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Procès-verbal de réunion de comité directeur
CHAMPIONNAT GRAND-EST BMX
2, rue du jeu de quille
70000 Frotey-lès-Vesoul
Le 08 février 2014, à 9 heures, les membres du comité Directeur de l'association
CHAMPIONNAT GRAND-EST BMX se sont réunis sur convocation de Monsieur Eric Pihet
Salle de la maison régionale des sports.
3, avenue des Montboucons
25 000 Besançon
La réunion est présidée par Monsieur Eric Pihet, Président de l'association et Thierry
Pelicano secrétaire de séance.
Une feuille d'émargement a été établie. Elle est annexée au présent procès-verbal et
signée par les membres présents en leur nom propre ou en tant que mandataire.
Sont présents :
Madame Dominique Guyaux - Monsieur Alain Brut – Monsieur François
René Chapuis - Monsieur Frédéric Hoffert - Monsieur jean Claude Guyaux - Monsieur
Benjamin Pihet - Monsieur Thierry Pelicano - Monsieur Eric Pihet.
excusé :
Monsieur Eric François
Le président met à la disposition des présents le rapport de l’assemblée générale
constitutive (à Schwenheim le 24 novembre 2013), le récépissé de déclaration ‘’ création
de l’association’’ de la préfecture, une copie de l’annonce au journal officiel, les statuts et
le règlement de l’association.
Le trésorier, Jean Claude Guyaux, a fait état de l’ouverture d’un compte courant au
Crédit Mutuel de Beaune (bourgogne) pour le compte de l’association, (un dépôt
personnel de 15 € a permis l’ouverture du compte).
Le comité peut ainsi valablement délibérer sur l'ordre du jour rappelé par le Président :
1)
2)
3)
4)
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6)
7)
8)
Mise en place des commissions
Choix d’un logo
Calendrier 2014
Epreuve 2014
Cahier des Charges
Timing
Arbitrage
Secrétariat inscription
Site internet
Orientations CGE BMX 2015
Questions diverses
1) Mise en place des commissions
Alain Brut (vice-président représentant la Champagne Ardenne) nommé responsable du
corps arbitral CGE BMX.
Sa mission sera : - Organiser un planning des arbitres pour les épreuves du CGE.
- Gérer la formation des arbitres régionaux
- Etablir un inventaire des arbitres.
François René Chapuis (vice-président représentant la Franche Comté) nommé
représentant des clubs et photographe accrédité.
Sa mission sera : - Etablir le timing des courses
- Observer le déroulement des courses
- Photographier l’ensemble des compétitions du CGE
Frédéric Hoffert (vice-président représentant l’Alsace) nommé représentant des
pilotes.
Sa mission sera : - Ecouter les suggestions et commentaires des pilotes.
- Etablir un compte rendu de ces informations.
Dominique Guyaux (vice-présidente représentant la Bourgogne) nommée responsable
du
secrétariat course.
Sa mission sera :- Préparer le film de course
- Communiquer les effectifs à François René Chapuis
- Organiser son secrétariat pour l’ensemble des compétitions.
Thierry Pelicano (vice-président représentant la Lorraine) nommé responsable vidéo.
Sa mission sera : - la mise en place du matériel vidéo sur l’ensemble des
compétitions.
-La vérification, l’entretien, le transport du matériel vidéo.
Jean-Claude Guyaux (trésorier)
Sa mission sera : - l’appel de cotisation des clubs et comités régionaux.
- Etablir une liste des coordonnées des responsables de club.
- Gérer la tenue des livres de compte.
- Gérer les achats.
- Gérer les pénalités.
Eric François (secrétaire)
Sa mission sera : - Etablir les procès verbaux.
- Communiquer aux clubs les comptes rendus.
- Gérer la communication générale.
Benjamin Pihet nommé responsable webmaster.
Sa mission sera : - Concevoir un site web.
- Assurer la maintenance du site.
- Mettre à jour les informations, photos, classements…
- Créer un logiciel d’inscription aux épreuves
Eric Pihet (président)
Sa mission sera : - Surveiller et contrôler le bon fonctionnement du comité
directeur et ses membres.
1) Choix d’un logo
Benjamin Pihet a réalisé plusieurs modèles qu’il propose sur l’écran du vidéo
projecteur.
Un logo est sélectionné après les modifications apportées par les membres du
comité.
Il est évoqué d’ajouter les écussons de chaque région pour la correspondance.
L’utilisation du sigle de la FFC est prohibé à l’unanimité. (L’association n’étant pas
affiliée à la FFC)
2) Calendrier 2014
Le calendrier de la saison 2014 pour les épreuves du CGE a été défini lors de la
réunion annuelle des présidents le 24 novembre 2013 à Schwenheim.
23 mars 2014 à Saulon la chapelle (Bourgogne)
30 mars 2014 à Mandeure (Franche Comté)
06 avril 2014 à Baume les Dames (Franche Comté)
18 mai 2014 à Schwenheim (Alsace)
29 mai 2014 à Beaune (Bourgogne)
01 juin 2014 à Golbey (Lorraine)
22 juin 2014 à Bettancourt (Champagne)
4) Epreuve 2014
Cahier des Charge - Timing - Arbitrage
En ce qui concerne la saison 2014, l’organisateur bénéficie d’un ‘’package’’
constitué d’un effectif d’arbitres, d’un secrétariat équipé, d’un matériel vidéo pour
l’arrivée, des talkies walkie, d’un responsable club, d’un responsable des pilotes, de 2
photographes accrédités par les membres du comité directeur et de 2 badges d’accès à la
piste disponible à l’arrivée pour photographes présentant une licence de l’année en
cours.
Points évoqués :
Les organisateurs doivent désigner au plus tard 3 jours avant l’épreuve, les noms pour 3
personnes au pré grille, 1 placeur, 2 personnes à l’entretien piste, 1 speaker.
Tableau complété et envoyé au responsable des arbitres (Alain Brut).
Un accès prioritaire pour les repas des arbitres.
Le speaker doit justifier d’une licence le jour de la course.
L’horaire de début des essais est fixé à 9 heures pour l’ensemble des manches du CGE, le
timing est effectué par François-René. (Modification possible du timing des essais en
fonction du nombre des inscrits dans les catégories)
Une fiche détaillant l’ensemble de l’organisation sera rempli et suivi pour toutes les
manches du CGE.
Réalisation de badges pour identifier les arbitres.
5) Secrétariat inscription
Les inscriptions des participants sont clôturées le mercredi soir.
Il est de la responsabilité du club de respecter les catégories.
Seul le format de la feuille des engagements (fourni par le responsable secrétariat
CGE) doit être renvoyé sans modification de colonne, ligne…
Benjamin développe un module sur le site web pour inscrire les pilotes.
Un test d’essai impose aux clubs d’inscrire leurs pilotes sur la feuille d’engagement
et en ligne (dés que le module sera activé).
Seuls les clubs pourront inscrire leurs pilotes en ligne.
6) Site internet
Benjamin a présenté l’architecture du site web en cours de création. Il a proposé un
tarif attractif pour l’hébergement de ce site (environ 4.70 € /mois).
Les internautes pourront consulter le calendrier de la saison, le classement, les
photographies,
7) Orientations CGE BMX 2015
A la fin de la saison du CGE, une réunion du Comité Directeur est prévue pour faire
le bilan de cette saison et proposer des évolutions possibles pour les épreuves 2015
L’association CGE proposera un dossier de candidature aux clubs voulant organiser
une compétition pour la saison 2015.
Les membres du comité directeur et le bureau sélectionneront les candidats à partir
de critères prédéfinis.
Le président expose le projet d’un challenge des comités régionaux dans un principe
de sélection des pilotes désignés avant la course au secrétariat (type DN).
Création d’un cahier des charges pour les organisateurs des épreuves du CGE BMX
8) Questions diverses
Thierry Pelicano et Alain Brut ont demandé si nous pouvions nous réunir le
dimanche ?
Réponse favorable de Monsieur le président.
Dominique Guyaux propose la création de catégorie novice.
Réponse défavorable du Comité Directeur
Après débat entre les membres sur l’ensemble des différents points de l’ordre du jour, les
propositions sont adoptées à l’unanimité.
L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 16 heures 30
Le Président
Eric PIHET
Le secrétaire de séance
Thierry PELICANO
REUNION COMITE DIRECTEUR
En date du 8 février 2014
Nom Prénom
Des membres
Nom Prénom
Des mandataires
Chapuis François-René
Hoffert Frédéric
Phiet Benjamin
Guyaux Dominique
Brut Alain
Pelicano Thierry
Guyaux Jean-Claude
Pihet Eric
Total des membres présents ou représentés : 8
Fait à Besançon
Le 8 février 2014
Signature