Toolbox subsides - Fiche explicative

GROUPE DE TRAVAIL SUBVENTIONS
Toolbox subsides - Fiche explicative
Nom de l'outil
Tableau budget prévisionnel « Fonctionnement et Investissement »
Description de l'outil
Permet de suivre les dépenses (frais de fonctionnement et d'investissement) d'un service/ département /d'un
subside spécifique sur base d'un budget déterminé et réparti entre différents postes budgétaires (une septantaine
de postes). Dans ce cas, il s’agit des dépenses pour un projet d’un Contrat de Quartier.
Informations spécifiques concernant l'utilisation de l'outil
Une explication sur l’utilisation du tableau se trouve juste en dessous (à partir de la page 2).
Cet outil peut être utilement utilisé dans la ...
Gestion de base
Gestion centralisée généraliste
Gestion centralisée thématique
Pour davantage
contacter ...
de
renseignements
sur
l'outil
et
son
utilisation,
BRAVVO ASBL (Ville de Bruxelles)/ Bruno Allard Coordinateur Financier et PGV/ 02/279 65 31 ou
[email protected]
Date de la dernière mise à jour de la fiche : 31/12/2013
131210—Toolbox Subsides—FE
1/1
Tableau fonctionnement et investissement
1 Les répertoires
Le tableau budgétaire ‘fonctionnement et investissement’ est subdivisé en 10 grands répertoires, à savoir :
Téléphonie & transmissions électroniques
Bureautique
Déplacements
Bâtiments
Matériaux d’exploitation
Communication institutionnelle
Assurances
Conseils & Formations
Mat. Roulants & location
A affecter
Les 9 premiers répertoires sont eux-mêmes subdivisés en différents postes.
Téléphonie & transmissions électroniques
On retrouve 7 postes qui sont en rapport avec la téléphonie (abonnements et matériel) et aussi les données électroniques et les services électroniques (internet,
web, etc.) avec le matériel y afférent.
Bureautique
Ce répertoire se partage entre 7 postes qui reprennent le matériel de bureau, les logiciels et licences et la maintenance et réparation de tous types d’appareil de
bureau.
Déplacements
Il y a 5 postes qui comprend les déplacements en transport en commun et privatifs, vélo compris, les déplacements longues distances, le carburant et l’entretien
et réparation des véhicules.
Bâtiments
Avec les investissements, loyers et entretien et réparation et taxes sur les bâtiments répartis en 4 postes.
Matériaux d’exploitation
On retrouve 14 postes qui concernent le mobilier (de bureau), les fournitures, la documentation, les locations temporaires de biens et d’équipement, les
animations et fêtes de quartier, nourritures et boissons, les camps, les uniformes, le matériel photo, vidéo et le matériel sportif et du petit matériel et produits
divers.
Communication institutionnelle
Ce répertoire regroupe 11 postes dont un pour les flyers et affiches, un poste de réécriture et un autre de traduction. L’impression, frais de poste et de
distribution, annonces et signalétique, les frais de représentation, réception et événements et aussi la documentation.
Assurances
Divers postes (9) qui regroupent toutes les assurances obligatoires, utiles et nécessaires.
Conseils & formations
Les architectes, réviseurs et avocats se retrouvent dans cette rubrique ainsi que le secrétariat social et la médecine du travail. Enfin les expertises spécialisées,
toutes les formations et les droits d’auteur et droits voisins et chèques ALE. Le tout compte 12 postes
Matériel roulant & location
4 postes qui représentent le matériel roulant acheté et loué et les frais en rapport avec le matériel roulant.
A affecter
Budget à affecter ultérieurement (qui peut servir comme une réserve)
2 Explication par poste
Le but ici est de donner une définition claire de chaque poste budgétaire afin de déterminer le budget à allouer et la répartition entre l’ensemble des postes
budgétaires.
Chaque poste budgétaire est considéré comme :
Frais de fonctionnement administratif = fad
Frais de fonctionnement action = fac
Frais d’investissement = inv
Téléphonie & transmissions électroniques
Fax = coût de l’utilisation (communications) de fax (fad)
Mobile = Coût de l’utilisation (communications) de GSM (fad)
Téléphonie fixe = Coût de l’utilisation (communications) des téléphones fixes (fad)
Infrastructure tech. & services web = hébergement des sites, nom de domaine, système de sauvegarde, etc. (fad)
Matériel téléphonie/fax achat = l’achat des GSM, des téléphones fixes, des téléphones/fax, des fax, etc. (inv)
Matériel téléphonie/fax leasing = La location (leasing) des GSM, des téléphones fixes, des téléphones/fax, des fax, de système de télécommunication, etc.
(fad)
Maintenance et réparation (téléphonie) = du matériel téléphonie et fax (fad)
Bureautique
Matériel infor/audiovisuel achat = l’achat d’ordinateurs fixes et portables, des imprimantes, des scanners, des photocopieurs, de TV, lecteurs vidéo, radios,
appareils photos, caméras, matériel sono… de tout appareil électronique (inv)
Matériel infor/audiovisuel leasing = location (leasing) d’ordinateurs fixes et portables, des imprimantes, des scanners, des photocopieurs, de TV, lecteurs
vidéo, radios, appareils photos, caméras, matériel sono … de tout appareil électronique (fad)
Data com = coût pour les communications de l’automatisation des données et talkie-walkie et PDA (fad)
Data mat = coût pour l’achat du matériel pour l’automatisation des données (talkie-walkie et PDA) (inv)
Logiciels = achat de logiciels (fad)
Licences = achat de licences informatiques (fad)
Maintenance et réparation (informatique) = du matériel informatique et data (pour le leasing vérifier que la maintenance et la réparation ne soient pas déjà
comprises dans le prix du leasing) (fad)
Déplacements
Collectifs (train, tram, bus, vélo) = tous les frais d’abonnement et autres frais pour l’usage des transports en commun (vélo inclus dans ce poste) à titre
professionnel (fad)
Internationaux (avion, TGV) = les frais de transport professionnels autres que ceux repris dans les postes ‘collectifs’ et ‘privatifs’ de cette rubrique y compris
les frais divers comme péage. Il s’agit ici de déplacements longues distances (fad)
Taxi et collecto = tous les déplacements professionnels en taxi et collecto (fad)
Carburant = frais de carburant pour les déplacements professionnels avec les véhicules Bravvo (fad)
Frais de stationnement = tous les frais de parking (fad)
Bâtiments
Invest divers = tous les investissements dans les bâtiments propriétés ou loués par le département/service. (exemple : travaux de sécurisation, de rénovation,
etc.) et acquisition de gros matériel pour travaux (échelles, brouettes, etc.) (inv)
Loyer & charges = les loyers et les charges (électricité, gaz, eau) et taxes sur les asbl (fad)
Entretien, nettoyage et réparation (bâtiments) = nettoyage, entretien et petites réparations (exemple : réparation d’une armoire) dans les bâtiments du
département/service, déménagement et produits d’entretien (fad)
Taxe sur le patrimoine = toutes les taxes sur le patrimoine dont l’entité est assujettie (fad)
Matériaux d’exploitation
Mobilier et electro ménager = achat de biens meubles comme bureaux, sièges, chaises et fauteuils de bureau, chaises et tables de collectivité, armoires,
armoires blindés, tables de conférence, vestiaires, etc. et aussi matériel électroménager (machine à café, machine à laver, frigo, etc.). Le matériel dont la durée
de vie est > à 1 an (inv)
Fournitures = achat petit matériel de bureau comme calculatrices, agrafeuses, perforatrices, ciseaux, papier collant et fardes, papiers, feutres, stylos à bille,
crayons, etc. Le matériel dont la durée de vie est < à 1 an (fad)
Location salle = les frais de location pour des salles pour une journée ou plus en Belgique et à l’étranger (fad)
Cadeaux = l’achat de cadeaux, fleurs, etc. (fad)
Location équipement = les frais de location sur une période très courte pour tous les équipements non disponibles dans le service/départment comme de
grandes tentes, chapiteaux, matériel sono, etc.) (fac)
Nourriture et boissons = achat de café, thé, lait, bouteilles d’eau, petite restauration (petits biscuits pour café, etc.) pour le personnel et visiteurs (fac)
Hébergement = les frais d’hébergement (frais d’hôtel, auberges, etc.) en Belgique et à l’étranger (fad)
Uniformes = frais pour les uniformes obligatoires à certains métiers (les GDP, etc.) et des frais d’habillement divers et nettoyage des vêtements (fad)
Développement Camera/photo/studio = les frais de développement des tirages photos, de production de films et d’enregistrements en studio, etc (fad)
Petit matériel sportif = achat de petits matériels sportifs (ballons, raquettes, etc.) (fac)
Grand matériel sportif = achat de matériels sportifs importants (un goal à fixer sur un terrain) (inv)
Sport & activités diverses = les frais pour les activités sportives (l’entrée piscine, plongée, etc.) et aussi les activités de cinéma, concerts, visites de musées,
etc. (fac)
Petits matériels & produits divers = l’achat de tout le petit matériel en dehors de fournitures de bureau. Il s’agit de l’achat de vis, marteau, papier toilette, les
frais de pharmacie, etc. (fad)
Communication institutionnelle
Graphisme = sont repris ici les dépenses pour les flyers, affiches, etc. (fac)
Promotions & annonces = Tous les frais pour des publicités (dans les différents médias) (fac)
Réécriture = Tous les frais pour des documents que l’on doit faire relire, réécrire par un externe (fad)
Traduction = Tous les frais pour des documents que l’on doit faire traduire par un externe (fad)
Impression & photocopie = les frais d’impression et de photocopies de documents (fad)
Distribution & poste = achat d’enveloppes, de timbres et autres frais d’expédition (fad)
Signalétique = les frais de signalétique importants (bannières) (inv)
Frais de représentation = Tous les frais de mission, inclus les frais de visa et de vaccin, occasionnés dans le but de promouvoir les activités et l’image du
département/service en Belgique ou à l’étranger (fad)
Réceptions & événements = Tous les frais de repas, de réception et d’événements dans le but de promouvoir les activités et l’image de département/service en
Belgique ou à l’étranger (y compris les team buildings/journées d’axe) (fad)
Documentation (livres, journaux, revues) = L’achat et location (abonnement) de livres, journaux et revues (fad)
Cotisations & adhésions = toutes les cotisations et adhésions à des associations de quartier, au guide social, etc. (fad)
Assurances
Incendie Bâtiment = toutes les assurances incendie pour les bâtiments occupés par le service/département en tant que propriétaire, locataire ou bail
emphytéotique ou commodat et dont une convention (contrat) nous oblige à souscrire ce type d’assurance (fad)
Incendie contenu = toutes les assurances incendie pour le contenu (contenu en dehors du matériel électronique qui est assuré via l’assurance tous risques
électronique) appartenant au service/département et ce dans les différents lieux où le service/département est implanté. Il s’agit entre autres des bureaux, tables,
chaises, fauteuils, armoires, fardes, matériel électroménager (cafetière, frigo, etc.). En fait tout le contenu à l’exception du matériel électronique => inventaire à
établir et à tenir à jour (fad)
Voyage = assurance pour couvrir l’assistance à l’étranger (frais d’hospitalisation à l’étranger, rapatriements, etc.) et en option si nécessaire perte de bagages.
Matériel roulant = Assurances RC pour les véhicules du service/département et PJ avec assistance et omnium (fad)
Tous risques Électronique = assurance pour couvrir les faits accidentels et vol du matériel électroniques au sens large : ordinateurs fixes et portables,
imprimantes, scanners, photocopieurs, TV, lecteurs vidéo, radios, etc. => inventaire à établir et à tenir à jour par les axes (fad)
Responsabilité civile = Couverture de la RC et PJ de l’ensemble du personnel administratifs et de terrain dans l’exercice de leur fonction et aussi couverture
RC des jeunes et autres participants aux activités de service/département => transmettre le nombre de travailleurs par axe et le nombre moyen de participants
aux activités (fad)
RC Administrateurs = couverture de la RC et PJ des administrateurs et des personnes mandatés par le CA pour des fautes professionnelles ayant des
conséquences pécuniaires pour le service/département et commises dans le cadre de leur mandat => transmettre le nombre d’administrateurs et les statuts de
l’asbl (fad)
Risque professionnel = couvre la RC professionnelle. A cibler pour certaines personnes qui soit posent des actes médicaux ou donnent des conseils médicaux
(psychologues, etc.) => transmettre le nombre de personnes dans chaque axe répondant à cette description (fad)
Loi = assurance obligatoire couvrant l’accident sur le lieu de travail et sur le chemin du travail (fad)
Conseils & Formations
Architectes = tous les frais d’honoraire pour un architecte dont on fait appel pour la construction, la rénovation ou la transformation d’un bien immeuble
Réviseur = tous les frais pour le réviseur d’entreprise (fad)
Avocats = tous les frais d’honoraire d’un avocat : faire appel à la RC administrateurs pour payer ces frais dans certains cas (fad)
Prestations de service = frais afférents à l’appel de prestataires comme des artistes, comédiens et animateurs externes, prestations intervenants et le paiement
de subsides pour presta de service (fac)
Chèque ALE et outplacement = l’achat des chèques ALE et le coût pour un outplacement (fad)
Secrétariat social (Groupe S) = le coût du secrétariat social pour l’ensemble des travailleurs (fad)
SIPPT (Médecine du travail) = le coût de l’examen médical obligatoire lors de l’entrée en service d’un nouveau travailleur et le suivi (fad)
Expertise spécialisée = frais pour le soutien dans des domaines pour lesquels une expertise est utile (exemple : le développement de softwares sur mesure pour
gestion de stock) et frais de devis (fad)
Frais d’étude = frais pour des enquêtes universitaires, audits, etc. (inv)
Frais bancaires = les intérêts bancaires et les coûts bancaires (fad)
Formations & Supervision = doit s’y trouver toutes les formations par axe => suivre procédure pour les demandes de formation et frais propres à l’analyse et à
l’amélioration des compétences professionnelles, des prestations offertes et de l’organisation des divers tâches d’un groupe et/ou d’équipe d’un axe (fad)
Droits d'auteur et droits voisins = Frais pour les droits d’auteur et pour les droits voisins qui sont applicables aux artistes-interprètes ou exécutants, les
artistes de variété et les artistes de cirque (fad)
Mat. Roulants & location
Acquisition Mat roulants = le coût d’achat d’un véhicule (inv)
Location Mat roulants = le coût du leasing ou de la location occasionnelle d’un véhicule dans le cadre d’une activité du service/département (fac)
Entretien, nettoyage et réparation (véhicules) = pour les véhicules (fad)
Taxe de circulation = les taxes pour tous les véhicules (fad)
A affecter
Le montant que vous choisissez de mettre dans la rubrique ‘A affecter’ est une sorte de réserve qui pourra par la suite être affectée à un poste au choix en cours
d’année. Pas d’obligation de prévoir un montant ‘A affecter’.
3 Utilisation du tableau et encodage des données
Le premier onglet ‘budget 2013’ se présente comme suit :
NOM DU REPERTOIRE
NOM DU POSTE
TYPE DE DEPENSES
Frais fonctionnement
DESCRIPTION
PREVISIONNEL REM ARQUES
Matériaux d'exploitation
Animations & ateliers
action
matériel atelier cuisine
1.640,00 €
Matériaux d'exploitation
Mobilier et electro ménager
Frais investissement
casiers
2.400,00 €
Matériaux d'exploitation
Uniformes
salopette trav+stagière
1.000,00 €
Frais fonctionnement
action
Nom du répertoire : menu déroulant qui proposent les choix entre les 10 répertoires
Nom du poste : menu déroulant parmi les 70 postes budgétaires
Type de dépenses : menu déroulant avec le choix entre les 3 types de frais
Description : description de la dépense
Prévisionnel : montant prévu de la dépense
Remarques : remarques éventuelles du service/département qui va faire la dépense
Remarques finances : remarques éventuelles du service de contrôle de la dépense
100 vers Sport & activités diverses
Les onglets 2 à 11 : les dépenses réelles
Date
Fournisseur
11/07/2013 Belgacom
11/09/2013 Belgacom
Description
Téléphone
Téléphone
M ontant
174,42 €
165,68 €
Poste
Téléphonie fixe
Téléphonie fixe
Equipe concernée
Kick-off
Kick-off
Projet concerné
Kick-Off
Kick-Off
Source de recettes
Date : date de la facture
Fournisseur : nom du fournisseur/prestataire de service, etc.
Montant : montant de la facture TVAC
Poste : menu déroulant poste budgétaire sur lequel sera imputée la facture (parmi les 70 postes budgétaires définis)
Équipe concernée : service/département/équipe qui demande et effectue la dépenses
Projet concerné : nom du projet. Le service/département/équipe fournit une liste reprenant l’ensemble des projets.
Sources de recettes : menu déroulant avec les sources de recettes (subsides) qui financent le département/ service/ équipe
L’onglet 12 : Analyse par type dépenses
TYPE DE DEPENSES
PREVISIONNEL
Frais fonctionnement adm
Frais fonctionnement action
Frais investissement
TOTAL
6874
4426
11600
22900
Répartition entre les 3 types de frais définis
L’onglet 13 : Analyse par type de postes
Première colonne : liste des 10 catégories (en vert) et dans chaque catégorie les postes budgétaires qui la compose
Deuxième colonne : montant budgétisé pour chaque poste budgétaire et catégorie budgétaire après le dernier contrôle budgétaire (CB) suite à d’éventuels
glissements entre postes budgétaire
Troisième colonne : les dépenses réelles
Quatrième colonne : la différence entre la deuxième et la troisième colonne = le solde
Cinquième colonne : le budget de départ en début d’année (avant les CB et les glissements/modifications budgétaires)
Sixième colonne : montants budgétisés avant le premier CB
Septième colonne : les dépenses réelles des 3 premiers mois de l’année
Huitième colonne : montants budgétisés avant le second CB
Neuvième colonne : les dépenses réelles des 6 premiers mois de l’année
Dixième colonne : montants budgétisés avant le troisième CB
Onzième colonne : les dépenses réelles des 9 premiers mois de l’année
Douzième colonne : montants budgétisés avant le quatrième CB
Treizième colonne : les dépenses réelles des 12 premiers mois de l’année
Fonctionnement & investisement 2012
budget 2012
Nombre de travailleurs
2
Téléphonie & Transmissions électroniques
dépenses
so lde
budget 2012 départ
budget 2012 (C B trim 1)
dépenses (C B trim 1)
budget 2012 (C B trim 1+2) dépenses (C B trim 1+2) budget 2012 (C B trim 1+2+3)d épenses (C B trim 1+2+3) budget 2012 (C B to tal)
dépenses (C B to tal)
1.200
679
521
500
0
500
0
500
679
0
0
Fax
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Mobile (dont GSM & talkie-w alkie)
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
700
679
21
0
0
0
0
0
679
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
500
0
500
500
0
500
0
500
0
0
0
Matériel téléphonie/fax leasing
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Maintenance et réparation (téléphonie)
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Bureautique
3.500
2.389
1.111
4.500
2.389
4.500
2.389
4.500
2.389
0
0
Matériel infor/audiovisuel achat
3.500
2.389
1.111
4.500
2.389
4.500
2.389
4.500
2.389
0
0
Matériel infor/audiovisuel leasing
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Data com
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Data mat
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Logiciels
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Licences
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Maintenance et réparation (informatique)
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Déplacements
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Collectifs (train, tram, bus, vélo)
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Internationaux (avion, TGV)
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Taxi et collecto
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Carburant
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Frais de stationnement
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Bâtiments
0
0
0
1.500
0
1.500
0
1.500
0
0
0
Invest divers
0
0
0
1.500
0
1.500
0
1.500
0
0
0
Loyer & charges
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Entretien, nettoyage et réparation (bâtiments)
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Taxe sur le patrimoine
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Matériaux d'exploitation
16.140
13.271
2.869
13.140
9.156
13.140
9.156
13.140
13.271
0
0
Mobilier et electro ménager
7.600
7.569
31
7.400
7.192
7.400
7.192
7.400
7.569
0
0
783
668
115
2.000
336
2.000
336
2.000
668
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
1.640
0
1.640
2.740
0
2.740
0
2.740
0
0
0
17
17
1
0
0
0
0
0
17
0
0
Téléphonie fixe
Infrastructure tech. & services w eb
Matériel téléphonie/fax achat
Fournitures
Location salle
Animations & ateliers
Cadeaux
En jaune dans le tableau: des dépenses réalisées dans un poste budgétaire non budgétisé => glissement à effectuer entre postes budgétaires pour couvrir la
dépense ou les dépenses réalisée(s)
En rouge dans le tableau : dépassement en dépenses réelles par rapport à ce qui avait été budgétisé dans le poste budgétaire.
Dans la cellule B2 de ce tableau est repris le nombre de personnes travaillant dans l’axe et en bas du tableau le budget moyen par travailleur.