Mettre en place une politique de signature électronique

Adobe Document Cloud Politique en matière de signatures électroniques
Mettre en place une politique de
signature électronique efficace
Les signatures électroniques transforment les pratiques commerciales des entreprises. Non seulement elles
leur épargnent la transmission de contrats imprimés, mais elles accélèrent considérablement le processus
de signature et de validation. L’intégration de signatures électroniques dans vos workflows en place est
plus simple que vous ne le pensez. La définition d’une politique de signature globale constitue un excellent
point de départ.
Une politique de signature électronique efficace s’accompagne de directives explicites :
• Types de contrat compatibles avec les signatures électroniques
• Meilleures pratiques à adopter
• Informations à inclure dans les différents types de contrat
• Zones géographiques concernées par l’utilisation des signatures électroniques
Le présent article technique passe en revue ces directives pour vous aider à instaurer une politique de
signature électronique adaptée à votre entreprise.
Évaluation des contrats
Quand on élabore une politique de signature électronique, il faut commencer par identifier les contrats qui
se prêtent le mieux à ce type de signature. Bien que les signatures électroniques conviennent à la plupart
des contrats, vous devez tenir compte de certains facteurs, tels que la valeur pécuniaire des contrats d’achat
et de vente, le droit applicable aux différentes parties concernées, et d’autres facteurs de risque.
L’aversion au risque est plus prononcée au sein de certaines entreprises que dans d’autres. Pour déterminer
les types de contrat exploitables avec votre workflow de signature électronique, il convient donc d’analyser
les risques encourus. Si votre entreprise souhaite tester les signatures électroniques, commencez par les
utiliser sur des contrats peu risqués, comme des accords de non-divulgation ou des contrats d’achat et de
vente nationaux en-deçà d’un certain montant. En revanche, si vous comptez les déployer massivement,
votre politique pourra couvrir un large éventail de contrats dont certains types seulement seront exclus,
comme les mutations immobilières, les avertissements au consommateur exigés par la loi ou les actes
notariés. Libre à vous d’exiger une authentification plus robuste de la part du signataire pour les documents
stratégiques, tels que les contrats de vente d’un montant élevé. En fait, vous pouvez inclure un maximum de
contrats dans votre workflow de signature électronique, tout en limitant les risques. Si vous pensez utiliser
des signatures électroniques pour certains contrats et des signatures numériques — à savoir des signatures
associées à un certificat d’authentification numérique — pour d’autres, créez un tableau pour identifier
la signature admissible pour chaque type de contrat.
Choix des informations à communiquer et des meilleures pratiques à adopter
Votre politique doit également faire état des meilleures pratiques à adopter et des mentions à inclure qui,
pour certaines, relèvent d’ailleurs d’une obligation légale. En fonction des contrats passés par votre société
et de la législation locale, déterminez les informations que vous êtes tenu de communiquer, et adoptez les
meilleures pratiques à l’appui de ces impératifs. Voici quelques suggestions :
Autorisation des transactions électroniques
La plupart des lois sur les signatures électroniques exigent une forme de consentement aux transactions
par voie électronique. De nombreuses solutions de signature électronique intégrant ce consentement sous
une forme ou sous une autre dans le workflow de signature, il est inutile de modifier vos documents. Vous
pouvez néanmoins insérer une clause de consentement dans vos contrats. La clause suivante peut par
exemple figurer directement au-dessus du bloc de signature :
Attention : En signant ce document, vous attestez avoir pris connaissance des présentes informations
destinées au consommateur, et consentez à effectuer des transactions et recevoir des avis et
renseignements par voie électronique, ainsi qu’à utiliser des signatures électroniques au lieu de
signatures manuscrites. La réception d’avis et renseignements et la signature de documents par voie
électronique ne sont pas obligatoires. Vous pouvez demander à recevoir des exemplaires papier et
retirer votre consentement à tout moment.
Clause de désistement
Les signataires doivent avoir la possibilité de s’opposer à la signature d’un contrat par voie électronique.
Votre politique doit englober les procédures auxquelles doivent se conformer ceux qui décident d’opter
pour une signature manuscrite.
Droit applicable et juridiction compétente
Il existe actuellement dans le monde trois types de législation sur les signatures électroniques.
• L’approche « minimaliste » garantit le caractère exécutoire des signatures électroniques, avec un minimum
de restrictions légales.
• L’approche « dualiste » permet généralement d’utiliser les signatures électroniques, mais accorde une plus
grande valeur probante aux signatures numériques.
• L’approche « prescriptive » dicte les moyens techniques à employer pour apposer une signature électronique.
Nombre de pays dont les États-Unis, l’Australie, la Nouvelle-Zélande et le Canada suivent l’approche
minimaliste, qui protège au maximum les signatures électroniques. Il est donc conseillé de choisir le droit
applicable de l’un de ces pays afin d’avoir l’assurance qu’en cas de litige, la signature de vos contrats a bien
un caractère exécutoire.
Authentification avancée
Pour les contrats à haut risque, certaines entreprises jugent utile d’utiliser des options d’authentification
avancée, comme l’authentification basée sur les connaissances, les mots de passe personnalisés ou encore
l’authentification par téléphone. L’authentification basée sur les connaissances oblige les signataires à
prouver leur identité en répondant à des questions qui ne concernent qu’eux. Les questions s’appuient sur
des données disponibles dans des bases de données publiques et commerciales. Vous pouvez également
authentifier les signataires en créant un mot de passe unique sécurisé qu’ils doivent saisir avant de signer.
L’authentification par téléphone donne également de bons résultats. Elle oblige les utilisateurs à saisir,
avant signature, un code de vérification unique envoyé sur leur téléphone sous forme vocale ou textuelle.
Exemplaires signés
Tous les signataires doivent recevoir un exemplaire dûment signé du contrat. Nombre de solutions de
signature électronique fournissent automatiquement des exemplaires dûment signés des contrats aux
signataires dans le cadre du workflow de signature. Ce type de workflow étant aisément personnalisable,
vous pouvez choisir le processus qui convient le mieux à votre entreprise.
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Exceptions
Si vous envisagez d’exclure ou d’inclure certains contrats, indépendamment de votre politique générale,
insérez une rubrique détaillant ces exceptions. Les contrats portant sur des secteurs hautement réglementés,
des droits de mutation immobilière ou le droit de la famille peuvent par exemple être exclus. Votre analyse
des risques permet d’identifier les exceptions à inclure dans votre politique.
Publication de votre politique
Une fois la politique de signature rédigée, vérifiez la conformité des modèles de contrat. Une fois l’ensemble
finalisé, veillez à communiquer votre politique dans toute l’entreprise afin que chacun sache quand et
comment utiliser les signatures électroniques dans son workflow. Publiez votre politique dans un lieu facile
d’accès, et envisagez d’annoncer son déploiement lors d’une réunion ou d’un événement afin de pouvoir
fournir toutes les explications nécessaires et de répondre aux questions. Le secret de l’adoption de votre
politique passe par une communication efficace.
Pour plus d’informations
Pour en savoir plus sur les signatures électroniques, consultez les ressources suivantes :
• Global Overview of Electronic Signature Law
• Global Guide to Electronic Signature Law: Country-by-Country
• US Overview of Electronic Signature Law
• ESIGN Act: A Well-Established Law Enabling Business Transformation Today
• Présentation rapide d’Adobe Document Cloud eSign Services
Adobe a le plaisir de fournir des informations susceptibles d’aider les entreprises à mieux comprendre le cadre légal des signatures électroniques. La société n’est toutefois pas
en mesure de fournir des conseils d’ordre juridique. Les informations du présent document ne peuvent en aucun cas se substituer aux conseils de spécialistes du droit. Pour
toute question spécifique, il convient de contacter un avocat.
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