Dossier - Dalloz

Dossier
Rentabiliser
son cabinet
Dans un contexte économique tendu, plus encore qu’en
temps normal, la rentabilité est recherchée, quel que
soit le secteur d’activité. S’agissant d’un cabinet d’avocats, des pistes sont ici exposées pour l’améliorer, pistes
qui passent par une meilleure organisation interne, des
optimisations fiscales, ou encore la connaissance d’indicateurs-clés, tel le point mort.
Améliorer l’organisation interne pour gagner en rentabilité
Par Dominic Jensen..................................................................................................................298
Les petites « optimisations fiscales » de la gestion du cabinet
Par Emmanuelle Marsault-Badin............................................................................................301
Le seuil de rentabilité du cabinet : combien faut-il payer pour enfin se payer ?
Par Christophe Thevenet..........................................................................................................305
nº 10 - Octobre 2014
Dalloz Avocats
Dossier
Cette manière de recueillir l’information utile
à l’issue de chaque dossier enrichit de manière
systématique et régulière le savoir du cabinet et permet la transmission de l’expérience
entre avocats du cabinet et entre générations.
Des cabinets ont poussé cette logique en allant
jusqu’à utiliser les techniques les plus sophistiquées pour tirer le maximum de leurs procédures de compte-rendu critique. C’est le cas
de Cleary Gottlieb Steen & Hamilton 9 qui a
sollicité les services d’une société de consultants, Tacit Connexions, spécialisée dans les
technologies militaires et l’intelligence artificielle 10. L’objectif de Cleary Gottlieb était
de mettre en place les techniques les plus
efficaces pouvant permettre de recueillir la
connaissance des avocats expérimentés pour
en faire bénéficier les autres. Le cabinet a donc
décidé de recueillir le savoir de ses avocats
avec des méthodes inspirées de celles appliquées aux débriefings des pilotes de chasse qui
servent ensuite à programmer les simulateurs
de vol. L’exemple peut sembler extrême mais
l’enjeu est le même pour tous les cabinets, du
plus modeste au plus grand : garder la mémoire de ce qui fonctionne pour gagner en
temps, en efficacité
et en sécurité juridique pour le client.
La recherche de la
performance économique ne
doit donc jamais s’entendre
comme une recherche
de profit qui se ferait au
détriment du client mais
bien au contraire comme une
démarche dont le cabinet
et les clients sont, au même
titre, les bénéficiaires.
Toutes ces briques de
l’organisation interne
du cabinet que sont
le suivi des temps,
la délégation du travail, le partage de
la connaissance ou
la transmission de
l’expérience sont les
outils de la rentabilité
au même titre qu’ils
sont le gage de la qualité du travail. La recherche de la performance économique
ne doit donc jamais
s’entendre
comme
une recherche de profit qui se ferait au détriment du client mais bien au contraire comme
une démarche dont le cabinet et les clients sont,
au même titre, les bénéficiaires.
10 Dossier : « Knowledge Management », Le Monde du droit
no 22, 2010.
Les petites « optimisations
fiscales » de la gestion du cabinet
T
out comme l’entreprise recherche
le « bon investissement », l’avocat souhaite améliorer la rentabilité de son cabinet. La bonne gestion de ce dernier tient rarement
de « l’optimisation fiscale » prise dans le
sens « montages et prise de risques », mais
plutôt à la maîtrise de certaines règles : la
bonne tenue de la comptabilité, la déduction des dépenses, le suivi des amortissements, les choix à opérer lors de l’acquisition d’un véhicule, du local professionnel.
Ces facteurs, s’ils sont correctement maîtrisés, participeront à la réduction de la base
fiscale sur laquelle est assis l’impôt.
nº 10 - Octobre 2014
Comptabilité de caisse
ou d’engagement ?
L’avocat doit tout d’abord se conformer à des
principes de bonne gestion comme toute entreprise et, à ce titre, suivre sa comptabilité 1.
En principe, l’avocat fonctionne avec une comptabilité dite d’encaissement (recettes effectivement encaissées et dépenses payées au cours de
l’année d’imposition). Les professionnels soumis
au régime de la déclaration contrôlée peuvent,
toutefois, opter pour la com ptabilité d’engagement (comptabilité commerciale) 2 consistant à
déterminer le bénéfice imposable d’après l’excédent des créances acquises sur les dépenses
engagées. Cette méthode a l’avantage d’être plus
propice à une gestion rigoureuse permettant à
l’avocat une meilleure lecture de son activité.
Par Emmanuelle
Marsault-Badin
Directrice fiscale et pédagogique de la formation de
l’ANAAFA, a exercé comme
avocat fiscaliste en cabinet et
également comme consultante
fiscale au Conseil supérieur de
l’Ordre des expert-comptables
1
En adhérant à l’ANAAFA, association de gestion agréée exclusivement dédiée aux avocats,
l’avocat peut se libérer de cette
tâche.
2 La comptabilité d’engagement
est en principe réservée aux
structures soumises à l’impôt
sur les sociétés. Les BNC soumis au régime de la déclaration
contrôlée peuvent opter avant
le 1er février de l’année d’imposition. Elle est valable tant
que le professionnel ne l’a pas
dénoncée.
Dalloz Avocats 301
Rentabiliser son cabinet
Par ailleurs, l’avocat qui relève des bénéfices non
commerciaux (BNC) doit, afin d’éviter une majoration de 25 % de son bénéfice imposable, adhérer à une association de gestion agréée 3.
Inscrire ou ne pas inscrire
à l’actif professionnel ?
Certaines décisions comme l’inscription ou
non d’un bien par l’avocat à son registre des
immobilisations
peut emporter des
conséquences au reCertaines décisions comme
gard de la possibilité d’amortissement
l’inscription ou non d’un bien
et de la déduction
des charges. En efpar l’avocat à son registre
fet, l’intégralité des
charges se rappordes immobilisations peut
tant aux éléments
d’actifs sont déducemporter des conséquences
tibles. Dans le cas
contraire, seuls les
au regard de la possibilité
frais correspondant,
notamment
pour
d’amortissement et de la
les biens immobidéduction des charges.
liers, aux charges
locatives, entretiens
et réparations courantes sont déductibles à l’exclusion des frais d’acquisition et
des amortissements.
Déduire ou amortir ?
Le bénéfice imposable de l’avocat est déterminé en tenant compte des dépenses nécessitées par l’exercice de la profession ; plus généralement, elles doivent avoir le caractère de
charges nécessaires à l’acquisition du revenu.
Les dépenses ne doivent pas avoir de caractère personnel ni résulter d’opérations étrangères à l’exercice normal de la profession.
Elles doivent avoir été effectivement payées
au cours de l’année d’imposition 4.
3 Anaafa.fr
4 Conformément à l’article 93,1
du code général des impôts
(CGI).
302 Dalloz Avocats
Les dépenses doivent présenter le caractère
de charge déductible. Ce qui n’est pas le cas
des amendes pénales (PV de stationnement,
par ex.), des pénalités de recouvrement et
d’assiette des impôts et taxes, des dépenses
ayant le caractère de placement, des dépôts de
garantie ou de cautionnement, des dépenses
d’acquisition d’immobilisations. Bien évidemment, ces dépenses prises en compte pour
leur montant réel (une évaluation forfaitaire
est toutefois admise pour les frais de voiture
et de moto), doivent être appuyées de pièces
justificatives (autrement dit, de factures ou de
notes dûment identifiées). Les simples tickets
de caisse, de même que les tickets de cartes
bancaires ne constituent en aucun cas, à eux
seuls, des pièces justificatives.
En cas de contestation du caractère déductible
des dépenses par l’administration fiscale, la
charge sera immédiatement réintégrée au bénéfice de l’avocat, venant ainsi augmenter son
impôt sur le revenu, sans oublier les pénalités
et intérêts de retard, le tout étant non déductible. En cas d’exercice dans une structure à
l’impôt sur les sociétés, le rehaussement sera
supporté par cette dernière et seul le résultat
distribuable sera éventuellement impacté.
Quelles dépenses
déductibles ?
Les principaux postes de dépenses du cabinet
d’avocat sont :
 les frais de personnel (salaires, charges et
avantages en nature) ;
 les loyers et les charges locatives (voir infra) ;
 la location ou crédit-bail sur le matériel bureautique, informatique, téléphonie… ;
 le chauffage, l’eau, l’électricité ;
 les primes d’assurance (assurance des locaux
professionnels, assurance responsabilité civile professionnelle) ;
 les frais de véhicule professionnel (voir infra) ;
 les frais de déplacement. Les frais de voyage
et d’hébergements (taxi, avion, hôtel, restaurant, etc.) ;
 les frais de représentation engagés pour des
motifs d’ordre strictement professionnel
(frais de formation, frais de restaurant correspondant aux repas d’affaires ou pris dans
le cadre de voyages professionnels, achat de
la robe d’avocat à l’exclusion de tous les frais
liés à la garde-robe) ;
 les charges sociales personnelles ;
 les autres frais de cotisations ;
 les impôts, les taxes (contribution économique territoriale, taxe foncière si le local est
inscrit au registre des immobilisations, taxe
d’habitation pour la part afférente à l’utilisation professionnelle, taxe sur les véhicules de
société) ;
nº 10 - Octobre 2014
Dossier
 la documentation ;
 la fourniture de bureau, petit matériel, affranchissement ;
 les dépenses d’entretien et de réparation
du matériel, du mobilier professionnel,
que les biens soient inscrits ou non au registre des immobilisations. Les nouveaux
agencements, l’aménagement (au-delà de
la simple remise en état) ou la transformation d’installations existantes ne sont pas
des charges déductibles mais sont à immobiliser.
Les dépenses qui donnent naissance à une
immobilisation corporelle ou incorporelle,
ne sont pas des charges déductibles, elles
le seront sous forme d’amortissements, et
seulement si l’immobilisation se déprécie
avec le temps. L’amortissement n’est possible que si le bien est inscrit à l’actif professionnel (registre des immobilisations).
L’amortissement est en principe linéaire,
caractérisé par la détermination d’annuités
constantes qui viennent en déduction du résultat imposable de chaque exercice. La méthode de l’amortissement par composant,
qui vise à scinder la valeur de la structure
et des composants concerne principalement
les immeubles inscrits au registre des immobilisations.
Certains éléments, tels que le matériel informatique, les photocopieurs peuvent faire
l’objet d’un amortissement dégressif. Cette
méthode permet aux cabinets de reconstituer et donc de renouveler plus rapidement
leurs équipements car elle se traduit par une
prise en compte plus importante par rapport au linéaire de la dépréciation des actifs
au cours de premières années d’utilisation.
Toutefois, en ce cas, les biens doivent avoir
été acquis à l’état neuf et la durée normale
d’utilisation doit être inférieure à trois ans 6.
Les dépenses d’acquisition de logiciels et
de site internet peuvent quant à elles faire
l’objet d’un amortissement exceptionnel sur
douze mois.
Et le véhicule
professionnel ?
L’optimisation de son véhicule professionnel
passe par un certain nombre de choix allant
de la catégorie de véhicule, au mode de détention et mode de financement.
nº 10 - Octobre 2014
Le véhicule de tourisme immatriculé « VP » sur
la carte grise a souvent les préférences de l’avocat. Toutefois, il faut savoir que la TVA ne peut en
aucun cas être récupérée ni sur le prix d’acquisition, ni sur les dépenses de réparation ou d’entretien, ni sur l’essence ; seule la TVA sur les frais de
gazole à hauteur de 80 % et à 100 % sur le GNV
ou GPL peut être déductible. En revanche, pour
un véhicule utilitaire affecté pour 10 % au moins
à l’usage professionnel, la TVA est récupérable, à
l’exception des frais d’essence.
Le mode de financement n’est pas anodin. En
dehors de l’autofinancement supposant des
liquidités propres, l’emprunt, le crédit-bail ou la
location longue durée sont des voies alternatives.
Lorsque le professionnel souscrit un emprunt et,
à condition que le véhicule soit inscrit au registre
des immobilisations,
les intérêts d’emprunt sont déductibles sans limite ou
L’optimisation de son
en cas d’usage mixte
véhicule professionnel
à hauteur de la seule
part professionnelle.
passe par un certain
Le crédit-bail permet un financement
nombre de choix allant de
à 100 % et les loyers
sont déductibles.
la catégorie de véhicule,
au mode de détention et
mode de financement.
L’avocat doit alors
décider de l’affectation de son véhicule,
soit le conserver dans
son patrimoine privé,
quand bien même il
serait utilisé à titre professionnel, soit l’affecter à
son actif professionnel.
En tout état de cause, il est impératif de conserver
tous les justificatifs des frais payés, de comptabiliser les dépenses et de déterminer le coefficient
d’utilisation professionnel du véhicule utilisé.
Si le véhicule est maintenu dans le patrimoine
privé, seules les charges d’utilisation courante
sont déductibles (carburant, entretien courant
et petites réparations). En cas d’inscription au
patrimoine professionnel, toutes les charges qui
s’y rapportent sont déductibles (amortissement
du véhicule, intérêts d’emprunt, taxe sur les véhicules de société, etc.) dans la limite de l’usage
professionnel.
L’amortissement se calcule d’une manière générale sur une durée de quatre ou cinq ans sur le
prix d’acquisition TTC pour les véhicules de
tourisme et HT pour les utilitaires. La fraction
de l’amortissement déductible fiscalement est
limitée à 18 300 € pour les véhicules qui émettent
5 Fixé à 32 900 € pour 2014 (CGI,
art. 102 ).
6 CGI, annexe II, art. 22.
Dalloz Avocats 303
Rentabiliser son cabinet
moins de 200 grammes de CO2 ramené à 9 900 €
pour les plus polluants.
En principe, les frais de voiture automobile sont
déductibles d’après leur montant réel et justifié.
Toutefois, l’avocat propriétaire du véhicule (que
les véhicules soient inscrits ou non au registre des
immobilisations) peut opter pour le barème forfaitaire publié chaque année par l’administration
à l’intention des salariés 7. Ce barème s’applique
aussi aux véhicules pris en location ou en créditbail à condition que les loyers ne soient pas portés en charge 8.
L’option est annuelle et globale et concerne tous
les véhicules utilisés à titre professionnel. En cas
d’exercice en société,
le même mode de
comptabilisation doit
Un local professionnel
être retenu pour l’ensemble des associés et
étant indispensable pour
du parc automobile.
Rappelons que l’éval’exercice de son activité,
luation forfaitaire des
frais de voiture est
l’avocat peut choisir de
plafonnée à 7 CV et
ce, même si l’avocat
l’acquérir ou de le louer.
utilise un véhicule
plus puissant 9.
Le barème forfaitaire couvre notamment la
dépréciation du véhicule, les frais d’entretien et
de réparation, les dépenses de pneumatiques, le
carburant et les primes d’assurance. Les frais de
garage, de stationnement et de péages d’autoroutes sont déduits pour leur montant réel dans
la limite de leur utilisation professionnelle, ainsi
que les intérêts d’emprunt lorsque le véhicule est
inscrit au registre des immobilisations.
7 BOI-BAREME-000001
8 Les utilisateurs de véhicules
loués ou pris en crédit-bail
peuvent apprécier les dépenses
de carburant afférentes à ces
véhicules, au moyen du barème forfaitaire applicable aux
exploitants relevant du régime
simplifié d’imposition des bénéfices industriels et commerciaux (BIC).
9 BOFIP BOI-BNC-BASE-40-6040-20-20120912 au II.
10 Ces dépenses ne doivent pas
aboutir au remplacement d’un
composant du bien immobilier
ni à l’augmentation de la valeur
ou de la durée d’utilisation du
bien dans son ensemble (réfection toiture, remplacement des
installations électriques, chauffage, climatisation des locaux
professionnels, etc.).
11 CGI, art. 150 U.
12 CE 11 avr. 2008, n° 287808,
Min. de l’Économie, des Finances et de l’Industrie c/ M. et
Mme Roche, Lebon et CE 11 avr.
2008, n° 300302.
13 Régimes prévus aux articles 151
septies ou 151 septies B du CGI.
14 CGI, art. 244 M.
304 Dalloz Avocats
Et(bis) le local
professionnel ?
Un local professionnel étant indispensable pour
l’exercice de son activité, l’avocat peut choisir de
l’acquérir ou de le louer.
Si l’acquisition est retenue, l’avocat a le choix
entre inscrire ou de ne pas inscrire à son registre
des immobilisations le bien immobilier qu’il
affecte à l’exploitation. En cas de maintien
dans le patrimoine privé, seules les charges
locatives (dépenses d’entretien courant telles
que les travaux périodiques de peinture, nettoyage, réfection partielle de plomberie et
d’électricité, …) 10, à l’exclusion notamment de
l’amortissement, sont déductibles. Les plus-values éventuellement constatées lors de la cession bénéficieront des abattements pour durée
de détention (exonération totale d’impôt sur le
revenu au terme de 22 ans) 11.
L’avocat est autorisé à pratiquer un loyer « à
soi-même » 12 et à déduire la part de loyer afférent à la fraction d’immeuble (resté dans son
patrimoine privé) utilisé à titre professionnel,
sous réserve qu’il constate le transfert d’une
somme d’argent équivalente à un loyer entre
le compte bancaire professionnel et le compte
bancaire privé et que les sommes déduites du
revenu professionnel soient imposées au titre
des revenus fonciers. Dans cette hypothèse,
seules les dépenses d’entretien courant pourront être déduites.
En cas d’inscription au registre des immobilisations, les amortissements, les frais liés à l’acquisition et les intérêts d’emprunt sont déductibles venant ainsi réduire les assiettes fiscales
et sociales. Cependant, lors de la cession du
bien, la plus-value sera qualifiée de professionnelle et ne pourra pas bénéficier du régime des
abattements prévu pour les plus-values immobilières des particuliers, décrits ci-avant. Seuls
les régimes propres aux plus-values professionnelles 13 pourront éventuellement être mis
en œuvre.
Le local peut également être acquis par une
SCI qui le loue à l’avocat. La SCI est de droit
soumise à l’impôt sur le revenu mais il est
possible d’opter pour un assujettissement à
l’impôt sur les sociétés (ce qui permet d’amortir l’immeuble). Sans option pour l’impôt sur
les sociétés, les loyers sont alors déductibles,
les revenus seront soumis à l’impôt sur le revenu au titre des revenus fonciers et aux prélèvements sociaux (15,5 %) entre les mains des
associés. Les intérêts d’emprunt seront déductibles des revenus fonciers de la SCI mais pas
les frais d’acquisition, tout comme il n’y aura
pas d’amortissement déductible au sein de la
SCI ; seule une SCI ayant opté à l’impôt sur les
sociétés permettrait la déduction de tels frais.
Cette option permet en général d’éviter toute
charge fiscale durant les premières années suivant l’acquisition. En revanche, la cession de
l’immeuble s’avèrera fiscalement beaucoup
plus coûteuse que si la SCI était demeurée à
l’impôt sur le revenu.
En cas de location de son local professionnel, les
loyers acquittés ainsi que les charges locatives afférents aux locaux professionnels pris en location
sont déductibles. Les dépôts et cautionnements
nº 10 - Octobre 2014
Dossier
ne peuvent être déduits. Lorsque les locaux loués
servent à la fois à l’exercice de l’activité et à l’habitation privée, il y a lieu de procéder à une ventilation des dépenses.
Les crédits d’impôt
comme accélérateur
de performance ?
Certaines des dépenses engagées par l’avocat
peuvent participer à la rentabilité du cabinet, non
pas en réduisant l’assiette fiscale ou sociale mais
en réduisant l’impôt à payer. En effet, les crédits
d’impôt s’imputent sur le montant de l’impôt
dû, l’excédent étant restitué ou constituant une
créance sur le Trésor remboursable à l’issue d’un
certain délai.
Pour ne citer que ceux le plus couramment mis
en œuvre par les avocats :
 Les avocats peuvent bénéficier du crédit d’impôt formation 14 pour les formations rémunérées suivies dans le cadre de l’activité professionnelle de l’avocat. Il est égal au produit du
nombre d’heures de formation (limité à 40 par
cabinet) par le taux horaire du smic au 31 décembre de l’année.
 L’embauche d’un apprenti peut permettre au
cabinet d’obtenir un crédit d’impôt apprentis-
sage 15 égal au produit de 1 600 € porté à 2 200 €
dans certain cas par le nombre moyen annuel
d’apprentis dont le contrat a été conclu depuis
au moins un mois au 31 décembre. Il est toutefois réservé aux apprentis n’ayant pas achevé
leur première année de formation dans l’entreprise et qui préparent un diplôme de niveau III
(bac +2).
 Et enfin, le Crédit d’impôt pour la compétitivité
et l’emploi (CICE) 16 calculé sur les rémunérations versées par le
cabinet aux salariés
qui n’excèdent pas
2,5 fois le smic. Son
Certaines des dépenses
taux est de 6 % pour
les rémunérations
engagées par l’avocat
versées en 2014.
peuvent participer à la
L’optimisation
fiscale ne tient pas à la
rentabilité du cabinet, non
construction
occapas en réduisant l’assiette
sionnelle d’une opération fiscale. Elle
fiscale ou sociale mais en
doit être le fruit d’une
attention régulière.
réduisant l’impôt à payer.
Pour ce, l’avocat
averti doit d’abord
s’efforcer de maîtriser les principales
notions de sa comptabilité, puis de se tenir à jour
15 CGI, art. 244 quater G.
des évolutions fiscales et sociales dans un envi16 CGI, art. 244 quater C.
ronnement en perpétuelle mutation.
Le seuil de rentabilité du cabinet :
combien faut-il payer
pour enfin se payer ?
O
n perçoit souvent le montant du
taux horaire de l’avocat comme
l’indice révélateur de sa fortune,
réelle ou supposée. Un taux horaire élevé signifiera que cet avocat a une clientèle d’entreprises qui acceptent de
payer fort cher le temps que ce confrère acceptera
de leur consacrer, ou bien, sans même évoquer la
question du temps passé, on pourra considérer
que cet avocat est particulièrement compétent et
nº 10 - Octobre 2014
expérimenté dans son domaine, ce qui justifie un
montant d’honoraires basé, non plus sur le temps
passé, mais sur la plus-value apportée par l’avocat à son client. D’autres avocats, notamment les
publicistes confrontés aux appels d’offres des
collectivités territoriales, devront accepter de répondre à des offres de marché à des taux horaire
que l’on qualifiera de ridicules (moins de 100 €/
heure), étant précisé que c’est bien évidemment
le prix, défini par un taux horaire, qui sera le pre-
Par Christophe Thevenet
Avocat au barreau de
Paris, AMCO – AMCNB,
Président de l’ANAAFA
Dalloz Avocats 305
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