Tutoriel COLS – Comment chercher dans vos fichiers OST

Tutoriel COLS – Comment chercher dans vos fichiers OST
Bonjour. Bienvenue aux Services en ligne pour conseillères et conseillers en orientation – ou « Services
en ligne ». Ce tutoriel vidéo vous expliquera la procédure à suivre pour chercher dans vos fichiers de
relevés de notes de l’Ontario – c’est-à-dire les fichiers OST que vous avez déjà téléchargés vers le
serveur du Centre. La fonction de recherche des fichiers OST vous permet de vérifier le statut de vos
fichiers, de déterminer si des erreurs sont survenues et d’exporter les résultats de votre recherche en
format Excel ou HTML.
Pour commencer, connectez-vous aux Services en ligne pour conseillères et conseillers à l’aide de vos
code d’utilisateur et mot de passe.
Une fois la connexion établie, sélectionnez « Recherche dans les fichiers OST » dans le menu de
navigation « Liens de services ».
Il y a deux façons d’effectuer une recherche dans les fichiers OST : vous pouvez consulter la liste de tous
vos fichiers, soit raffiner votre recherche afin d’afficher des fichiers spécifiques.
Pour afficher la liste de tous vos fichiers envoyés au Centre pour toutes les levées, faites défiler l’écran
vers le bas, puis cliquez sur « Recherche » en prenant soin de laisser tous les champs vides.
Ensuite, vous verrez s’afficher l’écran « Registre des fichiers », soit le même écran qui s’affiche
automatiquement lorsque vous avez soumis vos fichiers OST.
Sous « État du traitement », tous les fichiers récemment téléchargés vers le serveur porteront la
mention « Dans la file d’attente ». Selon la période de l’année, il faudra peut-être compter quelques
heures avant le traitement d’un fichier. Si la mention « Dans la file d’attente » s’affiche dans « État du
traitement », vous pouvez fermer votre navigateur sans crainte – cela n’aura aucune incidence sur le
traitement du fichier.
Le registre des fichiers vous propose un sommaire rapide de vos fichiers. Il vous permettra de
déterminer la date de téléchargement ou de mise à jour de chaque fichier, son état de traitement, les
erreurs survenues, le cas échéant, et s’il s’agit d’un fichier subséquent.
Faites défiler l’écran entièrement vers la droite pour afficher les diverses options.
Dans la colonne « Actions », vous pouvez visualiser les données brutes ou cliquer sur « Afficher
sommaire » pour consulter les statistiques relatives à la mise à jour de vos fichiers, ainsi qu’un sommaire
détaillé des erreurs ou avertissements ayant pu survenir au moment du traitement de votre fichier. Pour
plus de détails sur une erreur particulière, cliquez sur « Afficher détails ». Pour chaque erreur ou
avertissement, l’on y affiche l’élève, la position et le numéro de ligne.
Vous pouvez exporter en tout temps ces listes en format Excel ou HTML.
Allez au coin gauche supérieur si vous souhaitez retourner à l’écran précédent ou effectuer une nouvelle
recherche.
P:\translation\from_louis\cols\2014_047_cols_tutorial_search_OST_files - Fr.docx
Nous vous montrerons maintenant comment raffiner votre recherche. Dans l’écran « Fichiers OST Recherche », vous pouvez préciser votre recherche selon divers critères tels que la période de levée, le
numéro de message, la date de téléchargement vers le serveur, l’état du traitement et les erreurs et
avertissements.
Par exemple, voici l’étape à suivre pour consulter la liste des fichiers soumis lors de la levée d’avril et
que le Centre a déjà traités :

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
Sélectionnez « Avril » dans le menu déroulant « Période de Levée ».
Sélectionnez « Completer » sous « État de traitement du fichier ».
Enfin, cliquez sur Recherche.
Votre recherche ne contiendra que les fichiers téléchargés lors de la levée d’avril qui ont déjà été traités.
Vous avez maintenant effectué avec succès une recherche dans vos fichiers OST dans le but de consulter
le sommaire de vos fichiers envoyés au Centre et vous avez appris comment personnaliser et raffiner
vos recherches. Pour plus de détails, veuillez consulter le Manuel de directives, lequel est accessible
dans le site Web des conseillères et conseillers; vous pouvez également visionner d’autres tutoriels des
Services en ligne à l’adresse : http://orientation.ouac.on.ca/tutorials/.
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