Anwenderbericht VR Bank eG Niebüll

Anwender
IT
BerichT IT-Lösungen
& Services //
zeiterfassung und
zutrittskontrolle mit atoss //
prozessoptimierung bei der vr bank eg niebüll
Seit März 2011 arbeitet die Volksund Raiffeisenbank Niebüll mit der
Software ATOSS. Das Programm
läuft im Rechenzentrum der Ratiodata und steuert das gesamte Zeitmanagement der Bank, von der Abwesenheitsverwaltung über Workflow
mit Schnittstellen zu angrenzenden
IT-Systemen bis zur Zeiterfassung
via Terminals und Transponder-Technik. Urlaube, Seminare, Zeitkorrekturen, Gleitzeittage etc. werden über
Antrags- und Genehmigungsverfahren via Workflow komfortabel und
übersichtlich mit der Software verwaltet.
Mit dem Personalsystem PAISY arbeitet die VR Bank Niebüll schon seit
25 Jahren. Ratiodata betreibt die
Software in ihrem Rechenzentrum
und stellt sie der Personalabteilung
bequem per Fernzugriff zur Verfügung. Der Vorteil des Outsourcings:
Die Bank selbst muss sich nicht um
Datensicherung und -sicherheit kümmern, die Bereitstellung des PAISYSystems vom Rechenzentrum aus ermöglicht den Beschäftigten der
Personalabteilung von allen Geschäftsstellen aus Zugriff über das
Banken-Intranet. Flankierend dazu
hat die Bank auch das Zeitmanagement für ihre über 300 Beschäftigten
technisch auf neue Füße gestellt und
nutzt seit März 2011 die von Ratiodata
gehostete Software ATOSS. Durch
deren Schnittstellen zu PAISY sowie
dem E-Mail-System und Terminkalender von Lotus Notes spart sich die
VR Bank heute Doppelerfassungen;
so werden zum Beispiel in ATOSS gebuchte Urlaube automatisch in die
Lotus Notes Terminkalender der Be-
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schäftigten eingetragen.
Verschiedene Entgeltmodelle
besser abrechnen
Die VR Bank Niebüll war bis zum 30.
Juni 2010 ein gemischtwirtschaftliches Unternehmen mit einem Warenhandelsbereich, in dem die Beschäftigen nach Stunden vergütet werden,
und einem Bankbereich, in dem mit
einer umfassenden Gleitzeitregelung
gearbeitet wurde. Bis zur vollständigen Ausgliederung des Warenbereiches übernahm die VR Bank Niebüll
in der Zeit vom 01.06.2010 bis zum
30.06.2014 als Dienstleister die Lohnund Gehaltsabrechnung .
Viele Jahre lang hatte die Bank ein
reines Zeiterfassungssystem im Einsatz, in dem die Anwesenheiten registriert wurden, um anschließend
Überstunden und sonstige Zuschläge
www.ratiodata.de
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auszuzahlen. Die immer stärker vom
Markt, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und der Arbeitnehmervertretung geforderten unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle ließen sich
mit dieser alten Software aber nur
unzureichend abbilden, weshalb man
anfing, verschiedene Alternativprodukte zu sichten.
Im Rahmen einer längeren Vorbereitungsphase informierte sich die Bank
intensiv über in Frage kommende
Systeme und entschied sich wegen
seiner hohen Funktionalität und der
guten Integrierbarkeit in PAISY/Lotus
Notes für ATOSS. Im Rechenzentrum
der Ratiodata sind die Lösungen zudem eng miteinander verbunden:
Die Zeitwirtschaft liefert für die Abrechnung gehaltsrelevante Daten an
PAISY.
Klaus Lehmann, Bereichsleiter Unternehmensentwicklung, VR Bank eG Niebüll //
2010 wurde es konkret mit der neuen
Software, da das Altsystem bei der
Vielzahl der Beschäftigten an seine
Grenzen stieß und zudem Beschäftigte an eine Tochtergesellschaft ausgegliedert wurden. „Bei der Ratiodata
haben wir gesehen, wie die Integration des Zeitmanagements mit PAISY
und anderen Systemen schon funktioniert“, sagt Klaus Lehmann, Bereichsleiter Unternehmensentwicklung in der VR Bank Niebüll.
Zeiterfassung und Zutrittskontrolle mit ATOSS //
in der Anfangsphase nur den Workflow mit Anbindung an Lotus Notes,
also Urlaubs- und Seminarerfassung
sowie Zeitkorrekturen. So wollte man
erste Erfahrungen mit dem Zeitmanagement sammeln. Die weiteren von
der VR Bank benötigten Funktionen
sind in Atoss bereits konfiguriert,
wurden aber erst nach und nach in
der Praxis eingesetzt, um die Beschäftigten langsam an das neue
System zu gewöhnen. In Schulungen
wurden die Führungskräfte einige
Wochen nach der Einführung in diese
weiteren Bereiche eingeführt.
„Unsere Urlaubsplanung haben wir
früher mit einem Wandplaner aus Papier organisiert – bei 300 Mitarbeitern
stößt die Methode eindeutig an ihre
Grenzen. Mit ATOSS ist die Urlaubsplanung heute viel übersichtlicher“,
erklärt Klaus Lehmann. Der Mitarbeiter schickt seinen Antrag per E-Mail
an den Vorgesetzten, dieser überprüft im ATOSS-Abteilungskalender
die gewünschte Zeit auf Kollisionen
mit Kollegen und kann den Antrag
von dort aus ablehnen oder genehmigen. Früher mussten die Mitarbeiter
so genannte Korrekturzettel in der
Personalabteilung einreichen, anhand derer der Sachbearbeiter die
Fehlzeiten als Urlaub oder Seminar
nachpflegen konnte. Lehmann: „Da
war sehr viel Papier unterwegs und
die gesamte Arbeit lag auf der Personalverwaltung. Mit ATOSS ist diese
davon entlastet und hat Freiräume für
andere Aufgaben. Auch die Führungskräfte haben mit ATOSS zeitnah
einen Überblick, welche Mitarbeiter
eigentlich anwesend sind und wem
man noch weiteren Urlaub genehmigen kann – weil sie immer alles online
auf dem aktuellen Stand haben.“
Mit dem Transponder ein- und
auschecken
Start mit Urlaubsworkflows
Im produktiven Einsatz ist das System seit 1. März 2011. Die Bank nutzt
Ein wichtiger Bestandteil von ATOSS
ist die Zeiterfassung, mit der die Mitarbeiter der Bank ihre Gleitzeitkonten
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sehr komfortabel verwalten können.
Anders als heute mit der integrierten
ATOSS -Lösung erledigte die VR Bank
die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten
bisher mit einem anderen System,
welches ausschließlich diesem Zweck
diente. Sowohl die Zentrale in Niebüll
wie auch die zwölf Filialen hat Ratiodata dafür mit Zeiterfassungs-Terminals ausgestattet – insgesamt 18
Stück. Jeder Mitarbeiter hat einen
Schlüsselanhänger-Transponder und
checkt sich damit am Terminal ein
und aus. „Für Transponder haben wir
uns entschieden, weil sie widerstandsfähiger als Karten mit ihren
Magnetstreifen sind, die auch schon
mal brechen können“, erklärt Klaus
Lehmann.
Die Zeiterfassungskomponenten stammen vom Ratiodata-Partner Dorma, einem Hersteller von Türschließ-Systemen. „Die Dorma-Geräte sind sehr
robust und lassen sich gut an ATOSS
anbinden“, wie Heinz Voss, Projektleiter der Ratiodata, weiß. Auf die Erfahrungen von Ratiodata hat sich die VR
Bank bei der Wahl der Terminals dann
auch verlassen. Die Entscheidung für
ein anderes System hätte bedeutet, die
gesamte Vorinstallation und Konfigurierung selbst vorzunehmen, was ungleich aufwändiger gewesen wäre. Die
Ratiodata-Fachleute hingegen kennen
das Netzwerk der Bank, wissen, wie die
Verkabelungen intern verlaufen und
kennen sich mit der Integration der Zeiterfassungs-Terminals in Atoss am
besten aus.
Ein besonderer Vorteil der Zeiterfassungs-Komponente von Dorma: Sie
lässt sich zu vollständigen Zutrittssystemen ausbauen. Bislang nutzte
die Bank ein herkömmliches Schließsystem mit Schlüsseln. In diesem
Jahr fanden bereits einige Umstellungen zur Transponder-Technik statt
und sind auch für die Zukunft weiter
vorgesehen
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Zeiterfassung und Zutrittskontrolle mit ATOSS //
Über die VR Bank eG Niebüll:
100 Jahre – Gemeinschaft, Erfolg, Solidarität
In den letzten Jahren kann die VR
Bank eG Niebüll auf ein erfolgreiches Wachstum blicken. Die Kredit­
vergabe an Privatkunden, wie auch
an Unternehmen ist gestiegen. Der
Trend des Wachstums der langfristigen Kredite hält ungebrochen
an. Dabei konzentrierte sich das
Potenzial im Wesentlichen auf die
strategischen Geschäftsfelder, den
Finanzierungen von Investitionen
in den Bereichen der Landwirtschaft
und der erneuerbaren Energien.
Genossenschaftlich organisiert hat
die VR Bank eG Niebüll den direkten Kontakt zu über 15.000 Mitgliedern und Kunden in der Region.
Für ihre Mitglieder und Kunden bietet das Institut umfangreiche Service- und persönliche Beratungsleistungen an, die durch Qualität,
Fachkom­petenz und Kundennähe
überzeugen.
Mit über 300 Mitarbeitern ist die VR Bank eG Niebüll einer der größten
privat­wirtschaftlichen Arbeitgeber in der Region und bietet jährlich zwölf
jungen Menschen einen attraktiven Ausbildungsplatz an. Das Geschäftsgebiet des Unternehmens mit 13 Geschäftsstellen reicht auf Nordfrieslands
Festland von der dänischen Grenze im Norden bis vor die Tore Husums im
Süden.
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Ansprechpartner //
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Ansprechpartner
Klaus Hornung
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