Digitale Kreditakte | Anwenderbericht Volksbank Beckum

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in der volksbank beckum-lippstadt eg
Die Fusion der Volksbanken Beckum
und Lippstadt gab den Anlass, sich
bei der Kreditsachbearbeitung endgültig von den Papierordnern zu verabschieden und die elektronische
Kreditakte der GAD einzuführen.
Ende 2013 schlossen sich die beiden
Volksbanken Beckum und Lippstadt
zu einem Institut zusammen. Im Rahmen der Zusammenlegung war abzusehen, dass die Lagerkapazität in Beckum nicht ausreichen würde, um die
Papierunterlagen beider vormalig getrennter Geschäftsbereiche unterzubringen. Dies war der Auslöser für die
Entscheidung des gemeinsamen
Hauses zur Einführung der GAD-Anwendung „Digitale Kreditakte“. Den
Auftrag zu der im Vorfeld erforderlichen Digitalisierung der Papierdokumente erhielt die Ratiodata.
Hugo Franzbäcker, Abteilungsleiter
Firmenkunden der Marktfolge Aktiv:
„Die Umstellung auf die digitale Kreditakte fand im Frühjahr 2013 statt.
Wir haben damit die organisatorische
Grundlage geschaffen für die spätere
Fusion Ende desselben Jahres.“
Organisation des Scanprojektes gut und professionell
Hierfür erarbeitete ein Projektteam
aus beiden Banken gemeinsam mit
der Ratiodata im Herbst 2013 ein Konzept. Ziel war es, für die bisher nach
unterschiedlichen Kriterien aufgebauten Kreditakten eine einheitliche
Systematik zu entwickeln, nach der
die künftige einheitliche digitale Kreditakte gestaltet sein sollte. Deshalb
führten die Institute das Projekt
gleichzeitig durch.
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Hugo Franzbäcker: „Die Vorbereitung
und die Organisation des Scan-Projektes waren gut und professionell.“
Die Scan-Experten gaben dabei Empfehlungen, wie der Aufbau einer Akte
aussehen kann. So tauchen etliche
Dokumente immer wieder auf, wie
die Bilanz, der Kreditvertrag oder das
Anschreiben. Sie waren aber in den
bisherigen Akten zum Teil jeweils anders betitelt und auch die Reihenfolge konnte variieren. Etwaige Abweichungen in der Beschriftung der
Papierregister und Reihenfolge wurden daher innerhalb der Vorbereitung
ausgeglichen. Im Projekt wurde gemeinsam mit Ratiodata erarbeitet,
mit welchem Ablageschlüssel jede
Dokumentart zu versehen ist, wie sie
beschriftet wird etc. So konnten die
Ratiodata-Mitarbeiter deren Inhalt
sauber vorsortieren.
www.ratiodata.de
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Register einer Akte sind Kreditprotokolle, Verträge, Beschlüsse, Schriftverkehr, wirtschaftliche Verhältnisse,
Sicherheit und Bonität. „Wir haben
uns dafür entschieden, die Altakten
nicht in dem Detailgrad zu scannen,
wie wir es heute mit den laufenden
Unterlagen tun. Dies wäre zu aufwändig und zu teuer gewesen“, erklärt
Hugo Franzbäcker. Ratiodata archivierte also ausgewählte Register
nicht als Einzeldokumente, sondern
als ein Gesamtdokument. So ist der
gesamte bisherige Schriftverkehr mit
einem Kreditnehmer in der digitalen
Akte in einem Dokument zusammengefasst – was für die Einsicht vollkommen genügt.
Auffindbarkeit digitaler Schriftstücke erhöht sich mit dem erfassten
Bemerkungstext noch einmal deutlich und damit in der Folge die Akzeptanz der Lösung.
Der Scanprozess fand im Sommer
2013 statt und dauerte rund ein halbes Jahr. Die Ratiodata-Experten ziehen die Akten vor Ort und führen sie
mit der entsprechenden Sicherheitenakte zusammen. Alle Akten erhalten ein Barcode-Etikett, ein erforderlicher Obligos-Ausdruck pro Kreditakte
wird erstellt. Anschließend werden
die Daten im WEB-Avise-Tool der Ratiodata über einen bank21-Arbeitsplatz erfasst und die Stammdaten aus
der WEB-Avise mit den Echtdaten aus
der Kreditakte abgeglichen. Schließlich verpackt Ratiodata die Kreditakten in Umzugskartons und erzeugt
die Versandpapiere.
Von Beginn an funktionierte das
Handling der digitalen Akten bei der
Volksbank reibungslos und flüssig.
Die Unterlagen des laufenden Betriebs scannt die Volksbank seit Abschluss der Bestandsaktendigitalisierung nun mit eigenen Mitteln in
Nach Transport der Papierunterlagen in die Produktionsräume der Ratiodata werden sie dort nach einem
vorab definierten System gescannt.
Als zusätzlichen Service hat die Ratiodata bei den einzelnen Dokumenten nicht nur die Suchbegriffe erfasst, sondern auch über das
Bemerkungsfeld weitere Informationen zu den Dokumentarten eingefügt. Dies können auch die Mitarbeiter der Bank bei jedem Einstellen
eines neuen Dokumentes tun. Die
Mit der Digitalisierung der Unterlagen erstellt Ratiodata die erforderlichen Daten für die GAD-Anwendung
„Elektronische Kreditakte“. Sogenannte Restakten werden vor Ort
wieder einsortiert. Die Restakte besteht aus bestimmten Unterlagen wie
Lebensversicherungspolicen mit Urkunden-Charakter. Sie werden fotokopiert, die Kopie wandert in die elektronische Akte, das Original wird
wieder in der Papierakte eingeheftet.
Hugo Franzbäcker,
Abteilungsleiter Firmenkunden,
Bereich Marktfolge Aktiv
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einem hohen Detaillierungsgrad ein.
Das nötige Scanner-Equipment lieferte die Ratiodata an die Volksbank. Nur
noch gebundene Bilanzen gibt die
Volksbank an den Scandienstleister,
da deren Aufbereitung für das Scannen umständlich ist, alles andere digitalisieren die Mitarbeiter vor Ort
selbst. Die Kreditakte läuft im Rechenzentrumsbetrieb der GAD, die
Beschäftigten des Geschäftsbereichs
Marktfolge Aktiv greifen auf ihre Inhalte über die gewohnte bank21-Oberfläche zu, die um einen entsprechenden Archivzugang erweitert wurde.
Der „Kreditaktentourismus“ ist damit passé, die zum Teil dezentral arbeitenden Kundenberater können
nun von allen Standorten auf die digitalen Kreditunterlagen zugreifen.
AnwenderBerichT
Über die Volksbank beckum-lippstadt eG:
Mit einem Kundengeschäftsvolumen von über drei Milliarden Euro gehört die Volksbank
Beckum-Lippstadt eG zu den größten Genossenschaftsbanken in Nordrhein-Westfalen.
Fast 50.000 Mitglieder und 90.000 Kunden vertrauen ihr. Denn mit den knapp 360 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an 20 Standorten zeichnet sich die Volksbank Beckum-Lippstadt eG durch ihre Präsenz und Leistungsstärke aus. Seit über 100 Jahren hat
sie sich als verlässlicher Partner und innovativer Finanzdienstleister für die Wirtschaft
und den Mittelstand vor Ort erwiesen.
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Lutz Linnemann
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