Zahl der E-Mails wurde zum Problem.
chen Partner gefunden zu haben.“
Da bereits im Bereich Bürogeräte eine lange und enge Geschäftsbeziehung mit der In-
raus aus dem dilemma
formationstechnik Klumpp GmbH bestand,
Geschäftsrelevante E-Mails und steuerrechtlich wichtige Dokumente
sowie alle abteilungsübergreifenden Daten elektronisch und rechtssicher
zu archivieren und im Bedarfsfall schnell per Mausklick wiederzufinden –
für dieses Problem suchte die Zypresse Verlags GmbH nach einer Lösung.
Fündig wurden die Verantwortlichen bei dem ECM-System ELOprofessional 2011,
das von der Informationstechnik Klumpp GmbH implementiert wurde.
W
fragte man die IT-Spezialisten um Rat. Die
ELOprofessional 2011 wird seit Januar 2012
Zielsetzung war, Platz, Zeit und Geld zu
von der kaufmännischen Abteilung innerhalb
sparen. Es reifte die Idee, geschäftsrelevante
des Hauses getestet und im Bereich E-MailManagement, Archivierung und Workflowopti-
E-Mails und steuerrechtlich wichtige Dokumente sowie alle abteilungsübergreifenden
Daten elektronisch und rechtssicher zu archi-
Daniel van Steenis, Geschäftsführer der Zypresse Verlags GmbH
mierung eingesetzt. E-Mail-Systeme haben
sich zur zentralen Kommunikationsplattform
entwickelt, sind jedoch für große Datenmen-
vieren. Als ELO Business-Partner lag für
das Systemhaus die Lösung auf der Hand:
reich verwaltet und damit dem Zugriff durch
gen und deren Verwaltung über Jahre hinweg
ELOprofessional 2011. Bei der Zypresse haben
das Projektteam entzogen – das erschwert je-
nicht geeignet. Die Unternehmen haben mit
E-Mails den klassischen Geschäftsbrief nahe-
de Teamarbeit. Weitaus problematischer ist es,
überquellenden Postkörben und einer schlech-
zu abgelöst. Alle Informationen, die einen Ge-
wenn wichtige oder aufbewahrungspflichtige
ten Systemperformance zu kämpfen. Einen
stammen direkt aus dem Printbereich und
schäftsprozess begleiten, werden per E-Mail
E-Mails aus Versehen gelöscht werden.
Ausweg aus diesem Dilemma bringt die E-Mail-
sind damit genauso aktuell.
er schnell ein be-
Die Zypresse Verlags GmbH ist ein mittel-
stimmtes Produkt
ständisches Familienunternehmen aus Frei-
ausgetauscht – ganz gleich, ob es sich um De-
Auch bei der Zypresse gab es solche Defi-
Integration in das ECM-System ELOprofessio-
oder eine Dienst-
burg. Im Herbst 1984 begann die Erfolgsge-
tails zur Auftragsabwicklung oder um Layout-
zite, weil die Mitarbeiter beispielsweise die
nal 2011. Das hat die Zypresse Verlags GmbH
leistung braucht,
schichte. Heute sorgen fast 50 Mitarbeiter
vorlagen handelt. Die E-Mail ist daher das
E-Mails manuell in Outlook sortierten und zu
erkannt und rechtzeitig reagiert. Inzwischen
muss sich auf die
dafür, dass in der Zypresse wöchentlich circa
wichtigste Kommunikationsmittel und als Ge-
viele doppelte Papierausdrucke erzeugten.
werden aber nicht nur E-Mails, sondern auch
Suche danach be-
7.500 Anzeigen veröffentlicht werden. Mit
Unternehmerische Verantwortung geht
schäftsbeleg ein nicht zu unterschätzender
Diese Probleme beseitigt die ECM-Lösung von
insgesamt rund 30.000 steuerlich relevante Do-
geben. Die kann oftmals langwierig sein. Der
der Printausgabe, die an rund 3.000 Auslage-
beim Zypresse Verlag vor Gewinnmaximie-
Vermögenswert für das Unternehmen.
ELO, die zudem den größten Teil der Verwal-
kumente in ELOprofessional 2011 verwaltet:
Freiburger Zypresse Verlag nimmt sich dieses
stellen kostenlos mitgenommen werden
rung. So bietet die Zypresse nicht nur ihren 47
Als Geschäftsbeleg unterliegt die Aufbe-
tungsarbeit abnimmt. Alle E-Mails werden
Angebote, Auftragsbestätigungen, Anzeigen,
Problems seit 1984 an. Mit dem Slogan „Alles
kann, und einem großen Onlineportal wird
festen Mitarbeitern, sondern auch den 60 Zu-
wahrung einer E-Mail aber gesetzlichen Vor-
vom Entstehen bis zum Entsorgen verarbeitet,
Reisekostenabrechnungen, Ein- und Ausgangs-
finden“ ist die Kleinanzeigenzeitung Zypresse
die gesamte südbadische Region abgedeckt.
stellern einen sicheren Arbeitsplatz und Wei-
gaben. Das bedeutet vor allem: E-Mails müs-
archiviert und verwaltet. Das garantiert siche-
rechnungen, Vertrags- und Organisationsun-
der erste Anlaufpunkt für alle, die in Südba-
Die Zypresse erreicht mit einer wöchentli-
terbildungen. Die Zypresse Verlags GmbH
sen im Originalzustand, also unverändert,
re und transparente Geschäftsabläufe, spart
terlagen sowie Überstundennachweise. Und
den etwas suchen oder anbieten. Das sorgt für
chen Gesamtauflage von rund 200.000 Exem-
spielt zudem seit vielen Jahren eine wichtige
archiviert werden und bei Bedarf wieder
Ressourcen und senkt darüber hinaus spürbar
alle sind rechtskonform und zukunftssicher
viel Schriftverkehr, der sicher archiviert sein
plaren etwa 400.000 Leser. Hinzu kommt das
Rolle in der Freiburger Wirtschaftsregion. Der
auffindbar sein. In der Regel gibt es jedoch
die Unternehmenskosten. Geschäftsführer
archiviert. Durch den zentralen Zugriff lassen
will. Für die Zypresse kein Problem – sie setzt
attraktive Onlineportal im Internet. In die-
Verlag engagiert sich in der ganzen Region als
nicht nur hier erhebliche Defizite. So werden
Daniel van Steenis bestätigt: „Diese techni-
sich bei Bedarf alle Dokumente und E-Mails
auf das ECM-System ELOprofessional 2011,
sem Bereich war und ist die Zypresse wegwei-
Sponsor im sozialen Bereich, in der Kultur und
E-Mails oft zum Verwalten beziehungsweise
schen und organisatorischen Maßnahmen
blitzschnell per Mausklick wiederfinden und
das von der Informationstechnik Klumpp
send, weil das Onlineportal viel Service und
im Sport. Mit dem wirtschaftlichen Erfolg stieg
Bearbeiten ausgedruckt oder vorgangsbezo-
wurden getroffen, um die innerbetrieblichen
ihr Inhalt ist im Hinblick auf den Gesamtpro-
GmbH implementiert wurde.
Informationen bietet: Die Kleinanzeigen
zwangsläufig die Zahl der Kundenkontakte.
gene E-Mails werden im persönlichen Postbe-
Systeme zu optimieren, aber auch, um die
zess einfach nachzuvollziehen. (dam)
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FACTS Sonderveröffentlichung 3/2014
mehr erfolg, mehr kunden
3/2014 Sonderveröffentlichung FACTS
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