Funktionserklärung TOBIT PRO XL

Funktionserklärung TOBIT PRO XL- Neuheiten
Auf den folgenden Seiten wird erklärt, wie das Einlesen von Informationen aus der
Tobit David Software funktioniert.
Ziel der Anbindung über das PlugIn Tobit Pro XL ist es, eingehende Informationen in
die Kontakthistorie der Maklersoftware aufnehmen zu können.
Weiterhin ist es möglich, eingehende Anfragen aus den führenden Portalen
automatisch in die Immobiliensoftware zu integrieren.
Interessenten können mittels der neuen Funktionalität direkt innerhalb der
Anwendung angelegt werden.
EXPOSÉ bzw. EXPOSÉ commercial nehmen Ihnen somit das lästige, manuelle
eintragen der Interessentendaten ab.
Wo finden Sie die Importfunktionen?
Der erste Start:
Bitte legen Sie einen Speicherort für die Übertragenen Daten aus Tobit fest! (Im
Netzbetrieb auf dem Server!)
Diese sich öffnende Maske ermöglicht Ihnen, den Speicherort für die Daten aus Tobit
David zu wählen:
(Beachten Sie bitte, dass der hier hinterlegte Pfad lediglich ein Demo- Eintrag ist!)
Mit Hilfe dieser Schaltfläche in der Symbolleiste „starten“ Sie das erweitere PlugIn
Tobit Pro XL. Folgende Ansicht wird geöffnet:
Funktionserklärung:
Mit Hilfe der markierten Schaltflächen können Sie folgendes tun:
Unverteilt:
Eingang:
Manuell:
Update:
Das Archiv „Unverteilt“ aus Tobit David wird eingelesen
Das Eingangsarchiv des angemeldeten Benutzers wird eingelesen
Sie können ein gewünschtes Verzeichnis zum Einlesen vorgeben!
Die Einträge des jeweils gewählten Archivs werden erneut eingelesen!
Aktionserklärung:
Ablegen:
manuell Ablegen:
Anfrage bearbeiten:
grüne autom. Ablegen:
Sie können Einträge in unseren Produkten „ablegen“
Einträge können bei frei gewählten Datensätzen abgelegt
werden
Anfragen aus Portalen können als Interessentenkartei
abgelegt werden (Übertrag der Daten zu Interessenten)
grün eingefärbte Datensätze sind Nachrichten bekannter
Adressen (Fax-/ Mailadresse bereits in Ihrer
Immobiliensoftware), diese Nachrichten können
automatisiert abgelegt werden
Legende:
Mit Hilfe der hier dargestellten Farbcodes visualisiert unser PlugIn, aus welchem
Portal die Anfragen stammen.
Mit der grünen Farbe werden in der Liste der gescannten Archive die bekannten
Einträge dargestellt, in dieser Legende werden die Anzahlen der bekannten
Informationen aufsummiert. (Grün= Einträge von bereits bekannten Adressen; Fax - /
Mailadresse sind bereits erfasst!)
Wird ein Eintrag in der Liste markiert, so ist er farblich hervorgehoben:
Im unteren Teil der Maske sehen Sie eine Vorschau des Inhalts der Mail:
Übertragung von Interessentendaten in EXPOSÉ bzw. EXPOSÉ
commercial
Durch Klick auf die Schaltfläche
werden die vorhandenen Daten an
den Bereich Interessenten übertragen. (Siehe Graphik) Bitte haben Sie Verständnis
dafür, dass wir einen Teil der Daten aus Datenschutzgründen ausgeblendet haben.
Nach erfolgter Wahl der passenden Lageeinträge können die Daten in der
Interessentenmaske weiter bearbeitet bzw. gespeichert werden.
WICHTIGER TIP:
Sorgen Sie dafür, dass die Anfragen möglichst viele Informationen enthalten. Bei
einigen Portalen können Sie hierfür den so genannten „Schnellkontakt“ deaktivieren!!
Das rot markierte Notizfenster zeigt alle Daten der Mailanfrage in Kurzform.
Die vorhandenen Daten wurden automatisch in der Interessentenmaske eingetragen.
Sie können jetzt den Datensatz speichern oder aber weiter bearbeiten. z.B. Exposés
aussenden, Telefonate führen, etc.!
Ablage der Originalmail aus Tobit
Mail- bzw. Faxinformationen werden innerhalb von EXPOSÉ bzw. EXPOSÉ
commercial im DMS abgelegt.
Auch bei der automatischen Anlage von Interessentendaten werden die „AnfrageMails“ der jeweiligen Portale auf diese Art & Weise archiviert.
Sie finden einen automatisch verknüpften DMS Eintrag vor und können jederzeit die
Informationen erneut einsehen! (Siehe nachstehende Graphik)