Guide de connection et d`utilisation de Peoplesoft eSupplier

eSupplier User Guide
eSupplier – A User Guide for 3M’s Vendors
eSupplier – A User Guide for 3M’s Vendors ................................................................... 1
Leçon 1 - Démarrage ........................................................................................................ 2
Menu Principal/ Page d’Accueil................................................................................... 2
Ouverture d’une nouvelle fenêtre ................................................................................. 2
Transferts sur Excel ...................................................................................................... 3
Elargir ou Réduire l’écran ............................................................................................ 3
Déconnexion................................................................................................................. 4
Qu’est ce qu’un « voucher » ou un « Numéro de voucher » ? ..................................... 4
Leçon 2 : Factures ............................................................................................................ 5
Leçon 3 - Paiements ......................................................................................................... 8
Leçon 4: Réviser les soldes des comptes........................................................................ 11
Leçon 5: Réceptions ....................................................................................................... 13
Leçon 6: Commandes ..................................................................................................... 16
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Leçon 1 - Démarrage
Menu Principal/ Page d’Accueil
Dans chaque leçon, nous démarrons par le Menu Principal, ou Page d’Accueil. C’est la
page qui apparaît une fois votre connexion à Peoplesoft réussie.
Vous pouvez facilement revenir au Menu Principal/Page d’Accueil en cliquant sur le
lien « Accueil » en haut à droite de votre écran, quelque soit l’endroit où vous vous
trouvez dans Peoplesoft.
Ouverture d’une nouvelle fenêtre
Si vous consultez des informations, comme une facture par exemple, et que vous
souhaitez rechercher un autre document sans perdre les informations actuellement sur
votre écran, cliquez sur le lien « Nouvelle Fenêtre » en haut à droite de votre écran.
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Transferts sur Excel
Une des meilleures caractéristiques de ce logiciel est la possibilité de télécharger les
informations que vous voyez dans un tableur Excel
Dès que vous voyez l’icône
, vous pouvez cliquer dessus et Peoplesoft va
automatiquement télécharger ceci sur Excel pour vous.
Elargir ou Réduire l’écran
Vous pouvez réduire l’apparence du menu situé à gauche de votre écran pour avoir plus
de visibilité des données sur l’écran.
Pour faire ceci, cliquez sur l’icône « - » situé à côté du mot « Menu ». :
Pour faire ré-apparaître le menu, cliquez sur le même icône.
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Déconnexion
Pour quitter le système, merci de cliquer sur le lien « clore session » dans le coin en
haut à droite de votre écran (illustré ci-dessous).
Qu’est ce qu’un « voucher » ou un « Numéro de voucher » ?
Quand vous regardez les impressions écrans dans le guide d’utilisation, vous
rencontrerez souvent le mot « Voucher ». Quand 3M enregistre une facture d’un
fournisseur dans notre système Peoplesoft, un numéro de référence interne est généré.
Ce numéro de référence est appelé « voucher » ou « numéro de voucher ».
Il est très utile de noter et de rappeler ce numéro de référence lorsque vous contacter
votre représentant chez 3M pour toute demande.
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Leçon 2 : Factures
Sur le Menu Principal, illustré ci-dessous, cliquer sur « consultation infos paiments ».
Vous allez découvrir les options suivantes. Cliquez sur le lien « factures »
La Page « Consulter Factures Options Filtre » apparaît.
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Nous vous recommandons de lancer votre recherche de facture en utilisant l’un des
critères suivant.
9 Du nº de facture – au nº de facture
9 Date début – Date fin
9 Du montant – Au montant
Une fois ces champs renseignés, cliquez sur le bouton « Rech. »
Note : Si vous avez un nombre important de factures, le système peut prendre une à
deux minutes pour les trouver. Pour accélérer la recherche, essayez d’être le plus précis
possible dans les renseignements à fournir. Par exemple, essayez de limiter la période
de recherche (champ « date début – date fin ») à une période de 3 à 4 mois.
En utilisant l’exemple illustré dans la copie d’écran ci-dessus, l’utilisateur cherche une
facture datée entre le 01/03/07 et le 01/08/07. Après avoir cliquer sur le bouton
« Rech, », la page « Liste de factures » apparaît.
La page « liste des factures » vous permet de revoir les informations générales des
factures et accéder aux détails d’une facture en particulier.
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Vous pouvez voir plus d’informations détaillées concernant une facture en particulier en
cliquant sur le numéro de la facture qui se trouve dans la colonne appelée « nº facture ».
La page « Détail facture » apparaît.
Faites défiler la page vers le bas en utilisant la barre de défilement à droite et d’autres
informations apparaissent, voir l’exemple ci-dessous :
Sur la page illustrée ci-dessus, vous pouvez consulter les détails en cliquant sur le lien
ou l’icône situé à côté de la description du champ :
9
9
9
9
Ligne d’Article individuel qui compose la facture
Liste des paiements prévus pour cette facture
Détails des paiements déjà effectués pour cette facture
Commande envoyée par 3M relative à cette facture
Notes :
1) Le « Statut d’approbation » peut être soit Approuvé pour paiement, Refusé ou en Attente. Le
« Statut Règlement » est A payer, Payé en totalité ou Approuvé pour paiement.
2) Dans cette version de Peoplesoft, les liens pour voir les réceptions à partir de la page Rechercher
une Facture n’est pas systématiquement disponible/ne s’affiche pas systématiquement.
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Leçon 3 - Paiements
Sur le Menu Principal, illustré ci-dessous, cliquer sur « consultation infos paiments ».
Vous allez découvrir les options suivantes. Cliquez sur le lien « paiements »
Cela vous amène à la page « Consulter Paiements Options Filtre » :
La page « Option Filtre » vous permet de rechercher des paiements. Saisissez vos
critères puis cliquez sur « Rechercher ».
Pour accélérer la recherche, nous vous recommandons de rechercher un paiement par :
9 Numéro de facture
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9 Date début – date fin
Dans cet exemple ci-dessous, l’utilisateur recherche un paiement entre le 01/05/07 et le
01/08/07 :
La page « Paiements Effectués » apparaît :
Cette page vous permet de voir la liste des paiements qui concernent les critères que
vous avez renseignés.
Vous pouvez accéder aux détails d’un paiement en particulier en cliquant sur le numéro
de référence dans la colonne appelée « référence ». Cela vous amène sur la page
« Détails de Paiement » :
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Cliquez sur la barre de défilement à droite de votre écran et faites défiler pour voir le
reste des informations :
Note : Si plusieurs factures étaient incluses dans le même paiement, les numéros de
factures seront indiqués à la fin de cet écran dans la section appelée « Avis Paiement ».
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Leçon 4: Réviser les soldes des comptes
Sur le Menu Principal, illustré ci-dessous, cliquez sur « consultation infos paiements »
Vous allez maintenant voir les options suivantes. Cliquez sur le lien « soldes des
comptes »
La page « liste factures » s’affiche, nous montrant toutes les factures à payer
Pour obtenir des renseignements détaillés sur chaque facture, l’utilisateur peut cliquer
sur le lien numéro de la facture, qui se trouve sous la colonne intitulée « Nº Facture ».
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La page « Détail facture » s’affiche maintenant.
Sur cet écran l’utilisateur peut visualiser les lignes des factures avec leur code article,
description, prix unitaire et montant marchandises.
Le champ « échéancier paiement » nous indique quand la facture doit être réglée
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Leçon 5: Réceptions
Sur le Menu Principal, illustré ci-dessous, cliquez sur « gestion des commandes »
Vous allez maintenant voir les options suivantes. Cliquez sur le lien « consulter
réceptions »
La page « consulter réceptions options filtre » s’affiche.
Pour accélérer votre recherche, il est conseillé de rechercher un récépissé en utilisant un
des critères suivants et de ne pas remplir le champ « statut réception »
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9 de date réception – A date réception
9 Du code CdA – Au code CdA
(veuillez notez que la recherche selon Code article fournisseur n’est pas possible)
Dans l’exemple ci-dessous, l’utilisateur recherche par date de réception :
L’utilisateur entre les dates de 01/07/2007 à 31/07/2007 et clique sur le bouton
« Recherche »
La page « lignes de réception » s’affiche. Cette page permet au fournisseur de consulter
des renseignements sur des réceptions et accéder aux détails des lignes des réceptions
Afin de visualiser des détails supplémentaires cliquer sur le lien qui se trouve sous la
colonne libellée « codes réception »
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La page « détail réception » s’affiche, sur la réception sélectionnée
Cliquer sur la barre de défilement à droite sur votre écran pour visualiser la page toute
entière qui vous donne toutes les commandes et factures comptabilisées sur cette
réception
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Leçon 6: Commandes
Sur le Menu Principal, illustré ci-dessous, cliquez sur « gestion des commandes »
Vous allez maintenant voir les options suivantes. Cliquez sur le lien « commandes
d’achats »
La page « commandes d’achats, options filtre » s’affiche, qui vous permet de rechercher
et visualiser les commandes 3M
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Pour accélérer votre recherche, il est conseillé de rechercher une commande en utilisant
un des critères suivants et de ne pas cocher la case CdA en attente AR
9 Du code CdA – Au code CdA
9 Date début – date fin
(veuillez notez que la recherche selon Code article fournisseur n’est pas possible)
Après avoir saisi vos critères, cliquer sur le bouton « Recherche »
Note : Si vous avez un nombre trop important de commandes, le système peut
prendre une à deux minutes pour les afficher. Pour accélérer votre recherche, essayez
d’être le plus précis possible quand vous saisissez vos critères, et de limiter la recherche
à une période de 3 mois.
Sur l’exemple ci-dessous l’utilisateur lance la recherche selon le numéro de commande.
Veuillez notez que l’utilisateur a spécifié la gamme de numéros de commande :
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De la commande 1210034123
A la commande 1210034125
Les résultats sont affichés sur l’écran « liste des commandes d’achat » vous fournissant
avec un sommaire avec les statuts des commandes et les totaux des montants :
En cliquant sur l’onglet « détail en-tête » vous pouvez visualisez l’entité juridique 3M
qui a fait cette commande et le nom de l’acheteur. Cela sera pratique si vous facturez
plus d’une entité juridique 3M
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Afin de visualiser des détails supplémentaires sur une commande spécifique, cliquer sur
le lien qui se trouve sous la colonne libellée « commande achat »
L’écran « Détail CdA » s’affiche
Les factures comptabilisées sur cette commande seront affichées dans la section en bas,
libellée « liste factures »
Vous pouvez visualiser des renseignements sur la facture en cliquant sur le lien
« facture »
(Pour plus d’information sur comment rechercher des factures veuillez vous reporter à
la leçon 2 : Factures)
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