Gestion des applications extra et périscolaires en Pays de

Gestion des applications extra et
périscolaires en Pays de Lourdes
P OR T A I L D E G ES T I O N D E S A C T IV ITÉ S
S C O L AIRE S , P É RI - S C OL A IRE S E T
EX T R A -S C O L A I RES
Initiative analysée (monographie) Rédigée par Philippe OURLIAC publié le 28 septembre 2009 , mise
à jour le 20 octobre 2009
Description du projet : Le site Internet de la Communauté des communes du Pays de Lourdes : portail de gestion des activités
scolaires, péri-scolaires et extra-scolaires
Type d’initiative : Internet Public et citoyen – Services publics numériques
Territoire de projet : Intercommunal
Porteur(s) du projet : La Communauté des communes du Pays de Lourdes
Date de lancement : Décembre 2008
Avancement (à la date de recueil) : En cours
Date de recueil de l’information : Février 2009
Cible : usagers – parents d’élèves et personnels administratifs
Thèmes, domaines d’action : Administration et services publics , Action sociale solidarité et santé
Niveau de territoire de projet : Intercommunal
Départements : Hautes-Pyrénées (65)
Régions : Midi-Pyrénées
Date de lancement du projet : 2008
1 – Contexte et objectifs du projet
1-1 Contexte et origine du projet
La Communauté de Communes du Pays de Lourdes (CCPL) est un EPCI composé de 9 communes et de 19 733 habitants.
Dans le cadre de la modernisation de ses services aux citoyens et de la numérisation de son territoire, la CCPL souhaitait proposer de nouveaux
télé-services à ses usagers. Pour ce faire, elle a engagé une refonte de son site Internet et lancé la création, au sein de ce même site, d’un
portail « Enfance » : plate-forme de gestion des inscriptions scolaires, des CLSH (centres de loisirs sans hébergement), des cantines scolaires et
d’une crèche.
Ainsi les élus ont souhaité privilégier les télé-services liés à la petite enfance. A travers ce portail, la Communauté des communes du Pays de
Lourdes souhaite offrir aux 11 écoles et 12 Centres de Loisirs Sans Hébergement (CLSH) dont ceux des Communautés de Communes de
Batsurguère et de la Baronnie des Angles, un véritable outil de gestion. La crèche gérée par le centre Hospitalier de Lourdes et le centre aéré du
mercredi géré par le centre social Forum sont également concernés..
Afin de mener à bien ce projet, l’Intercommunalité s’est rapprochée du Conseil Général du Val d’Oise pour ses travaux autour de l’outil
CapWebCT et de la Ville de Limoges pour ses applications métiers dans le domaine de la gestion scolaire et périscolaire.
1-2 Objectifs et enjeux
Objectifs
La CCPL souhaite donc déployer une solution répondant précisément aux attentes des usagers et adaptée aux spécificités du territoire. Elle
souhaite également s’inscrire dans la logique et la philosophie des logiciels libres.
Cette solution doit permettre aux agents de l’EPCI de disposer d’une application métier pour la gestion des prestations liées à l’enfance : de la
petite enfance (gestion de la crèche) aux activités scolaires, périscolaires et extrascolaires. Cette application couvre l’inscription des enfants aux
activités, le pointage des présences, la facturation des prestations et la gestion des règlements. De plus, un « espace famille », accessible après
authentification permet aux familles de réserver des prestations, de suivre les activités et de régler des factures.
Enjeux
L’enjeu est, grâce à une démarche partenariale, de déployer et d’adapter les réalisations d’autres collectivités à son territoire et de contribuer à
l’évolution fonctionnelle de ces solutions.
2 – Description et organisation du projet
2-1 Les acteurs du projet
Pour mener à bien ce projet, la CCPL a créé un groupement de commande réunissant l’ensemble des organismes du territoire oeuvrant dans le
domaine de l’enfance : les Communautés de Communes de la Baronnie de Angle et de Batsurguère, le centre social Forum et le Centre
Hospitalier de Lourdes.
Dans l’optique d’économies d’échelle, mais surtout de cohérence territoriale via notamment un partage de la base de données unique, la CCPL
assure le rôle de coordonnateur du projet.
Concernant la définition des besoins et la mise en place du service, des réunions ont été organisées avec l’ensemble des acteurs concernés :
tous les directeurs de centres de loisirs (y compris ceux du centre social Forum et des deux autres communautés de communes) ;
les agents en charge des inscriptions scolaires et de la restauration scolaire
les représentants de la crèche
les élus communautaires (commission « communication »).
Ont collaboré à la mise en relation de tous ces acteurs : la coordinatrice Enfance/jeunesse de la CCPL, le Directeur Enfance/jeunesse et bien
entendu le chef de projet de la collectivité.
2-2 Les services proposés
Les services créés consistent en une adaptation, une personnalisation et des développements complémentaires réalisés autour des solutions
libres CapWebCT et des outils scolaires de la ville de Limoges développés par la société CapTIC au travers de sa suite Iconito .
En préambule, une présentation succincte de ces solutions.
Le portail « Enfance » propose (Adaptation des briques métiers de Limoges) :
o Une base de données unique pour la gestion de toutes les activités liées à l’enfant (scolaire, périscolaire, petite enfance…),
o Un « Service scolaire » : inscription et admission des élèves dans les écoles, répartition par classe, gestion administrative, interfaçage avec
Base Elèves de l’Education Nationale,
o Un « Service restauration scolaire, activités périscolaires et extrascolaires » : inscription des bénéficiaires, pointage des présences, gestion de
la facturation et des paiements,
o Un service de gestion de la crèche : préinscription, gestion PSU, contrat d’accueil, gestion des effectifs, facturation et paiement,
o Un service de publication Internet vers les familles : menus de cantine, programmes d’animation, reportages d’activités, réservation, paiement
en ligne…
2-3 Les publics bénéficiaires
Le projet de la CCPL concerne tout le territoire intercommunal au premier rang duquel les citoyens-usagers. Au niveau opérationnel, le portail
« Enfance » impacte environ 20 agents répartis dans les 11 écoles, les 12 CLSH dont ceux des Communautés de Communes de Batsurguère et
de la Baronnie des Angles, la crèche gérée par le centre Hospitalier de Lourdes et le centre aéré du mercredi.
2-4 La dimension financière :
Le budget d’investissement est de 85 k€ pris en charge à 80% par le PRAI de Midi Pyrénées.
3 – La mise en œuvre du projet
3-1 Les étapes de mise en œuvre :
La mise en ouvre du projet s’est articulée autour de 4 grandes étapes :
une étude détaillée fonctionnelle et organisationnelle des projets du site Internet et du portail« Enfance » grâce à l’aide au conseil réalisée
dans le cadre du PRAI midi Pyrénées,
la création d’une solution Web personnalisée et intégrée, répondant au cahier des charges,
la conduite de l’ensemble des prestations :
— mise en œuvre de la solution Web personnalisée et des équipements numériques associés,
— formation des différents intervenants du projet,
— les prestations d’accompagnement et d’assistance technique comprenant l’hébergement et une maintenance évolutive de la solution.
3-2 Les méthodes
Un comité de pilotage a donc été mis en place. Il était composé par :
le chef de projet de l’Intercommunalité
La Webmastrice (l’Administrateur) chargée également de l’accueil à la CCPL
l’élu en charge du service enfance / jeunesse de la CCPL
le Directeur du service enfance jeunesse de la CCPL
Les élus des Communautés de Communes de Batsurguère et de la Baronnie des Angles
La Directrice de la Crèche
Le Directeur adjoint de l’hôpital de Lourdes
La Directrice du centre social Forum
Il est à noter que le prestataire choisi s’est fortement impliqué pour développer les applications manquantes et faire le lien avec les applications
déjà développées pour d’autres collectivités. Ardesi a accompagné la collectivité dans le cadre du soutien aux projets innovants du PRAI
(Programme Régional d’Actions Innovatrices).
3-3 Les moyens techniques
Les services proposés tant pour le site Internet de la CCPL que pour le portail « Enfance » sont installés sur un serveur Internet auquel accède la
collectivité via un système d’authentification. Les logiciels et les données sont hébergés non pas par la CCPL mais par un prestataire
d’hébergement offrant des garanties optimales de sécurisation et de disponibilité des services proposés.
3-4 Les moyens humains
Pour la conduite de ce projet, la CCPL a mobilisé un chef de projet : la Directrice Générale des Services à raison de 15 % de son temps de travail.
Un administrateur pour la gestion de la solution Web personnalisée a été mobilisé en plus des responsables éditoriaux pour l’animation des
différentes rubriques du site Internet et des agents de terrain : animateurs des centres de loisirs, les Atsem, les agents de service, les
puéricultrices,…
3-5 La communication sur le projet :
Le projet a été partiellement mis en service en décembre 2008. Il a reçu le prix de l’innovation territoriale aux Interconnectés à Lyon en
décembre 2008.
Pour en savoir plus www.webcastors.net
Une vidéo a été réalisée par la Région Midi-Pyrénées pour présenter ce projet. La publicité du PRAI sur le site est obligatoire et apparaît sur la
page d’accueil du site .
4 – Bilan et perspectives
4-1 Les éléments du bilan
• Les objectifs réalisés
Seule l’application de paiement en ligne des prestations par les familles n’est pas encore en service sur le portail. Les applications métiers sont
en fonctionnement depuis septembre 2008 et le site Internet et tous ses services d’administration électronique depuis octobre 2008.
• Les points forts du projet
3 points forts sont à relever :
utilisation d’une application métier et d’une application grand public développées en licences libres reversées sur une forge, accessible à tous ;
création d’un télé service souple et complet pour les agents en charge de la gestion des activités enfance et pour les familles.
mise à disposition de moyens modernes de paiement et de pointage en cohérence avec les objectifs de dématérialisation des services publics.
• Les points faibles
Le projet a rencontré des difficultés dans l’interfaçage entre le comptable public et le prestataire chargé du développement du portail de
paiement des prestations, notamment sur la création et l’adaptation des procédures et des documents comptables au paiement dématérialisé.
Bien que l’application soit en logiciel libre, on peut noter un coût de développement important.
• Les perspectives d’évolution
La mise en service de carte de services (bibliothèque, cantine, piscine, transports, loisirs) personnalisée pour les enfants.
4-2 Appréciations du porteur de projet
La satisfaction des agents chargés du service Petite Enfance est réelle concernant l’application métier mise en place à l’occasion de ce projet.
Toutefois la CCPL a rencontré de réelles difficultés sur la recette du site Internet et sur la disponibilité de l’espace famille accessible depuis le
site.
5 – Critères d’évaluation
5 – Critères d’évaluation
Caractère innovant, remarquable du projet Une solution en logiciel libre pour un portail « famille » permettant de télé payer les activités
scolaires et extra scolaires et d’offrir une interface de gestion à l’ensemble des personnels de la collectivité en charge des affaires scolaires et
extra scolaire.
Impact du projet Le projet a un fort impact en termes de sensibilisation des agents aux nouvelles technologies. De plus, le fait d’offrir aux
usagers un télé-service centré sur une des attentes phare des citoyens que sont les activités scolaires et extra-scolaires, témoigne de
l’engagement fort de la collectivité de s’inscrire au plus près des attentes de la population.
Caractère reproductible du projet Les compétences couvertes par le projet concernent tous les territoires : obligation légale de l’inscription
scolaire, accueil des jeunes enfants, activités périscolaires… d’où le caractère reproductible du projet. L’architecture modulaire et adaptable de
la solution proposée permettra à d’autres collectivités de la personnaliser et de la déployer simplement sur leur territoire : le choix de
technologies open source garantit à tout usager la liberté d’utilisation et de modification de la solution, et par conséquent sa libre généralisation
vers d’autres territoires.
Facteurs de pérennité du projet Le caractère obligatoire de la compétence « Petite Enfance » et l’importance de la communauté de travail
évoluant autour de l’application « Petite enfance » déployée par la Communauté des communes sont les meilleures garanties de pérennité.
Contacts : Armelle Bertrand – Chargée de mission
Organisme : Communauté des communes du Pays de Lourdes Adresse : 1, rue Francis Jammes – ZI
du Monge - 65100 LOURDES
Tel standard : 05 62 42 14 48
E-mail
Sites : www.ccpl-lourdes.com
Liens vers d’autres Initiatives :
Rédacteur : Denis Descube – Chargé de mission IPC - Ardesi