déroulement d`une audience - Commission d`accès à l`information

Guide sur le cheminement d’un dossier
et le déroulement d’une audience
Demande de révision ou d’examen de mésentente
Date de publication : août 2006
Mis à jour : septembre 2013
GUIDE SUR LE CHEMINEMENT D’UN DOSSIER ET LE
DÉROULEMENT D’UNE AUDIENCE
INTRODUCTION
Vous vous êtes adressé à un organisme public ou à une entreprise pour
demander accès à un document ou à un renseignement personnel ou pour
demander une rectification de ce renseignement. Vous avez essuyé un refus ou
obtenu une réponse insatisfaisante ou, encore, n'avez obtenu aucune réponse
dans le délai prescrit. Vous pouvez exercer un recours pour faire valoir vos droits
à l'encontre du refus ou de l’absence de réponse devant la Commission d’accès
à l’information (« Commission »).
LE RECOURS DEVANT LA COMMISSION
Vous devez vous adresser à la Commission dans les 30 jours du refus de votre
demande par l’organisme public ou l’entreprise ou de l’expiration du délai pour y
répondre.
Dans le cas d’un organisme public, vous devez formuler une demande de
révision. Dans celui d’une entreprise, il s’agit d’une demande d’examen de
mésentente.
À la réception d’une demande de révision ou d’examen de mésentente, la
Commission fait parvenir un accusé de réception au demandeur indiquant le nom
du médiateur assigné au dossier et avise l’organisme public ou l’entreprise du
recours.
La Commission ouvre un dossier qui sera confié à un juge administratif à qui les
parties pourront présenter leurs observations par écrit ou lors d’une audience,
selon les circonstances.
Vous serez informé lorsque votre demande sera inscrite au rôle d’audience de la
Commission.
Et, parallèlement au cheminement du dossier vers son inscription au rôle d’une
audience, la Commission met à la disposition des parties un service de
médiation.
LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION AGIT EN TANT QUE
TRIBUNAL
Un des mandats de la Commission est celui d’agir en tant que tribunal
administratif en décidant des recours portés devant elle. Cela signifie que la
Commission rendra une décision écrite qui tranchera le litige après avoir donné
aux parties l’occasion de présenter leurs observations. Dans la plupart des cas,
la Commission entendra les représentations et la preuve des parties impliquées.
Elle peut aussi demander aux parties de lui faire parvenir leurs observations par
écrit.
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L’INSCRIPTION AU RÔLE D’AUDIENCE
Les demandes de révision et d’examen de mésentente présentées à la
Commission sont généralement inscrites au rôle d’audiences pour être confiées
à un juge administratif. La Commission respecte l’ordre chronologique des
recours dans l’inscription des dossiers au rôle d’audiences.
En fonction de circonstances particulières d’un dossier, il arrive qu’une partie
demande une date d’audience en priorité afin d’assurer l’utilité du recours auprès
de la Commission. Ainsi, si des circonstances exceptionnelles, une situation
d’urgence ou un risque de préjudice le justifient, la Commission pourra accorder
une demande de préséance et déterminer une date d’audience rapprochée.
Une demande de préséance doit être adressée au président, formulée par écrit
et motivée. Le cas échéant, les pièces justificatives doivent être jointes à la
demande. Celle-ci doit, de plus, être transmise aux autres parties impliquées
dans le dossier. La décision de la Commission concernant la demande de
préséance est transmise aux parties par lettre.
LA CONVOCATION
Toute demande qui nécessite une audience est inscrite sur le rôle de la
Commission.
À cette étape, une date d’audience est déterminée et un avis de convocation est
transmis aux parties. L’avis mentionne notamment la date, l'heure et le lieu de
l'audience, lequel est, en principe, déterminé en fonction du domicile du
demandeur. Les parties le reçoivent habituellement entre 30 à 90 jours avant la
date prévue pour l’audience.
Le défaut pour un demandeur de se présenter à la date déterminée peut
entraîner le rejet de sa demande.
LA REMISE
Si l’une ou l’autre des parties a un empêchement ne lui permettant pas de se
présenter à la date déterminée pour la tenue de l’audience devant la
Commission, elle doit adresser, par écrit, une demande de remise au président
de la Commission en temps utile et exposer les motifs qui justifient cette
demande. Aucune remise n’est donc accordée du seul consentement des
parties.
La demande de remise doit, selon les consignes concernant les remises
d’audience, proposer de nouvelles dates d’audience, confirmées préalablement
auprès du responsable du rôle de la Commission.
Et, la demande doit être transmise à toutes les parties impliquées et être
accompagnée, le cas échéant, des pièces justificatives.
Lorsque la Commission accorde la remise, elle peut fixer une nouvelle date
d’audience en tenant compte des dates soumises dans la demande.
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Par contre, si la Commission refuse la remise, les parties doivent se présenter et
procéder à la date d’audience initialement prévue.
Il est à noter qu’au lieu d’accorder une remise et lorsque les circonstances s’y
prêtent, la Commission peut convoquer les parties à une conférence
préparatoire, proposer une rencontre de médiation ou prendre toute autre
mesure de nature à minimiser les inconvénients reliés à une remise et pour
assurer le droit d’une partie d’être entendue.
L’ASSIGNATION DES TÉMOINS
Lors d’une audience devant la Commission, les parties doivent s’assurer que
tous les témoins qu’elles veulent faire entendre seront présents.
En principe, les témoins se présentent sur simple demande des parties.
Toutefois, il peut être nécessaire de leur faire parvenir un ordre de se présenter à
l’audience (assignation à comparaître ou subpoena). Cet ordre est émis par la
Commission. Il est donc primordial d’aviser la Commission, au moins 20 jours
avant la date fixée pour l’audience, des noms et adresses des personnes qu’une
partie veut faire assigner à comparaître à l’audience.
Il est à noter que ce sont les juges administratifs de la Commission qui émettent
les assignations à comparaître devant eux et, qu’ils peuvent décider de refuser
d’ordonner qu’un témoin se présente, notamment lorsque la pertinence du
témoignage n’est pas démontrée par la partie qui le requiert.
LES DOCUMENTS À APPORTER
Les parties doivent apporter tous les documents qu'elles entendent déposer en
preuve et qui sont pertinents à la solution du litige soumis à la Commission. Les
parties doivent avoir suffisamment d’exemplaires pour la Commission et chacune
des parties.
Les organismes publics et les entreprises doivent apporter les documents en
litige, c’est-à-dire qui font l’objet de la demande d’accès ou de rectification. Il faut
savoir que la pratique établie consiste à soumettre, confidentiellement, au juge
administratif de la Commission, les documents en litige aux fins d’examen et de
solution du litige. Après la décision, ces documents seront détruits ou retournés à
l’organisme public ou à l’entreprise.
LA REPRÉSENTATION
Les personnes physiques peuvent, à leur choix, agir seules devant la
Commission ou être représentées par avocat. Dans le cas où une partie n’est
pas représentée par avocat, le juge administratif s’assurera par ses interventions
impartiales que tous comprennent bien le déroulement de l’audience.
Les personnes morales (notamment les organismes publics, associations,
compagnies et syndicats) doivent être représentées par avocat, conformément à
la Loi sur le Barreau. Il convient néanmoins de noter que, devant la Commission,
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cette obligation ne restreint pas le droit pour une personne morale de se faire
représenter par un de ses dirigeants, sauf aux fins de plaidoirie.
LE DÉROULEMENT DE L’AUDIENCE
Puisque la plupart des recours entendus par la Commission résultent d’un refus
de donner accès à un document ou à un renseignement personnel ou de rectifier
un tel renseignement, il reviendra à l’organisme public ou à l’entreprise de
justifier ce refus. En effet, le fardeau de preuve leur incombe. Ils pourront à cette
fin faire entendre des témoins, déposer des documents et faire des
représentations.
Selon les règles qui prévalent devant tous les tribunaux, lorsqu'une partie
présente un témoin, l'autre partie a le droit de contre-interroger ce témoin.
En ce qui concerne la pertinence et à la recevabilité des diverses preuves,
incluant les témoignages, il appartient au juge administratif de la Commission qui
entend la cause d'en décider. Aux fins de l'audience, les parties et ceux qui
assistent à l'audience doivent se comporter avec respect et être vêtus
convenablement. Au début de l'audience, les parties devront s'identifier et, si
elles entendent témoigner, s'engager, par une affirmation solennelle, à dire la
vérité.
Les parties, et particulièrement les demandeurs, doivent bien garder à l'esprit
que l'audience ne porte que sur le contenu de la demande et sur la réponse
fournie par l'organisme ou l'entreprise. Le juge administratif de la Commission ne
permettra pas d'entrer dans des considérations qui s'éloignent de la demande.
Après la présentation de la preuve de l’organisme ou de l’entreprise, le
demandeur sera appelé à présenter sa preuve, après quoi les parties pourront
formuler des commentaires relativement à toute l’affaire.
À tout moment de l’audience, le juge administratif de la Commission pourra
questionner les parties sur des éléments de fait ou de droit relatifs au dossier.
LA MÉDIATION
À tout moment après le dépôt de la demande de révision ou de la demande
d’examen de mésentente, les parties ont la possibilité de s’entendre pour éviter
une audience devant le tribunal. Le processus de médiation leur est d’ailleurs
offert à cette fin. S’il y a entente avant l’audience, les parties doivent en informer
avec diligence la Commission au moyen d’un écrit confirmant leur volonté de
terminer le dossier. Ce document peut être un désistement de la part du
demandeur ou une déclaration de règlement à l’amiable signée par les deux
parties.
LA DÉCISION
Le juge administratif de la Commission saisi d’une demande de révision ou
d’examen de mésentente doit rendre une décision écrite dans les trois mois
suivant sa mise en délibéré. Elle est transmise aux parties par le secrétaire de la
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Commission. Lorsque la décision ordonne la remise de documents, il appartient
à l’organisme ou à l’entreprise visé par l’ordonnance d’exécuter la décision. Une
fois sa décision rendue, la Commission n’a plus aucun pouvoir d’intervenir au
dossier.
Les parties ont la possibilité d’en appeler de cette décision devant la Cour du
Québec.
Pour aller plus loin :
Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection
des renseignements personnels, LRQ, c. A-2.1.
Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé,
LRQ, c. P-39.1.
Règles de preuve et de procédure de la Commission d’accès à
l’information, RRQ, c. A-2.1, r. 6.
Pour joindre la Commission :
QUÉBEC
Bureau 2.36
525, boul. René-Lévesque Est
Québec (Québec) G1R 5S9
Téléphone : (418) 528-7741
Télécopieur : (418) 529-3102
MONTRÉAL
Bureau 18.200
500, boul. René-Lévesque Ouest
Montréal (Québec) H2Z 1W7
Téléphone : (514) 873-4196
Télécopieur : (514) 844-6170
Télécopieur affaires juridiques : (514) 864-3225
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