EndNote v.X1
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EndNote v.X1 Nicolas Doux 2008 Sommaire Découvrir EndNote La bibliothèque EndNote Recherche dans la bibliothèque Gestion des références Créer des groupes dans une bibliothèque Personnalisation Styles bibliographiques Rédiger une bibliographie à l’aide de EndNote Fonctions avancées 1. Découvrir EndNote Logiciel permettant de : Gérer sa documentation en créant sa propre base de données bibliographiques ; Retrouver rapidement ses documents en l’interrogeant ; Interroger des bases de données distantes et importer leurs références ; Citer des références dans un texte lors de la rédaction d’un document, et éditer une bibliographie, complète respectant les normes éditoriales (styles). . Une base est appelée Bibliothèque sous EndNote. Une bibliothèque est donc un fichier rassemblant l’ensemble des notices saisies. Une bibliothèque peut contenir un nombre illimité de références. Nombre de bibliothèques : illimité. Une bibliothèque est constituée de deux fichiers au même nom Toujours les garder dans le même répertoire « .enl » Contient les références « .data » contient les images (Figures) et PDF attachés à des références 2. La bibliothèque EndNote 2.1 Ouverture d’une bibliothèque Commande open du menu File, une bibliothèque EndNote est un fichier .enl La fenêtre principale affiche alors les références contenues. Pour chacune sont affichés par défaut : auteur, année, titre, URL. Par défaut, les références sont classées par ordre alphabétique du premier auteur. Pour aller directement aux auteurs dont le nom commence par « V », taper « v ». Tri possible par clic sur les intitulés de colonne. L’affichage d’une notice complète : doubleclic sur la référence. Le bouton « Hide/Show Preview » permet d’afficher la notice en surbrillance dans le style bibliographique choisi. Pour choisir un style bibliographique, allez dans la barre d’outils, au menu déroulant Bibliographic Output Style Pour accèder à plusieurs milliers de style, choisissez Select Another Style 2. La bibliothèque EndNote 2.2 Création d’une bibliothèque Commande new du menu File Choisir le répertoire où l’on veut enregistrer sa base Nom : xxx.enl La base xxx.enl s’ouvre, prête à être alimentée. 3 manières d’insérer des références dans une bibliothèque : par saisie manuelle; Par capture directe en interrogeant une base distante via EndNote; Par importation de références extraites d’autres bases. 2. La bibliothèque EndNote 2.3 Saisie manuelle de références Commande new reference du menu references. Ou Ctrl+N La fenêtre New Reference apparaît, notice vide, avec un certain nombre de champs descriptifs prédéfinis à renseigner. Déplacement d’un champ à l’autre par la touche Tabulation (Maj-TAB pour remonter). 2.3.1. Choix du type de document à décrire. Par défaut, l’option Journal Article qui s’affiche. Choisir une autre option si le document à référencer est autre (livre, chapitre, etc…) dans le menu reference type. Chaque type de référence présente des champs spécifiques Remarques sur certains types de références Journal article article de revue scientifique Magazine article article dans un magazine (ex : l’Express) Newspaper article article de presse (ex: Le Monde) Book section Chapitre d’un ouvrage, ou communication dans un congrès Edited book ouvrage collectif d’un ou plusieurs éditeurs scientifiques Conference Proceeding Actes de congrès Remarques sur certains types de références (Suite) Personal Communication Communication non publiée Bill Projet de loi Statute Loi, règlement Figure Image, illustration Chart or table Graphique ou tableau Web page Site Web 2.3.2. Quels champs remplir ? Suivant le type de document, les informations descriptives indispensables sont variables. Il n’y a aucun système de contrôle de saisie dans EndNote, aucun champ n’est obligatoire. Chaque champ peut contenir jusqu’à 32000 caractères, soit 8 pages de texte. 2.3.3. Règles de saisie à respecter Author (Auteur) et Editor (Editeur scientifique) : saisir tous les auteurs, sous la forme : Nom, (virgule espace) Prénom OU Nom, (virgule espace) Initiales du Prénom En cas de doubles initiales, elles doivent impérativement être séparées par un espace ou un point Saisir un seul nom par ligne Pour les noms de collectivités : placer une virgule après le nom et vérifier qu’il n’y en a pas d’autre dans l’intitulé. Title (Titre) titre original, pas de ponctuation finale Year (Année) date de publication sur 4 chiffres (ex : 2004) Journal Titre complet du périodique Date À utiliser pour saisir les dates de congrès Pages ne pas écrire p. ou pp. (ex: 12-56) Volume N°de volume de la revue, ne pas écrire vol. Issue (numéro) Ne pas écrire « Numéro » ou « n°» Publisher Editeur commercial Label Peut être utilisé pour indiquer le rangement du document papier Keywords (Mots clés) Inscrire un mot-clé par ligne, ou utiliser toujours le même délimiteur entre les termes (; ou /) URL lier la référence à une ressource Internet : saisir ou copier/coller l’adresse web (http://...) File attachment A utiliser pour lier la référence à des PDF stocké sur le disque dur de l’ordinateur (max. 45) Figure Pour les images, tableaux, graphiques, associés à une référence. Possibilité par la suite de les intégrer dans un document Word (commande Find figures) Caption Légende de l’image (champ utilisé pour retrouver une image lors d’une commande Search) Remarques sur ces champs : Ne peuvent contenir qu’une seule donnée (une adresse web, un fichier PDF, une image,…) Les images sont enregistrées dans un répertoire .data, de même nom que la bibliothèque qui les contient. exemple : bibliothèque « references.enl » répertoire image « references.data » Par défaut, les notices sont en : Police : Plain Font Taille : Plain size Si ces paramètres sont conservés, les citations et la bibliographie in fine seront conformes au texte de la publication saisi dans le traitement de texte. Vous pouvez les modifier (menu Edit, options Font, Size) Une fois tous les champs appropriés renseignés, clic sur X ou CTRL+W pour enregistrer et fermer. La référence s’inscrit dans la bibliothèque. 2.3.4. Lier une image, un graphique ou un tableau à une référence Sur la notice complète d’une référence, menu Reference \ Figure \ Attach Figure Choisir le fichier Valider L’image apparaît dans le champs « Figure ». Utiliser le champ « Caption » pour noter la légende de l’image. Formats reconnus : Bmp, Gif, Jpeg, Png, Tiff. A l’affichage restreint des références, il apparaît un dans la colonne de gauche (Fig.+). 2. La bibliothèque EndNote 2.4 Importation de références Import automatique ou semi-automatique de données à partir des bases de données bibliographiques. Principe : Import direct Bibliothèque EndNote Bases de données Import indirect : D’après F. Cohen-Adad, Bases EndNote 9, 2006 Filtres 2.4.1 Import direct Possible pour les bases interrogeables sur l’ISI : Current Contents, Web of Science, … Bases de données des éditeurs de journaux en texte intégral : Sciencedirect (Elsevier), Link (Springer), … La bibliothèque EndNote qui recevra les données doit exister avant la manipulation d’import. Exemple de ScienceDirect 2. Clic sur « export citations » 1. Cocher les références Choisir ou non d’importer le résumé Sélectionner « RIS format » Clic sur « export» Le système vous envoie dans EndNote … … et demande d’ouvrir la bibliothèque à alimenter L’import est ensuite réalisé automatiquement. Les références importées sont ajoutées dans un Group temporaire, càd un sous-ensemble de la Bibliothèque s’entendant comme All References Pour afficher les groupes : menu Tools Show/hide Groups 2.4.2 Import indirect 2 étapes : 1. 2. sauvegarde d’un fichier sur le disque et commande import sous EndNote à l’aide d’un filtre d’import. Le filtre d’import est un fichier qui permet à EndNote de faire la correspondance entre les informations du fichier reçu et les champs des types de références. Un filtre est souvent spécifique d’une base de données. Le filtre d’import est un fichier suffixé « .enf » : il doit être placé dans le répertoire EndNote\Filters. Exemple de PubMed A partir des résultats de PubMed, choisir, dans le menu déroulant Display l’option Medline . Les résultats se présentent alors au format Medline approprié pour l’importation dans EN. Dans le menu déroulant Send to, choisir File. Télécharger le fichier ainsi généré intitulé : pubmed-results.txt. Fermer PubMed. A partir de EN, ouvrir la bibliothèque dans laquelle vous voulez intégrer les nouvelles références. Commande Import du menu File. Choix du traitement des doublons Appeler le fichier enregistré (pubmed-results.txt) Choix du filtre d’importation (ici PubMed) Clic sur Import pour lancer l’import du fichier Laisser la valeur par défaut « No Translation » Modes de traitement des doublons : Import All : toutes les références sont importées. Discard Duplicates : les doublons sont éliminés Import into Duplicates Library : les doublons détectés sont importés dans une bibliothèque spécifique. Par défaut, une référence est considérée comme doublon si les champs Author, Year, Title et Reference Type correspondent à un autre enregistrement. EndNote affiche les notices importées : Les références importées sont ajoutées dans un Group temporaire, càd un sous-ensemble de la Bibliothèque s’entendant comme All References Pour afficher les groupes : menu Tools, commande Show/hide Groups. Pour revenir à l’affichage complet de la base de données, utiliser la fenêtre Tools All References Nota bene : De nouveaux filtres d’importation sont régulièrement ajoutés à EndNote. On peut les télécharger sur le site de EndNote : http://www.endnote.com Pour ajouter un filtre, l’enregistrer dans le dossier Filtres de EndNote. 3. Recherches dans la bibliothèque 3.1 Recherche rapide Dans la barre d’outils principale, Quick Search Recherche dans tous les champs 3.2 Recherche avancée Recherche champ par champs Avec de nombreuses options. Commande Search Reference du menu References (ou Ctrl+F) Champs sur lequel portera la recherche Entrer les termes recherchés Opérateurs de comparaison Choix de l’opérateur pour lier les requêtes Sélection de la « zone » de recherche Sauvegarder la recherche Ajouter des champs d’interrogation Lancer une recherche déjà sauvegardée Lancer la recherche Par défaut la recherche se fait dans tous les champs (« Any Fields »). « Zone » de recherche : Whole Library : cherche dans la totalité de la bibliothèque Omit from showing reference : élimine des références trouvées celles actuellement affichées dans la bibliothèque. Les opérateurs de comparaison fonctionnent avec les chiffres (champ année) et les lettres (champ auteur ou titre). Respect ou non de la casse (majuscules et minuscules) Définit le terme recherché comme un mot entier (pas de troncature) Case cochée : troncature à droite Non cochée : troncatures à droite et à gauche 4. Gestion des références 4.1 Recherche et élimination de doublons Au fur et à mesure de l’ajout de nouvelles références, une même référence pourra être contenue plusieurs fois dans la bibliothèque. Avant de lancer cette opération, bien s’assurer que l’on travaille sur la bibliothèque complète (le menu References -> Show All doit être en grisé). Commande Find Duplicates du menu Reference. Par défaut, une référence sera considérée comme un doublon si les champs Author, Title, Year et Reference Type sont identiques. Ces critères peuvent être modifiés : menu Edit puis Preferences, puis Duplicates. Pour supprimer les doublons : une fois la recherche effectuée, EN affiche les notices semblables; la commande Delete du menu Reference permet de les éliminer. 4.2 Tri des références Commande Sort References du menu Reference permet de trier temporairement les références affichées. Sélectionner les champs dans l’ordre de tri souhaité Lancer le tri Ordre ascendant / Descendant 4. Créer des groupes dans une bibliothèque Permet la création de sous-ensemble de références à partir de la banque principale : Menu Tools fonction Show/Hide Groups. Sous References Groups Create a group D’un clic droit sur : All references Custom Ou un groupe Ex. « New Group » Vous pouvez Créer un groupe Le renommer Ou l’effacer Pour rattacher des références de la Bibliothèque à un Groupe Sélectionner Glisser de All References vers l’intitulé du groupe Pour gérer une ou plusieurs références d’un groupe, faites un clic droit dessus Utilisez le menu contextuel pour notamment effacer du groupe (elle reste dans la bibliothèque All References) ou les ajouter à un autre groupe. 6. Personnalisation Il est possible de personnaliser un certain nombre de paramètres définis par défaut. Il s’agit d’un paramétrage du logiciel. Il sera par conséquent actif pour toutes les bibliothèques ! Pour cela, menu Edit puis Preferences. Pour demander l’ouverture d’une bibliothèque spécifique au démarrage Modification des champs descriptifs associés à chaque type de référence Champs affichés dans la fenêtre principale de la bibliothèque 6.1 Modification des champs Tous les types de références sont modifiables; d’autres peuvent être créés. Les champs présentés dans une référence peuvent être modifiés ou supprimés; de nouveaux champs ajoutés. 1. Clic sur Reference types Type de document par défaut (lorsqu’on clique sur New Reference) 2. Clic sur Modify Reference Types… Permet d’exporter/importer donc d’échanger entre utilisateurs des styles bibliographiques (Cf. Manuels Endnote X1) Faire les modifications voulues : franciser les libellés de champs, supprimer certains champs (en effaçant son nom), … Puis clic sur OK 6.2 Modification des champs à l’affichage restreint des références 2. Choix des champs à afficher 1. Clic sur Display Fields 3. Choix du nom à afficher (en-tête de la colonne) 7. Styles bibliographiques Un style contient un ensemble d’instructions qui permettent, grâce au traitement de texte : De formater des citations de références bibliographiques, insérées dans le corps d’un texte; De générer automatiquement une bibliographie. Plus de 1200 styles correspondants aux grandes revues internationales sont livrées avec EndNote 7.1 Sélection d’un style Menu déroulant de la barre des tâches : Accès à l’ensemble des styles Styles courants Par défaut, 4 styles courants sont listés : Annotated : dans le corps du texte, la citation contient l’auteur et la date ; la bibliographie est classée par ordre alphabétique. Après chaque référence, le résumé est affiché. Author-Date : mêmes caractéristiques mais le résumé n’apparaît pas. Numbered : dans le corps du texte, les citations sont numérotées ; la bibliographie est affichée par ordre chronologique des numéros de citation Show all style : affiche le contenu complet des notices avec tous les champs et leurs intitulés ; il n’est pas approprié pour les mises en forme de bibliographie. L’accès à l’ensemble des autres styles se fait en cliquant sur Select another style. Les styles peuvent être triés par nom ou par grande catégorie par un clic sur l’entête de la colonne. Pour activer un style, clic sur son nom Permet une recherche par mots de l’intitulé du style Choisir ce style De nouveaux styles sont régulièrement ajoutés au répertoire EndNote; ils sont téléchargeables à partir du site Internet de EN : http://www.endnote.com/support/enstyles.asp Il est possible de créer son propre style mais plus rapide d’en modifier un autre. 8. Rédiger une publication à l’aide de EndNote A l’aide de EN, vous pourrez : Rédiger selon le modèle de manuscript souhaité par l’éditeur : Intégrer des citations dans le texte; Générer la bibliographie in fine, formatée dans le style adéquat. Exporter une bibliographie indépendante. Principe de l’exportation : Fonctions CWYW : Création d’une liste bibliographique avec citations dans un document word Bibliothèque EndNote Styles Formats prédéfinis (TXT, HTML, …) : Création d’une liste bibliographique indépendamment d’un document Word D’après F. Cohen-Adad, Bases EndNote 9, 2006 Bibliographie Commande EndNote X1 du menu Outils du logiciel Word (outil Cite while your Write WYW : « citez pendant que vous écrivez »). Installez une barre d’outils EndNote : menu Affichage fonction Barres d’outils EndNote X1 EndNote dans Vista® (Word® 2007 ou 2008) Find Citation(s) : retrouver, depuis Word, une citation et l’incorporer dans le texte; Go to EndNote : ouvrir une bibliothèque EN Format Bibliography… : sélection du style et paramétrage du format Insert Selected Citation(s) : insérer une référence sélectionnée de EN dans le texte. Edit Citation(s) : accéder aux citations pour les modifier Insert Note : insérer une note (ne fonctionne que pour les bibliographies numérotées) Edit Library reference(s) : afficher la bibliothèque d’où proviennent les références Unformat Citation(s) : revenir soit, à la référence non formatée, soit, si aucune réf. n’est sélectionnée, au document initial non formaté; Remove Field Codes : créer une copie du document word sans les codes EN (formatage ultérieur impossible); Find Figure(s) : rechercher des références comprenant des images/tableaux; Generate Figure List : créer la liste des figures présentées dans le texte; Cite While you write preferences : personnaliser cet outil; 8. Rédiger une bibliographie… 8.1 Rédiger une publication selon un modèle éditorial EN propose les modèles (templates) Word nécessaires à la soumission d’articles selon les règles éditoriales de différentes revues (pré - formatage des manuscrits Word selon les recommandations aux auteurs. Y sont déjà définis les marges, les paginations, les polices… Pour rédiger un article selon un modèle fourni : Dans EndNote, commande Manuscript Templates du menu Tools; Rechercher le nom du journal souhaité. Double-clic sur le modèle choisi >ouverture automatique dans Word (ou clic sur « Ouvrir »; Modèles stockés dans le dossier Program Files> EndNote> Templates (fichiers .dot) 8.2 Insertion de citation(s) dans un texte Positionner le curseur à l’endroit du document où la/les référence(s) doive(nt) être incluse(s). Méthode1 : Menu Word Outils > EndNote > Go to EndNote Sélectionner la/les référence(s) à inclure Menu EndNote Tools > Cite while you write > Insert selected citations Méthode 2 : Menu Outils > EndNote > Find citation(s) Faire sa recherche à l’aide de la fenêtre Search Sélectionner la/les référence(s) à inclure, Clic sur Insert. EndNote insère une citation temporaire dans le texte. Par défaut, EN génère la bibliographie automatiquement à la fin du document à mesure que les références sont ajoutées dans le texte. Cette fonction peut-être désactivée dans Word : menu Outils > EndNote > Format bibliography onglet Instant formatting bouton Enable/Disable. Supprimer une citation Pour supprimer une référence, surligner la citation du corps de texte Cliquer sur Edit Citation Vérifier que la bonne citation est sélectionnée dans le cadre Citations in documents Cliquez sur Remove 8. Rédiger une bibliographie… 8.3 Modification de citation(s) Pour ajouter ou soustraire du texte à l’intérieur d’une citation : dans Word, menu Outils > EndNote > Edit Citations Pour exclure le nom de l’auteur ou l’année de publication de la référence citée Possibilité d’ajouter du texte dans une citation. Le texte ici ajouté permet de modifier la citation (Smith, 2004) en (Voir Smith, 2004, p. 64) 8. Rédiger une bibliographie… 8.4 Formatage de la bibliographie Word permet de formater (ou reformater) les citations insérées dans le texte, et de générer une bibliographie à partir de ces citations, en fonction d’un style spécifique. Menu Word : Outils > EndNote > Format bibliography… Choix du style à appliquer aux références. S’il n’apparaît pas dans le menu déroulant, clic sur Browse Un format spécifique peut être défini pour la bibliographie dans l’onglet Layout ( police du texte, taille des caractères, format du titre, …) 8. Rédiger une bibliographie… 8.5 Bibliographie indépendante Pour éditer une bibliographie qui n’est pas reliée directement à un texte, plusieurs méthodes sont possibles : Transfert immédiat de références par cliquer/glisser ou copier/coller; Export des références; Impression des références. Dans tous les cas, sélectionner le style voulu AVANT de commencer (menu déroulant styles dans la barre des tâches). 8.5.1. Transfert immédiat par cliquer/glisser Sélectionner les références avec la touche Ctrl. Maintenir la touche Ctrl enfoncée, et faire glisser à la souris les références vers le traitement de texte; Si la touche Ctrl n’est pas maintenue, seules les citations temporaires sont affichées. 8.5.2. Transfert immédiat par copier/coller Sélectionner les références avec la touche Ctrl. Commande Copy Formatted du menu Edit pour copier les références dans le pressepapier (on peut le visualiser par la commande Show Clipboard du menu Edit). Copier les références dans le traitement de texte par la commande Coller du menu Edition. 8.5.3. Export de références 1. Sélection des références l’export porte sur les références affichées dans l’écran principal : Pour exporter toutes les références de la bibliothèque : commande Show All du menu References Pour exporter un sous-ensemble : utiliser la commande Search Pour exporter quelques références : les sélectionner avec la touche Ctrl, puis commande Show Selected references du menu Reference. 2. Tri éventuel des références : commande Sort References du menu References 3. Export : commande Export du menu File. Type de fichier à exporter : - Texte seulement - RTF : utilisable par un traitement de texte - HTML - XML 8.5.5. Impression de références Sélectionner les références Utiliser éventuellement la commande Sort References pour effectuer un tri Utiliser la commande Print du menu File. 9. Fonctions avancées 9.1 Utilisation d’images liées dans un document Word Positionner le curseur à l’endroit du document où l’image doit être incluse. Menu Word Outils > EndNote > Find Figure Faire sa recherche à l’aide de la fenêtre Search Sélectionner l’image à inclure, Clic sur Insert. La place des figures / de la liste des figures dépend du style. Le libellé de la figure est le contenu du champ Caption. Pour créer la liste des figures : menu Outils > EndNote > Generate Figures List Pour supprimer une image, mettre en surbrillance la citation dans le corps de texte Appuyer sur la touche Suppr du clavier Cliquez sur Generate figure list 9.2 Gestion des styles menu Edit \ Output Styles Créer un style Modifier le style actif Accéder au gestionnaire des styles : édition de tous les styles disponibles dans EndNote Style actif Le gestionnaire des styles menu Edit \ Output Styles \ Open Style Manager Style coché : présent dans les menu « styles » Rechercher un style Modifier ce style Style Preview : visualisation du style Nombre total de styles Modifier un style Sélection des champs et caractères spéciaux Nom du style Paramètres : Citations Bibliographie Notes de bas de page Figures et tableaux Style pour chaque type de référence Caractères spéciaux : End of paragraph : saut de ligne ( ¶ ) Tab : tabulation ( ) Forced separation : séparer des informations indépendantes ( | ) Link Adjacent Text : espace insécable () Singular/Plural : choix automatique entre singulier et pluriel ( ^ ) Champs à insérer dans le style 9.3 Soumission de manuscrit à un éditeur Il est recommandé d’envoyer une version débarrassée des codes introduits par EndNote. Sous Word, menu Outils \ EndNote \ Remove Field Codes Enregistrer le fichier sous un nouveau nom. Ce fichier n’a plus de correspondance avec EndNote, l’état de la bibliographie ne peut donc plus être modifié ! 9.4 Travailler en collaboration sur un document Si la personne avec laquelle on travaille n’est pas équipée d’EndNote, utiliser la démarche d’envoi à l’éditeur. Si elle l’est, possibilité de lui envoyer le doc. Word avec une bibliothèque restreinte (ne contenant que les références utilisées). Pour cela, menu Word Outils \ EndNote \ Export Travelling Library Choisir « a new EndNote Library » valider Donner un nom à cette bibliothèque et l’enregistrer. EndNote affiche ensuite un message de confirmation de création de cette bibliothèque. Envoyer le fichier Word accompagné de cette « travelling library ». Bibliographie HEC Montréal, Bibliothèque Myriam et J.-Robert Ouimet. EndNote X1 [en ligne] . C2007 [consulté le 03/09/2008]. Disponible sur : http://www.hec.ca/biblio/endnote/30-EndNoteX1.pdf Mallet, Huguette. EndNote X1 : nouveautés [en ligne]. C2008 [consulté le 03/09/2008]. Disponible sur http://www.polymtl.ca/biblio/utiliser/endnote/nouveaut es.pdf Cohen-Adad, Frédérique. EndNote X1 : logiciel des gestion de références bibliographiques [en ligne]. C2007 [consulté le 03/09/2008]. Disponible sur : http://urfist.univ-lyon1.fr/EndNoteX1-bases.pdf National library of medicine. PubMed [en ligne] [consulté le 10/09/2008]. Disponible sur : http://www.pubmed.org Elsevier. Sciencedirect [en ligne]. c2008 [consulté le 07/09/2008]. Disponible sur : http://www.sciencedirect.com/ Contacts Nicolas Doux : [email protected] BU Médecine – Pharmacie : 03 63 08 25 04
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