RFI Outils_Veille_documentaire

MINISTÈRE DE LA DÉFENSE
Secrétariat général pour l'administration
Sous-direction des achats
Bureau marchés informatiques
et fournitures courantes
DEMANDE D’INFORMATION
RFI (Request for information)
60 Boulevard du Général Martial Valin – PC 2 – CS 21623- 75509 Paris Cedex 15
2
SOMMAIRE
1
2
OBJET DE LA DEMANDE D’INFORMATION ............................................................................................... 3
PERIMETRE DE L’INFORMATION ................................................................................................................ 3
2.1
DÉFINITION .............................................................................................................................................. 3
2.2
FONCTIONS ATTENDUES ........................................................................................................................... 3
2.3
CARACTÉRISTIQUES GÉNÉRALES .............................................................................................................. 3
2.3.1
2.3.2
3
4
5
6
7
8
Veille sur sources d’informations structurées ........................................................... 3
Veille sur sources d’informations non structurées .................................................... 4
2.4
PÉRIMÈTRE D’EXPLOITATION ..................................................................................................................... 5
REPONSE AUX QUESTIONS ........................................................................................................................ 5
3.1
CONSTITUTION DES DOSSIERS DE PRÉSENTATION...................................................................................... 5
DIVERS .......................................................................................................................................................... 5
4.1
PROTECTION DES RÉPONSES ................................................................................................................... 5
4.2
RÉMUNÉRATION DES RÉPONSES ............................................................................................................... 5
ANNEXE 1 : DEMANDE D’INFORMATION CONCERNANT LES SOLUTIONS DE VEILLE ....................... 6
ANNEXE 2 : DEMANDE D’INFORMATION CONCERNANT LES SOLUTIONS DE VEILLE ....................... 9
ANNEXE 3 : DEMANDE D’INFORMATION CONCERNANT LES SOLUTIONS DE VEILLE ..................... 12
ANNEXE 4 : DEMANDE D’INFORMATION CONCERNANT LES SOLUTIONS DE VEILLE ..................... 13
3
La présente Demande d’Information (DI) ne constitue ni une consultation, ni un appel d’offres,
ni un quelconque engagement du ministère de la défense à lancer ultérieurement un marché sur
le même objet.
Réciproquement, les réponses à la DI ne constitueront pas des engagements contractuels ou
précontractuels de la part de leurs auteurs.
Pour des raisons de compréhension, il est dénommé « la société », ci-après dans la DI, les
candidats y répondant.
1 OBJET DE LA DEMANDE D’INFORMATION
Le ministère de la Défense (appelé MINDEF dans la suite du document) souhaite lancer un ou
plusieurs appels d’offre pour prendre la suite des outils existants de veille documentaire (veille
sur sources d’informations structurées et veille sur source d’information non structurées).
Cet(ces) appel(s) d’offre s’inscri(ven)t dans une démarche de mutualisation ministérielle des
besoins.
Il convient de prendre en compte les évolutions du marché dans ce domaine afin de bénéficier au
mieux des avancées technologiques et organisationnelles.
2 PERIMETRE DE L’INFORMATION
Afin de permettre une utilisation optimale des informations recueillies, le MINDEF souhaite que
soient renseignés les éléments, de tous renseignements utiles à caractère technique, financier et
juridique.
La présente demande d’information se place dans le cadre d’analyses préliminaires conduites par
le ministère de la défense afin de se doter d’un produit de veille.
2.1 Définition
Le vocabulaire utilisé dans cette demande d’information est celui de la norme AFNOR XP X50053 d’avril 1998. De plus, il faut considérer les définitions suivantes :
Veille sur sources d’informations structurées : veille sur les bases de données bibliographiques.
Veille sur sources d’informations non structurées : veille sur les sources ouvertes internet
gratuites et payantes.
Bulletin de veille : un bulletin de veille est un document émis régulièrement (par exemple,
mensuellement), qui regroupe et met en forme les résultats de veilles sur un thème
d’information.
2.2 Fonctions attendues
Les fonctions attendues sont celles de la norme AFNOR X50-053.
Prestation de veille - Prestation de veille et prestations de mise en place d’un système de veille
2.3
2.3.1
Caractéristiques générales
Veille sur sources d’informations structurées
Le futur système doit être dimensionné pour :
4
-
une vingtaine de veilleurs du MINDEF en simultané,
-
8 000 lecteurs ou destinataires de veille interne au MINDEF, 2 000 lecteurs ou
destinataires de veille externe au MINDEF, 100 lecteurs en simultanée,
-
30 bases de données structurées ou contenu de données bibliographiques ou de
documents généralement payants de tout domaine scientifique et technique,
-
1 500 axes de surveillance pour lesquels les stratégies de recherche sont lancées sur les
bases concernées tous les 15 jours,
-
1 500 bulletins mensuels de veille et 300 modèles différents,
-
5 profils utilisateurs types :
a. « administrateur fonctionnel » pour la gestion des comptes utilisateurs et des
droits associés, intégration de nouvelles bases, édition et extraction des
statistiques, etc,
b. « veilleur » ayant une utilisation régulière du produit et/ou du service,
c. « veilleur occasionnel »,
d. lecteur (ou destinataire des veilles) interne au MINDEF,
e. lecteur (ou destinataire des veilles) externe au MINDEF.
-
envoi périodiques de plusieurs milliers de courriels diffusant les informations de veille
vers les lecteurs,
-
disponibilité du système / service de 99,9%.
2.3.2
Veille sur sources d’informations non structurées
Le futur système doit être dimensionné pour :
- une centaine de veilleurs du MINDEF en simultané,
-
10 000 lecteurs ou destinataires de veille interne au MINDEF, 2 000 lecteurs ou
destinataires de veille externe au MINDEF, 100 lecteurs en simultanée,
-
50 000 sources ou URL pour la veille sur Internet à partir d’informations non structurées,
-
3 000 axes de surveillance par jour,
-
5 profils utilisateurs types :
a. « administrateur fonctionnel » pour la gestion des comptes utilisateurs, des droits
associés, édition et extraction des statistiques, etc,
b. « veilleur » ayant une utilisation journalière et technique du produit
5
c. « veilleur occasionnel » (incapable de configurer le détourage et la configuration
de la source)
d. lecteur (ou destinataire des veilles) interne au MINDEF
e. lecteur (ou destinataire des veilles) externe au MINDEF
-
envoi quotidien de plusieurs milliers courriels diffusant les informations de veille vers les
lecteurs,
-
disponibilité du système / service de 99,9%.
2.4 Périmètre d’exploitation
L’objectif du ministère est de pourvoir à moyen terme l’ensemble des veilleurs du ministère avec
un référentiel unique d’outils de veille.
3 REPONSE AUX QUESTIONS
Le ministère de la défense attire l’attention sur l’importance de remplir les volets du périmètre
d’information et de les retourner conformément aux indications contenues au paragraphe 3.1, cidessous.
Les auteurs des réponses pourront être invités à présenter oralement leurs réponses.
3.1 Constitution des dossiers de présentation
Les dossiers de présentation doivent contenir :
• Une plaquette(s) de/des auteurs répondant à la DI, présentation de l’activité principale et
de la dimension de l’entreprise(s), ses partenaires et clients dans la mesure du possible ;
• Les volets de réponse au périmètre de l’information (sous deux formats office pdf et
excel) ;
Le ministère de la défense accepte tout autre document qui pourrait présenter un intérêt pour la
réalisation de son étude.
La réponse à cette DI doit être rédigée en français.
Les propositions ainsi que toutes les questions éventuelles, devront parvenir par courrier
électronique adressé à la boîte : [email protected].
4 DIVERS
4.1 Protection des réponses
Il appartient à la société questionnée de mentionner le cas échéant les informations contenues
dans sa réponse devant être protégées par le secret commercial.
4.2 Rémunération des réponses
Les sociétés répondant à la DI ne peuvent prétendre à aucune rémunération pour les prestations
réalisées pour l’établissement des réponses.
6
5 ANNEXE 1 : DEMANDE D’INFORMATION CONCERNANT LES SOLUTIONS DE
VEILLE
Volet 1 – Caractéristiques technico fonctionnelles – veille sur sources d’informations structurées
Merci de bien vouloir répondre aux questions suivantes :
Nota : Si votre outil/service ne concerne pas la veille sur sources d’informations structurées, il
n’est pas nécessaire de répondre aux questions de cette partie.
Au regard des caractéristiques du paragraphe 2.3.1
Caractérisation des prestations
Question 1 : Votre outil/service permet-il de faire la veille structurée ?
Question 2 : Proposez-vous un outil qui doit être installé sur une plateforme du MINDEF et/ou
proposez-vous un service (portail internet) par abonnement en mode SaaS (software as a service)
permettant à vos clients de constituer de manière autonome des projets et bulletins complets de
veille documentaire?
Question 3 : Dans le cas d’une installation sur plateforme du MINDEF, quelle est l’architecture
technique standard (matériel et logiciel) que vous préconisez ?
Question 4 : Dans le cas d’un service, quelles sont les contraintes d’accès à votre service ?
Question 5 : Quelle est la nature et l’étendue des prestations et service/couverture fonctionnelle
que vous proposez ?
Vous trouverez ci-dessous une liste de prestations type à titre d’exemple :
•
•
•
•
•
•
acquisition d’un outil,
déploiement, paramétrage d’un outil,
assistance à la définition d’une recherche pour un axe de surveillance donné,
acquisition de licence pour l’accès à une base structurée,
dans la norme AFNOR XP X50-053, tâches A1 à A8 et B1 à B10,
intégration d’une nouvelle base de données.
7
Question 6 : Êtes-vous en mesure de proposer un accompagnement aux utilisateurs ? Si oui,
lequel (formation, reprise de données et de stratégies de recherche complexes, tutoriel, aide en
ligne, hotline, etc.)?
Question 7 : Votre outil/service offre-t-il une fonction de gestion des listes d’adresses
électroniques ?
Question 8 : Lorsque le projet est défini, votre outil/service est-il à même d’élaborer
automatiquement et de façon récurrente un bulletin de veille ?
Question 9 : Quels outils/services proposez-vous pour améliorer la performance d’un axe de
surveillance ?
Performance
Question 10 : Dans le cas où votre outil/service permet de faire de la veille sur information
structurée, quelles sont les bases de données bibliographiques que vous avez déjà connectées à
votre outil/plateforme (par exemple, Compendex, Inspec, NTIS, Metadex, Aerocsa, EBSCO) ?
Quelles sont les bases de données bibliographiques que vous ne pouvez pas connecter à votre
outil/plateforme ? Quelles sont celles qui nécessitent un développement particulier ?
Question 11 : Votre service/outil est-il à même d’intégrer et de gérer une base bibliographique
du MINDEF ? Quel est alors le format d’import des données ?
Question 12 : Quelles sont les fonctionnalités disponibles pour l’élaboration de requêtes
complexes : opérateurs booléens, adjacence, niveau d’imbrication d’opérateurs, troncatures
limitées, illimitées, inclusion/exclusion de champs, croisement d’étapes de recherche (une
centaine), tous les caractères UTF8, nombre de caractères par ligne (2000), recherche sur des
périodes de temps, historique des requêtes, sauvegarde de requêtes ou d’un ensemble de requêtes
et leur ré exécution, visualisation et export des résultats, formats de visualisation (focus,
document entier, surlignage des mots clés, pertinence), gestion d’alertes, interrogation multibases, … ?
Question 13 : Pouvez-vous donner des exemples de temps de réponses pour des requêtes multibases utilisant les possibilités exposées à la question précédente ?
Question 14 : Pouvez-vous préciser le rythme de mise à disposition des sources surveillées ?
Question 15 : Quelles sont les capacités /flexibilités d’accès et de mise en forme des résultats de
veille ? Par exemple, seriez-vous en mesure de mettre en forme les résultats de veille, comme par
exemple, suivant l’annexe 1 ? Si oui, pourriez-vous dimensionner la charge de
paramétrage/développement ?
Question 16 : L’outil /service permet-il de diffuser les bulletins générés, les consulter sur un
portail et les capitaliser?
Question 17 : Quels sont les types de statistiques et les extractions (par exemple, liste des
utilisateurs, liste des stratégies de recherche, éléments de coût de revient par base, éléments de
8
facturation par utilisateur) proposés par l’outil/le service et les moyens associés d’export de
l’information ?
Question 18 : L’outil/service permet-il de gérer les abonnements aux bulletins ?
Ergonomie
Question 19 : Pouvez-vous donner un aperçu de l’interface homme/machine présentée aux
veilleurs ?
Question 20 : Pouvez-vous dimensionner la charge sur une année de l‘administration des
sources d’informations structurées mises à disposition des veilleurs ?
Question 21 : Votre outil/service dispose-t-il d’un moyen d’export des recherches et des
résultats de veille ? Si oui, lequel ?
Autres
Question 22 : Dans le cas d’une prestation de service, où sont situées géographiquement vos
ressources informatiques (matérielles et humaines)?
Question 23 : Dans le cas d’une prestation de service, quel est votre engagement en terme de
confidentialité des informations (liste des axe de surveillance, stratégies de recherche, produits
de veilles, comptes utilisateurs, bases bibliographiques, liste de diffusion) ?
Ce champ a pour objectif de vous permettre d’indiquer toutes les informations que vous jugez
utile d’ajouter sur votre solution ? (vous pouvez joindre de la documentation technique et
commerciale, des illustrations de réalisations basées sur votre solution).
9
6 ANNEXE 2 : DEMANDE D’INFORMATION CONCERNANT LES SOLUTIONS DE
VEILLE
Volet 2 – Caractéristiques technico fonctionnelles – veille sur sources d’informations non
structurées
Merci de bien vouloir répondre aux questions suivantes :
Nota : Si votre outil/service ne concerne pas la veille sur sources d’informations non structurées,
il n’est pas nécessaire de répondre aux questions de cette partie.
Au regard des caractéristiques du paragraphe 2.3.2
Caractérisation des prestations
Question 24 : Votre outil/service permet-il de faire de la veille non structurée ?
Question 25 : Proposez-vous un outil qui doit être installé sur une plateforme du MINDEF et/ou
proposez-vous un service (portail internet) par abonnement en mode SaaS (software as a service)
permettant à vos clients de constituer de manière autonome des projets complets de veille
documentaire?
Question 26 : Dans le cas d’une installation sur plateforme du MINDEF, quelle est l’architecture
technique standard (matériel et logiciel) que vous préconisez ?
Question 27 : Dans le cas d’un service, quelles sont les contraintes d’accès à votre service ?
Question 28 : Quel est l’étendue de vos prestations et service / couverture fonctionnelle?
Vous trouverez ci-dessous une liste de prestations type à titre d’exemple :
•
•
•
•
Acquisition d’un outil,
Déploiement, paramétrage d’un outil,
assistance à la définition d’une requête pour un axe de surveillance donné,
dans la norme AFNOR XP X50-053, tâches A1 à A8 et B1 à B10
Question 29 : Êtes-vous en mesure de proposer des mesures d’accompagnement aux
utilisateurs ? Si oui, lesquelles (formation, reprise de données, intervention sur paramétrage de
sources complexes, tutoriel, hotline, etc)?
Question 30 : Votre outil/service offre-t-il une fonction de gestion des listes d’adresses
électroniques ?
Question 31 : Quels outils / service proposez-vous pour améliorer la performance d’un axe de
surveillance ?
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Performance
Question 32 : Quel type de source votre outil / service est-il à même de veiller (pages web, sites
web entiers ou parties de sites, agrégateurs de presse, pages dynamiques, pages à accès sécurisé,
flux rss, courriels, réseaux sociaux, etc.) et avec quelle profondeur ?
Question 33 : Quels sont les types de sources nécessitant votre intervention ou l’intervention
d’un personnel « expert » pour une mise sous surveillance optimale ?
Question 34 : Quels sont les opérateurs et les caractères (UTF8) autorisés dans la formulation de
requêtes booléennes ? Ce type de requête présente-t-il des limites en termes de nombre
d’opérateurs, de longueur de chaîne de caractères, de niveau d’imbrication d’opérateurs ?
Question 35 : Pouvez-vous préciser l’étendue du champ ou des thèmes à surveiller ?
Question 36 : Votre outil permet-il d’effectuer des traitements (analyse des caractères) et
traduction (translittération) pour les langues : anglais, espagnol, italien, allemand, russe, hébreux,
chinois, portugais, arabe littéraire, japonais, coréen et thaï?
Question 37 : Pouvez-vous préciser le rythme de mise à disposition des données surveillées ?
Question 38 : L’outil est-il en capacité de réaliser l’ensemble du processus de veille (de
l’indexation des sources à la mise à disposition des alertes de veille) au quotidien entre 00h00 et
07h00 à partir des informations (nombre de sources, projet de veille) décrites en hypothèse ? Si
non, pouvez-vous en préciser les limites ?
Question 39 : Quelles sont les capacités /flexibilités d’accès et de mise en forme des résultats de
veille ? Par exemple, seriez-vous en en mesure de mettre en forme suivant l’annexe 2 les
résultats de veille. Si oui, pourriez-vous dimensionner la charge de paramétrage/développement.
Ergonomie
Question 40 : Pouvez-vous donner un aperçu de l’interface homme / machine présentée aux
veilleurs ?
Question 41 : Pouvez-vous dimensionner la charge sur une année de l‘administration de
l’outil (si possible détaillée par tâche unitaire)?
Question 42 : Votre outil / service dispose-t-il de moyens d’export des requêtes, des résultats de
veille, sources, … ? Si oui, lesquels ?
Question 43 : Quelle(s) fonction(s) proposez-vous pour extraire proprement les résultats de
veille (récupération du texte correspondant strictement à l’information, avec nettoyage des
informations et liens connexes, publicités, … ).
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Autres
Question 44 : Dans le cas d’une prestation de service, où sont situées vos ressources
informatiques ?
Ce champ a pour objectif de vous permettre d’indiquer toutes les informations que vous jugez
utile d’ajouter sur votre solution ? (vous pouvez joindre de la documentation technique et
commerciale, des illustrations de réalisations basées sur votre solution)
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7 ANNEXE 3 : DEMANDE D’INFORMATION CONCERNANT LES SOLUTIONS DE
VEILLE
Volet 3 – Aspects financiers
1 – VENTILATION DES PRINCIPAUX POSTES DE COÛTS
Les informations demandées dans ce paragraphe sont destinées à permettre l'évaluation du coût
global au travers d'une décomposition analytique de coûts.
Il est souhaitable de renseigner les rubriques suivantes de la façon la plus exhaustive possible.
Les données à fournir pour les différentes rubriques sont des coûts ou des informations
permettant d'estimer les coûts au regard d’un scénario qui sera décrit dans votre réponse.
2.1 – Estimation des coûts d'investissement
- Coût du matériel
- Coût initial d’acquisition des licences.
- Coût de mise en place pour répondre aux besoins du ministère de la défense.
- Coût de transfert de compétence/formation.
2.2 – Eléments permettant de déterminer les coûts de fonctionnement
- Maintenance du logiciel, maintenance corrective et évolutive ;
- Coût périodique de renouvellements des licences ;
- Support.
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8 ANNEXE 4 : DEMANDE D’INFORMATION CONCERNANT LES SOLUTIONS DE
VEILLE
Volet 4 – Informations Générales
Merci de bien vouloir répondre aux questions suivantes :
1. Quelle est l’adresse du siège de l’entreprise ainsi que celle de son support technique ?
2. Joindre si possible une brochure de l’entreprise
3. Préciser les références, les clients dans un contexte similaire pour lesquels cette solution a été
installée ? Indiquer pour chacun de ces clients l’état d’avancement de l’installation (recette,
expérimentation, production ou autre)
4. Préciser si l’entreprise est éditrice ou distributrice de la solution