vacancy announcement local vacancy announcement for secretarial

AFRICAN UNION
UNION AFRICAINE
UNIÃO AFRICANA
P. O. Box 3243, Addis Ababa, ETHIOPIA Tel.: (251-11) 5517700 Fax: (251-11) 5517844
www.au.int
VACANCY ANNOUNCEMENT
LOCAL VACANCY ANNOUNCEMENT FOR SECRETARIAL
POSITIONS (BRUSSELS) GSA4
The African Union, established as a unique Pan African continental
body, is charged with spearheading Africa’s rapid integration and
sustainable development by promoting unity, solidarity, cohesion
and cooperation among the peoples of Africa and African States as
well as developing a New Partnership Worldwide.
The African Union Brussels office was established to promote the
cooperation and growing strategic partnership between the African
union and European Union.
In seeking to achieve this objective, the African Union Brussels
office intends to strengthen its capacity to deliver by, among
others, the implementation of its organizational structure and the
filling of all vacant posts.
Job Title:
1. Bilingual Secretary (GSA4)
2. Secretary/Receptionist (GSA4)
Number of Vacant Positions: Two (2)
Duty Stations:
Brussels, Kingdom of Belgium.
Supervisor:
Head of Mission
1.
JOB PURPOSE:
Perform secretarial and reception duties for AU Permanent Mission:
2.
MAJOR DUTIES AND RESPONSIBILITIES
I.
Type and proof read documents, reports, correspondences, messages,
queries, etc as may be required by assigned Supervisors.
II.
Receive and draft responses to routine correspondences for the signature
of the Supervisors.
III.
Photocopy and distribute all documentation related to African Group
Bureau and Plenary meetings and arrange conference room for all such
meetings.
IV.
Receive guests/ visitors/ staff and provide them with basic information on
relevant issues and procedures.
V.
Maintain a proper filing and recording system for all incoming and
outgoing correspondence.
VI.
Receive and screen telephone calls/E-mail messages and direct them
where required and ensure follow up with Supervisors and Partners.
VII.
Keep an up-to-date diary of appointments for Supervisors and other
Senior Staff members at the duty station.
VIII.
Provide day-to-day routine administrative services to various work units of
the mission station.
IX.
Perform reception and protocol services.
X.
3.
Perform any other relevant duty/ responsibility as required
QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE REQUIRED
a) A minimum of five (5) 0rdinary level credits school certificate or equivalent
(including a credit in one of the AU working languages) plus an advanced
certificate in Secretarial studies. A higher qualification will be an added
advantage.
b) Excellent working knowledge of French and English.
c) Excellent Secretarial and Office management skills.
d) A minimum of 5 Years of relevant secretarial experience in a Government,
public sector or international organization.
4.
OTHER RELEVANT SKILLS:
a) Excellent interpersonal and communication skills
b) Experience in working in an international organization
c) Ability to work under pressure and in a multicultural environment
d) Excellent Computer literacy
e) Good planning and organizational skills
5.
LANGUAGE REQUIREMENT
Proficiency in English and French is a requirement; Knowledge of one or more
other AU working languages would be an added value.
6.
TENURE OF APPOINTMENT
The appointment will be for twelve months and is renewable, subject to
satisfactory performance and availability of funds.
7.
GENDER MAINSTREAMING
The AU Commission is an equal opportunity employer and qualified women
are strongly encouraged to apply.
8.
REMUNERATION
The salary attached to the position is an annual lump-sum of US$ 15,309.00
inclusive of all allowances
9.
APPLICATION
Applications must sent to the AU Commission not later than 17 December
2014 through the following AU web site recruitment electronic address:
http://www.aucareers.org
Director of Administration and Human Resource Development
AU Commission
Addis Ababa (Ethiopia)
P.O. Box 3243
Fax: 00251-1-525840/510430
E-mail: [email protected]
AFRICAN UNION
UNION AFRICAINE
UNIÃO AFRICANA
P. O. Box 3243, Addis Ababa, ETHIOPIA Tel.: (251-11) 5517700 Fax: (251-11) 5517844
www.au.int
AVIS DE VACANCE DE DEUX (2) POSTES, UN (1) POSTE
DE SECRÉTAIRE BILINGUE ET UN (1) POSTE DE
SECRÉTAIRE/RÉCEPTIONNISTE (BRUXELLES) GSA4
Créée en tant qu’organisation continentale panafricaine unique en
son genre, l’Union africaine est chargée de conduire le processus
d’intégration rapide et de développement durable de l’Afrique par
la promotion de l’unité, de la solidarité, de la cohésion et de la
coopération entre les peuples et les États africains, ainsi que par
l’établissement d’un nouveau partenariat avec les autres régions
du monde. Le siège de l’Union africaine est établi à Addis-Abeba,
capitale de l’Éthiopie.
Pour atteindre cet objectif, l'Union africaine entend renforcer ses
capacités en matière de prestation en procédant, entre autres, à la
mise en œuvre d'une nouvelle structure organisationnelle et au
recrutement à tous les postes vacants.
1. TITRE DES POSTES: Secrétaire bilingue et Secrétaire/Réceptionniste
(GSA4)
2. NOMBRE DE POSTE VACANTS: Deux (2)
3. LIEU D'AFFECTATION:
Bruxelles, Royaume de Belgique.
4. SUPERIEUR HIERARCHIQUE:
le Représentant permanent de l’Union
Africaine.
5. OBJECTIF DU POSTE :
Exécuter les tâches relatives au poste de secrétariat et de réceptionniste
au profit de la Mission permanente de l’UA:
FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
a. Saisir et relire des documents, rapports, correspondances,
messages, requêtes, etc. qui lui seront confiés par les supérieurs
hiérarchiques;
b. Rédiger les avant-projets de réponses aux correspondances
courantes à soumettre à la signature des supérieurs
hiérarchiques ;
c. Photocopier et distribuer tous les documents relatifs aux réunions
du Bureau et de la plénière du Groupe africain et préparer les
salles de conférence pour abriter toutes ces réunions ;
d. Recevoir des clients, visiteurs et le personnel et leur fournir les
informations de base sur les questions pertinentes et les
procédures ;
e. Maintenir
un
classement
approprié
et
un
système
d’enregistrement/d’archivage pour toutes les correspondances et
documents entrants et sortants ;
f. Réceptionner les appels téléphoniques, les correspondances et les
courriers électroniques (e-mails) et assurer le suivi au près des
supérieurs hiérarchiques et des partenaires ;
g. Organiser et mettre à jour l’agenda de rendez-vous des supérieurs
hiérarchiques et autres cadres supérieurs de la division ;
h. Exécuter les tâches administratives de routine des différents
services du lieu d'affectation ;
i. Exécuter les taches de réception et de protocole ;
j. Exécuter toute autre tâche/responsabilité pertinente qui lui sera
assignée.
6. DIPLOMES ET EXPÉRIENCE REQUIS
a. Etre titulaire d’un diplôme de niveau supérieur ou équivalent (y
compris la connaissance de l'une des langues de travail de l'UA), et
d’un certificat en secrétariat de niveau supérieur. Une qualification
supérieure serait un atout supplémentaire ;
b. Avoir une parfaite maitrise du Français et de l’Anglais;
c. Avoir une excellentes capacité d’organisation de secrétariat et de
gestion administrative ;
d. Un minimum de 5 années d'expérience pertinente dans le domaine
du secrétariat dans un organisme gouvernemental, secteur public
ou une organisation internationale.
7. AUTRES QUALIFICATIONS PERTINENTES REQUISES
a. Excellentes
aptitudes
communication;
b. Bonne connaissance
internationales;
en
du
relations
interpersonnelles
fonctionnement
des
et
organisations
c. Capacité à travailler sous pression et dans un environnement
multiculturel;
d. Excellentes connaissance en informatique
applications logicielles Microsoft Office ;
notamment
des
e. De bonnes aptitudes en matière de planification et d'organisation.
8. AGE LIMITE: Les candidats doivent avoir de préférence entre 25 et 35 ans.
9. COMPÉTENCES LINGUISTIQUES : Parfaite Maîtrise (lire, écrire, parler) de
deux langues de travail de l’Union Africaine. La connaissance d’une
troisième ou plusieurs autres langues de travail de l’Union Africaine serait
un atout supplémentaire.
10. TERMES ET CONDITIONS : La nomination à ce poste sera faite sur la
base d’un contrat à durée déterminée pour une période initiale de douze (12)
mois et renouvelable sous réserve de résultats satisfaisants et la
disponibilité de budget.
11. ÉGALITÉ DES CHANCES: La Commission de l'Union africaine est un
employeur qui donne l'égalité des chances aux hommes et aux femmes, et
les femmes qualifiées sont vivement encouragées à faire acte de
candidature.
12. REMUNERTION : Le salaire de base indicatif correspondant à ce poste
est de 15,309.00 dollars américains par an, y compris tous les émoluments.
13. CANDIDATURE: les candidats désireux de postuler à ce poste sont
invités à fournir les documents suivants:
 Une lettre de motivation justifiant son intérêt pour l'emploi à la
Commission de l'UA;
 Un CV détaillé et actualisé, indiquant la nationalité, l'âge et le sexe
du candidat;
 Les noms et les coordonnées détaillées (y compris les adresses email) de trois répondants;
 Des copies certifiées conformes des diplômes et autres attestations
universitaires.
Les dossiers de candidature doivent parvenir à la Commission africaine
au plus tard le 17 Décembre 2014 à travers son site web dédié au
recrutement électronique à l’adresse suivante :
http://www.aucareers.org
Direction de l'Administration et de la Gestion des Ressources
Humaines
Commission de l’Union Africaine
Addis Ababa (Ethiopia)
P.O. Box 3243
Fax: 00251-1-525840/510430
E-mail: [email protected]