DELA : « le travail avec le logiciel Planon a immédiatement porté

DELA : « le travail avec le logiciel Planon a immédiatement
porté ses fruits »
Fondée aux Pays-Bas en 1937, DELA est spécialisée dans l’organisation et l’assurance
d’obsèques. Avec la création de la filiale belge en 1989, DELA Belgique a élargi ses activités,
devenant leader sur son secteur. Entre 2010 et 2012, le portefeuille immobilier s’est agrandi,
atteignant un total de 235 bâtiments. Le mode de gestion du patrimoine immobilier ne
convenait plus aux ambitions de l’organisation et DELA s’est alors mise en quête d’une
solution logicielle professionnelle.
La situation
« Nous souhaitions professionnaliser nos
processus de gestion de l’immobilier et des
contrats qui nécessitaient trop d’opérations
manuelles. Cela pouvait être source d’erreurs
et il était difficile d’obtenir des informations de
gestion véritablement fiables », explique
Evelien Puttenaers, Responsable
Administration du Patrimoine Immobilier chez
DELA. Le portefeuille immobilier est
directement lié au cœur de métier de DELA, ce
qui exige une gestion financière stricte du
portefeuille car celui-ci influe directement sur
les résultats de l’entreprise. Il a donc été
décidé qu’une solution pour la gestion de
l’immobilier était nécessaire.
Plus de la moitié du portefeuille immobilier de
DELA est constituée de bâtiments loués mais
les procédures concernant la gestion des
contrats n’étaient ni standardisées ni
automatisées. « Nous savions que certains
contrats étaient prolongés tacitement, mais
nous n’étions pas en mesure d’entreprendre
des actions à temps pour éviter ce genre de
fautes », dit Evelien Puttenaers. DELA
souhaitait disposer d’une base de données
unique ainsi que d’un aperçu des données de
fin de contrat. Par ailleurs, la nouvelle
législation en matière de fiscalité renforçait
l’importance de trouver une solution de gestion
de l’immobilier et un outil de reporting.
Les ambitions de DELA Belgique et la
recherche de synergies ont élargi la portée
fonctionnelle de la solution. Le point de départ
était l’optimisation des processus de gestion du
patrimoine immobilier, des contrats et du parc
automobile. Parallèlement, d’autres unités
commerciales devaient pouvoir bénéficier de
cette application. C’est pourquoi DELA a choisi
l’approche des meilleures pratiques de Planon :
Planon Accelerator™, qui offre bien plus
qu’une solution standard de Real Estate
Management.
La solution
DELA a implémenté la solution Real Estate Management de Planon, comprenant entre autres
la gestion du portefeuille, la gestion des contrats, la gestion des budgets et différents
processus financiers. Les fonctionnalités standard de Planon Accelerator™ aident DELA à
harmoniser ses opérations quotidiennes et offrent toute l’information de management
nécessaire. Selon Iris Schaalje, Facility Officer chez DELA , « les consultants Planon nous ont
montré les meilleures pratiques de Planon et nous ont posé des questions indispensables au
moment où nous voulions nous en écarter. Nous en avons conclu que, dans de nombreux cas,
nous n’étions pas uniques. Cela nous a aidés à hisser nos processus à un niveau de
professionnalisme plus élevé. »
Les bénéfices
L’avenir
Pour DELA, le gros avantage de la solution
Planon réside dans le fait qu’il n’est plus possible
de prolonger ou de mettre fin par erreur aux
contrats de location ni de laisser passer des
délais de renouvellement. Comme DELA a
maintenant une vision complète des données
contractuelles et des délais de préavis, la
continuité des contrats de location est garantie.
Ce qui est primordial pour permettre une
croissance solide de l’organisation et de son
portefeuille immobilier. Grâce au logiciel Planon,
DELA satisfait à la législation et à la
réglementation en vigueur en matière de fiscalité,
comptabilité et administration pour la gestion de
ses contrats. D’un simple clic, il est possible
d’obtenir les chiffres souhaités dans différents
styles de rapports.
Suite aux excellents résultats apportés par la
mise en œuvre du projet initial, DELA a l’ambition
de continuer à étendre l’utilisation du logiciel
Planon au sein de l’organisation.
Parmi les exemples de projets, on peut citer la
mise en place de processus tels que
l’enregistrement d’incidents informatiques, la
réservation de salles de réunions/conférence, de
places de parking et autres équipements en
relation avec Meeting Manager pour Microsoft
Outlook© de Planon.
Les processus de paiement et d’administration
sont maintenant harmonisés. « Les paiements ne
sont pas approuvés s’ils ne sont pas liés à un
contrat existant dans la base de données
Planon », indique Evelien Puttenaers. « La mise
en œuvre de ces flux de travail a immédiatement
porté ses fruits, bien avant que celle-ci ne soit
achevée. »
Selon DELA, la combinaison d’une seule base de
données centrale avec des rapports standard et
une implémentation professionnelle sont les
recettes de ce succès. L’information est
maintenant précise, fiable et facile d’accès. Il n’y
a plus de gaspillage d’argent et les processus
d’entreprise sont respectés, tout cela grâce à la
mise en œuvre de Planon Accelerator™.
D’autres optimisations pour la gestion de
l’immobilier et des contrats font aussi partie des
objectifs d’amélioration futurs. « DELA a
maintenant terminé la phase 1, mais nous
voulons faire encore plus avec les solutions
Planon pour atteindre nos objectifs », déclare
Evelien Puttenaers.
Iris Schaalje le confirme : « en ce qui concerne la
gestion de flotte, nous avons maintenant
harmonisé nos processus de backoffice. Nous
allons aussi travailler avec Planon Self-Service,
afin que nos collaborateurs puissent également
profiter du logiciel Planon. »
L’approche Planon Accelerator™ permet un
investissement peu coûteux pour les projets
futurs car la plus grande partie des licences sont
livrées en standard. Des gains et un retour sur
investissement rapides sont à portée de main.
C’est pourquoi DELA s’attend à davantage de
réductions directes de coûts et à une meilleure
qualité dans un proche avenir.
DELA BELGIQUE
DELA fait partie d’une coopérative. En tant que spécialiste des assurances et de
l’organisation d’obsèques, DELA assiste les personnes avant, pendant et après un
enterrement. DELA est le leader du marché en Belgique (Benelux) et accompagne les
familles pour environ 12 000 enterrements par an.
DELA BELGIQUE – CHIFFRES
 Plus de 750 collaborateurs en Belgique
 Portefeuille immobilier de 235 bâtiments en Belgique
 Plus de 3,6 millions de clients à travers le Benelux
planonsoftware.com