offres et traitement des commandes via un portail extranet

OFFRES ET TRAITEMENT DES COMMANDES VIA UN PORTAIL EXTRANET
Par Mamadou B. Traoré
Plan :
Introduction : Le Service Technico-commercial HT (TCH)
I. Élaboration des offres:
-
Définition technique du produit réalisable
-
Élaboration des remarques techniques.
-
Calcul du prix de revient.
-
Édition des Demandes d’Adaptation (DDA) et Demandes de Modification (DDM).
-
Réservation espace de production.
II. Traitement des commandes:
-
Analyse des commandes d’un point de vue technique et commercial.
-
Préparation du « prélancement ».
-
Réalisation des cartes de fabrication.
-
Édition des DDA et DDM. (demande d’adaptation, demande de modification)
-
Vérification de l’encodage DATA 3 (Feuille d’analyse).
-
Préparation de l’accusé de réception des commandes et vérification.
-
Suivi technico-commercial au chef de zone.
-
Vérification du « progressing report ».
III. Les modifications informatiques et organisationnelles que nous nous proposons
d’apporter
1. Circuits d’informations
2. Charge de travail
IV. Avantages et inconvénients de ces nouvelles technologies
V. Questions de la sécurité et de la confidentialité
Conclusion : Choix retenus.
Le Service Technico-commercial HT (TCH) assure l’interface entre le client et/ou le service
commercial et l’entreprise. Il se compose de 2 cellules: “l’administration commerciale ” et “la
gestion des produits”.
La cellule gestion des produits se compose de plusieurs techniciens qui prennent en charge
la préparation des offres et le traitement des commandes. Elle assure la conformité
technique et commerciale entre les spécifications/normes clients et les critères propres à
l’entreprise pour le matériel à fabriquer. Elle s’occupe de l’élaboration des offres et le
traitement des commandes.
Élaboration des offres:
-
Définition technique du produit réalisable par Balteau qui est conforme en totalité (ou
partiellement) au cahier de charges du client.
-
Élaboration des remarques techniques.
-
Calcul du prix de revient.
-
Édition des Demandes d’Adaptation (DDA) et Demandes de Modification (DDM).
-
Réservation espace de production.
Traitement des commandes:
-
Analyse des commandes d’un point de vue technique et commercial.
-
Préparation du pré lancement.
-
Réalisation des cartes de fabrication.
-
Édition des DDA et DDM.
-
Vérification de l’encodage DATA 3 (Feuille d’analyse).
-
Préparation de l’accusé de réception des commandes et vérification.
-
Suivi technico-commercial au chef de zone.
-
Vérification du progress report.
La cellule administration commerciale elle, s’occupe essentiellement de l’enregistrement
informatique des commandes, de l’organisation et de la prise en charge de l’expédition du
matériel en conformité avec les exigences contractuelles et de la réalisation des documents
de suivi relatifs aux commandes.
Pour les offres:
-
Détermination de la solution de transport la plus adéquate.
-
Calcul du coût du transport et de l’emballage.
-
Tenue à jour des listes de prix de transport et d’emballage mis à la disposition de la
cellule gestion des produits.
Pour les commandes:
-
Enregistrement dans Data 3.
-
Facturation des acomptes.
-
Accusé de Réception sur instruction de la vente (feuille de notation des commandes).
-
Facturation.
-
Clôture des commandes dans DATA 3.
-
Organisation de l’expédition dans le cadre de conditions contractuelles et en accord avec
les possibilités de Balteau et les souhaits du client.
-
Préparation des documents de transport.
-
Expédition du matériel.
-
Suivi du coût de transport.
-
Traitement des documents spéciaux relatifs aux commandes (lettres de crédit, certificats
d’origine, performance bond…)
-
Prise en charge des problèmes d’assurance et de douanes.
Nous nous proposons imaginer les modifications informatiques et organisationnelles (circuits
d’information, charge de travail, …) que les nouvelles technologies de l’information et de la
communication (notamment un portail extranet) pourraient amener dans les organisations
concernées, à savoir à la fois chez Balteau et chez les clients.
Tout en discutant des avantages et inconvénients de ces nouvelles technologies, nous allons
proposer différentes solutions: niveaux d’automatisation, de sécurité, de confidentialité, de
facilité et de responsabilité, et en fin faire un ou plusieurs choix.
Les possibilistes des nouvelles technologies étant quasiment infinie, nous serons amènes à
limiter notre réflexion en nous focalisant sur les offres commerciales et les actions concrètes
réalisables à un coût raisonnable et dans des délais raisonnables sans pour autant tomber
dans les travers du conformisme qui peut être, a notre avis, un frein à la créativité. N’est-il
pas vrai qu’en matière de nouvelle technologie pour “être dans le coup il faudrait être en
avance?
Voyons d’abord les responsabilités, le fonctionnement et la méthode de travail actuelle du
service technico-commercial lors de la réalisation d’une offre.
Les offres sont réalisées par un technicien faisant partie de la cellule “Gestion des Produits”
et dirigée par le responsable du service technico-commercial.
Chaque technicien est responsable du calcul de la solution technique la plus adaptée, du
calcul du Prix de Revient Atelier (PRA), de l’élaboration des remarques techniques, de la
rédaction des feuilles de spécifications du matériel, de la fixation du délai de livraison et de la
remise des documents nécessaires à la zone concerné.
Le responsable du transport définit sur demande du technicien la solution d’emballage et de
transport la plus adaptée ainsi que le prix correspondant.
L’administration commerciale prendra en charge la demande d’établissement des garanties
bancaires (Bid Bond) demandée à l’offre et donne les conseils nécessaires pour des
conditions de transport spéciales.
Une offre est donc le moyen par lequel le service technico-commercial transmet à la
Direction commerciale de l’entreprise, le PRA (Prix de Revient Atelier) nécessaire à fixer un
Prix de Vente (PV), les documents techniques et délais de livraison qui sont nécessaires à la
rédaction de l’offre faite au client. Le technicien est habilité, en accord avec le responsable
du service, à proposer au responsable de la zone commerciale de décliner une offre en cas
de réalisation impossible ou peu compétitive au niveau prix. Un technicien est en principe
désigné pour une zone de vente ou un pays, ou pour une gamme de produits déterminée en
tenant compte des connaissances particulière de chacun (langue, règlement, …)
Méthode de travail:
Après la lecture du cahier de charge et les vérifications de sa conformité aux normes, le
technicien l’analyse et, au moyen des Notes Techniques (NT) et du Dossier d’Exploitation
(DEX) choisit la réalisation standardisée du Transformateur de Mesure (TM).
Dans le cas d’un produit hors standard, il rédige une Demande d’Adaptation (DDA) ou une
Demande de Modification (DDM) qui est transmise à la Direction des Eudes &
Industrialisation. Si une réponse défavorable est émise, le technicien en accord avec le
responsable du TCH peut décliner l’offre ou alors offrir des alternatives au cahier des
charges du client.
Le calcul du transformateur
Le calcul, du transformateur se fait à l’aide d’un programme informatique après introduction
des données techniques, venant du client par le technicien. Ce programme contient toutes
les formules et données venant des notes techniques et des dossiers d’exploitations
nécessaires au dimensionnement du Transformateur à offrir et à l’estimation de son prix de
revient.
Ces données sont remises à jour chaque année par le service Préparation de
Travail en début d’exercice comptable.
Documents transmis au chef de zone :
-
Feuille de spécification du matériel (description des caractéristiques techniques du
Transformateur offert.
-
Une série de documents à joindre à l’offre (plans, notices, documentations,…).
-
La feuille d’analyse offre: qui reprend de manière résumée pour chaque partie de l’offre,
la quantité, le type et le prix de revient du matériel offert. Le technicien remplit la feuille
d’analyse en y inscrivant le délai de mise à disposition, le nom du client, la validité de
l’offre. C’est au moyen de la feuille d’analyse que le chef de zone établit son Prix de
Vente (PV) en y ajoutant les commissions, frais de transport, la marge commerciale et
les frais divers. Il définit également les conditions commerciales.
-
Colisages éventuels: à la demande du client.
-
Liste des certificats d’essais de type.
Rédaction et vérification de l’offre
Lorsque tous ces documents sont transmis au chef de zone, son assistante rédige l’offre en
y joignant aussi la documentation nécessaire à chaque type d’appareil offert.
Ensuite l’offre complète est transmise au technicien pour une dernière vérification et il
impose son paraphe avant signature par le chef de zone et les autres signataires suivant la
procédure de signature.
Révision d’une offre
Si le client change les caractéristiques techniques, le technicien qui s’est occupé de l’offre
initiale s’occupe aussi de sa révision. La procédure est la même que l’offre de départ.
Classement
Les dossiers complets des offres sont classés pendant une période de deux années dans
des tiroirs de classement du service TCH. Ensuite, elles sont archivées dans les archives de
l’entreprise pendant 5 ans.
Les DDA sont classées dans un classement centralisé TCH et conservées pendants 2 ans
minimale.
Il serai intéressant de considérer également les commandes dans le but d’intégrer au
maximum les différentes procédures et économiser la saisie des mêmes données au moins
quatre fois: calcul de l’offre, calcul du PRA, réalisation de la carte de fabrication et devis à la
commande. Cependant pour respecter le nombre de page fixé pour ce travail nous nous
limiterons à l’offre.
Il ressort clairement que la procédure de l’émission d’une offre est très fastidieuse. Le travail
en grande partie est composé de saisis répétitifs des données techniques venant du client et
le rassemblement d’une série de documentations se trouvant dans des bases de données de
l’entreprise.
Une toute première approche serait de mettre ces bases de données en commun via un
intranet. Cela évitera les fax successifs que les unités s’envoient pour échanger ces
documents. Et pour quoi ne pas donner accès directement au client à ces documents via un
portail extranet? Nous voilà dans le vif du sujet.
Mieux servir les clients, le fidéliser, améliorer les processus de fonctionnement, et atténuer
les risques, tout en diminuant les coûts, tels sont les objectifs majeurs de l’adoption d’un
système de e-business. Ce système peut s’appuyer sur un intranet et un portail extranet
offrant différents niveaux d’accès selon les visiteurs.
Le premier niveau, accessible à tous, pourra proposer des informations sur les produits et
les services de BALTEAU. Après s’être identifiés les clients pourront accéder au deuxième
niveau et pourront demander des renseignements plus précis. Ils seront alors orientés vers
la personne de l’entreprise la mieux placée pour leur répondre. Par ailleurs, les clients
préenregistrés et possédant un mot de passe pourront accéder à des applications e-service
(notamment e-offre) les permettant de se servir eux-mêmes. Comme dit le dicton: “on n’est
jamais mieux servi que par soi-même”. Par ailleurs, les différentes unités, où qu’elles se
situent dans le monde, pourront immédiatement savoir qui désire acheter ou commander
quel matériel, à quel prix… Le client pourra aussi changer autant qu’il le désire les options
de son cahier de charge avant la commande1 même quand il est en déplacement.
Compte tenu de la complexité des produits de BALTEAU, comment ce qui précède sera
concrètement possible? Il suffit de mettre à la disposition du client, sur le portail extranet, un
configurateur de produit. En ce qui concerne les demandes de prix, délais, faisabilité et
documents, avec son code d’accès, le client pourra fournir lui même les données techniques
au programme et obtenir instantanément une offre. Il pourra aussi adresser directement sa
Demande d’Adaptation ou de Modification (DDA DDM) au Service Étude et obtenir une
réponse dans les délais nécessaires à l’étude. Nous pourrons pousser l’automatisation
encore plus loin. On pourra imaginer que l’ordinateur central qui gère le réseau du client
pourra être conçu pour identifier les besoins du réseau en matière de protection et
commander directement à un constructeur, par exemple BALTEAU, après une étude de
marché électronique. Il pourra même anticiper les besoins. Si les constructeurs sont reliés à
cet ordinateur, ces derniers pourront aussi anticiper les besoins de leurs clients, à son tour
leur ordinateur de gestion de production pourra commander à l’ordinateur de leurs
fournisseurs de pièces; ainsi de suite. On peut imaginer que BALTEAU sous-traite la
construction des transformateurs à des plus petits constructeurs et se contente de gérer son
parc d’ordinateurs reliés d’une part à ses clients et d’autre part à ses fournisseurs.
1
Aussi après la commande, nous n’en parlerons presque pas ici.
Bibliographie
Note sur la bibliographie
Compte tenu de la nature du sujet, nous n’ avons pas consulté d’ouvrage pour rédiger
l’article. Le lecteur qui voudra approfondir le sujet pourra consulter, ci-dessous, la liste
commentée de quelques ouvrages sur Internet et le commerce électronique.
Un Portail Extranet est par nature un espace privé protégé par des « login » où en général le
public ne peut accéder. Ce caractère du Portail Extranet limite fort la possibilité que nous
avons de vous en montrer. Le lecteur qui le désire pourra par exemple consulter le Portail
Extranet de sa banque, c'est-à-dire la zone ou les clients peuvent consulter le solde de leurs
comptes et faire des opérations bancaires.
Autres exemples :
-
www.mywebstickers.com: Sur ce site de Créaset, les particuliers et les entreprises
peuvent créer eux-mêmes leurs autocollants et les faire imprimer à la demande.
-
http://mbks-f.mercedes-benz.com/ : Le client peut configurer sa Mercedes.
Livres :
-
« Internet et commerce électronique » Lionel Bochurberg ; éditions Delmas, Mars
2003 Paris:
Ce livre s'est fixé pour objectif de rendre les outils de gestion juridique accessibles à
tous. En privilégiant une approche concrète, elle cerne les enjeux et les risques du
commerce électronique, puis explique comment mettre en place et animer son site. Les
applications courantes de l'e-business (le business to business, les ventes aux enchères
sur Internet, les commerces réglementés) font l'objet d'un chapitre spécifique.
-
« E-commerce : stratégies et solutions » Brenda Kieman, éditions Dunod, mars 2001
Paris :
Ce guide d'aide à la décision montre au gestionnaire d'entreprise comment planifier et
mettre en œuvre un site web commercial en lui expliquant comment construire une
stratégie de e-commerce et atteindre les objectifs fixés
-
« Extranet » Alain Trifot ; éditions Hermes, 1996 Paris :
Ce livre démontre que l'extranet est le complément indispensable et obligé de l'internet et
de l'intranet et que cette tripolarisation interactive va permettre d'explorer et d'exploiter
totalement la richesse des réseaux.