Procès verbal - Science Students` Association

The fourth
Date: Monday, January 19th, 2014
Location: GNN 080
Start Time: 7PM
Attendance
Elsa Mirzaei
Julia Davies
Anne-Marie Cooke (enters at 8:29)
Joshua Gutoskie
Olivia Lam (absent)
Olivia Gallarino
Steven Patrick Deery
Esther Eruysal
Vincent Nguyen
Kevin Li
Alick Wang
Sorush Rokui
Alex Brandts (enters at 7:22)
Rae Woodhouse
Karan Chohan
Meaghan de Jesus
Pawrnaa Perinpanayagam
Yawen Chen (enters at 7:46)
Marwa Ibrahim
Jessica Quizi
Kijoo Kim
Emily Bent
Phil Angel
Sam Mariani (enters at 8:10)
Stephan Robitaille (enters at 7:14)
Grace Ediae
Mike West
Geoffrey Carter (absent)
Jonny Lebeau
Jacob Harvey (absent)
Meagan Ginn (absent)
S
S
Ottawa MINUTES
A
U
Meeting starts at 7:07
1. Opening of the meeting
-Seconded by Esther
2. Motion to adopt the agenda
-Seconded by Josh
2.1 Motion to amend the agenda
-Josh wants to add Tremblant Takeover Debrief as agenda point #3 and Elections as agenda point #4
(others points to follow subsequentially)
2.2 Motion to adopt the amended agenda
-Seconded by Pawrnaa
3. Tremblant Takeover Debrief
-declining participation
-about 78 seats sold (excluding committee members and promo winners)
-Liz suggests to formalize a planner position for the trip
4. Elections
-reminder no campaigning (SSA or SFUO) in the office
-it is important to stay neutral
5. Adding Merchandise to 101 Kit Orders
-will be happening
-working with Tim form CREO , through paypal
-option for maroon or gray Tshirts (similar to the hoodie design)
-Alick suggests picture icons
-Steve suggests selling goggles
-Pawrnaa suggests a "What's Inside My Kit?" section for the website
6. Representatives event
-Grant wants to pool money together for a big event
-further discussed later
7. Wine and Cheese
-January 29th at 6PM
-promo as NSERC and Honours projects possibilities
8. Ottawa Undergraduate Science Conference
-planned by Scholastic Events committee
-combining Speaker Series and poster competition
-Carin Bondar and Ted Hsu as keynotes
-February 28th
-DMS or STE
9.Second reading of Motion to Amend Summer Executive Positions
-semantic change of "Shinerama Coordinator to Philanthropic Coordinator"
-motion to amend the summer exec position: Seconded by Pawrnaa
-abstained by Steve
10. Fall Budget Review
-looking good
11. January Party
-location to be determined by tomorrow
12. Next Meeting
-February (before reading week)
13. Exec Updates
13.1 Senator
-meeting today
-policy changes
-amendment approved to have a jury of people look at theses rather than just the dean
-working towards the prevention of sexual harassment by education students
13.2 Senior Advisor
-sending transition reports
13.3 Internal
-Services committee soon
13.4 External
-n/a
13.5 Academic
-none
13.6 Social
-Party Off: February 12th
-Formal: March 27th at the Marriott at Queen and Kent
-No theme, sort of jazz glam
-50% off gen council tickets
-Guerre des Tuques: $400 for a team
-possibility of partnering with another faculty due to date (not exclusively science)
-possible profs vs. students board game night
13.7 Bilingualism
-Website is translated
-Just a matter of putting it all together
-Teaching French with the Bilingualism Center, if Science friends are interested
13.8 Promotions
-Promo Wine and Cheese
13.9 Finance
-cheques from the levy have still not been issued
-audit at the end of the month
13.10 Philanthropic
-Dance Marathon for CHEO at Liquor Store and Green Room (January 30th)
-having an SSA team for Relay for Life on March 6th from 7 to 7
13.11 Logistics
-main goal: get rid of all of the merch except for the good sweaters
13. 12 President
-updated the constitution
14. Varia
-none
15. Motion to end the meeting
-Seconded by Mike
Meeting ends at 9:00PM
La quatrième rencontre du conseil général de l'Association des Étudiant(e)s en SciencesPROCÈS VERBAL
Date: Le lundi 19 janvier 2014
Lieu: GNN 080
Heure de départ: 19h00
Assiduité
Elsa Mirzaei
Julia Davies
Anne-Marie Cooke (entre à 20h49)
Joshua Gutoskie
Olivia Lam (absente)
Olivia Gallarino
Steven Patrick Deery
Esther Eruysal
Vincent Nguyen
Kevin Li
Alick Wang
Sorush Rokui
Alex Brandts (entre à 19h22)
Rae Woodhouse
Karan Chohan
Meaghan de Jesus
Pawrnaa Perinpanayagam
Yawen Chen (entre à 19h46)
Marwa Ibrahim
Jessica Quizi
Kijoo Kim
Emily Bent
Phil Angel
Sam Mariani (entre à 20h10)
Stephan Robitaille (entre à 19h14)
Grace Ediae
Mike West
Geoffrey Carter (absent)
Jonny Lebeau
Jacob Harvey (absent)
Meagan Ginn (absente)
Réunion débute à 19h07
1. Ouverture de la réunion
-Appuyée par Esther
2. Motion pour adopter l'agenda
-Appuyée par Josh
2.1 Motion pour modifier l'agenda
-Josh veut ajouter un compte-rendu de Tremblant Takeover comme le point #3 et les élections comme
le point #4 (autres points à suivre séquentiellement)
2.2 Motion pour adopter l'agenda modifié
-Appuyée par Pawrnaa
3. Compte-rendu de Tremblant Takeover
-une participation diminuée
-environ 78 places vendues (excluant les membres du comité et les gagnants)
-Liz suggère d'avoir une position formelle pour la planification du voyage
4. Élections
-un rappel de ne pas faire de campagne (FÉUO ou AÉS) dans le bureau
-il est important de rester neutre
5. Ajouter de la marchandise aux commandes des trousses 101
-va se passer
-travaille aveTim de CREO, par PayPal
-l'option des T-shirts marron ou gris (similaires comme le design des gilets)
-Alick suggère des icônes photographiques
-Steve suggère de vendre les lunettes de sécurité
-Pawrnaa suggère une section "Qu'est-ce qui est à l'intérieur de ma trousse?" pour le site web
6. Événement des représentant(e)S
-Grant veut assembler l'argent et les représentant(e)s pour un grand événement
-discuter plus tard
7. Vin et fromage
-Le 29 janvier à 18h00
-faire une promotion de possibilités de NSERC et les projets spécialisés
8. Conférence scientifique de premier cycle d'Ottawa
-organisé par le comité des événements scolaires
-combinaison des séries d'orateurs et la compétition des affiches
-Carin Bondar et Ted Hsu sont nos orateurs principales
-le 28 février
-DMS ou STE
9.Deuxième lecture de la motion de modifier les exécutives d'été
-changement sémantique de "Coordinateur/trice Shinerama à Coordinateur/trice philanthropique)
-motion de modifier la position exécutives d'été: appuyée par Pawrnaa
-Abstenu par Steve
10. Révision du budget d'automne
-bien
11. Fête en janvier
-lieu à être déterminé par demain
12. Prochaine rencontre
-Février (avant la semaine de lecture)
13. Mises à jour des exécutives
13.1 Sénateur
-rencontre aujourd'hui
-changement de politiques
-modification approuvée d'avoir un juré de personnes qui regardent aux thèses au lieu de seulement le
doyen
-travaille envers la prévention d'harcèlement sexuel en éduquant les étudiant(e)s
13.2 Conseillère principale
-envoie les rapports de transition
13.3 Interne
-réunion du comité des services bientôt
13.4 Externe
-n/a
13.5 Académique
-aucune
13.6 Sociale
-Party Off: 12 février
-Bal formel: le 27 mars au Marriott sur Kent?
-Pas de thème, juste glamour
-rabais de 50% pour les billets du conseil général
-Guerre des Tuques: $400 pour une équipe
-possiblement participer avec une autre faculté à cause de la date
13.7 Bilinguisme
-Site web est traduit
-Faut juste le mettre ensemble
-Enseigne le français avec le Centre de bilinguisme, si vous avez des ami(e)s en sciences qui sont
intéressés
13.8 Promotions
-Promouvoir l'événement de Vin et fromage
13.9 Finance
-chèques de l'impôt n'a pas encore été issues
-audit à la fin du mois
13.10 Philanthropique
-Marathon de danse pour CHEO à Liquor Store etGreen Room (30 janvier)
-une équipe AÉS pour le Relai pour la vie mars 6 de 7h à 19h
13.11 Logistiques
-but: se débarasser de la vieille marchandises à l'exception des beaux gilets
13. 12 Président
-a mis à jour la constitution
14. Varia
-aucune
15. Motion pour terminer la réunion
-Appuyée par Mike
Réunion termine à 21h00