MANUEL pour Attaché de Presse du Club

PANATHLON INTERNATIONAL
Ludis iungit
MANUEL
pour
Attaché de Presse du Club
Devoirs de l’Attaché de Presse
La figure de l’Attaché de Presse doit être nommé au moment de la définition des positions dans le
Conseil d'Administration (CA) des Clubs, e il doit être indiqué dans le formulaire de
renseignements destiné. Le formulaire peut être téléchargé sur le site du Panathlon sous
"Documents - institutionnel» et il doit être envoyé au Secrétariat général après chaque assemblée
d’élection biennal.
Il remplit une fonction précieuse à côté du Président du Club dans l'organisation des réunions et
des autres événements et en particulier, dans les jours suivants, pour la diffusion de nouvelles sur
le territoire et aux médias. L'Attaché de Presse, qui n’appartient pas nécessairement au monde de
la presse, il est simplement un membre qui a donné sa disponibilité à prendre le rôle et le faire
avec soin et la connaissance d'offrir un service aux membres du club et de la communauté.
L'Attaché de Presse est le "pont" entre le club et le territoire dans lequel le club fait son travail. Il
avise les médias et les institutions présent dans le territoire avec tous les nouvelles à propos de
réalisations du club e des projets en cours de planification. En outre il cherche de contribuer à la
diffusion de la culture "du faire et de faire savoir" à l’intérieur du Club.
Pour remplir sa tâche il doit :
- être présent à toutes les réunions du CA, aux assemblées du Club, aux réunions et à toutes les
événements d’arrondissement (e de la région), dans lesquelles il y aura la participation des
représentants du Club;
- Profiter de chaque occasion pour divulguer le programme d'activités du Club et en décrire les
moments essentiels, soulignant en particulier les mesures prises dans le territoire en faveur du
sport pour tous, valides et handicapés ou qu’il a en cours de réalisation;
- Mettre en place, avec la collaboration du Secrétaire du Club, une archive électronique, avec
adresses postales, ou avec la presse, la radio et la télévision.
- Recueillir les noms des responsables des institutions dans la région et des tous les organisations
qui sont ou peuvent entrer en relation avec les activités du Club. Le répertoire des adresses sera
soumis à la remise du prochain Attaché de presse;.
- Suivre le développement du service en recueillant, pour chacun d'eux, les informations et les
nouvelles;
- Entretenir des relations cordiales avec les journalistes et les responsables des institutions et être
toujours disponibles à illustrer les informations et les nouvelles du Club.
- Préparer et envoyer aux medias des communiqués de presse du Président e du Conseil de
Direction, en demandant publication;
- Aider le Secrétaire du Club à la construction, à la maintenance et à la mise à jour du site Web du
Club, avec l’envoi des nouvelles au Secrétariat Général et au District (et à la Zone);
- être Toujours disponible, dans l'accomplissement de ses tâches, à illustrer, expliquer et clarifier
tous les doutes auquel il sera soumis;
- Identifier parmi les membres du Club un Panathlonien capable de le remplacer si nécessaire;
- Adopter un grand nombre des publications et des brochures (qui peuvent être demandés au
Secrétariat Général de l'IP) à distribuer à l'occasion de contacts avec les médias ou d'événements
publics.
MOYENS DE COMMUNICATION
Aujourd'hui, la communication journalistique n’est pas seulement la conférence de presse, communiqué de
presse et les article de nouvelles, mais cette communications passe aussi à travers le web et les réseaux
sociaux.
Pour l'utilisation du web est recommandé d'activer un site Web du Club, avec la coopération des membres
compétentes, en rappelant que le Secrétariat Général du PI est disponible pour fournir toutes les
contributions possibles.
Le véritable coût d'un site web est assez modéré et il est donc abordable par tous les Clubs.
Les informations présentes dans le site web devraient être à jour et contenir les informations à propos des
activités les plus importantes du Club et dans les bandes latérales des liens vers des sites amis ou
sympathisants.
Sur la barre interactive supérieure des contrôles on placera les rubriques, par exemple: qui nous sommes,
nos services, nos administrateurs, la galerie des photo, les vidéos, le liens contactez-nous et écrivez-nous.
Parmi les liens on devra avoir : le site du PI (www.panathlon.net) et du District (et de la Zone) et par ces
sites on sera possible diffuser les nouvelles dans le monde panathlonien.
Les procédures pour l'inscription des information son dans le «Manuel du Président du Club".
COMMUNIQUÉ DE PRESSE
Il doit être très clair et simple et contenir toutes les informations essentielles sur le sujet qu’on souhaite
divulguer, ses motivations, les objectifs qu’on souhaite atteindre, les noms de ceux qui interviendront, de
tous les sponsors ou des mécènes. On rappelle la règle de base à suivre dans la préparation d'un
communiqué de presse qui est exprimée en répondant aux questions suivantes: Qui? quoi? Comment?
quand? où? ajoutant chaque fois le pourquoi?.
On souligne la nécessité de lire le texte et, si nécessaire, le faire lire à d'autres avant de le donner ou de
l’envoyer à un journal.
Pas de limites pour qui le souhaite à l'utilisation des appareils photo et / ou caméras vidéo.
CONFÉRENCE DE PRESSE
Pendant certaines occasions, on peut être convoqué dans une salle spéciale une conférence de presse, par
exemple pour la présentation d'une activité d'intérêt particulièrement importante au niveau local ou
national ou d'un service dédié spécifiquement au territoire. Dans ces cas, on conviendra préparer un
document écrit contenant le communiqué de presse, qui sera distribué aux participants afin de fournir des
informations détaillées et substantielles. Si possible, on sera bon de faire usage d'un projecteur. Pendant la
conférence de presse est souhaitable la présence du Président et des membres significatives du CA.
L'attaché de presse doit établir une échelle de sujets.
Il devra traiter l'image du Club aussi en utilisant un siège approprié et en fournissant, aussi si possible, du
matériel documentaire de l'Association.
La tranche de temps idéal pour organiser une conférence de presse se situe entre 11,00h et 14,00h en
prévoyant, si possible, un petit rafraîchissement.
La conférence de presse, comprit le temps pour les questions, ne devra pas durer plus d'une heure.
Par ailleurs on devra être préparé une impression de dossier spécial, en contenant une copie de la
conférence de presse et toutes les pièces jointes.
Enfin, il conviendra de faire pression pour la publication d'un article qui aura "taille" en harmonie avec
l'image du Club et adéquat pour les fins et les résultats que le club espère atteindre.
INSTRUMENTS UTILES POUR L’ATTACCHE DE PRESSE
Chaque instrument est utile pour le développement de la communication.
Dans sa tâche l'attaché de presse utilisera des instruments pour faciliter son travail.
En outre la liste contenant les fonctions et les adresses postales, téléphoniques et électroniques des
Dirigeants de l’Association, l'Attaché de Presse aura également un ordinateur portable avec des notes
prises pendant les réunions et assemblées. Prendre des notes, en effet, est un moyen pour conserver les
informations et les nouvelles et pour aller à les synthétiser plus tard sur le site du Club et, là où on existe,
dans les bulletins ou pour rédiger des communiqués de presse ou des articles divers. On doit également
avoir un carnet d'adresses qui contient les adresses des agences de communication, des attachés de presse
et des responsables des institutions locales.
Un autre outil essentiel est un dispositif ou un appareil photographique, rappelant la possibilité de prendre
les photos les plus importants des événements pour leur diffusion et en suite pour la création d’une
archive.
Même un dispositif d'enregistrement vocal pourrait être très utile pour préserver la mémoire de certains
contenus des réunions ou des manifestations pour la rédaction des verbales ou des communiqués de
presse, etc. ..
L'Attaché de Presse devra s’occuper aussi de la préparation, en collaboration avec le Président du Club et le
CA pour la réalisation des brochures d'information sur l'Association et le Club qui poursuivent l'accent sur
les objectifs et les actions de l’Association développées dans le territoire.
CONSEILS
Voici quelques façons qu’on souhaite de suivre pour exercer mieux les fonctions d’Attaché de Presse:
-
écouter toujours tout le monde et tout, et parler seulement quand nécessaire;
Dialoguer sans jamais pontifier;
Soigner la langue;
Répondre aux questions, mais ne pas les faire;
Maintenir une attitude respectueuse de l'auditoire;
Proposer aux médias de publier les documents seulement depuis qu’ils sont approuvées par le
Président du Club, avec des éléments fiables et vérifiables;
Maintenir et mettre à jour une fiche d’information du Club et de ses activités sociales
Mettre à jour son propre agenda à propos des activités prévues par la Zone et le District;
Mettre à jour le carnet des adresses avec les contacts des medias locale et régionale.