3ème partie - Maison des Communes de la Vendée

3ème PARTIE : LES ÉLIMINATIONS DES ARCHIVES ET DE LA DOCUMENTATION
A. L’élimination des archives
« L'élimination est une procédure réglementée qui consiste à soustraire des dossiers ou
documents d'un fonds dépourvus d'utilité administrative et d'intérêt historique, et dont l'effet
juridique est de faire sortir les archives publiques de la domanialité ».
C’est une opération qui consiste à détruire, après tri, conformément à la réglementation, des
documents dépourvus d’utilité administrative ou d’intérêt historique afin de ne conserver que ce
qui doit l’être.
a. La réglementation
Dans le cas des archives publiques, toute élimination doit se faire sous le contrôle de la
direction des Archives de France (Code du patrimoine). Le décret 88-849 du 28 juillet 1988
précise cette procédure : « le contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives des
régions, des départements et des communes porte sur les conditions de gestion, de collecte, de tri,
d'élimination des documents courants, intermédiaires et définitifs ». Par extension, cette mesure
s’applique aussi aux structures intercommunales. C'est donc dans ce cas, le directeur des Archives
départementales et lui seul, qui est habilité à délivrer le visa d'élimination. Cette disposition est
destinée à éviter que les documents d'archives publiques ne soient détournés après tri.
Ainsi, toute élimination doit faire l’objet d’une autorisation préalable du directeur des
Archives départementales et le visa de celui-ci est légalement obligatoire avant toute destruction.
Eliminer est une action irréversible et la demande de visa constitue alors la seule trace de
l’existence d’un dossier et de l’activité administrative afférente.
Concrètement, le Maire ou le Président doit dresser un tableau (bordereau de destruction)
de 4 colonnes (un modèle est disponible auprès des Archives départementales, qui n'ont pas
seulement un rôle de contrôle mais aussi un rôle de conseil).
RÈGLES DE RÉDACTION D’UN BORDEREAU D’ÉLIMINATION
L’intitulé doit être clair et précis : proscrire les termes « divers », « affaires générales » et éviter
les sigles difficilement compréhensibles (ex : écrire « Union des commerçants et artisans du
Poiré-sur-Vie » au lieu de « UCAP »).
Il ne faut pas rédiger des descriptions incomplètes afin que les Archives départementales
puissent bien se prononcer sur l’élimination de types de documents et pas seulement sur les
sujets qu’ils concernent (ex : inscrire « eau potable : relevés mensuels des compteurs » au
lieu d’ « eau potable »).
La rédaction des dates extrêmes doit être complète (indiquer « 1989-1990 » au lieu de « 8990 »).
Le volume doit être indiqué pour chaque type de documents proposé à l’élimination en
mètres linéaires ou en unité de conditionnement (ex : 1,20 ml ou 12 boîtes de 10 cm).
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Ce tableau devra être dressé en deux exemplaires, et envoyé au Directeur des Archives
départementales qui retournera un des deux bordereaux avec ses éventuelles observations. Après
réception, la destruction peut alors s'effectuer en tenant compte des recommandations émises sur
le bordereau.
Afin de préserver la confidentialité des informations contenues dans les documents dont
l’élimination a été autorisée, ceux-ci doivent être broyés, déchiquetés ou encore incinérés.
Les seules archives pouvant faire l’objet d’une élimination sans visa des Archives
départementales sont les brouillons, doublons et imprimés vierges ainsi que les archives privées
telles que les agendas.
De manière générale, doivent être éliminés :
•
•
•
les documents d’intérêt administratif à court terme
les documents conservés par ailleurs en original ou que l’on pourra retrouver dans
d’autres services
les documents dont les données se retrouvent dans les états récapitulatifs
Plus précisément, les critères de sélection sont de trois ordres :
•
•
•
les critères juridiques fixés par la loi (les délais de prescription)
les critères administratifs fondés sur la fin de la durée d’utilité administrative (DUA),
c’est à dire le moment où un document n’est plus utile à l’administration
les critères historiques appréciés par les Archives départementales
D’une manière générale, il est d’usage de ne jamais éliminer les archives du 19ème siècle et
du début du 20ème, ainsi que celles concernant les périodes de guerre.
b. Les archives à détruire
La liste des archives pouvant être détruites en annexe 4 est basée sur :
les préconisations relatives au tri et à la conservation des archives produites par les
communes et structures intercommunales dans leurs domaines d’activité spécifiques publiées par
le Service interministériel des Archives de France (SIAF) de 2014, et
DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 pour le tri et la conservation des archives
produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes,
départements et régions) et structures intercommunales.
Après visa du Directeur des Archives départementales du bordereau d'élimination, la
collectivité se rapproche des Archives Départementales de la Vendée pour l'élimination des
archives (Tél : 02 51 37 71 33).
Annexe 4 : Les archives pouvant être détruites
Annexe 5 : Bordereau d’élimination vierge
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ANNEXE 4 : LES ARCHIVES POUVANT ÊTRE DÉTRUITES (Liste non-exhaustive)
Demander obligatoirement l’autorisation des Archives Départementales
à l’aide d’un bordereau de destruction
DOCUMENTS COMMUNS AUX COLLECTIVITES
(COMMUNES ET STRUCTURES INTERCOMMUNALES)
Référence :

Instruction du 28 août 2009. Tri et conservation des archives produites par les services communs à
l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures
intercommunales
ANALYSE DES DOCUMENTS
DUA
Administration générale :
 Collection chronologique d’extraits des délibérations du conseil municipal ou du
conseil communautaire en surnombre (sous réserve d'être conservés dans les dossiers
de l’affaire concernée)
1 an
Conserver (C) 1 exemplaire des délibérations classées de manière chronologique
visées par la Préfecture
 Chronos de courrier(C les années se terminant par un 3 et par un 8)
5 ans
C les registres de correspondance arrivée et départ
Personnel :
 Demandes d’emploi sans suite
2 ans
 Demandes de congés
2 ans
 Contrôle du temps de travail : fiches de travail
5 ans
 Etats de frais de déplacements et de mission
10 ans
Comptabilité :
 Préparation du budget :
2 ans
(C les années se terminant par un 3 et par un 8 pour les collectivités de moins de
10 000 habitants et les années se terminant par un 3 pour celles de plus de
10 000 habitants et les structures intercommunales)
 Bordereaux de titres et de mandats (quand le grand livre ou les registres de
comptabilité existent)
10 ans
 Factures, titres de recette
10 ans
(C quelques factures à entête à titre historique)
 Etats des dépenses d’investissement éligibles au FCTVA
10 ans
 Subventions versées par la collectivité (C les années se terminant par un 3 et par un
8, et les dossiers instruits lors de la 1ère année de mise en place d’un programme
d’aide)
 Emprunts soldés
 Bons de commande
(C 10 ans les bons de commande faisant office de bon d’engagement comptable)
 Bons de livraison
10 ans
10 ans
1 an
10 ans
1 an
ANALYSE DES DOCUMENTS
DUA
Marchés publics (financement français) :
 Annonces légales
10 ans
 Offres des entreprises non retenues
5 ans
 Dossier de consultation des entreprises (exemplaire-type vierge envoyé aux
entreprises)
5 ans
 Appels d’offres sans suite
5 ans
Marchés publics (financement européens) :
«Si tout ou partie du financement provient de l’Union européenne, les documents y
compris les offres non retenues, doivent être conservés 3 ans à compter de la clôture –
totale ou partielle – du programme dans lequel a été versée la subvention»
3 ans à compter
de la clôture du
programme
DOCUMENTS SPECIFIQUES AUX COMMUNES
Références :


Préconisations du 22 septembre 2014. Tri et conservation des archives produites par les communes et
structures intercommunales dans leurs domaines d’activité spécifiques
Instruction du 5 janvier 2004. Traitement et conservation des archives relatives aux élections politiques
postérieures à 1945
ANALYSE DES DOCUMENTS
DUA
Etat-civil :
 Demande de renseignements et d’extrait d’acte, demande de double de livret de
famille
 Avis de mention, avis de mise à jour : registre, récépissé, pièces justificatives
 Pièces annexes de l’état civil : pièces dont la loi prescrit la remise à l’officier d’état
civil pour l’établissement, la rectification ou la transcription d’un acte ou d’une
décision judiciaire à l’état civil (certificat médical, copie de notification d’un
jugement de divorce, déclaration de choix de nom de famille, avis de naissance
hors, commune, etc.)
 Pièces non obligatoires : constatation, dossier de préparation de cérémonie de
mariage, projet d’acte d’état civil
 Publication de mariage extérieur à la commune
 Certificats de décès
1 an
10 ans
1 an
1 an
1 an
5 ans
Agriculture :
 Primes agricoles : copies des demandes (C les bordereaux récapitulatifs)
5 ans
Service national :
 Recensement militaire puis recensement citoyen en vue de la journée d’appel de
préparation à la défense : pièces justificatives des déclarations des jeunes recensés,
avis d’inscription, notice individuelle
5 ans
ANALYSE DES DOCUMENTS
DUA
Police :
 Débits de boisson temporaires : dossier de demande, arrêté portant autorisation
 Permis de chasser : demandes de visa et de validation, déclarations de demandeurs,
attestations d'assurance (C les registres d’enregistrement)
 Carnets de récépissés de dépôt de certificat d’immatriculation
1 an
5 ans
1 an
Funérailles :
 déclaration préalable aux transports de corps, soins de conservation et moulage de
corps
 autorisations de transport de corps, d’inhumation, d’exhumation
5 ans
10 ans
Identité :
 Passeport :
o registres d’inscription des demandes et remises
o déclarations de perte ou de vol
 Carte d’identité (dossiers de demandes) :
o CNI sécurisées périmées au 1er janvier 2014
o CNI sécurisées en cours de validité au 1er janvier 2014 et délivrées à des
personnes qui étaient majeures à la date de délivrance
o CNI sécurisées délivrées à des personnes qui étaient mineures à la date de
délivrance
5 ans
1 an
15 ans
20 ans
15 ans
Etrangers :
 copie de l’attestation d’accueil délivrée à l’hébergeant, pièces justificatives en appui
de la demande d’attestation d’accueil
5 ans
Elections politiques :
 Instructions et circulaires
 Listes électorales : avis d’inscriptions et de radiations
 Votes par procurations
 Feuilles de dépouillement
 Cartes d’électeurs non retirées
 Bulletins de vote non utilisés
jusqu’au scrutin
identique suivant
3 ans
5 ans
1 an
1 an
15 jours sauf
contentieux
Remarque : les listes d’émargement antérieures à 1969 sont à conserver, les suivantes doivent être
transmises à la préfecture à la fin du scrutin
DOCUMENTS SPECIFIQUES
AUX COMMUNES ET/OU AUX STRUCTURES INTERCOMMUNALES
Référence :

Préconisations du 22 septembre 2014. Tri et conservation des archives produites par les communes et
structures intercommunales dans leurs domaines d’activité spécifiques
ANALYSE DES DOCUMENTS
DUA
Santé et environnement :
 Implantation et extension des installations classées hors commune transmis pour
information et avis (C les installations locales)
5 ans
 Déchets : bons de pesées
10 ans
Gestion du domaine public, voirie et réseaux :
 Déclarations d’intention de commencement de travaux
 Permissions temporaires de voirie
1 an
Validité
Habitat et logement social :
 Logements locatifs : dossiers de locataires partis
 Demandes de particuliers pour l’attribution de logements
10 ans
1 an
Urbanisme :
 Carnets de récépissés de dépôt de demande de permis de construire, de certificat
d’urbanisme, de permis de démolir
 Renseignements d’urbanisme
 Déclarations d’intention d’aliéner sans suite (DIA)
1 an
1 an
5 ans
Remarque : les DIA avec exercice du droit de préemption sont à conserver indéfiniment
POUR CALCULER L'ANNEE DE DESTRUCTION DES DOCUMENTS :
Année de destruction = l’année d’élimination se calcule de la façon suivante :
Document de l’année N + DUA + 1.
Ex : Document de 2015 dont la DUA* est de 5 ans son année de destruction sera 2015 + 5 + 1 = 2021
* DUA = durée d'utilité administrative (Période pendant laquelle un document est utile à l'administration)
ANNEXE 5
Papier en-tête de la collectivité
 A transmettre en double exemplaire aux Archives départementales
BORDEREAU DE DESTRUCTION D’ARCHIVES
SOUMIS AU VISA DU DIRECTEUR
DES ARCHIVES DÉPARTEMENTALES DE LA VENDÉE
NATURE DES DOCUMENTS
Métrage total à détruire
DATES
EXTREMES
MÉTRAGE
PARTIE RÉSERVÉE
AUX ARCHIVES
DÉPARTEMENTALES
ml
« Lorsque les services, établissements et organismes désirent éliminer les documents qu’ils jugent inutiles, ils en soumettent
la liste au visa de la Direction des Archives de France. Toute élimination est interdite sans ce visa. Dans tous les cas, les
documents à éliminer sont détruits sous le contrôle technique de la direction des archives de France (décret 79-1037 du 3
décembre 1979, art 16) ».
Les documents décrits ci-dessus ne sont pas destinés à être
conservés à terme et l’administration n’en reconnaissant plus
l’utilité, leur élimination est accordée sous les réserves portées
en marge.
A
Le Maire
, le
A La Roche-sur-Yon, le
Le Directeur des Archives départementales
B. L’élimination de la documentation
L’autorisation des Archives Départementales n’est pas une obligation, ni le bordereau.
La documentation est à déposer à la déchetterie.
a. Journal Officiel
ATTENTION : SUPPRESSION DE L’OBLIGATION DE CONSERVER LE JOURNAL OFFICIEL POUR LES
CHEFS-LIEUX DE CANTON.
Dans les seuls chefs-lieux de canton, le Journal officiel était soumis à un délai de
conservation obligatoire de cinq ans en vertu des dispositions de l'arrêté interministériel du
31 décembre 1926. Les frais correspondants faisaient l'objet d'une dépense obligatoire inscrite au
2° de l'article L. 2321-2 du code général des collectivités territoriales, l'élimination de ces
documents étant soumise au visa du directeur des archives départementales, chargé de l'exercice
du contrôle scientifique et technique des archives communales. Toutefois, pour tenir compte du
caractère obsolète de cette disposition, la loi n° 2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de
clarification du droit et d'allégement des procédures (art. 97-1-2°) a supprimé cette obligation.
Pour plus d’informations : R.Q.E. n° 46 426 - J.O. Assemblée Nationale du 23 juin 2009, page
6 203
b. Recueil des actes administratifs de la Préfecture
C’est la seule revue dont l’obligation est faite aux communes de frais de conservation dans
le Code Général des Collectivités Territoriales (article L. 2321-2-2°).
L’instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 précise que « La conservation exhaustive du recueil
des actes administratifs du préfet, prescrite par l’article 4 du règlement annexé à l’arrêté
interministériel du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales, demeure
obligatoire pour les seules communes chefs-lieux de canton. Dans les autres communes, il peut
être éliminé après un délai de 10 ans sans visa des Archives Départementales (Circulaire DAF AD
94-1 du 17 janvier 1994 prise après consultation de la direction générale des collectivités locales
du ministère de l’Intérieur) ».
Etant donné que depuis le 1er juin 2000, ce recueil est consultable sur le site internet de la
Préfecture et qu’il n’est donc plus transmis sur support papier. Il est donc préférable de conserver
les Recueils des actes administratifs de la Préfecture, sous forme papier, jusqu’au 31 mai 2010.
La conservation sur CD ne peut pas se substituer à l’obligation légale de conservation des
exemplaires papiers, mais elle peut constituer une alternative pour les communes qui, bien que
n’étant pas chefs-lieux de canton, souhaitent garder une collection sans encombrer leurs étagères.
Il faut cependant savoir qu’un CD n’a qu’une courte durée de vie et que la bonne conservation
des données n’est plus assurée au-delà de 5 ans. Il faut donc opérer des migrations régulières.
c. Publications des communes et établissements publics
Pour les publications des communes et des établissements publics, le dépôt légal est
obligatoire. A ce titre, un exemplaire est à envoyer aux Archives départementales de La Vendée.
d. Autres revues
Pour toutes les autres revues, il vous est conseillé de définir un délai de conservation d’1 à
2 ans selon l’usage que vous faites de la collection.
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