Accélérer votre adoption DITA avec Componize Sélectionner DITA

Accélérer votre adoption DITA
avec Componize
De nombreuses organisations attendent la toute dernière minute pour sélectionner
un bon système de gestion des contenus DITA. Pourtant, celui-ci peut accélérer et
même faciliter votre migration vers DITA en libérant votre équipe des activités de
maintenance chronophages ! La solution Componize s’adapte à vos nouveaux
contenus et à votre structure au fur et à mesure de l’avancement de votre projet, et
votre équipe peut enfin se consacrer à la production des nouvelles publications.
Ce livre blanc montre comment Componize peut vous faciliter la tâche
pendant les phases d’adoption de DITA. Il présente aussi plusieurs
témoignages clients.
Quelques entreprises
du comité technique
DITA du consortium
OASIS :
 The Boeing
Company
 IBM
 Citrix
 Nokia Corporation
 US Department of
Defense
…
Sélectionner DITA et Componize
Quand des entreprises souhaitent publier la même information sur le Web (HTML,
CHM...), en impression (PDF) et dans des livres numériques (EPUB), le langage XML
devient rapidement la seule solution offrant une séparation absolue du contenu et de
la forme.
Le format DITA est un format ouvert basé sur le XML. C’est un standard
international qui comporte d’autres avantages, principalement la réutilisation de
contenus -au lieu du copier-coller- ce qui permet une cohérence accrue, un volume
moindre, et une maintenance plus facile.
DITA permet aux rédacteurs d’écrire des rubriques indépendantes puis de les
assembler selon la structure qui convient pour les publications. Cette modularité
signifie que plusieurs rédacteurs et relecteurs peuvent travailler sur des rubriques
différentes au même moment. De plus, le XML est un formidable format d’échange,
qui supprime les reformatages inutiles et les imports/exports entre formats
propriétaires.
L’architecture DITA XML est l’une des meilleures architectures XML, avec des
possibilités uniques telles que :




La possibilité de spécialiser le modèle
Le typage d’information par module d’information (rubrique)
La réutilisation à plusieurs niveaux : document, rubrique, bloc, terme
L’utilisation de variables pour la publication conditionnelle
De plus, DITA propose une structure cohérente qui aide la rédaction. Le modèle de
procédures, par exemple, offre une structure bien définie avec prérequis, étapes, et
résultat, afin de proposer une organisation harmonisée aux utilisateurs.
Bien sûr, la migration vers DITA s’accompagne de défis à relever : gérer un nombre
décuplé de fichiers, choisir les bons modèles d’information, obtenir rapidement un
résultat à présenter à la direction, tester et mettre à jour les liens, créer les
métadonnées utiles pour classer les documents, permettre la collaboration pour une
édition parallèle digne de ce nom.
La solution DITA de Componize peut vous aider. Non seulement pour démarrer votre
projet, mais aussi pour minimiser les efforts de votre équipe pendant le projet
pilote et lors de la mise en œuvre du référentiel unique. Componize simplifie la
gestion, la visualisation, et l’édition des contenus DITA, simplifier la collecte et la
création des métadonnées, et prend complétement en charge la maintenance des
liens. Et ceci afin que vous puissiez vous concentrer sur le développement, la
standardisation, et la publication de votre contenu.
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Démarrer votre projet
SAP a choisi
Componize car son
support des formats
et standards ouverts
a permis à SAP de
construire une
application audessus de notre
solution.
Pour passer à DITA, vous devez analyser votre contenu, reconnaitre et calculer les
potentiels de réutilisation, former votre équipe, et démarrer la collaboration entre
rédacteurs.
Lorsque les rédacteurs utilisent Componize directement pour développer et tester la
modélisation DITA, ils peuvent participer aux forums, poser des questions, tester les
modèles, et le versionnage des contenus, ainsi que les conventions de nommage des
fichiers, entre autres.
Les nouveaux fichiers sont-ils conformes et publiables ?
Lorsque vous ajoutez vos premiers contenus, le système Componize :



Componize sert des
clients dans ces
industries :
 Semi-conducteurs,
 Logiciel & Telecom,
 Dispositifs
médicaux,
 Finance,
 Éducation &
Formation
professionnelle, …
Vérifie la conformité aux spécifications DITA ;
Extraits, synchronise, filtre et présente les métadonnées ;
Vérifie et maintient tous les liens. À chaque mise à jour du contenu, le contenu
est versionné et validé.
Un filtre permet aux rédacteurs de voir tous les fichiers actuellement en erreur
et de rapidement corriger le contenu. Le tableau de bord et des emails
quotidiens listent les activités des rédacteurs et fournissent aussi des liens vers les
contenus en erreur.
Lorsque que votre contenu est valide, vous pouvez le publier directement vers
plusieurs formats : PDF, XHTML, EPUB, Web Help, RTF, CHM…
Componize contient également un pipeline de publication Word2DITA, qui transforme
un fichier MS Word en rubriques DITA. La segmentation se fait à chaque changement
de niveau de titre dans le document MS Word. Cette fonction permet aux rédacteurs
de démarrer directement avec certains contenus « maison. »
Les conventions de nommage sont-elles adéquates ?
Les règles de nommage doivent être testées. Le contenu doit-il être organisé en
ligne de produit ? Par type de contenu ? Les deux ? Quelles sont les
conventions de nommage les plus efficaces pour que les rédacteurs puissent chercher
et assembler rapidement les contenus ?
Pour une solution
encore plus robuste,
les métadonnées sont
stockées au format
ouvert RDF.
À mesure que votre projet prend de l’ampleur et que votre modélisation s’affine, les
liens sont automatiquement pris en charge par Componize. Vous pouvez donc
changer d’avis, tester différentes organisation pour votre contenu, sans craindre de
devoir manuellement mettre à jour tous les liens. Renommer un fichier ou un dossier
est pris en charge par Componize. Vous pouvez même glisser-déposer un dossier
entier dans la structure du répertoire.
Les métadonnées collectées sont-elles suffisantes ?
Les métadonnées peuvent servir à contrôler le cycle de vie du contenu, suivre une
taxonomie réglementaire, mentionner les copyrights, et aider au référencement du
contenu sur le Web via les mots-clés (certaines métadonnées sont transformées en
mots-clés HTML qui sont ensuite indexé).
L’équipe va donc devoir collecter et modéliser les différentes classifications
applicables aux contenus.
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Componize filtre et indexe ces métadonnées, permet la recherche, et l’utilisation de
modèles préétablis par l’équipe. Componize expose ces valeurs et permet aux
rédacteurs de naviguer facilement dans les contenus par des menus.
Les clients Componize
peuvent migrer
l’ensemble de leurs
contenus au fil de
l’eau.
En 2012, SAP a publié
80 millions de pages
en 8 langues – ce
chiffre inclut les
publications de
contrôle qualité sur
toutes les variantes
des publications.
Nos modèles sont-ils facilement utilisables ?
La création de modèles est l’une des façons les plus simples pour harmoniser la
rédaction lorsqu’il y a plusieurs rédacteurs. Componize permet aux rédacteurs de
distribuer le nombre de modèles nécessaires, sans limitations, et de les mettre à
disposition auprès des rédacteurs.
Les modèles peuvent contenir non seulement la structure de l’information
attendue, mais aussi la classification attendues (métadonnées), des
commentaires ou des exemples à l’attention des rédacteurs. Certaines valeurs
peuvent être mises à jour automatiquement à la création du fichier : nom du
rédacteur, identifiant du fichier, date de création, etc.
Nos éditeurs sont-ils adaptés à nos rédacteurs ?
Les utilisateurs avancés pourront utiliser un éditeur XML alors que les utilisateurs
ponctuels peuvent préférer un éditeur plus simple. Avec Componize, vous avez le
choix et pouvez proposer plusieurs outils aux utilisateurs travaillant sur le
même répertoire. Comme tout le contenu est stocké en DITA XML, vous pouvez
choisir de changer d’éditeur en cours de projet, tout en conservant Componize.
Quelle est la meilleure structure pour nos documents ? La publication conditionnelle
est-elle adaptée à nos contenus ?
En utilisant la modularité et les possibilités de publication de DITA XML, vous pouvez
publier l’information dans les formats dont vos utilisateurs ont besoin. Componize
propose par défaut des feuilles de style pour le print, le Web et les livres
électroniques. Vous pouvez donc publier directement vos contenus. Vous
pouvez également tester la publication conditionnelle et vos feuilles de style ; il suffit
d’indiquer les fichiers à utiliser pendant la publication.
Componize permet de
publier directement
vers les formats du
DITA OT.
Comment produire les fichiers pour les contrôles qualité et la relecture ?
Les premières productions d’un rédacteur débutant doivent souvent être vérifiées par
un réviseur. Componize vous permet de démarrer en un clic une tâche de
rédaction ou de révision. L’email envoyé et le tableau de bord de chaque
utilisateur contient un lien qui pointe directement vers le contenu à réviser. Le
système de versionnage et de réservation des contenus permet de suivre les
modifications faites à chaque étape. Le réviseur peut donc voir le contenu avant et
après modifications.
Puis-je mettre les formations à disposition auprès de mon équipe et fournir
un espace de discussion ?
Componize permet d’avoir un répertoire unique qui favorise l’échange, la réutilisation
et la distribution des contenus, mais fournit aussi des espaces de collaboration et de
discussion. Les fonctionnalités collaboratives permettent notamment de créer un
forum, un wiki, un calendrier, des listes de tâches, de partager des liens et d’autres
ressources essentielles, comme les formations.
Dans cet espace, le responsable de projet peut charger et partager les supports de
formation, la documentation, les échantillons, les exemples de syntaxe et, bien
entendu, le guide de style.
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Plus rapidement, et mieux !
Componize prend en charge et facilite la maintenance, les tests, et la modélisation
des contenus. L’équipe peut ainsi se concentrer sur la migration vers DITA, le guide
de style, ses tests et sa montée en compétence. Les rédacteurs ne perdront plus de
temps à rechercher des fichiers ou modifier manuellement des liens.
Avec Componize, votre équipe progresse dans son projet DITA dans des conditions
optimales, plus vite et mieux.
Quelques cas clients
Ne nous croyez pas sur parole, vous pouvez lire comment d’autres projets ont abouti
sur le site Web de Componize.
“Du début de notre réflexion sur l’implémentation jusqu’à l’aide apportée lors de la
mise en œuvre de notre stratégie DITA, nous avons formé un vrai partenariat avec
Componize. Nous n’aurions pu faire un meilleur choix!
”
— Briana Wherry, Responsable de l’information chez Alfresco
“Nous venons de terminer notre projet avec l’équipe de Componize. Menée par
Frank Shipley, cette équipe est à la fois professionnelle et compétente. Le premier
module en production nous sert à :

Gérer et réutiliser plus de 100 000 composants pour des publications
diverses et des formats multiples.

Visualiser directement les liens de chaque composant.

Gérer les traductions en lien avec leur source.

Terminer l’intégration avec Alfresco que nous avons choisi comme CMS.
”
— Tim Nelissen, Program Manager Global Brand & Experience à NXP
semiconductors
“Nous avons été particulièrement impressionnés par le produit Componize et par
leur équipe. […] Ils fournissent continuellement de nouvelles fonctionnalités à haute
valeur ajoutée pour nos clients.
”
— George Florentine, VP Engineering à Flatirons Solutions, partenaire
intégrateur Componize.
Nous contacter : [email protected]
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