Installer et Administrer un serveur Wise

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DOCUMENTATION
Jahia Solutions Group SA
9 route des Jeunes,
CH-1227 Les acacias
Genève, Suisse
http://www.jahia.com
Sommaire
1
2
Introduction ................................................................................................................................................ 4
1.1
Qu’est-ce que Jahia Wise ? ................................................................................................................... 4
1.2
A qui s’adresse ce guide ?..................................................................................................................... 5
1.3
Comment utiliser au mieux ce guide ? ................................................................................................. 5
Installer Wise .............................................................................................................................................. 6
2.1
Environnement requis .......................................................................................................................... 6
2.2
Installer les outils externes ................................................................................................................... 6
2.2.1
Conversion de documents Office ................................................................................................... 7
2.2.2
Visionneuse de documents ............................................................................................................ 7
2.2.3
Vignettes vidéo .............................................................................................................................. 7
2.2.4
Conversion d’images ...................................................................................................................... 7
2.3
2.3.1
Installation rapide ........................................................................................................................ 10
2.3.2
Installation personnalisée ............................................................................................................ 11
2.3.3
Configuration des outils externes ................................................................................................ 17
2.4
3
Installer Jahia Wise ............................................................................................................................... 7
Désinstaller Wise ................................................................................................................................ 23
Administrer Wise ...................................................................................................................................... 24
3.1
Se connecter ....................................................................................................................................... 24
3.2
Gérer les utilisateurs........................................................................................................................... 25
3.2.1
Créer un utilisateur ...................................................................................................................... 26
3.2.2
Importer des utilisateurs ............................................................................................................. 27
3.2.3
Modifier les informations basiques d’un utilisateur.................................................................... 28
3.2.4
Voir les utilisateurs dans l’annuaire ............................................................................................. 30
3.2.5
Modifier les informations détaillées d’un utilisateur .................................................................. 31
3.2.6
Supprimer des utilisateurs ........................................................................................................... 32
3.3
Définir et gérer les catégories ............................................................................................................ 32
3.3.1
Créer une catégorie de 1er niveau ............................................................................................... 33
3.3.2
Créer une sous-catégorie ............................................................................................................. 34
© 2002 – 2013 Jahia Solutions Group SA
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3.3.3
3.4
Gérer les instances et les espaces de collaboration ........................................................................... 36
3.4.1
Créer une instance ....................................................................................................................... 37
3.4.2
Créer des espaces de collaboration ............................................................................................. 39
3.4.3
Définir des gestionnaires Wise .................................................................................................... 41
3.4.4
Supprimer une instance ............................................................................................................... 42
3.4.5
Utiliser les groupes ...................................................................................................................... 43
3.5
4
Supprimer une catégorie ............................................................................................................. 36
Configurer la passerelle e-mail ........................................................................................................... 50
3.5.1
Avec un compte Gmail ................................................................................................................. 51
3.5.2
Avec un compte IMAP/POP ......................................................................................................... 52
Pour aller plus loin (Avancé) ..................................................................................................................... 53
4.1
Exporter des instances (Avancé) ........................................................................................................ 53
4.2
Importer des instances (Avancé) ........................................................................................................ 55
4.3
Personnaliser les rôles (Avancé) ......................................................................................................... 59
4.4
Optimiser la performance du système (Avancé) ................................................................................ 61
4.4.1
Stocker les données binaires ....................................................................................................... 61
4.4.2
Augmenter la valeur de bundleCacheSize ................................................................................... 62
4.4.3
Corriger les erreurs OpenOffice ................................................................................................... 62
4.4.4
Problèmes de mémoire................................................................................................................ 62
4.4.5
Fichiers ouverts simultanément (Linux seulement) .................................................................... 63
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1 Introduction
1.1 Qu’est-ce que Jahia Wise ?
Vous êtes sur le point d’utiliser Wise, une plate-forme collaborative d’un nouveau genre et votre vision du
travail en équipe sur un projet en sera désormais totalement transformée.
Chez Jahia, nous avons étudié les usages collaboratifs des entreprises les plus exigeantes et novatrices :



Social business : les entreprises sont séduites par les outils proposant le partage de contenu entre
collaborateurs sous forme de réseaux sociaux d’entreprise inspirés des principaux acteurs grand
public (Facebook, Twitter), mais ils n’en utilisent que 10% car les flux d’information sont trop riches
et peu adaptés aux usages professionnels.
Document Management (GED) : une fonctionnalité plébiscitée par les entreprises, qu’il s’agisse
d’acteurs proposant des solutions très complexes adaptées aux grandes organisations (puissant
mais complexe) ou de solutions grand public de type Google Drive (simple mais partage sur des
sites web difficile). Dans ce cas aussi, seule une petite partie des fonctionnalités est réellement
utile.
Web sourcing : de plus en plus, les collaborateurs sont amenés à sauvegarder et partager les
contenus intéressants glanés sur le web. Certains utilisent les outils personnels de prise de note
(tels que par exemple Evernote), créant ainsi un autre silo de contenu, isolé du reste des outils
collaboratifs et difficile à intégrer au sein d’une équipe. En revanche, le copier-coller et l’outil e-mail
sont utilisés par tous.
Sur ce constat, et fidèlement à sa volonté de construire des solutions 100% utiles, entièrement open
source, depuis la première version de son portail web xCM, Jahia a mis au point Wise. Wise réalise pour la
première fois la Convergence entre le meilleur des fonctionnalités du web 2.0 demandées par les
entreprises.
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Avec Wise, l’outil n’est plus une contrainte ni une fin en soi, il devient simplement le moyen de libérer la
productivité de vos équipes en leur permettant de mettre en commun leur savoir de la façon la plus
efficace possible et de le publier, le cas échéant, sur vos sites web naturellement en un clic.
1.2 A qui s’adresse ce guide ?
Ce guide s’adresse à toutes les personnes qui sont en charge de l’installation et/ou de l’administration d’un
serveur Jahia Wise, principalement les administrateurs techniques de votre organisation. Il a été conçu
pour être facilement compréhensible tant par les débutants que par les experts les plus chevronnés.
Ce guide ne couvre pas les aspects d’utilisation de Wise au quotidien par vos collaborateurs. Vous
trouverez ces informations dans le document intitulé « Guide d’utilisation de Jahia Wise ».
1.3 Comment utiliser au mieux ce guide ?
Ce guide a été pensé pour vous simplifier la vie dans l’administration de Wise, en se plaçant à chaque fois
du point de vue de l’utilisateur-administrateur.
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Certains passages de ce guide sont illustrés par des icônes :
-
les questions que vous êtes susceptibles de vous poser sont signalées par une icône « point
-
d’interrogation »
,
les conseils pratiques permettant d’optimiser l’utilisation d’une fonctionnalité sont signalées par
une icône « idée »
-
les informations utiles sont signalées par une icône « information »
,
les mises en garde concernant des fonctionnalités à utiliser avec précaution sont signalées par une
icône « triangle »
2 Installer Wise
Il n’est pas nécessaire d’avoir une installation pré-existante de Jahia xCM pour utiliser Jahia Wise. Jahia met
à votre disposition un logiciel d’installation autonome qui contient l’ensemble des composants nécessaires
pour utiliser Wise dans votre organisation.
2.1 Environnement requis
Nous testons et assurons le support de Jahia Wise sur une large gamme d’environnements d’exploitation,
de façon à s’adapter à la diversité des systèmes d’information de nos clients.
Vous trouverez sur le site web Jahia la listes des plates-formes et versions supportées, qui sont également
celles supportées par Jahia xCM :
http://www.jahia.com/cms/home/download/prerequis.default.html?displayTab=supported-stacks-forenterprise
2.2 Installer les outils externes
Si vous souhaitez bénéficier des fonctionnalités de prévisualisation des documents et des images dans
Wise pour les principaux formats (Microsoft Office, PDF, images…), vous devez avoir installé au préalable
les outils externes (add-ons) présentés ci-dessous.
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2.2.1 Conversion de documents Office
Vous pouvez installer un des logiciels libres et gratuits existants sur le marché, tels que Apache OpenOffice
(http://www.openoffice.org/download/) ou LibreOffice (http://www.libreoffice.org/download/) édité par
The Document Foundation.
Les versions supportées sont OpenOffice/LibreOffice v 3 ou supérieure (nous recommandons la dernière
version 3.x stable).
Même si Wise peut fonctionner avec certaines versions plus anciennes d’OpenOffice (par exemple 3.3
voire 3.2) nous recommandons OpenOffice v3.4 ou supérieure.
2.2.2 Visionneuse de documents
Pour visualiser les documents, vous devez installer SWFTools (pdf2swf) v 0.9.1 ou supérieure.
http://www.swftools.org/download.html
2.2.3Vignettes vidéo
Installez ffmpeg v 0.9.2 ou supérieure pour afficher des vignettes images pour les fichiers vidéo.
http://ffmpeg.org/download.html
2.2.4Conversion d’images
ImageMagick 6.6.x ou supérieure (sous réserves pour les versions 6.8.x, non encore testées)
http://www.imagemagick.org/
2.3 Installer Jahia Wise
Lancez le programme d’installation de Jahia Wise.
Sélectionnez la langue pour le processus d’installation. Le choix de la langue à ce niveau n’affecte pas la
langue affichée dans Wise, que vous pourrez modifier par la suite.
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Cliquez sur « Suivant » pour démarrer l’installation
Lisez l’accord de licence JSEL (Jahia Sustainable Enterprise License), puis sélectionnez l’option « J’accepte
les termes de cet accord de licence » et cliquez sur « Suivant » pour continuer l’installation.
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Indiquez le répertoire où vous souhaitez installer Jahia Wise, puis cliquez sur « Suivant ». Confirmez le cas
échéant la création du répertoire.
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2.3.1 Installation rapide
Vous avez la possibilité de choisir une installation rapide (paramètres par défaut) ou une installation
personnalisée. L’installation rapide comprend un serveur web Apache Tomcat et un SGBD embarqué de
type JavaDB/Derby. Si vous souhaitez utiliser un autre serveur ou un autre système de base de données,
vous devez sélectionner l’installation personnalisée.
Sélectionnez « Installation rapide ».
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La procédure d’installation passe directement alors à la configuration des add-ons (voir plus loin).
2.3.2 Installation personnalisée
Si vous souhaitez utiliser un serveur web autre que la version d’Apache Tomcat fournie ou un système de
base de données autre que la base embarquée JavaDB/Derby avec les identifiants par défaut, vous devez
sélectionner l’installation personnalisée.
Sélectionnez « Installation personnalisée » puis cliquez sur « Suivant ».
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Si vous ne souhaitez pas installer Apache Tomcat, décochez la case correspondante.
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2.3.2.1 Configuration de la base de données
Sélectionnez le type de SGBD que vous souhaitez utiliser. Par défaut, Jahia Wise contient une base de
données embarquée Sun JavaDB/ Apache Derby. Sélectionnez « SGBD autonome » pour choisir un autre
fournisseur de pilotes de SGBD.
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Les types de base compatibles avec Wise sont : Microsoft SQL Server, mySQL 5.x, Oracle 10g/11g,
PostgreSQL 8.x/9.x, Sun JavaDB / Apache Derby.
Sélectionnez le type correspondant dans la liste puis cliquez sur « Suivant ».
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Sur l’écran suivant, vérifiez les informations relatives au pilote de base de données, l’URL d’accès à la base,
le nom d’utilisateur et le mot de passe qui seront utilisés par Jahia Wise. Vous pouvez choisir de stocker les
binaires dans la base (décoché par défaut) et de créer les tables dans la base (coché par défaut).
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Configurez le mot de passe pour le compte administrateur système « root » de Jahia Wise. Il est préférable
de choisir un mot de passe difficile à trouver, plutôt long, mélangeant lettres, nombres et caractères
spéciaux.
Cliquez sur « Suivant » pour continuer.
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2.3.3 Configuration des outils externes
Pour compléter cette étape, vous devez avoir préalablement installé les outils externes (add-ons) comme
expliqué dans le chapitre Environnement requis
Nous testons et assurons le support de Jahia Wise sur une large gamme d’environnements d’exploitation,
de façon à s’adapter à la diversité des systèmes d’information de nos clients.
Vous trouverez sur le site web Jahia la listes des plates-formes et versions supportées, qui sont également
celles supportées par Jahia xCM :
http://www.jahia.com/cms/home/download/prerequis.default.html?displayTab=supported-stacks-forenterprise
Installer les outils externes . Vérifiez que les répertoires d’installation des add-ons sont corrects. Dans le
cas contraire, cliquez sur le bouton « Parcourir » pour spécifier un autre répertoire. Cliquez sur « Suivant ».
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Vérifiez que les paramètres affichés correspondent à vos choix, puis cliquez sur « Suivant » pour poursuivre
l’installation.
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Définissez un nom qui sera affiché pour les raccourcis dans le Menu Démarrer de Windows, puis cliquez sur
« Suivant ».
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Vous pouvez choisir ou non de démarrer le serveur Jahia Wise immédiatement après installation. Si vous
souhaitez le démarrer ultérieurement, vous pourrez utiliser le raccourci « Start Jahia » dans le menu de
raccourcis que vous venez de créer. Cliquez sur « Suivant » pour effectuer l’installation.
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A la fin de l’installation, un message vous informe du bon déroulement de l’opération. Vous pouvez
générer un script automatisé, qui vous évitera de relancer cette procédure lors d’installations ultérieures si
vous conservez les mêmes paramètres. Cliquez sur « Terminer » pour fermer le programme d’installation.
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2.4 Désinstaller Wise
Si vous souhaitez désinstaller Wise, sélectionnez le raccourci « Uninstall Jahia » dans le répertoire que vous
avez créé dans le Menu Démarrer de Windows.
Cochez la case « forcer la suppression » pour être sûr que tous les fichiers seront effacés, puis cliquez sur
« Désinstaller ».
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3 Administrer Wise
3.1 Se connecter
Connectez-vous à Wise à l’aide du compte « root » et du mot de passe que vous avez défini lors de
l’installation.
Vous êtes alors dirigé vers votre page profil Wise. L’interface est en anglais par défaut. Pour bénéficier de
menus d’administration en français, sélectionnez « français » comme langue préférée dans votre profil,
puis cliquez sur OK pour enregistrer la modification.
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L’interface et les menus apparaissent désormais en français.
3.2 Gérer les utilisateurs
Avant de configurer les instances et espaces Wise, il est souhaitable configurer une base d’utilisateurs
autorisés.
Vous pouvez créer manuellement des utilisateurs ou importer des fichiers contenant des profils utilisateurs
existants.
Pour gérer les utilisateurs, choisissez « Administrer les utilisateurs »1 dans le menu Administration.
1
Rajouter un item gestion des utilisateurs dans le menu d’admin
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3.2.1 Créer un utilisateur
Pour créer manuellement un utilisateur, cliquez sur le bouton « Créer un nouvel utilisateur ».
Entrez les informations de base du profil (nom d’utilisateur, prénom, nom, adresse e-mail, organisation,
langue par défaut, mot de passe, notifications e-mail), puis cliquez sur OK pour enregistrer le profil.
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3.2.2 Importer des utilisateurs
Si vous disposez déjà d’une liste d’utilisateurs au format CSV, vous pouvez directement importer tous les
utilisateurs de cette liste dans Wise. Cliquez sur « Création groupée d’utilisateurs ».
Sélectionnez le fichier CSV sur votre ordinateur, spécifiez si besoin le séparateur de champs à utiliser puis
cliquez sur OK.
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Les utilisateurs apparaissent alors dans Jahia Wise.
3.2.3 Modifier les informations basiques d’un utilisateur
Avec l’interface d’administration des utilisateurs, vous pouvez modifier les propriétés de base d’un compte
utilisateur. Vous ne pouvez pas en revanche modifier les informations détaillées du profil Wise de cet
utilisateur (photo, compétences, fonction, etc.) ; lui seul peut effectuer cette tâche, dans sa page
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Profil/Tableau de bord (pour plus d’informations à ce sujet, se référer au « Guide d’utilisation de Jahia
Wise » que vous pouvez télécharger sur le site Jahia).
Sélectionnez l’utilisateur dont vous souhaitez modifier les propriétés puis cliquez sur le bouton « Editer ».
Les champs modifiables sont les mêmes que ceux affichés lors de la création du compte, à l’exception du
nom d’utilisateur qui ne peut être modifié. Une fois les changements effectués, cliquez sur OK.
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3.2.4Voir les utilisateurs dans l’annuaire
L’annuaire des utilisateurs vous permet de visualiser les profils de tous les utilisateurs enregistrés sur le
serveur. Cliquez sur « Annuaire des utilisateurs » dans la barre supérieure pour y accéder.
Vous pouvez afficher les utilisateurs dont le nom commence par une lettre donnée ou effectuer une
recherche.
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Cliquez sur un utilisateur pour afficher son profil détaillé.
3.2.5 Modifier les informations détaillées d’un utilisateur
En tant qu’administrateur, vous pouvez modifier les propriétés de base du compte via l’interface
d’administration.
En revanche, seul l’utilisateur lui-même peut mettre à jour les informations détaillées de son profil Wise
(photo, compétences, fonction, etc.)
Pour plus d’informations à ce sujet, se référer au « Guide d’utilisation de Jahia Wise ».
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3.2.6Supprimer des utilisateurs
Sélectionnez le ou les utilisateurs à supprimer, cliquez sur le bouton « Supprimer l’utilisateur sélectionné »
puis confirmez la suppression.
3.3 Définir et gérer les catégories
Définissez une arborescence de catégories adaptées à votre société, votre secteur d’activité, ou vos
métiers.
Les catégories permettent de classifier les documents de votre organisation selon une arborescence de
thématiques. Il s’agit d’une qualification plus ordonnée et hiérarchique, plus restrictive que les tags car la
liste des catégories disponibles est centralisée par l’administrateur, alors que les tags peuvent être ajoutés
librement par les utilisateurs lorsqu’ils partagent un document.
Pour chaque espace de collaboration Wise, le Responsable pourra choisir dans cette arborescence globale
une catégorie-mère pour son espace: les membres de l’espace pourront utiliser cette catégorie et toutes
les sous-catégories de l’arborescence qui s’y rattache dans leurs documents et notes. Les autres catégories
de l’arborescence ne leur seront pas accessibles.
Sélectionnez « Gestion des catégories » dans le menu d’administration.
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3.3.1 Créer une catégorie de 1er niveau
Il est important de bien concevoir l’arborescence de catégories avec les responsables de chaque service de
votre entreprise pour permettre de qualifier au mieux les documents qui seront partagés.
Cliquez sur le bouton « Nouvelle catégorie » pour créer une catégorie de premier niveau. Vous pouvez
créer plusieurs catégories au premier niveau mais un espace de collaboration ne peut utiliser qu’une seule
catégorie de premier niveau.
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Nommez votre catégorie et cliquez sur le bouton « Créer une catégorie ».
3.3.2 Créer une sous-catégorie
Ajoutez des sous-catégories à votre catégorie de premier niveau en cliquant sur l’icône « + » .
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Renseignez le nom de la sous-catégorie dans la fenêtre qui s’ouvre puis cliquez sur « Créer une catégorie ».
Vous pouvez réitérer le processus pour les niveaux inférieurs (sous-sous catégories etc.).
Il n’y a pas de limite dans le nombre de niveaux pour les catégories. Les bonnes pratiques tendent à
montrer que dans la plupart des cas, 2 ou 3 niveaux représentent le compromis le plus efficace entre
précision et facilité d’utilisation
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3.3.3 Supprimer une catégorie
Pour supprimer une catégorie, quel que soit son niveau, cliquez sur l’icône « - » puis confirmez la
suppression. Toutes les sous-catégories qui y sont rattachées sont également supprimées.
3.4 Gérer les instances et les espaces de collaboration
Les instances Wise vous permettent de regrouper plusieurs espaces de collaboration et de définir des
permissions globales par défaut pour l’ensemble de ces espaces, au moyen de groupes d’utilisateurs
habilités.
Dans les petites structures, une seule instance est généralement suffisante.
Pour les grandes organisations, il peut être utile d’organiser les différents espaces au sein de plusieurs
instances Wise avec des droits spécifiques.
Sélectionnez « Gestion des instances » dans le menu d’administration.
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3.4.1 Créer une instance
Cliquez sur le bouton « Créer » pour créer une nouvelle instance.
Donnez un titre explicite à votre instance, définissez un nom abrégé (« clé du site ») qui figurera dans l’URL
d’accès aux espaces de collaboration. En option, vous pouvez détailler la description de l’instance dans le
champ « Description ».
Par exemple, le titre explicite pourra être « Marketing » et la clé du site « mktg ».
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Si votre serveur est associé à un nom de domaine, par exemple www.acme-space.com, entrez ce nom dans
le champ « nom du serveur du site » pour établir la correspondance.
Chaque instance dispose d’un menu de contrôle avec 4 actions possibles :




accéder aux espaces de collaboration
modifier les paramètres généraux
définir les gestionnaires Wise
gérer les groupes d’utilisateurs
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3.4.2 Créer des espaces de collaboration
Pour créer un nouvel espace, allez dans la page de l’instance choisie en cliquant sur son nom ou sur la
flèche bleue.
Cliquez sur le bouton « Créer un nouvel Espace de collaboration ».
Renseignez le nom du nouvel espace et une description détaillée, puis cliquez sur « Créer ».
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La description permet aux utilisateurs d’en savoir plus sur cet espace, en vue de solliciter une éventuelle
participation.
Après quelques instants, le nouvel espace est créé. Par défaut, l’administrateur système (root) est
responsable de tous les espaces. Sélectionnez un responsable désigné pour cet espace en saisissant son
nom, puis confirmez.
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Modifiez les permissions en cliquant sur son rôle actuel (par défaut : Editeur) afin de lui octroyer le rôle de
Responsable de l’espace, puis cliquez sur OK. Le nouvel espace est prêt à être géré pour le Responsable
que vous venez de définir.
3.4.3 Définir des gestionnaires Wise
Si vous le souhaitez, vous pouvez nommer pour chaque instance un ou plusieurs gestionnaires Wise. Les
gestionnaires Wise disposent des permissions nécessaires pour créer/modifier/supprimer des espaces de
collaboration dans leur instance.
Pour ajouter un gestionnaire, entrez son nom dans le champ « Gestionnaires Wise » sur la page de
l’instance.
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Pour retirer un gestionnaire, cliquez sur l’icône « - »
3.4.4Supprimer une instance
Si vous souhaitez supprimer définitivement une ou plusieurs instances, allez sur la page « Gestion des
instances », sélectionnez les instances choisies puis cliquez sur « Supprimer le(s) site(s) ».
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La suppression d’une instance est définitive et ne peut pas être annulée. Tous les espaces de
collaboration rattachés à cette instance seront définitivement détruits et ne pourront pas être restaurés.
Si vous êtes sûr de votre choix, confirmez.
3.4.5 Utiliser les groupes
Pour chaque instance Wise, vous pouvez définir quels sont les groupes d’utilisateurs qui auront la
permission d’afficher l’instance ainsi que la liste des espaces de collaboration associés. Par défaut, les
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utilisateurs ne peuvent pas visualiser d’instance tant qu’ils ne sont pas membres d’un espace de
collaboration.
Cliquez sur l’icône groupe pour accéder à l’interface d’administration des groupes pour cette instance.
3.4.5.1 Créer un groupe
Pour créer un groupe, cliquez sur le bouton « Créer un nouveau groupe ».
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Donnez un nom à votre groupe, puis cliquez sur OK.
3.4.5.2 Ajouter des membres à un groupe
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Par défaut, un groupe nouvellement créé est vide.
Cliquez sur le bouton « Ajouter des membres » .
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Sélectionnez dans la liste les utilisateurs que vous souhaitez ajouter au groupe. Vous pouvez naviguer dans
la liste à l’aide des flèches ou rechercher un utilisateur précis à l’aide du champ Rechercher. Maintenez la
touche CTRL enfoncée pour sélectionner plusieurs utilisateurs, puis cliquez sur « Ajouter ».
3.4.5.3 Enlever des membres d’un groupe
Sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez retirer du groupe, puis cliquez sur « Supprimer ces
membres » et confirmez l’opération.
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Vous pouvez également inverser la sélection si vous souhaitez supprimer du groupe tous les utilisateurs à
l’exception de ceux que vous avez cliqués.
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3.4.5.4 Instances et groupes
Chaque instance Wise dispose de ses propres groupes d’utilisateurs. Ainsi, si vous créez un groupe
« Marketing » dans une instance, il ne sera pas disponible dans les autres instances.
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Les utilisateurs ne faisant pas partie d’un groupe autorisé pour une instance ne verront pas l’instance ni les
espaces de collaboration qui s’y rattachent.
3.4.5.5 Supprimer un groupe
Sélectionnez un groupe dans la liste, cliquez sur « Supprimer le groupe sélectionné » et confirmez sur
l’écran suivant. Seul le groupe est supprimé ; les comptes utilisateur ne sont pas effacés.
3.5 Configurer la passerelle e-mail
La passerelle e-mail permet d’activer une des fonctionnalités les plus attendues de Wise : l’envoi de Notes
ou Documents directement par e-mail dans un espace de collaboration.
Une fois la passerelle configurée, chaque responsable d’espace de collaboration peut ensuite décider
d’activer ou non la réception de documents et notes par e-mail pour son espace ainsi que l’alias à utiliser.
Le compte e-mail utilisé comme passerelle peut être de type Gmail ou IMAP/POP3.
Sélectionnez « Configuration de la passerelle email » dans le menu d’administration.
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3.5.1 Avec un compte Gmail
La façon la plus simple de configurer la passerelle est d’utiliser un compte Gmail. Si vous ne disposez pas
de compte pour la passerelle, vous pouvez facilement créer un compte Gmail ici : http://mail.google.com
Si la passerelle e-mail est un compte Gmail ou Google Mail, sélectionnez « Google Mail », puis entrez le
nom d’utilisateur et le mot de passe du compte, puis Validez.
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3.5.2 Avec un compte IMAP/POP
Si votre boîte aux lettres passerelle est de type IMAP ou POP, sélectionnez « IMAP/POP3 configuration » et
renseignez les champs avec les paramètres de ce compte.
Choisissez le protocole (IMAP, POP, ou leurs variantes sécurisées IMAPS ou POPS), entrez le nom du
serveur e-mail. Ne changez le port que s’il est différent du port par défaut (110 pour POP, 143 pour IMAP,
995 pour POPS, 993 pour IMAPS).
Définissez un intervalle de relève du courrier. Par défaut cet intervalle est de 60 secondes.
Choisissez ou non de supprimer du serveur les messages une fois traités par Wise.
Entrez le nom d’utilisateur et le mot de passe du compte, puis Validez.
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4 Pour aller plus loin (Avancé)
4.1 Exporter des instances (Avancé)
Vous pouvez exporter une configuration existante Wise (instances, espaces de collaboration, documents
partagés, utilisateurs et rôles associés) à des fins de sauvegarde ou en vue d’un import.
Vous pouvez exporter une ou plusieurs instances.
Connectez-vous à l’interface d’administration de Jahia Wise à l’adresse :
http://localhost:8080/administration/
Cliquez sur « Gestion des Projets web ». Sélectionnez les instances que vous souhaitez exporter puis
choisissez l’une des deux options :
 Exporter : tous les utilisateurs et rôles sont exportés, ainsi que les espaces de
collaboration. En revanche, seuls les documents/fichiers qui ne sont pas
verrouillés pour édition (qu’il s’agisse d’une édition manuelle ou d’un
processus de validation) sont intégrés dans le fichier d’export.
 Exporter (contenu en édition) : tous les utilisateurs et rôles sont exportés,
ainsi que les espaces de collaboration. Tous les documents/fichiers,
verrouillés ou non, y compris ceux faisant l’objet d’un processus de validation
en cours, sont intégrés dans le fichier d’export.
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Vous pouvez également exporter des instances via la page « Gestion des instances » accessible depuis le
menu d’administration. Les fonctionnalités sont équivalentes.
Wise génère alors un fichier archive .zip qui est automatiquement téléchargé dans votre navigateur.
Ce fichier peut ensuite être importé sur n’importe quel autre serveur Wise.
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4.2 Importer des instances (Avancé)
Vous pouvez avoir besoin d’importer un export de données Wise existant (utilisateurs, instances, espaces
de collaboration, documents…).
Connectez-vous à l’interface d’administration de Jahia Wise à l’adresse :
http://localhost:8080/administration/
Cliquez sur « Gestion des Projets Web »
Vous pouvez également accéder à ce menu via la barre latérale.
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Cliquez sur le bouton « Choisissez un fichier » pour sélectionner un fichier d’export Wise sur votre
ordinateur ou spécifiez le chemin réseau du fichier à importer si celui-ci se trouve sur votre réseau
d’entreprise.
Cliquez sur « Importer le fichier » afin d’analyser le contenu du fichier.
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Après quelques instants, les sites ou instances Wise figurant dans le fichier d’export sont affichés, ainsi que
les rôles et les utilisateurs en contenu partagé. Vérifiez que tout est bien coché puis cliquez sur
« Importer ».
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La procédure d’import peut être très longue, jusqu’à plusieurs dizaines de minutes.
Vos projets importés apparaissent désormais dans la liste des Projets Web.
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4.3 Personnaliser les rôles (Avancé)
Wise est fourni avec 4 rôles par défaut : Collaborateur, Editeur, Editeur-Validateur et Responsable. Pour
voir le détail de ces rôles et les permissions associées, se référer au « Guide d’utilisation de Jahia Wise ».
Toutefois, vous pouvez avoir besoin d’ajuster très finement les permissions associées à certains rôles.
L’accès à cette fonctionnalité est réservé aux administrateurs Jahia expérimentés ; une configuration
incorrecte pourrait entraîner de graves dysfonctionnements du système et l’impossibilité pour certains
utilisateurs d’accéder à leurs données.
Sur la page d’administration des utilisateurs, cliquez sur « Gérer les rôles » dans la barre latérale.
Sélectionnez le rôle que vous souhaitez modifier.
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Cliquez sur l’onglet « Permissions ». Vous avez ainsi accès à l’arborescence de toutes les permissions pour
ce rôle. Si vous souhaitez modifier une permission, cochez ou décochez la case associée. Une fois les
changements effectués, cliquez sur « Sauver ». Ces modifications s’appliqueront sur toutes les instances de
Wise pour tous les utilisateurs assumant ce rôle lors de leur prochaine session.
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4.4 Optimiser la performance du système (Avancé)
Pour que les performances de Jahia Wise soient en phase avec les besoins et usages spécifiques de votre
organisation, vous pouvez avoir besoin d’ajuster les paramètres d’installation. Dans ce chapitre, vous
trouverez quelques recommandations et paramétrages utiles fournis par nos ingénieurs.
4.4.1 Stocker les données binaires
Lors de l’étape 9 du processus d’installation personnalisé, une option vous permet de cocher ou décocher
la case « Stockage des binaires dans la base ».
Selon le wiki Apache Jackrabbit(http://wiki.apache.org/jackrabbit/DataStore#File_Data_Store), « stocker
les binaires sous forme de fichiers (FileDataStore)est plus rapide que dans une base de données
(DbDataStore). Il est donc recommandé d’utiliser le stockage dans le système de fichiers, à moins que vous
ayez des raisons opérationnelles strictes vous obligeant à tout stocker dans une base de données. »
Nous recommandons de décocher la case « Stockage des binaires dans la base ».
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Vous ne pouvez pas modifier le mode de stockage après l’installation, à l’exception d’un importexport de l’entrepôt de données. Si vous utilisez le mode FileDataStore en cluster, il faut utiliser un
système de fichiers partagé vers lequel pointeront tous les nœuds du cluster.
4.4.2Augmenter la valeur de bundleCacheSize
Une autre recommandation consiste à augmenter la valeur du paramètre bundleCacheSize dans le fichier
etc\repository.xml et tous les fichiers workspace.xml.
La valeur par défaut est de seulement 8MB. Pour des environnements de production à grande échelle,
cette valeur doit être portée à 256MB minimum.
Augmentez la valeur du paramètre bundleCacheSize de CRX TarPersistenceManager en effectuant les
actions suivantes :
Pour chaque élément PersistenceManager dans WEB-INF/etc/repository/jackrabbit/repository.xml et dans
tous les fichiers workspace.xml files (du répertoire WEB-INF/var/repository), décommentez ou ajoutez le
paramètre suivant (exemple) :
<PersistenceManager ...>
<param name="bundleCacheSize" value="256" />
</PersistenceManager>
Pour l’élément PersistenceManager qui se trouve sous l’élément Versioning, la valeur de bundleCacheSize
peut généralement être 2 à 4 fois plus petite que celle située sous l’élément Workspace.
4.4.3Corriger les erreurs OpenOffice
Parfois vous pouvez être amené à rencontrer des problèmes avec le connecteur OpenOffice.
Cette erreur peut être vue dans les logs, lorsqu’il est indiqué qu’ OfficeManager est arrêté. Dans ce cas :
 Arrêtez le serveur Jahia Wise
 Le cas échéant, tuez le(s) processus Office qui pourraient être encore en cours
d’exécution.
4.4.4Problèmes de mémoire
Lorsque vous rencontrez une erreur OutOfMemoryError, nous recommandons de redémarrer le serveur
Jahia Wise le plus tôt possible, afin d’éviter une possible corruption de vos données.
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4.4.5 Fichiers ouverts simultanément (Linux seulement)
Sous Linux, il est essentiel d’augmenter le nombre de fichiers ouverts simultanément, sous peine de
déclencher des erreurs du type « Trop de fichiers ouverts » dans le système d’exploitation.
Nous vous recommandons de donner la valeur « illimité » à ces deux paramètres :
nofiles(descriptors) unlimited
coredump(blocks) unlimited
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Jahia Solutions Group SA
9 route des Jeunes,
CH-1227 Les acacias
Genève, Suisse
http://www.jahia.com
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Installer et Administrer un serveur Wise

Transcription

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