Assemblée générale annuelle 2008 Fairmont Château Laurier 24

Assemblée générale annuelle 2008
Fairmont Château Laurier
24-26 octobre 2008 – Ottawa, Ontario
AUX :
Membres du Conseil d’administration, Équipe de Gestion, Présidentes
provinciales, Directeurs exécutifs des sections provinciales, Présidentes de
comités et membres, Entraîneures de l’Équipe nationale, Athlètes de l’Équipe
nationale
(Veuillez prendre note que tous les membres inscrits auprès de Synchro
Canada sont invités à participer à cette rencontre)
DE :
Lisa Schott, présidente, Catherine Gosselin-Després, COO & Diane Oligny, CDT
DATE :
lundi, 25 août 2008
Vous êtes invités à assister à la fin de semaine de l’Assemblée générale annuelle 2008 de
Synchro Canada qui se tiendra à Ottawa (Ontario), au Fairmont Château Laurier, les 24-26
octobre 2008.
Documents ci-joints :
¾ Formulaire d’inscription : Veuillez vous inscrire avant le 22 septembre 2008
¾ Guide pour les rapports des présidentes provinciales : Veuillez fournir le rapport avant
le 22 septembre 2008, au Bureau national.
¾ L’horaire de fin de semaine, L’horaire est sujet à changement. L’horaire final fera parti de
la trousse d’information qui sera envoyée à une date ultérieure.
Détails entourant la rencontre :
Emplacement :
La plus part des réunions se dérouleront au Fairmont Château Laurier à
Ottawa (Ontario). Voici l’adresse complète :
Fairmont Château Laurier
1 rue Rideau Street
Ottawa, ON K1N 8S7
Tel: 613-241-1414
Fax: 613-562-7030
Pour de plus amples renseignements sur les services et les installations du
Fairmont Château Laurier Services, veuillez jeter un coup d’œil sur leur site
Web : http://www.fairmont.com/Laurier
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Autres réunions spécifiques auront lieu à l’Université d’Ottawa
550 Cumberland Street
Ottawa, ON
(613) 562-5700
Avion :
Les dispositions de voyage doivent se faire par Synchro Canada puisse
que nous allons utiliser des points Aéroplan pour le transport aérien des
déléguées. Nous avons accumulé un énorme montant de point et nous
devons les utiliser avant de les perdre et ceci minimisera le coût des
dépenses. Tous les vols aériens doivent être approuvés par Vivianne
Slade, Gestionnaire aux projets et événements avant d’être confirmés.
Veuillez communiquer votre disponibilité de voyagement avec Vivianne
Slade à [email protected]. De plus prendre note que vos dispositions
de voyage doivent être confirmées et reçues avant le 22 septembre,
2008 afin de garantir vos dispositions de voyage. Les frais accrus à la
suite de réservations survenant après le 22 septembre ne seront pas
couverts par Synchro Canada.
Date & heure d’arrivée:
Il est fortement suggéré que les personnes résidant près d’Ottawa arrivent le
matin du vendredi avant le début de la réunion. (e.i. Toronto, Montréal,
etc…)
Transport au sol :
L’aéroport d’Ottawa est approximativement 10 miles (15 kms) de l’hôtel.
Le service de navette est disponible de l’aéroport jusqu’au portes de
l’hôtel. Des réservations sont obligatoires pour la navette à partir de
l’hôtel.
Horaire et coût
$14 une direction, $24 retour / $11 par personne pour 2 personnes / $8
par personnes pour 3 personnes et plus.
Du dimanche au vendredi, la navette roule à toute les ½ heure à partir de
07 minutes et 37 minutes passé l’heure à partir de 05hrs07 jusqu’à 22:37.
Veuillez prendre note que le voyage de navette prend environ 40
minutes. Pour de plus amples renseignements concernant le service de
navette, veuillez visiter le site Web: www.yowshuttle.com. Le trajet par
taxi coûte approximativement 30 $.
Logement :
Le logement sera réservé au nom de tous les délégués qui assistent à
l’Assemblée générale annuelle de Synchro Canada. Afin de faciliter la
démarche et d’assurer que nous respectons les demandes de chambres,
les délégués participants sont priés de soumettre leur formulaire
d’inscription à Vivianne Slade à l’adresse [email protected] avant le
22 septembre 2008.
Autres participants: Toutes les autres personnes qui sont intéressées à tirer avantage des
tarifs réduits en vertu du bloc de chambres de Synchro Canada doivent
faire connaître leurs exigences de chambre à Vivianne Slade par courriel
à l’adresse : [email protected] et les personnes sont invitées de le
faire avant le 22 septembre 2008.
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Les tarifs ont été négociés comme suit :
• 149$ – chambres simples ou doubles. Ce tarif ne comprend pas la
taxe de chambre d’hôtel de 3 %, ni la TPS de 5 % et la TVP de 5 %.
• Tarifs fondés sur occupation simple/double
• Tarifs indiqués et payables en fonds canadiens.
Stationnement :
Service voiturier disponible dans un garage chauffé au coût de 27$ par
jour – comprend des privilèges d’entrée et de sortie pour les invités
inscrits. Service de valet disponible au coût de 37$ + taxes par nuit.
Repas :
Synchro Canada offrira un per diem tel que stipuler dans la politique des
finances afin de couvrir les coûts des repas pour les membres du Conseil
d’administration, les membres de l’Équipe de gestion et toutes les
présidentes provinciales ou pour une représentante provinciale.
Coûts :
Tout comme par les années antérieures, les frais de logement et de
voyage (de l’aéroport ou de la station de train ou le kilométrage si voyagé
en auto) seront acquittés pour toutes les présidentes provinciales ou pour
une représentante provinciale. Tous les autres frais demeurent la
responsabilité de la déléguée.
Les membres du Conseil d’administration et de l’Équipe de gestion
verront leurs frais de logement, voyage et transport acquittés par Synchro
Canada.
Inscription :
Veuillez faire parvenir le formulaire d’inscription au Bureau national de
Synchro Canada avant le 22 septembre 2008.
Les frais d’inscription pour toutes les participantes additionnelles
dans le cadre de cette rencontre sont de 100 $. Ces frais englobent
l’inscription pour les 2 ½ jours de la rencontre, les pauses de santé
chaque matin en plus des pauses en après-midi. Veuillez faire parvenir
votre paiement avec votre formulaire d’inscription avant le 22 septembre
2008 au Bureau national. Aucun remboursement ne sera effectué.
Qui peut participer?
Tous les membres en règle de Synchro Canada peuvent assister à
l’Assemblée générale annuelle. Des restrictions s’appliquent à l’AGA (voir
Glossaire des règlements, AGA et Assemblée générale) et les réunions
du Conseil d’administration.
Rapports à l’AGA : Veuillez trouver ci-joint un guide pour les rapports des présidentes
provinciales pour l’AGA. Afin d’assurer la diffusion et la traduction de ces
rapports à la mi-octobre, les rapports doivent parvenir au bureau national
avant le 22 septembre 2008.
Dîner de Gala :
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S’il vous plaît prendre note que le souper et la soirée des récompenses
de Synchro Canada aura lieu samedi, le 25 octobre, 2008 au Fairmont
Château Laurier (salle de banquet Canadian) à 19:30. Le code
vestimentaire est semi formel pour cet événement. Un petit cocktail sera
aura lieu avant le banquet de 19:00 à 19:30 (bar payant) Il y a un coût de
50$ par personne pour le banquet.
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Pour de plus amples renseignements ou si vous avez des questions ou des préoccupations,
veuillez alors contacter Vivianne Slade au 1-613-748-5674, poste 223 ou par courriel à
l’adresse suivante : [email protected].
Pour une version anglaise de la présente note, veuillez communiquer avec [email protected].
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