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ÉTUDE DE CAS Open University : « le Cloud est une solution alternative aux installations internes : rentable, performante et évolutive. » L’Open University (OU) est le plus grand établissement d’enseignement du Royaume-Uni avec près de 180 000 étudiants, au Royaume-Uni et à l’étranger, suivis par un réseau d’environ 5 000 tuteurs. Pour travailler à une telle échelle, l’organisation opère à travers un réseau de centres de formation disséminés dans tout le Royaume-Uni, en plus de son campus principal de Milton Keynes. L’OU a mis en œuvre l’IWMS de Planon début 2006 afin de protéger la valeur de son actif immobilier, de s’assurer le coût du cycle de vie le plus bas et de fournir un environnement de travail satisfaisant à ses 4 000 employés. La solution prend en charge et rationalise notamment la planification de la maintenance, la répartition des ordres de travail, la gestion de l’espace et des actifs ainsi que les demandes de services via une plateforme en libre-service utilisé par les employés. En disposant ainsi d’un système unique, unifié et intégré, l’OU peut compter sur son service Immobilier pour suivre ses performances, maîtriser les coûts et accroître la satisfaction des usagers. LA SITUATION En 2006, l’IWMS de Planon a été installé sur l’infrastructure informatique de l’OU et, depuis lors, exploité et géré par son service informatique. La mise à jour des nouvelles versions s’est avéré un processus complexe, mobilisant de multiples parties prenantes des services Immobilier et Informatique, ayant leurs priorités, leur calendrier et leurs disponibilités. Il en a résulté un retard d’installation et des problèmes, si bien que l’OU n’a pu bénéficier de certaines des nouvelles fonctionnalités de l’IWMS de Planon. Le service Immobilier a vu ses objectifs contrariés. « Il nous fallait trouver un moyen de sortir de cette situation en sécurisant nos investissements antérieurs dans cette solution », explique Karlo Porter-Price, Directeur informatique de l’Open University. ÉTUDE DE CAS OPEN UNIVERSITY planonsoftware.com L’ÉTUDE D’UNE MIGRATION VERS LE CLOUD « La stratégie générale pour l’informatique de l’université était de passer au Cloud », poursuit Karlo. « Nous avons donc analysé la possibilité d’utiliser le Service Cloud de Planon comme une alternative à notre hébergement local. Et les avantages de ce projet de migration nous ont paru évidents. » L’OU allait pouvoir remplacer son ancienne version et profiter des nouvelles caractéristiques et fonctionnalités du dernier IWMS de Planon. La migration vers le Service Cloud de Planon a résolu le problème de la mise à jour des nouvelles versions, car cela est automatiquement inclus dans le Service Cloud. « De plus, cette migration vers le Cloud a permis d’économiser immédiatement des ressources et des coûts informatiques et Immobiliers, en nous évitant des investissements matériels et en rendant nos opérations informatiques plus écologiques », conclut Karlo. Avec l’efficacité et la réduction des coûts, les autres aspects importants abordés dans cette étude ont été la sécurité et la conformité. LE PROJET DE MIGRATION « Nous avons dû exécuter ce projet dans un délai serré de trois mois », explique Karlo, « et nous avons réussi grâce à l’équipe interne mobilisée et à une collaboration efficace avec Planon. Le consultant et le chef de projet Planon ont été les forces motrices de ce projet, qu’ils ont géré avec beaucoup de transparence et une communication efficace. » La base de données courante a été transmise à l’équipe Planon qui l’a installée dans le Cloud en mettant en place un environnement d’essai et de validation sur lequel l’OU a pu travailler à grande échelle et de manière intensive. Après validation, une date a été fixée pour transférer la base de données active à Planon, stopper le système local durant la nuit, télécharger les données dans le nouveau Cloud et permettre aux utilisateurs de l’utiliser dès le lendemain matin. « Un facteur de succès important a été le choix de migrer notre solution existante en l’état et de ne pas interférer avec l’introduction de nouvelles fonctionnalités ou d’adaptations », souligne Minesh. « Maintenant que le projet de migration a été bouclé avec succès, nous avons déjà commencé à actualiser les processus et à valider l’utilisation de nombreuses nouvelles fonctionnalités intéressantes dans notre toute dernière version de l’IWMS de Planon, entièrement déployée dans le Cloud. » « Tous nos systèmes informatiques doivent être conformes à de nombreuses exigences relatives à la sécurité des données et la confidentialité, notamment la loi sur la protection des données (DPA) et la norme pour les cartes de paiement (PCI-DSS). Pour chaque système, nous avons dû effectuer une évaluation des risques de sécurité informatique », déclare Minesh Patel, développeur informatique à l’Open University. « Le Service Cloud de Planon est heureusement conforme à toutes nos règles de sécurité, et cela nous a permis d’être tranquilles quant à la protection de nos données et d’obtenir l’approbation pour notre projet de migration. » CONCLUSION « Oui, nous avions des inquiétudes concernant les performances du système, la sécurité, et du fait de notre calendrier ambitieux », reconnaît Karlo. « Mais ce projet a prouvé que le Cloud est une solution alternative aux installations internes : rentable, performante et évolutive. Si elle est bien planifiée, conçue et gérée, une migration vers le Cloud peut multiplier les bénéfices à tirer de la version actuelle des logiciels Planon, mais aussi de ses versions futures qui seront, grâce au Cloud, automatiquement à la disposition de votre organisation », conclut Karlo. Plus grand établissement d’enseignement du Royaume-Uni Environ 180 000 étudiants au Royaume-Uni et à l’étranger Réseau d’environ 5 000 tuteurs « Ce projet a prouvé que le Cloud est une solution alternative aux installations internes : rentable, performante et évolutive. » KARLO PORTER-PRICE, DIRECTEUR INFORMATIQUE ÉTUDE DE CAS OPEN UNIVERSITY planonsoftware.com