Nouvelles formalités d`enregistrement

Nouvelles formalités
d'enregistrement
Nouvelles formalités d'enregistrement
S OMMAIRE
1.
2.
Formalités d’enregistrement concernant les documents à déposer au RCS 3
1.1
Informations générales
3
1.2
Nouvelles formalités
3
1.3
Droit de timbre
4
1.4
Compétences du RCS en matière d’enregistrement
4
Questions – réponses
RCSL G.I.E.
6
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Nouvelles formalités d'enregistrement
1. Formalités d’enregistrement concernant les documents à déposer au
RCS
1.1 Informations générales

La mise en place du dépôt électronique au RCS a nécessité l’adaptation des procédures
d’enregistrement et de dépôt des documents sur support papier, les formalités actuelles ne
convenant plus au traitement de documents sous format électronique.

Ainsi, la loi sur le dépôt électronique auprès du registre de commerce et des sociétés (RCS) et le
règlement grand-ducal modifiant le règlement grand-ducal du 23 janvier 2003 portant exécution de
la loi du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la
comptabilité et les comptes annuels modifient les formalités d’enregistrement.

Les démarches des usagers du RCS ont été simplifiées par la mise en place, au RCS, d’un seul
guichet regroupant les formalités d’enregistrement et de dépôt au RCS. Le public peut dès lors
procéder à l’enregistrement et au dépôt des documents en un seul endroit, les guichets du RCS. A
cette fin, le gestionnaire du RCS enregistre lui-même directement les pièces à déposer au RCS. Le
public ne devra donc plus passer dans les bureaux de l’Administration de l’enregistrement et des
domaines (AED) pour faire enregistrer les pièces à déposer au RCS.

Calendrier :
La nouvelle procédure d’enregistrement décrite dans la présente note est applicable à
partir du 1er mai 2009.
Les déposants disposent jusqu’au vendredi 29 mai 2009 pour déposer au registre de
commerce et des sociétés les actes sous signature privée enregistrés préalablement à la
date du 1er mai 2009. Passé cette date, le droit d’enregistrement et les frais de
publication sont dus à nouveau et perçus par le gestionnaire du registre de commerce et
des sociétés au moment du dépôt des documents au RCS.
1.2 Nouvelles formalités

Les nouvelles mesures ne concernent que les documents sous seing privé qui sont à déposer au
RCS.

La remise ou la transmission au gestionnaire du RCS desdits actes à ces fins équivaut à la
formalité de l’enregistrement s’ils ont été acceptés par ledit gestionnaire, à moins que ces actes
n’aient été préalablement soumis à cette formalité auprès du receveur de l’Enregistrement. Il est
fait mention de cette équivalence sur le récépissé de dépôt. L’enregistrement ne sera dès lors plus
fait préalablement au dépôt mais au moment de l’acceptation du dépôt par le gestionnaire.
L’acceptation d’un dépôt par le gestionnaire du RCS déclenche l’équivalence formelle entre dépôt
et enregistrement.

L’enregistrement préalable auprès d’un bureau de l’AED d’un document avant dépôt au RCS reste
possible. Un document enregistré préalablement au dépôt ne sera dès lors plus enregistré par le
RCS au moment du dépôt. La possibilité de l’enregistrement préalable est notamment offerte aux
usagers du RCS en cas de refus d’un dépôt par le RCS alors que l’usager a besoin d’une date
certaine sur son document.

Les formalités d’enregistrement concernant les dépôts de documents sur support papier et sous
format électronique sont identiques, aucune distinction n’est faite entre un dépôt sur support papier
ou sous format électronique.
RCSL G.I.E.
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1.3 Droit de timbre

Les actes sous signature privée destinés au dépôt auprès du gestionnaire du RCS sont dispensés
de la formalité du timbre et exemptés du droit de timbre.
1.4 Compétences du RCS en matière d’enregistrement

Le RCS a compétence pour enregistrer les documents sous seing privé qui sont à déposer au
RCS. Ces documents ne doivent donc plus être enregistrés au préalable auprès d’un bureau de
l’AED. Le RCS n’enregistre pas de documents qui ne sont pas à déposer au RCS.

Les actes notariés ne sont pas concernés par la présente réforme administrative et continuent
d’être enregistrés par les services compétents de l’AED. Concernant les expéditions d’actes
notariés à déposer au RCS, seuls les frais de publication et les frais administratifs de dépôt sont
perçus par le RCS au moment du dépôt.

La remise ou la transmission des actes sous seing privé au gestionnaire du RCS est soumise au
droit fixe d’enregistrement que ledit gestionnaire perçoit individuellement sur chaque acte pour
compte de l’Etat, à moins que ces actes n’aient été préalablement soumis à cette formalité auprès
du receveur de l’Enregistrement. Ce droit est perçu concomitamment aux frais de dépôt au RCS.

Le receveur de l’Enregistrement conserve le droit de percevoir ultérieurement, dans les délais
prescrits par la loi, les droits proportionnels d’enregistrement dus suivant la nature des actes remis
ou transmis au gestionnaire du registre de commerce et des sociétés, le double droit
d’enregistrement ainsi que les autres droits et amendes prévus par la législation en vigueur.

En cas de non-paiement des montants dus en vertu des alinéas précédents, les poursuites et
instances se règlent comme en matière d’enregistrement. Les poursuites se font à la diligence du
receveur de l’Enregistrement.
RCSL G.I.E.
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

Sont à enregistrer tous documents à déposer au RCS, qu’ils soient déposés aux fins de publication
ou non, à l’exception des

mentions pour publication des comptes annuels, les comptes annuels eux-mêmes étant
enregistrés,

mentions pour publication des statuts coordonnés, les statuts coordonnés eux-mêmes
étant enregistrés,

mentions pour publication des règlements de gestion, les règlements eux-mêmes étant
enregistrés,

formulaires de réquisition du RCS,

expéditions d’actes notariés émises soit par un notaire luxembourgeois ou étranger, dans
la mesure où les actes notariés doivent être enregistrés auprès de l’AED,

actes sous seing privé enregistrés préalablement auprès d’un bureau de l’AED.
Documents qui peuvent être enregistrés auprès du RCS :
Les actes sous seing privé à déposer au RCS qui n’ont pas été enregistrés préalablement à leur
dépôt. Sont également enregistrés par le RCS, les comptes annuels, les statuts coordonnés
et les règlements de gestion.

Documents qui ne sont pas enregistrés par le RCS :

les formulaires de réquisition,

les mentions pour publication des comptes annuels, des statuts coordonnés et des
règlements de gestion,

les expéditions d’actes notariés émises soit par un notaire luxembourgeois ou étranger,
dans la mesure où les actes notariés doivent être enregistrés auprès de l’AED,

les actes sous seing privé enregistrés préalablement auprès d’un bureau de l’AED à leur
dépôt au RCS.
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2. Questions – réponses

Quels documents sont enregistrés par le RCS ?
Le RCS enregistre les actes sous seing privé qui doivent être déposés au RCS. Le RCS
n’enregistre pas d’autres types d’actes ou des actes qui ne sont pas à déposer au RCS.
Comment l’enregistrement des documents est matérialisé sur les documents déposés ?

La formalité de l’enregistrement est matérialisée sur l’étiquette de dépôt qui porte la mention
‘Enregistré et déposé’

Est-ce que le gestionnaire du RCS a compétence pour enregistrer les documents à déposer
au RCS ?
D’après les dispositions de l’article 22-3 de la loi modifiée du 19 décembre 2002 concernant le
registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des
entreprises et la loi modifiée du 10 août 1915 concernant les sociétés commerciales le gestionnaire
du RCS a compétence pour enregistrer les documents sous seing privé qui doivent être déposés
au RCS.
Est-ce que les actes notariés et expéditions d’actes notariés sont enregistrés au RCS ?

Le RCS n’enregistre pas les actes notariés et expéditions d’actes notariés. Ces types d’actes
doivent être enregistrés auprès de l’AED.
Que faire si j’ai besoin d’une date d’enregistrement (date certaine) à une date précise ?

Afin d’éviter tout problème d’obtention d’une date certaine notamment en cas de refus d’un dépôt
par le gestionnaire du RCS, le déposant peut faire enregistrer au préalable son document auprès
du bureau compétent de l’AED.

Quels sont les droits et frais qui sont prélevés par le gestionnaire du RCS pour compte de
l’Etat ?
Le gestionnaire du RCS prélève le droit fixe d’enregistrement (EUR 12) pour compte de l’Etat au
moment du dépôt au RCS ensemble avec les frais administratifs du RCS.
Le droit fixe d’enregistrement sont reversés par le gestionnaire à l’Etat.
Le gestionnaire du RCS prélève dès lors au moment du dépôt deux types de droit / frais :
-
le droit fixe d’enregistrement (EUR 12 par document déposé et enregistré)
-
les frais administratifs du RCS dus pour chaque dépôt (voir table tarifaire dans la rubrique ‘tarifs’)
RCSL G.I.E.
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
A quelle date les documents à déposer au RCS sont-ils enregistrés ?
Les documents déposés au RCS sont enregistrés à la même date que le dépôt. Le dépôt étant fait
au moment de l’acceptation du dépôt par le gestionnaire du RCS.

Est-ce que les actes constitutifs de personnes morales, pouvant d’après la loi en vigueur
être rédigés sous seing privé, peuvent-ils être enregistrés par le gestionnaire du RCS ?
Oui, les actes constitutifs de personnes morales rédigés sous seing privé selon les dispositions
légales en vigueur peuvent être enregistrés auprès du RCS au moment du dépôt. Par contre, les
actes rédigés par devant notaire doivent être enregistrés auprès de l’AED préalablement à leur
dépôt au RCS.

Est-ce que je dois encore passer auprès de l’Administration de l’Enregistrement et des
Domaines ?
Les documents sous seing privé à déposer au RCS sont enregistrés par le gestionnaire du RCS au
moment du dépôt des documents auprès du RCS. Ces documents ne doivent plus être présentés
auprès de l’AED.

Est-ce que les formulaires de réquisition du RCS doivent être enregistrés ?
Non, les formulaires de réquisition du RCS ne doivent pas être enregistrés.

Comment sont enregistrés les comptes annuels ?
Les comptes annuels sont enregistrés au droit fixe d’EUR 12.
Les comptes annuels sont dispensés de la formalité du timbre et exemptés du droit de timbre.

Comment sont enregistrés les statuts coordonnés ?
Les statuts coordonnés sont enregistrés au droit fixe d’EUR 12.
Les statuts coordonnés sont dispensés de la formalité du timbre et exemptés du droit de timbre.

Comment sont enregistrés les règlements de gestion ?
Les règlements de gestion sont enregistrés au droit fixe de EUR 12. Les règlements de gestion
sont dispensés de la formalité du timbre et exemptés du droit de timbre.

Quelle est la base légale des nouvelles formalités d’enregistrement ?
L’article 23-3 de la loi modifiée du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des
sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises confère compétence au
gestionnaire du RCS en matière d’enregistrement des actes sous seing privé.
Le règlement grand-ducal modifiant le règlement grand-ducal du 23 janvier 2003 portant exécution
de la loi du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la
comptabilité et les comptes annuels des entreprises précise les dispositions d’application relatives
aux formalités d’enregistrement concernant les documents à enregistrer et à déposer au RCS.
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
Est-ce que je peux enregistrer auprès du RCS des documents qui ne sont pas à déposer au
RCS ?
Non, le gestionnaire n’a pas compétence pour enregistrer des documents qui ne sont pas à
déposer au RCS.

Est-ce que le gestionnaire du RCS enregistre des documents qui ont déjà été enregistrés
auprès de l’AED ?
Les documents enregistrés préalablement à leur dépôt auprès de l’AED ne sont pas enregistrés à
nouveau par le gestionnaire du RCS au moment du dépôt.

Est-ce qu’il y a encore perception du droit de timbre ?
Non, les actes sous seing privé destinés au dépôt auprès du RCS sont dispensés de la formalité du
timbre et exemptés du droit de timbre.

Est-ce que je peux encore faire enregistrer auprès de l’Administration de l’Enregistrement et
des Domaines mes documents sous seing privé à déposer au RCS?
La faculté de faire enregistrer auprès de l’AED les documents préalablement à leur dépôt au RCS
est maintenue, notamment pour les documents dont le dépôt au RCS a été refusé. Les documents
préalablement enregistrés qui sont présentés pour dépôt au gestionnaire du RCS ne sont plus
enregistrés au moment du dépôt.

Est-ce que les documents qui ont été refusés par le gestionnaire du RCS au moment du
dépôt sont néanmoins enregistrés ?
Non, le gestionnaire n’enregistre que les documents dont le dépôt a été accepté, l’enregistrement
se faisant au moment du dépôt.
Le déposant dispose néanmoins de la possibilité de faire enregistrer les documents refusés
directement auprès de l’AED notamment dans les cas où le déposant doit absolument disposer
d’une date certaine sur les documents à publier.
d’une date certaine sur les documents à publier.
RCSL G.I.E.
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vous pouvez vous adresser au helpdesk du RCS dont les coordonnées sont les suivantes :
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Fax : (+352) 26 42 85 55
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Le helpdesk est ouvert du Lundi au vendredi de 8h00 à 17h30 sans interruption.
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