La Gestion Electronique des Documents

Dossier du mois de mai 2003
Créé le06/05/2003
Version du09/05/2003
La Gestion Electronique des Documents
La mise en place d’une solution
La gestion de l’information est devenue un enjeu stratégique majeur à l’intérieur des organisations.
D’après l’observation des projets des dirigeants d’entreprises (enquête Benchmark, octobre 2002), la
gestion documentaire et la gestion des connaissances semblent être les premières priorités, devant
l’utilisation des outils collaboratifs (outils Groupware) et la modélisation informatique des
processus métier. Cette hiérarchie des grandes orientations démontre une volonté de faire circuler
l’information de manière plus efficace, de rendre les connaissances moins éparses et plus pérennes,
pour une meilleure gestion des compétences.
1. La GED, une
organisations.
réponse
aux
attentes
des
La Gestion Electronique des Documents (GED) est une des solutions utilisées par les entreprises et
les organisations pour répondre à la problématique d’optimisation de la gestion de l’information, et
par conséquent des connaissances et des compétences.
Après quelques années d’existence, les avantages de la GED sont bien identifiés et répondent aux
besoins exprimés par les utilisateurs (homogénéité, évolutivité, sécurité des documents recensant
l’information,…) L’existence sur le marché de nombreuses solutions, avec un large choix de
fonctionnalités, montre l’intérêt qu’accorde le monde professionnel à la GED.
Néanmoins, la décision de mettre en place un outil de Gestion Electronique des Documents constitue
un défi ambitieux car elle intègre à la fois une dimension fonctionnelle et architecturale. Dans la
majorité des cas, elle est l’occasion de mener une réflexion sur l’optimisation des processus
organisationnels. De ce fait, un tel projet est constitué de différentes phases majeures :
• Définition des besoins fonctionnels,
• Réflexion sur les besoins techniques et les architectures cibles (choix de l’outil,
intégration des différents environnements comme la multiplicité des applications
sources, la diversité des formats de documents, etc.),
• Choix d’une solution adaptée,
• Conduite du changement, communication et sensibilisation à l’outil et aux nouveaux
processus de gestion de la connaissance,
• Suivi et animation de l’outil choisi.
Rédacteurs : Raphaël SIBLER – [email protected]
VOIRIN Consultants
www.voirin-consultants.com – [email protected]
V01
Page 1/12
Dossier du mois de mai 2003
Créé le06/05/2003
Version du09/05/2003
Les orientations des entreprises (Octobre 2002)
Gérer l'information et la
connaissance
15%
36%
24%
Utiliser des outils
collaboratifs
Modéliser les processus
métier
25%
Ne pas rater le train du
web services
Source : Enquête BENCHMARK Group (Octobre 2002)
Remarque : quelle différence entre GED et GEIDE ?
De manière générale, la GED est définie comme le regroupement d’un ensemble de techniques et de
méthodes qui ont pour but de faciliter l’archivage, l’accès, La consultation, la diffusion de documents
et des informations qu’ils contiennent » (Source : J.Y. Prax, Manager la connaissance dans
l’entreprise, INSEP Editions, Paris, 1997). La GEIDE :(Gestions Electronique d’Information et de
Documents Existants) est un nom déposé par l’APROGED, une association française.
Alors que la GED est un terme générique désignant les systèmes d'information intégrant : les
différents supports optiques, un numériseur, une imprimante, etc. et assurant les fonctions de
stockage-archivage et de consultation-diffusion, le GEIDE correspond à un ensemble de solutions
d'organisation et de gestion électronique de l'information existante.
Le terme affiche l'ambition de la GEIDE de traiter l'information au sens large, et sa vocation à
exploiter l'information existante, et non à la créer.
2. Les spécificités et avantages de la GED
La GED a d’abord été utilisée comme un simple moyen d’archivage qui constituait une alternative
aux archives « physiques ». Puis, l’ajout de fonctions de traitement l’a transformée en un véritable
outil de gestion de l’information. Ainsi, elle organise, gère et sécurise l’information documentaire. Sa
souplesse d’utilisation est assurée par des applications informatiques (progiciel de gestion avancée de
base de données) adaptées aux activités des organisations.
Rédacteurs : Raphaël SIBLER – [email protected]
VOIRIN Consultants
www.voirin-consultants.com – [email protected]
V01
Page 2/12
Dossier du mois de mai 2003
Créé le06/05/2003
Version du09/05/2003
a. L’organisation de l’information
La GED est un moyen d’organiser l’information documentaire. Elle constitue un outil de
dématérialisation qui limite la masse importante de « papiers » présents dans les organisations. Elle
garantit l’homogénéité du support documentaire et permet de standardiser les documents.
L’information est classée dans une arborescence « intelligente » adaptée à l’organisation et aux
besoins des établissements (flux de production, processus, services, …). Cette architecture
documentaire évolue en fonction des transformations du milieu dans lequel elle se développe.
Rédacteurs : Raphaël SIBLER – [email protected]
VOIRIN Consultants
www.voirin-consultants.com – [email protected]
V01
Page 3/12
Dossier du mois de mai 2003
Créé le06/05/2003
Version du09/05/2003
b. La gestion du cycle de vie des documents
La GED prend en charge l’ensemble du cycle de vie des documents, depuis leur création jusqu'à leur
archivage. Elle garantit ainsi la traçabilité de leur traitement et leur contrôle centralisé. Elle gère
également les relations entre les documents et assure ainsi la cohérence de la configuration
documentaire. De ce fait la recherche et la mise à jour de l’information s’en trouvent optimisées.
c. La centralisation et le partage des documents
La GED constitue un outil de centralisation et de partage de documents, d’informations et de
connaissances. Elle permet de disposer d’une interface d’accès unique et de moyens adéquats de
recherche qui garantissent une acquisition rapide et pertinente de l’information. De ce fait elle facilite
également les contrôles extérieurs, comme par exemple les audits.
d. La sécurisation de l’information
La GED permet de sécuriser l’accès aux documents par la gestion de différents niveaux d’habilitation
à la consultation et à la diffusion des données. La fiabilité de l’information peut être assurée via des
systèmes automatiques de contrôle. Chaque document produit est ainsi uniquement consultable par
les personnes habilitées.
Ainsi, la GED permet de valoriser le capital informationnel, en exploitant l’environnement existant et
en rationalisant le processus documentaire. Or chaque processus majeur d’un établissement est un
processus conduit par les documents. L’optimisation de la gestion documentaire contribue donc à
l’accroissement de la productivité en minimisant les délais d’acquisition de l’information.
Rédacteurs : Raphaël SIBLER – [email protected]
VOIRIN Consultants
www.voirin-consultants.com – [email protected]
V01
Page 4/12
Dossier du mois de mai 2003
3. La mise en
documentaire
place
un
Créé le06/05/2003
Version du09/05/2003
outil
de
gestion
La mise en place d’un outil de gestion documentaire doit respecter certaines étapes indispensables à
une démarche structurée et maîtrisée.
1. Définition du périmètre, des objectifs et des enjeux
Au préalable, une réflexion doit être menée pour définir précisément :
• Le périmètre du projet : Quels sont les départements, services ou activités impactés ?
Quels sont les documents (papiers ou informatiques) concernés ? Leur volumétrie
actuelle et prévisionnelle,…,
• Les objectifs du projet : Pourquoi mène-t-on ce projet ? Quelles sont les échéances à
court, moyen et long terme ? Que faut-il formaliser ? A qui ces informations serontelles diffusées ? Quelles sont les priorités de diffusion ?…
• Les enjeux du projet : d’un point de vue technique, organisationnel, financier,
humain,…
2. Diagnostic
Sur la base du périmètre, le diagnostic permet de bien connaître l’organisation existante afin de
mettre en place la solution la mieux adaptée.
Ce diagnostic est réalisé « sur le terrain » par :
• des interviews de collaborateurs,
• l’observation de l’organisation des activités et des flux documentaires,
• l’identification de ses points forts et de ses points faibles,
• une réflexion quant aux possibilités d’amélioration et de rationalisation des
processus,…
Les éléments résultants du diagnostic sont :
• la formalisation de la situation actuelle, de ses atouts et faiblesses,
• la formalisation de l’organisation « cible » à atteindre à l’issue du projet,
• un échéancier du projet mettant en évidence les actions à mener, les responsabilités et
délais associés.
Rédacteurs : Raphaël SIBLER – [email protected]
VOIRIN Consultants
www.voirin-consultants.com – [email protected]
V01
Page 5/12
Dossier du mois de mai 2003
Créé le06/05/2003
Version du09/05/2003
3. Information des acteurs
La mise en place d’une GED, comme tout projet organisationnel, doit prévoir d’accompagner les
acteurs impactés au changement. Il s’agit, par exemple, de mener des actions :
• d’information des acteurs quant aux enjeux et à l’état d’avancement du projet,
• de sensibilisation des acteurs quant à leur contribution au projet à court terme (durant
l’étude préliminaire à la mise en place de l’outil) ainsi qu’à moyen et long terme
(durant la phase de vie et d’animation de l’outil).
Ces actions sont à mener tout au long du projet, en parallèle des autres phases.
4. Etablissement du cahier des charges et envoi aux fournisseurs
Sur la base des éléments élaborés durant le diagnostic (description de l’organisation existante et de
l’organisation cible), un cahier des charges est élaboré. Celui-ci détaille les besoins techniques et
fonctionnels associés à la mise en place d’un outil de gestion documentaire dans le contexte
particulier de l’organisation concernée.
Le cahier des charges est ensuite envoyé à une liste de fournisseurs sélectionnés sur le marché.
5. Comparaison des différentes solutions
Les propositions des différents fournisseurs sont analysées et comparées sur la base :
• des besoins techniques et fonctionnels définis au cahier des charges,
• des critères définis par le groupe de pilotage du projet et/ou la Direction. Ces critères
peuvent être : la facilité d’intégration de la solution à l’organisation existante, le
rapport du retour sur investissement, les possibilités d’évolution de l’outil, les
spécifications nécessaires à la bonne mise en œuvre de la solution, notamment les
besoins en terme de formation et de service d’assistance,…
Pour comparer les différentes solutions et choisir la solution la mieux adaptée, il est préférable
d’assister à des démonstrations des outils et de les tester avec des données réelles. Une solution est
ensuite sélectionnée.
6. Mise en place de la solution
L’implémentation de la solution retenue comprend l’installation du(des) logiciel(s), l’intégration à
l’environnement existant, la formation des utilisateurs,…
La tenue de recettes permet de garantir l’adéquation de la solution aux besoins de l’entreprise.
Rédacteurs : Raphaël SIBLER – [email protected]
VOIRIN Consultants
www.voirin-consultants.com – [email protected]
V01
Page 6/12
Dossier du mois de mai 2003
Créé le06/05/2003
Version du09/05/2003
7. Vie et animation de l’outil
L’adhésion des collaborateurs à l’utilisation de l’outil sera fonction, d’une part de la manière dont
l’outil répond à leurs besoins et, d’autre part de la communication et de l’animation effectuée autour
de la solution.
A ce titre, l’administrateur aura un rôle moteur afin :
• d’animer l’outil et de dynamiser son utilisation,
• de motiver les acteurs quant à sa consultation, sa mise à jour, son enrichissement ou
évolution,
• d’assurer au mieux l’adéquation entre les besoins de l’organisation et l’utilisation de
l’outil.
4. Les facteurs clés de succès du projet GED
Un projet d’implémentation de GED, comme tout projet informatique, nécessite une gestion efficace
et adaptée.
• Volonté politique
Un projet de mise en place d’une GED implique les diverses fonctions de l’entreprise. Afin d’éviter
une lutte de pouvoir pour l’obtention de la direction de projet, il est indispensable que la Direction
définisse les rôles et responsabilités de chaque service.
• Implication des acteurs
Les acteurs doivent être convaincus de l’importance accordée par la Direction au projet. Cela
suppose une campagne de communication efficace.
• Découpage du projet
La complexité du projet peut obliger la Maîtrise d’Ouvrage à le scinder en plusieurs lots. Ce
découpage présente plusieurs avantages :
¾ réduction des risques technologiques,
¾ forte visibilité auprès des utilisateurs.
Il est donc avantageux de déterminer dans le cahier des charges un cœur fonctionnel de la GED et de
concevoir des lots successifs couvrant le reste des objectifs du projet.
• Coordination entre les intervenants
L’entreprise peut être amenée à devoir faire appel à des prestataires externes (notamment pour la
Maîtrise d’Oeuvre s’il s’agit d’un développement propre). La coordination entre les équipes internes
Rédacteurs : Raphaël SIBLER – [email protected]
VOIRIN Consultants
www.voirin-consultants.com – [email protected]
V01
Page 7/12
Dossier du mois de mai 2003
Créé le06/05/2003
Version du09/05/2003
et externes est capitale car les prestataires doivent assimiler les connaissances métiers de l’entreprise
et s’imprégner de sa culture.
• Mise en place de retours d’expérience
Lorsque les échéances de déploiement d’une GED sont trop éloignées, le projet GED risque d’être
considéré comme du « vaporware ». Le déploiement rapide d’une première version permet de juguler
ce risque et de recueillir les premiers jugements des utilisateurs afin d’améliorer le fonctionnement
de l’outil dans ses versions ultérieures.
5. Les facteurs clés de succès de la solution
1. Les aspects fonctionnels
Une GED doit satisfaire un certain nombre de besoins, qui conditionneront le degré de réussite du
projet.
• Ergonomie du produit
Afin de s’affranchir des différents degrés de familiarisation avec l’outil informatique des utilisateurs,
il est nécessaire de concevoir une interface simple et ergonomique.
• Accès universel
L’accès à la GED ne doit pas être réservé à une élite mais ouvert à tous. L’authentification doit
permettre la segmentation des utilisateurs en groupes afin de pouvoir déterminer un degré d’accès à
l’information et de préserver les règles élémentaires de sécurité.
• Personnalisation
Les utilisateurs de la GED ont des besoins différents. Ainsi le contenu voire l’interface doivent
pouvoir être personnalisés.
• Technologies Push
Les utilisateurs ne sont pas connectés en permanence à la GED. Aussi, il convient de mettre en place
des outils d’alertes pour avertir l’utilisateur de la mise en ligne d’informations susceptibles de
l’intéresser : mail, SMS, Pager. La mailing-list est un moyen efficace pour inciter les utilisateurs à se
connecter périodiquement à la GED.
Rédacteurs : Raphaël SIBLER – [email protected]
VOIRIN Consultants
www.voirin-consultants.com – [email protected]
V01
Page 8/12
Dossier du mois de mai 2003
Créé le06/05/2003
Version du09/05/2003
2. Les aspects techniques
La GED s’appuie sur des technologies dont le choix peut décider du succès du projet.
• Standards ouverts
L’entreprise doit choisir des standards technologiques ouverts pour se protéger de tout risque
d’abandon de la technologie par l’éditeur et s’offrir des possibilités d’évolution et de compatibilité
avec d’autres logiciels. Des formats de structuration de contenu tels que XML par exemple sont
aujourd’hui largement utilisés par les éditeurs.
• Architecture logicielle et plate-forme technique
L’architecture technique et la plate-forme technologique doivent permettre une montée en charge
simple et rapide si cela est nécessaire. Des systèmes d’archivage, de compression, de sauvegarde
évoluée (NAS, SAN,…) peuvent rapidement s’avérer nécessaire pour permettre le traitement d’une
grande masse de documents.
• Gestion des droits d’accès
Pour des raisons de sécurité, la gestion des droits d’accès peut s’appuyer sur un annuaire unique
centralisé ou sur un meta-annuaire par exemple, qui permet la consolidation de plusieurs référentiels
(Active Directory, annuaires au format LDAP v3,…).
• Administration
L’application d’administration, sous forme d’interface de type Web, doit permettre l’administration
des différents paramètres de la GED : canaux d’accès, contenu… Elle peut aussi fournir des
indicateurs statistiques sur l’ensemble du processus de gestion des documents.
Rédacteurs : Raphaël SIBLER – [email protected]
VOIRIN Consultants
www.voirin-consultants.com – [email protected]
V01
Page 9/12
Dossier du mois de mai 2003
Collecte
Créé le06/05/2003
Version du09/05/2003
Production
Consultation
Création de documents
Sources
Traitement des documents
Consultation des documents
Workflow
(modification validation)
Documents
existants
Modifications des documenst si autorisation
Tri/
Stockage/
Indexation
Numérisation des documents
Utilisateurs
nomades
U
Utilisateurs
internes
t
i
i
n
l
i
s
t
a
e
t
r
n
e
u
e
r
s
s
Internet
Internet
Titre
[Corps du texte]
Base de
données
GED
Métadonnées
Utilisateurs
nomades
(Version, Auteur,
Date,...)
Moteur de recherche
Architecture d’une solution de Gestion Electronique de Documents
Source « Ingénierie de Projet Intranet», F. CREPLET, Eyrolles - Editions d’Organisations 2003
6.
Les risques
Dès le lancement du projet de mise en place d’une GED, le chef de projet doit prendre en
considération les sources potentielles d’échec.
• Mauvaise détermination des objectifs du projet
Il est essentiel que la Direction de l’entreprise assigne des objectifs clairs et tangibles au chef de
projet.
• Mauvaise interface graphique
La première impression qu’a l’utilisateur de la GED est celle laissée par l’interface graphique. Si
cette dernière est médiocre, il y a de fortes chances qu’il utilise peu l’outil.
•
Sous-évaluation de la dimension humaine
Rédacteurs : Raphaël SIBLER – [email protected]
VOIRIN Consultants
www.voirin-consultants.com – [email protected]
V01
Page 10/12
Dossier du mois de mai 2003
Créé le06/05/2003
Version du09/05/2003
Pour la réussite et la pérennité du projet d’implémentation de GED, il est primordial de prendre en
considération les besoins et les attentes des futurs utilisateurs.
• Surévaluation de la dimension technique
Un projet informatique quel qu’il soit est avant tout 80 % de contraintes organisationnelles et
humaines et 20 % de contraintes technologiques. Il faut donc veiller à bien identifier les priorités.
• Sous-évaluation de la charge de travail
Cette source d’échec concerne la charge de travail supplémentaire générée par le projet ainsi que les
modalités d’administration et de mise à jour de la GED. Il est important que tous les acteurs aient une
vision objective de l’investissement humain, financier,… nécessaire à la réussite du projet. Par
ailleurs, lors du déploiement de la GED et de sa montée en charge une phase de test et de corrections
doit être prévue.
En conclusion, il est à noter que les solutions logicielles en matière de gestion électronique des
documents sont nombreuses sur le marché. Lors du choix d’un logiciel donné, il faut tenir compte
des besoins actuels de l’organisation, mais également des besoins futurs pour faciliter les éventuelles
évolutions, la GED pouvant être intégré dans des projets de systèmes d’information plus larges.
Rédacteurs : Raphaël SIBLER – [email protected]
VOIRIN Consultants
www.voirin-consultants.com – [email protected]
V01
Page 11/12
Dossier du mois de mai 2003
Créé le06/05/2003
Version du09/05/2003
Les points clés
•
•
•
•
•
•
Une réponse aux attentes actuelles des entreprises
Pour réussir un projet de mise en place de GED, il est nécessaire d’utiliser une
méthodologie adaptée
Une démarche à la fois humaine et technique
Un choix judicieux de solution
Bien appréhender les facteurs clés de succès du projet
Anticiper les éventuels écueils
Bibliographie et site utile
«Les portails d’entreprise », Jean-Louis BENARD, Hermès
«L’Internet », Michel GERMAIN, ECONOMICA
« Ingénierie de projet Intranet », Frédéric CREPLET, Eyrolles – Editions d’Organisation
www.aproged.org : Association des Professionnels de la Gestion Electronique des Documents
Rédacteurs : Raphaël SIBLER – [email protected]
VOIRIN Consultants
www.voirin-consultants.com – [email protected]
V01
Page 12/12