Dématérialisation du papier à la CAD : des élus équipés

L’expérience de la
Communauté d’Agglomération du Douaisis (CAD)
dans le cadre du PLP (Programme Local de Prévention du SYMEVAD)
Mots-clés :
Papier / Eco-gestes / Administration publique /
Prévention
Dématérialisation du papier à la CAD : des élus équipés de
tablettes numériques
CONTEXTE
nancier
- Sensibiliser les élus aux nouvelles technologies de
l’information
- Limiter les tâches peu valorisantes pour le personnel
(copies et constitution des dossiers).
Depuis de nombreuses années, la Communauté d’Agglomération du Douaisis (CAD) s’est engagée en faveur du développement durable, comme en témoigne
son implication, au côté du SYMEVAD, en matière Résultats quantitatifs obtenus :
- 500 000 feuilles économisées (36 % du total de la
de prévention des déchets.
consommation annuelle)
Dans cette optique et avec une volonté d’exemplarité, - 15 800 euros de gain financier
la CAD a souhaité mener des actions afin de réduire - 98 % des élus utilisent leur tablette lors des bureaux
et conseils communautaires
significativement sa consommation de papier.
- L’équivalent de 200 jours de travail a été débloqué
Chaque année, les agents de la collectivité consom- (suppression de la confection des dossiers communautaires)
ment près de 1,6 millions de feuilles de papier !
- Arrêt de la location d’un photocopieur 110 pages/
Leur impression engendre l’achat de +/- 3 200 rames minute pour un parc de 11 machines.
de feuilles, la location de copieurs, la sous-traitance
pour leur maintenance, l’acquisition de cartouches Résultats qualitatifs obtenus :
d’encre, la consommation d’électricité pour un coût - Réduction significative des travaux peu valorisants
moyen de 41 000 euros par an pour la collectivité.
(copies, constitution des dossiers)
- Très grande satisfaction des élus
La première étape a consisté à dématérialiser les - Exemplarité de la collectivité envers son personnel
documents destinés aux modifications de statuts des et ses administrés
agents envoyés à la sous-préfecture.
- Transposition de l’action à la Communauté de Communes de Coeur d’Ostrevent (CCCO), ne faisant pas
Etant donné le succès de cette première initiative, la partie de la CAD.
CAD a poursuivi dans la démarche en équipant les
élus communautaires de tablettes numériques.
OBJECTIFS RECHERCHES /
RESULTATS OBTENUS
Objectifs :
- Réduire la consommation de papier et l’impact fi-
MISE EN ŒUVRE
Planning : Déroulement
Fin 2011 : Délibération communautaire en faveur de
l’action « tablette numérique ».
Début 2012 : Lancement d’un marché public auprès
des opérateurs téléphoniques et des fournisseurs de tablettes numériques.
Partenaires mobilisés
Aucun partenaire n’a été mobilisé car le projet a été
totalement piloté en interne.
VALORISATION DE CETTE
EXPERIENCE
Reproductibilité
Cette action est aisément reproductible dans les collectivités (mairie ou intercommunalité) de grande taille
Mai-juin 2012 : Acquisition et distribution des ta- afin que l’effet « masse critique » engendre des résultats significatifs.
blettes pour le bureau communautaire.
La formation des élus est reproductible. Elle implique
peu de blocage technique et humain.
Septembre-novembre 2012 : Acquisition et distribuLes potentialités de dématérialisation restent encore
tion des tablettes pour le conseil communautaire.
importantes (revues de presse, salaires, avenants, commandes...).
Début 2013 : Formation individuelle des 100 élus à
la manipulation de la tablette numérique (période : un
Originalité
mois et demi).
Utilisation des nouvelles technologies informatiques au
service de la réduction des déchets.
Moyens humains
Mobilisation du personnel du service TIC (Technique
de l’Information et de la Communication) pour dispenser les formations individuelles auprès des élus (+/- 3h/
élu) et pour assurer une assistance personnalisée le cas
échéant.
Reproductibilité
La démarche doit être envisagée de manière progressive.
Il est important de lever les éventuels freins de nature
psychologique et/ou culturelle à l’utilisation des nouvelles technologies de l’information.
Participation active du Directeur de la Communication
La formation et l’accompagnement personnalisés sont
pour promouvoir l’initiative en interne et en externe.
essentiels à la réussite de l’action.
Moyens financiers
27 711 euros pour le matériel informatique
25 000 euros d’abonnement 3G annuel
Moyens techniques
DETAILS SUR l’ACTEUR
Contact : Jean-Pierre EECKEMAN (Directeur de la
Communication)
Acquisition de tablettes numériques de marque Appel
Typologie de l’habitat : MIXTE
et d’abonnements 3G auprès d’Orange. L’usage des
La CAD représente 35 communes
tablettes est cependant bridé pour s’assurer d’une utiPopulation : 155 000 habitants
lisation strictement professionnelle (e-mail, agenda,
Word...).
Collectivité http://www.douaisis-agglo.com/
ADEME http://www.ademe.fr
SYMEVAD http://www.symevad.org