The consultation of the criminal record by the employer 1

The consultation of the criminal record by the employer
17 June 2013
By a law of 29 March 2013 relating to the organisation of the criminal record
and the exchange of information between the EU Member States (the “Law”),
the Luxembourgish legislator amended the legal provisions relating to the
criminal record and some of these amendments particularly interest the
employers.
If one of the main purposes of the Law is to simplify the criminal record
system by reducing the content of the criminal record from 3 to 2 sections, the
Law also enables the employer to have a better view over the sentences of a
job applicant or an employee.
1. Simplification
Previously, the criminal record was composed of three sections and section
n° 3 was the one traditionally used when an extract of the criminal record was
requested.
With the Law, the criminal record will now be composed of two sections and
section n° 2 will be the one to be communicated when requested. This
section is more comprehensive than the former section n° 3 as it contains all
the sentences (including traffic offences (except parking) and minor offences
(“peine de police”)), with the exception of suspended criminal sentences to
prison for less than six months.
2. Transparency
Until now, employers were not legally allowed, except in specific situations, to
ask their future employees for an extract of the criminal record during the
recruiting process.
The Law now offers to any employer the possibility to request an extract of
the criminal record. This measure also aims at introducing a certain balance
between public and private sector employers. Indeed, under the previous
legislation, the public administrations received automatically section n° 2 of
the criminal record of the applicants while private employers who intended to
obtain such excerpt had to ask the applicant directly (to provide such
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document). From now on, public administrations will need to direct their
request to the candidate if they wish to obtain his/her excerpt of criminal
record.
Such request shall be made in the context of the organisation and recruitment
of staff and of the data processing for HR purposes. The data deriving from
the criminal record shall not be stored (either in electronic form or in hard
copy) for a period exceeding 2 years after the date of issuance of the criminal
record.
Moreover, the Law provides that, in the specific situation of professional or
voluntary activities involving regular contact with minors, the employer can,
with the candidate’s consent, receive the list of all sentences in relation with
acts undertaken against minors or involving minors.
It should be noted that such provision does not aim at preventing the
sentenced person from performing such an activity but at informing the
potential employer about these facts so that he/she knows the full
background before taking any decision.
As a conclusion, the Law should enable employers to obtain information
about their candidates and/or employees which can be of importance in a
hiring decision process and which could be an additional tool to support
arguments in the context of a dismissal procedure.
For more information please contact us.
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La consultation du casier judiciaire par l’employeur
17 juin 2013
Par une loi du 29 mars 2013 relative à l’organisation du casier judiciaire et
aux échanges d’informations extraites du casier judiciaire entre les Etats
membres de l’Union européenne (la « Loi »), le législateur luxembourgeois
est venu modifier des dispositions relatives au casier judiciaire, parmi
lesquelles certaines intéressent tout particulièrement les employeurs, quels
qu’ils soient.
Si un des principaux objectifs de la Loi est de simplifier le système du casier
judiciaire en réduisant le nombre de bulletins de trois à deux, la Loi a
également pour but d’octroyer à l’employeur une plus large visibilité sur les
condamnations du candidat qu’il envisage de recruter ou de son nouveau
salarié.
1. Simplification
Auparavant, il existait trois bulletins au casier judiciaire et le bulletin n° 3 était
le bulletin généralement transmis lorsqu’un extrait de casier judiciaire était
demandé.
La Loi prévoit désormais deux bulletins et c’est le bulletin n° 2 qui sera
dorénavant fourni à l’employeur si celui-ci en fait la demande. Ce bulletin
reprend toutes les condamnations (y compris les délits de circulation routière
(sauf stationnement) et les peines de police), à l’exception des peines
d’emprisonnement de moins de six mois avec sursis et s’avère ainsi plus
complet que l’ancien bulletin n° 3.
2. Transparence
Jusqu’ici, les employeurs n’étaient pas légalement et expressément fondés,
sauf dans des cas particuliers, à demander à leurs futurs salariés de leur
fournir un extrait de casier judiciaire lors du processus de recrutement.
Désormais, la Loi instaure la possibilité pour tout employeur de demander à
la personne concernée la production d’un extrait de casier judiciaire. Cette
mesure vise également à réinstaurer un certain équilibre entre les
employeurs du secteur public et du secteur privé. En effet, auparavant, il était
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directement transmis aux administrations de l’Etat une copie du bulletin n° 2
des candidats qui se présentaient à elles alors que les employeurs privés
devaient formuler leur demande auprès de l’intéressé s’ils entendaient
essayer d’obtenir un tel extrait. Désormais une personne qui postule pour un
emploi auprès d’une administration de l’Etat doit remettre elle-même, sur
demande, un tel extrait.
Cette demande doit s’inscrire dans le cadre de la gestion et du recrutement
du personnel et le traitement des données pour les besoins des ressources
humaines. Les données reprises sur l’extrait ne pourront pas être conservées
par l’employeur, même sous forme de photocopie, plus de deux ans après la
date d’émission du bulletin.
En outre, la Loi prévoit que, pour le cas plus particulier des activités
professionnelles ou bénévoles impliquant des contacts réguliers avec des
mineurs, l’employeur peut, avec l’accord du candidat, recevoir la liste de
toutes les condamnations concernant des faits commis à l’égard d’un mineur
ou impliquant un mineur.
Pour être tout à fait complet, il convient de souligner que cette disposition n’a
pas pour objectif d’interdire à la personne condamnée l’exercice d’une telle
activité, mais seulement d’informer l’employeur potentiel de l’existence de tels
faits, afin que l’engagement soit pris en connaissance de cause et, le cas
échéant, soumis à des conditions spécifiques.
La Loi devrait ainsi permettre aux employeurs d’être dotés d’informations
importantes sur les candidats et/ou les salariés qui pourraient les inciter à ne
pas embaucher ou inversement pourraient constituer un outil additionnel
dans l’arsenal des motifs à communiquer lors d’une procédure de
licenciement.
Vous souhaitez en savoir plus? Nous sommes à votre disposition pour
répondre à vos questions.
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