Champ Remplir (Fill in) et Demander (Ask) dans un modèle (hors

Champ Remplir (Fill in) et Demander (Ask) dans un modèle (hors publipostage)
2. Cette variable (le texte que vous allez saisir) revient plusieurs fois dans le document (par exemple les
civilités que l'on retrou ve en tête de lettre et dans la formule de politesse) à Choisir alors Demander
Dans un modèle de document, vous souhaitez saisir une variable ; selon la configuration de votre ordinateur, les
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Positionnez-vous en début de document.
champs seront mis à jour au moment de l'ouverture de votre fichie r ou bien sur demande ou encore au moment
•
Menu Insertion / champ / Choisissez la catégorie (Toutes) / Sélectionnez Demander : vous
de l'impression (moins conseillé, puisque vous ne pourriez pas vérifier l'exactitude de votre frappe) :
1. Cette variable (le texte que vous allez saisir) ne revient qu'une seule fois dans le document (par
exemple le destinataire de votre courrier et son adresse postale) àVous choisissez le champ Remplir.
•
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pouvez saisir dans la zone de texte "Invite" le t exte qui apparaîtra en haut de la boîte de
saisie que Word affichera à l'écran, par exemple : Saisir Monsieur, Madame ou
Mademoiselle ; vous devez également affecter un signet à votre réponse ; ainsi, plus tard, à
Positionnez-vous exactement à l'endroit où cette variable doit apparaître dans votre
l'endroit d'insertion où votre réponse doi t s'afficher, une instruction (un champ REF) y fera
document.
référence .
Menu Insertion / champ / Choisissez la catégorie (Toutes) / Sélectionne z Remplir : vous
pouvez saisir dans la zone de texte "Invite" le texte qui apparaîtra en haut de la boîte de
saisie que Word affichera à l'écran, par exemple : Saisir le nom et l'adresse du destinataire.
Quand vous validerez cette boîte de dialogue, Word affichera la boîte de saisie
correspondant à ce champ " Demander".
Quand vous validerez cette boîte de dialogue, Wor d affichera la boîte de saisie
correspondant à ce champ "Remplir".
Validez à Sur votre document, rien n'apparaît ; pour voir vos codes de champ, sélectionnez
Validez à Sur votre document, rien n'apparaît ; pour voir vos codes de champ, sélectionnez
votre texte et utilisez le raccourci Shift F9 (qui correspond à Outils / Options / Affichage /
Codes de champ)
Codes de champ)
L'instruction suivante s'affiche :
{ ASK civilités "Saisissez Monsieur, Madame ou Mademoiselle"
L'instruction suivante s'affiche :
{ FILLIN "Saisir le nom et l'adresse du destinataire"
votre texte et utilisez le raccourci Shift F9 (qui correspond à Outils / Options / Affichage /
\* MERGEFORMAT }
Sélectionnez cette instruction ASK (uniquement l'instruction avec les accolades sans retour
\* MERGEFORMAT }
à la ligne ou autre caractère non imprimable avant ou après les accolades) et nommez-la :
Insertion / Signet / Tapez le nom de signet, par exemple civilités puis cliquez sur Ajouter :
Modèle de document (fichier .dot) avec les codes de champs visibles
Henri BARBUS
159,Grande Rue
75010 PARIS
42.12.56.76
{ FILLIN "Saisir le nom et l'adresse du destinataire"
\* MERGEFORMAT }
Paris, le 17 septembre 2007
A chaque fois que votre réponse doit être insérée dans votre document, utilisez le champ
REF : Insertion / Référence / Renvoi et sélectionnez le signet voulu.
Objet : Assemblée générale
{ ASK civilités "Saisissez Monsieur, Madame ou Mademoiselle" \* MERGEFORMAT }
{ REF civilites },
En ma qualité de Président, je vous invite par la présente à assister à l'assemblée générale de l'association " Jolie
Môme" qui aura lieu le :
{ FILLIN "Saisir la date de l'AG" \* MERGEFORMAT }
à { FILLIN "Saisir l'heure de l'AG" \* MERGEFORMAT }
à { FILLIN "Saisir le lieu de l'AG" \* MERGEFORMAT }
Je propose l'ordre du jour suivant :
L'instruction (si les codes de champ sont visibles) s'affiche dans votre document.
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Désignation d'un président de séance
Approbation du compte rendu de la dernière assemblée générale
Rapport d'activité et rapport financier
Quitus du comité
Bilan de la fête organisée au profit des membres dans le besoin
Nouvelles adhésions
Divers
{ REF civilités \* MERGEFORMAT }
Répétez cette opération à chaque point d'insertion où votre réponse doit apparaître.
Au plaisir de vous rencontrer à notre Assemblée Générale,
Votre modèle est terminé. Désactivez l'affichage des codes de champs, enregistrez et fermez.
Recevez, { REF civilites }, mes sincères salutations.
Pour utiliser ce modèle : Fichier / Nouve au / Choisir le fichier modèle souhaité. Pour mettre à jour les champs,
H. BARBUS
si cette dernière n'est pas automatique à l'ouverture du fichier , sélectionnez tout le document (triple clic dans la
marge) puis appuyez sur la touche F9. Les différentes boîtes de sai sie avec les invites respectives s'affichent les
unes après les autres. Vous pouvez aller à la ligne dans une boîte saisie pour taper du texte sur plusieurs lignes.
Une fois la mise à jour terminée, vérifiez votre document et imprimez. Dans Outils / Option s / Impression,
veillez à ce que "mettre à jour les champs " ne soit pas coché, au risque de revoir défiler toutes les réponses que
vous avez déjà saisies.
Document principal de publipostage avec champs d e fusion et champs Fill -in et Ask
Champ Remplir (Fill in) et Demander (Ask) dans un publipostage
Vous souhaitez introduire un texte dans un publipostage, sans pour autant que ce soit un champs de fusion
compris dans votre base de données.
Henri BARBUS
159, Grande Rue
75010 PARIS
Utilisez le bouton "Insérer mot clé" et choisir "Remplir" ou "Demander" comme vu précédemment. P ensez bien
{ MERGEFIELD "Nom" } { MERGEFIELD "Prénom" }
à cocher ou décocher la case "Demander une seule fois" selon le cas. En effet, la variable peut devoir changer à
chaque enregistrement de votre base de données ou bien être identique pour tous les destinataires du
publipostage.
Paris, le { TIME \@ "dd/MM/yyyy" }
{ ASK DateAG "Saisir la date de l'AG" \o }
Objet : Assemblée gén érale du { REF DateAg }
Madame, Monsieur,
En ma qualité de Président, je vous invite par la présente à assister à l'assemblée générale de l'association " Jolie Môme"
qui aura lieu le :
{ REF DateAg }
à { FILLIN "Entrez l'heure de l'AG" \o \* MERGEFOR MAT }
à { FILLIN "Entrez le lieu de l'AG" \o \* MERGEFORMAT }
Je propose l'ordre du jour suivant :
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Désignation d'un président de séance
Approbation du compte rendu de la dernière assemblée générale
Rapport d'activité et rapport fi nancier
Quitus du comité
Bilan de la fête organisée au profit des membres dans le besoin
Nouvelles adhésions
Divers
Au plaisir de vous voir à notre Assemblée Générale,
Recevez, Madame, Monsieur, mes meilleures salutations
Lancez ensuite la fusion vers un nouveau document. Les différentes boîtes de saisie vont apparaître les unes
après les autres. Dans le nouveau document ainsi obtenu, vous pouvez vérifier l'exactitude de votre saisie.
H. BARBUS