MONTAGNE-EVASION Maison du Sport 3, rue de la Liberté 38130

MONTAGNE-EVASION Maison du Sport 3, rue de la Liberté 38130 ECHIROLLES
COMPTE-RENDU de la REUNION de BUREAU du 7 OCTOBRE 2016
Présents : Jean-Michel Girard, Michel Bouyneau, Monique Chabert, Enza Descombes, Josette Gilbodon-Bert,
Mireille Holtzer, Raphaël Martinez, Josiane Morel et Maurice Rivier.
Absente et excusée : Nicole Corvi.
Ordre du jour :
1- Point sur le déroulement des activités et des problèmes du jeudi ½ jour.
2- Immatriculation ou cautionnement tourisme de l’association
3- Point sur la préparation de l’Assemblée Générale du 9/11/2016
4- Questions Diverses
I –Point sur le déroulement des activités et des problèmes du jeudi ½ jour :
Grâce à un temps favorable toutes les sorties ont été effectuées dans de bonnes conditions.
La semaine prochaine, la dernière sortie prévue au forfait se déroulera avec le traditionnel et convivial goûter.
Michel Bouyneau communique les chiffres de la participation aux cinq premières sorties :
06/09
08/09
13/09
15/09
20/09
22/09
27/09
29/09
04/10
06/10
Moyenne
Mardi
41
Jeudi jour
Jeudi AM
42
63
43
57
54
69 (+ 1 voiture)
57
77 (+3 voitures)
62 (+1 voiture)
52
74 (+2 voitures)
68
41
40
45
47
43
Il est constaté une faible baisse de la participation du mardi avec un déficit provisoire de 200 € alors que le jeudi
jour présente un bilan positif de 200 € et le jeudi ½ jour de 1500 € (situation constatée par le trésorier pour les 5
premières sorties)
Malgré les forfaits bloqués à 52 pour le jeudi AM, le beau temps a entraîné une forte participation des adhérents
inscrits à la sortie d’où l’obligation de prendre des voitures particulières (le budget n’a pas été grevé, vu le bilan
fortement positif du jeudi AM).
Il est bien prévu que le jeudi AM, en particulier la randonnée douce, est réservé aux ‘’ anciens de Montagne
Evasion’’ qui ne peuvent plus marcher le mardi ou le jeudi jour.
Il est, par ailleurs, constaté que des personnes adhèrent à la saison d’hiver en s’inscrivant soit aux raquettes ½ jour
soit au culturel et ensuite, en tant d’adhérent, à l’automne et au printemps, s’inscrivent à la rando½ jour.
Il nous est donc impossible de refuser les inscriptions à ces adhérents aux activités de leur choix. Lors des
prochaines inscriptions de printemps et automne, il faudra être très vigilant sur le nombre de personnes à inscrire
au jeudi après-midi.
Le débat porte ensuite sur le fait que les animateurs non de service devraient (ou pas) payer une participation au
trajet en cas d’utilisation de véhicules particuliers s’ils ne covoiturent pas d’adhérents. Cette question sera
débattue lors de la réunion des animateurs. Leur avis sera communiqué au CA pour décision.
Il est impératif, pour toute demande de sortie à l’essai, que la personne soit dirigée vers les animateurs qui
pourront déterminer quel type de randonnée correspond à ses capacités.
Une annonce sera diffusée dans les cars pour les sorties supplémentaires qui s’effectueront en car si plus de 25
personnes payantes sont inscrites
Prix de la sortie : 10 € le mardi, 9 € le jeudi jour et 8 € le jeudi AM.
II –Immatriculation ou cautionnement tourisme de l’association :
Le montant financier des séjours et voyages de Montagne Evasion s’élève à près de 122 000 €.
La FFMM ne peut plus couvrir nos séjours à cette hauteur. Elle limite son cautionnement à un chiffre d’affaires de
6000€.
Après explications du trésorier et du président, un débat s’instaure. Si les sorties à la journée ou les séjours et
voyages organisés pour l’association par un professionnel immatriculé au registre « de la vente de voyages et
séjours »ne posent pas problème, les séjours organisés uniquement par Montagne Evasion sont soumis à
l’obligation d’immatriculation ou de cautionnement. Il nous faut donc trouver une solution pour faire perdurer ces
séjours.
Jean Michel Girard a pris rendez vous auprès de l’assurance de l’Association, la MACIF et Maurice Rivier attend une
réponse de l’UDAI.
il s’avère qu’il est indispensable de prendre contact avec un juriste compétent.
Mireille Holtzer contactera le conseiller juridique du Conseil Départemental.
III –Point sur la préparation de l’Assemblée Générale du 9/11/2016 :
Pour la mise en place de la salle, Monique Chabert enverra un mail aux membres du CA (avec demande de
réponse)
Le président se charge de la sono, de la commande du matériel et construit le diaporama.
Le buffet est organisé par Roman, Gisèle et l’appui de Michel Girard
La convocation pour l’AG sera envoyée le vendredi 14 octobre avec coupon questions, coupon pour se présenter au
CA et coupon pouvoir.
V – Questions diverses :
Pas de questions.
Relevé de décisions :
-
-
Pour toute nouvelle demande à l’essai, diriger la personne vers un animateur pour entretien.
Pour les animateurs qui ne sont pas de service et présents à la randonnée : participation au coût du trajet
en voitures particulières, s’il n’y a pas transport d’adhérents ? Le sujet sera débattu en réunion
d’animateurs.
Prendre rendez-vous avec un juriste pour le cautionnement et l’immatriculation tourisme.
Envoi du courrier pour l’AG le 14 octobre 2016.
PROCHAINE REUNION DE BUREAU LE 4 novembre 2016