Procédure d`engagement et de liquidation des dépenses

Procédure d’engagement et de
liquidation des dépenses
24/08/2016
Activité-clé :
Engagement, Liquidation et Paiement
Processus :
Services propriétaires :
BFB
Auteur :
Validé par :
Classement :
Date de création :
24/08/2016
Date version :
Procédure
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1 Présentation du processus
1.1 Références légales
1. Arrêté du Gouvernement de la région de Bruxelles-Capitale du 25 mars 1999 relatif aux
délégations de signature en matières financières accordées aux fonctionnaires généraux du
Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale.
2. Règlementation en matière de marchés publics (voir notamment procédure transversale)
3. Règlementation régionale en matière budgétaire, comptable, financière et de contrôle, dont
notamment :
- Ordonnance organique du 23 février 2006 portant les dispositions applicables au budget, à la
comptabilité et au contrôle ainsi que ses divers arrêtés d’exécution, telle que modifiée
- Arrêté du GRBC du 15 juin 2006 relatif à l'engagement comptable, à la liquidation et au
contrôle des engagements et des liquidations, tel que modifié
- Arrêté du GRBC du 13 juillet 2006 relatif au contrôle administratif et budgétaire ainsi qu’à
l’établissement du budget
- Arrêté du GRBC du 15 juin 2006 concernant les nouvelles ventilations et dépassements de
crédits de dépenses
1.2 Objectif du processus
Input: Dossiers transmis par les administrations/Demandes de paiements reçues à la direction de la
comptabilité
Output: Engagement, liquidation, paiement des dépenses.
1.3 Rôles et responsabilités
N°
ACTEURS
Service de l’ordonnateur (agents
validateurs et approbateurs)
RESPONSABILITÉS
-
-
L’ordonnateur délégué
-
L’agent validateur
-
Direction de la comptabilité SPRB
(responsable Mme Happi Kalla) :
-
Effectue
le
contrôle
des
dossiers
(complétude, avis IF, vérifications marchés
publics, etc.)
Transmet et vérifie les coordonnées
bancaires à créer (vers la cellule données
maîtres de la direction de la comptabilité)
Fait procéder dans SAP aux engagements
comptables
Valide les droits constatés (workflow SAP)
Enregistre les dossiers dans SAP
Impute les dossiers sur les crédits
d’engagements
Effectue les vérifications dans VIM
Valide dans SAP les ordres de liquidation
Comptabilise les droits constatés
Gèrent les données-maîtres (dont revérification des coordonnées bancaires en
Procédure
3
-
-
Agents chargés de la
gestion
des
données
maîtres
(fournisseurs,
clients, TVA, taux, etc.)
Comptables chargés des
écritures
Secrétariat central de la
comptabilité (point unique
de
réception
des
factures/déclaration
de
créance)
-
cas de création ou de modification de
comptes dans le MD)
Réceptionne de manière centralisée les
factures et déclarations de créance – Les
factures/Déclaration de créance sont à
adresser en un exemplaire à la Direction de
la comptabilité de la Région de BruxellesCapitale, C.C.N., rue du Progrès 80, bte 1
à 1035 Bruxelles ou par email à
[email protected].
Elles
doivent
porter la mention de l’allocation de base
d’imputation ou du numéro de visa.
Direction
de
la
Trésorerie
(Directeur Mme De Groef –
comptable du contentieux : Mme.
Els Buys)
-
Gère les paiements (caissier)
Gère les dossiers du contentieux et des
fonds en souffrance
Contrôle des engagements et des
liquidations
(Mme
Orban
(responsable du CEL)
-
Fait partie du contrôle interne
Vise et valide les engagements comptables
et les liquidations
Inspection des Finances
-
Effectue le contrôle visé dans l’AGRBC du
13 juillet 2006
Direction du Budget (Directeurchef de Service M. Dehoux)
-
Elabore
la
structure
budgétaire
en
concertation avec l’admiinistration
Point de contact Bru-Budget
Prépare, sur demande, les arrêtés de
ventilation
-
(L’identification des responsabilités peut s’inspirer du modèle RACI)
1.4 Outils utilisés
-
Procédures transversales
SAP-FI
Bru-Budget
1.5 Mesure du processus
-
Le cas échéant, délai de transmission des dossiers
Respect des délais de paiement
1.6 Autres informations relatives au processus : remarque importante
La présente procédure se limite à décrire les étapes du processus d’engagement et de liquidation des
dépenses.
Procédure
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Pour les aspects spécifiques complémentaires (marchés publics, subventions, imputation des
recettes, régisseurs d’avances, etc.), il y a lieu de se référer aux procédures transversales disponibles
sur demande auprès de Bruxelles Finances et Budget.
2 Description du processus
2.1 Etapes du processus
2.1.1
Engagement
2.1.2
Liquidation/ordonnancement et paiement
2.1.3
Responsabilité solidaire et Contentieux financier
2.1.4
Reprise de l’encours des engagements (fin de la période transitoire)
2.1.5
Transfert des immobilisations (fin de la période transitoire)
Procédure
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2.2 Détail du processus
2.2.1
-
Encodage de l’engagement dans SAP
Le service de l’ordonnateur de l’administration vérifie le dossier.
CONTRÖLE Le service de l’ordonnateur vérifie le dossier. Celui-ci doit contenir :
•
Dossier d’engagement d’un marché public :
- Le cahier des charges, la décision motivée d’attribution, lettre de notification et l’offre
retenue (la partie inventaire / budget)
- L’avis de l’Inspection des Finances (si d’application)
- Décision du gouvernement et accord du Ministre du Budget (si d’application)
•
Dossier d’engagement de subventions
- L’arrêté ministériel ou du Gouvernement et la convention (si d’application)
- L’avis de l’Inspection des finances (si d’application)
- L’accord du Ministre du Budget (si d’application)
- La décision du Gouvernement (si d’application)
- La lettre de notification signée par l’ordonnateur.
Une convention doit être rédigée si le montant de la subvention « facultative » est supérieur à
15.000€ (Cfr. manteau du budget) sauf si une autre disposition juridique est applicable (cavalier,
dérogation ou protocole).
• Dossier d’engagement prévisionnel
L’engagement prévisionnel concerne les contrats pluriannuels pour lesquels on engage, au début de
chaque année, le montant correspondant aux liquidations des services prestés lors de cette année =>
obligations récurrentes (contrat de location, leasing voitures et copieurs, nettoyage, etc.)
-
-
2.2.2
-
La copie du contrat ou du cahier des charges et de la lettre de notification (afin de vérifier
que le contrat est toujours en cours)
Le calcul de l’estimation des dépenses pour l’année concernée.
L’avis de l’Inspection des finances (si d’application)
Le service de l’ordonnateur crée une pièce d’engagement (avec ou sans demande de visa de
notification) pour ce dossier dans SAP, impute les montants sur les crédits d’engagement de
l’allocation de base idoine selon le plan de liquidation prévu (dans SAP)
Le dossier obtient alors un numéro de visa.
La pièce accompagnée du bulletin d’engagement est envoyée automatiquement dans le
workplace SAP de l’ordonnateur.
Validation de l’engagement par l’ordonnateur
L’Ordonnateur approuve par signature le projet de notification le cas échéant
Procédure
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-
Le service de l’ordonnateur joint le dossier d’engagement scanné à l’engagement
L’Ordonnateur approuve le bulletin d’engagement dans son workplace SAP, ce qui génère un
envoi automatique au Contrôleur des Engagements
CONTRÖLE
- Le service de l’ordonnateur contrôle si l’IF et l’ordonnateur compétent ont signé tout ce qu’ils
doivent signer dans le dossier.
- Pendant l’enregistrement en SAP, le système effectue un contrôle automatique de la
disponibilité des crédits
- L’ordonnateur contrôle la conformité du dossier d’engagement et vérifie la bonne imputation
budgétaire du dossier (en cas de doute contacter la direction du budget)
- L'Ordonnateur contrôle allocation de base mentionnée, l'année budgétaire ainsi que la
disponibilité des crédits pour l'engagement
2.2.3
Validation de l’engagement par le Contrôleur des engagements et liquidations
-
Le Contrôleur des Engagements et des Liquidations vérifie le dossier d’engagement
CONTRÖLE
- Le Contrôleur des Engagements et des Liquidations vérifie la bonne application des
dispositions légales et réglementaires, notamment des principes budgétaires et des règles
relatives aux marchés publics
- Le Contrôleur des Engagements et des Liquidations octroie son visa d’engagement et
approuve l’engagement dans SAP après avoir constaté la conformité du dossier.
- Le Contrôleur des Engagements et des Liquidations octroie son visa d’engagement et de
notification et approuve l’engagement dans SAP après avoir constaté la conformité du
dossier, si la demande en a été faite dans SAP et que celle-ci est justifiée.
- En cas de rejet, le dossier est renvoyé (via SAP) à l’Unité Administrative pour correction /
adaptation
CONTRÖLE
- Le service de l’ordonnateur vérifie régulièrement son workplace SAP
2.2.4
-
-
Liquidation/Ordonnancement et Paiement : réception et encodage de la facture
L’organisme met en place une procédure stricte de réception des factures. Exemple SPRB :
« La direction de la Comptabilité (BFB) reçoit la facture/déclaration de créance. Cet envoi peut
se faire soit par courrier postal (Direction de la comptabilité de la Région de BruxellesCapitale, C.C.N., rue du Progrès 80, bte 1 à 1035 Bruxelles), soit par email à l’adresse
[email protected] (un PDF contenant une déclaration de créance par mail) »
Le service idoine scanne le document dans VIM
La reconnaissance OCR est réalisée dans VIM
La comptabilité complète les données dans VIM.
Procédure
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-
Si la facture émane d’un fournisseur qui n’existe pas encore dans les Master Data, elle
transmet la facture via VIM à la cellule des Master Data qui les crée. La même procédure est
valable pour l’ajout de nouveaux numéros de comptes.
CONTRÖLE
-
2.2.5
-
-
-
-
Les différentes exceptions de VIM, détectant les anomalies potentielles sont traitées par les
agents comptables.
En cas de modification ou ajout de numéro de compte bancaire, l’agent comptable précise les
vérifications entreprises en commentaire dans VIM. La responsabilité de la vérification des
numéros de comptes est dans le chef des organismes.
Validation métier de la facture dans VIM
Si la facture traitée est une facture avec bon de commande et que la réception marchandise
n’est pas réalisée, la facture est directement envoyée chez l’agent ayant réalisé le bon de
commande pour lui demander de réaliser la réception marchandise. Après seulement, le
comptable pourra la traiter.
Sur base des données reprises sur la facture/déclaration de créance, la pièce est transmise
via workflow VIM au service de l’ordonnateur compétent par workflow de validation. L’agent
comptable y mentionne le nom de l’agent validateur principal chargé de la validation de la
facture. Ceci est automatique pour les factures sur bon de commande qui sont orientées vers
la personne ayant réalisé le bon de commande. Si les agents validateurs du service technique
travaillent en pool, ils recevront tous la facture VIM accompagnée du PDF.
Le service de l’ordonnateur vérifie que la facture/déclaration de créance correspond aux
termes et conditions soit du marché soit de la subvention ainsi que les données relatives au
créancier
Le service de l’ordonnateur vérifie que la facture/déclaration de créance est cohérente avec
les informations contenues dans la base de données propre (DBx) au service et met celle-ci à
jour
CONTRÖLE
-
L’agent validateur vérifie que la facture correspond aux termes et conditions du marché,
contrôle le montant, le fournisseur, le numéro de compte, la date d’échéance de la facture, en
comparant le PDF de la facture avec les données encodées dans VIM.
Procédure
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-
Si l’agent validateur gère lui-même les données budgétaires (allocation de base, numéro
d’engagement), il les encode dans le système : numéro d’engagement, allocation budgétaire,
centre de coût, OTP le cas échéant ; en commentaire, il rajoute les informations
complémentaires sur la date de paiement souhaitée, une note de crédit éventuelle, données
relatives au créancier, etc.
CONTRÖLE
-
L’agent validateur corrige le centre de coût mis par défaut par la comptabilité et introduit les
données budgétaires, analytiques et d’immobilisation.
-
DECISION L’agent validateur approuve ou refuse la facture avec ou sans commentaire et
renseigne le nom de l’approbateur suivant si l’approbation se fait à plusieurs niveaux dans son
service,.
S’il souhaite refuser la facture, il en mentionne la raison précise à destination de l’agent
comptable.
Si les crédits de l’allocation de base ou de l’engagement sur lequel imputer la facture ne sont
plus suffisants, l’agent validateur garde la facture dans son workflow de validation en
attendant le transfert budgétaire. En fin d’année seulement, lorsqu’il est sûr que les crédits ne
seront plus accordés, il l’approuve avec commentaire à destination de la direction de la
comptabilité, expliquant la situation. La comptabilité comptabilisera alors la pièce sur un
compte d’attente.
-
-
Le cas échéant, l’approbateur suivant (approbateur intermédiaire) introduit les données
budgétaires (allocation de base, numéro d’engagement, fiche immo), il les encode dans le
système.
CONTRÖLE
-
L’agent approbateur (Gestionnaire de dossiers) contrôle la réalité, la conformité, le montant de
la déclaration de créance, la date d’échéance ainsi que l'identité du bénéficiaire, c’est-à-dire
les informations qui sont de son domaine de compétence suivant les répartitions de rôle à
l’intérieur du service technique.
-
DECISION L’agent approbateur approuve la facture avec ou sans commentaire et renseigne
le nom de l’approbateur suivant.
Procédure
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-
En cas de refus de la facture, il en mentionne la raison précise à destination de l’agent
précédent.
La facture est envoyée à l’approbateur suivant, jusqu’à l’approbateur final
CONTRÖLE
-
L’approbateur final vérifie les informations qui sont de son domaine de compétence puis
approuve la facture avec ou sans commentaire.
-
DECISION Si l’approbateur final souhaite refuser la facture, il en mentionne la raison précise
à destination de l’agent précédent.
Le service de l’ordonnateur accepte la pièce comptable dans VIM dans un délai de 5 jours.
Lorsque une personne n’accepte pas la pièce dans un délai de 5 jours, elle reçoit un mail de
rappel. Après 10 jours, un email est envoyé également au référent mentionné dans VIM. Ces
mails sont informatifs et ne demandent pas de réponse.
-
2.2.6
-
-
-
Comptabilisation de la facture dans SAP
La direction de la Comptabilité comptabilise la facture dans SAP sur un compte de charges et
sur les crédits de liquidation de l’allocation de base adéquate dans SAP (initialisation WF de
déblocage). Si une question persiste, celle-ci l’envoie pour information à l’agent concerné.
Celui-ci répond en introduisant un commentaire et en renvoyant la pièce.
SAP vérifie automatiquement la disponibilité des crédits. En cas d’insuffisance de crédits, la
dépense est comptabilisée sur un compte général d’attente et liquidée lorsque les crédits sont
à nouveau disponibles.
Si besoin, le comptable, le validateur ou l’approbateur complètent le dossier d’engagement.
CONTRÖLE
-
Le service de l’ordonnateur vérifie le dossier. Celui-ci doit contenir :
•
Dossier de paiement simultané
- L’ordre de paiement reprenant le montant, le bénéficiaire et l’AB, signé par l’ordonnateur
compétent (Ministre ou DG de BPS)
- La facture
•
Dossier de paiement sur visa de marché public ou prévisionnel
- L’ordre de paiement reprenant le montant, le bénéficiaire, l’AB et le numéro de visa, signé
par l’ordonnateur compétent (Ministre ou DG de BPS)
- La facture
Procédure
1
-
La copie du cahier des charges, du contrat, de la lettre de notification (afin de vérifier que
la facture se rapporte bien au marché)
•
Dossier de paiement sur visa de subvention
- L’ordre de paiement reprenant le montant, le bénéficiaire, l’AB et le numéro de visa, signé
par l’ordonnateur compétent (Ministre ou DG de BPS)
- La déclaration de créance
- La copie de l’arrêté ministériel ou arrêté du Gouvernement et la convention signée par les
deux parties.
-
Le comptable contrôle le montant de la facture au regard des crédits d’engagement/de
liquidation et du bon de commande éventuel. Il contrôle l’exhaustivité et l’exactitude des
données modifiées par le service de l’ordonnateur
Le système SAP contrôle automatiquement la disponibilité des crédits et la cohérence du
triplet budgétaire
Le cas échéant le service de l’ordonnateur vérifie si l’adjudicateur du marché possède une
dette sociale et/ou fiscale au regard des dispositions de la législation sur l’enregistrement
préalablement au paiement de la facture.
-
2.2.7
-
Validation de la facture par l’ordonnateur
La comptabilisation dans SAP génère automatiquement une notification dans le workplace de
l’Ordonnateur compétent
L’Ordonnateur vérifie l’ordre de paiement, la facture/déclaration de créance ainsi que le
dossier joint à la pièce de SAP dans son workplace
L’Ordonnateur compétent vérifie et approuve l’ordre de paiement dans son workplace SAP
Ceci génère une notification dans le workplace du Contrôleur des Engagements et des
Liquidations
Si l’ordonnateur compétent n’approuve pas l’ordre de paiement ;
o Il remplit le motif de refusdans SAP
o Le comptable reçoit la pièce de retour dans son workplace SAP et peut consulter le
motif de refus
o La comptabilité décide de contrepasser l’ordre de paiement ou de procéder aux
corrections demandées et retourne l’ordre de paiement à l’ordonnateur
CONTRÖLE
-
L’Ordonnateur vérifie si la procédure de paiement en « responsabilité solidaire » ne doit pas
être activée
Procédure
1
-
2.2.8
-
L'Ordonnateur contrôle la conformité de l'ordre de paiement par rapport à la
facture/déclaration de créance.
Le Gestionnaire de dossiers contrôle que l'ordre de paiement et la déclaration de créance
sont validés par l'Ordonnateur dans SAP
Validation de l’ordre de paiement par le Contrôleur des engagements et liquidations
Le Contrôleur des engagements et des Liquidations vérifie l’ordre de paiement sur base de la
facture/déclaration de créance et des documents disponibles dans SAP
Le Contrôleur des Engagements et des Liquidations approuve l’ordre de paiement dans SAP
En cas de rejet de l’ordre de paiement par le CEL :
o Le CEL refuse le dossier dans SAP et remplit le motif de refus de validation
o Le comptable reçoit la pièce de retour dans son workplace SAP et consulte le motif de
refus
o La comptabilité décide de contrepasser l’ordre de paiement ou de procéder aux
corrections demandées et retourne l’ordre de paiement au Contrôleur des
Engagements et des Liquidations pour validation
CONTRÖLE
-
2.2.9
-
-
Le Contrôleur des Engagements et des Liquidations contrôle notamment la disponibilité des
crédits, l’allocation de base, l’année budgétaire et la conformité de paiement
Mise en paiement de la facture
La Trésorerie effectue le paiement de la facture dans SAP en tenant compte de la date
d’échéance. Ce paiement est réalisé sur le compte du prestataire ou, en cas de contentieux,
sur celui du Comptable du contentieux
Le secrétariat de la Direction de la Comptabilité archive le dossier papier (facture/DC) de
paiement
Le service de l’ordonnateur fait un suivi des paiements sur base des informations disponibles
dans SAP
Le service de l’ordonnateur archive le dossier.
CONTRÖLE
-
Le service de l’ordonnateur contrôle le paiement.
Procédure
1
2.2.10 Responsabilité solidaire et Contentieux financier
Le processus de responsabilité solidaire doit être suivi si la consultation des bases de données de
l’Office National de Sécurité Sociale et du Service Public Fédéral Finances révèle l’existence d’une
dette sociale et/ou fiscale à charge d’un entrepreneur ou de certains prestataires de services actifs
dans le secteur du bâtiment (marchés de travaux, d’entretien de bâtiments ou de jardins, etc.)
En outre, le service de l’ordonnateur doit communiquer au master data et au contentieux toute
information concernant un éventuel contentieux du bénéficiaire.
En cas de contentieux financier (le paiement doit avoir lieu vers un autre bénéficiaire que le
bénéficiaire initial. Par exemple factoring, mise en gage, etc.),
- Le Service de l’ordonnateur informe immédiatement la Comptabilité pour mettre un payeur
divergeant au fournisseur/bénéficiaire
- Lorsque l’ordonnateur compétent reçoit la pièce dans son workplace SAP pour validation, il
vérifie si une mise en contentieux doit être réalisée au vu des éléments du dossier. Il vérifie et
valide le cas échéant l’ordre de paiement « contentieux »
- Le Service de l’ordonnateur transmet ensuite une copie du dossier de paiement au Comptable
du Contentieux pour règlement ultérieur.
- Lorsque la Trésorerie effectue le paiement de la facture dans SAP, celui-ci est réalisé sur le
compte du Comptable du contentieux.
- La Trésorerie communique au Comptable du contentieux par messagerie un dossier financier
digital comprenant tous les éléments nécessaires
- Le Comptable du contentieux informe le service de l’ordonnateur du montant versé en
contentieux et de la date effective du paiement.
CONTRÖLE
-
L’Ordonnateur compétent contrôle le bien-fondé de la demande de mise en contentieux du
paiement sur base du dossier communiqué.
Le Comptable du contentieux vérifie que son compte bancaire a bien été crédité du montant
correspondant à la facture en contentieux
Le Comptable du contentieux vérifie l’exactitude des montants à verser en « contentieux »
Le Service de l’ordonnateur vérifie, le cas échéant, si la date de paiement du solde au
bénéficiaire n’est pas dépassée.
Procédure
1
ANNEXES
Annexe 1 : Bon de commande
Madame, Monsieur,
Nous avons le plaisir de vous transmettre le bon de commande relatif à XXXX
La facture d’un montant total maximum de XXXX € (TVAC), est à adresser en un exemplaire avec
copie du bon de commande
•
•
Soit par courrier à l’adresse
Service public régional de Bruxelles
Direction de la comptabilité
C.C.N. – 8ème étage – Bureau 8.119
rue du Progrès 80, bte 1
1035 Bruxelles
Soit via mail (sans copie courrier) exclusivement et directement à l’adresse
[email protected].
La déclaration de créance / facture sera dans ce cas jointe sous format PDF, chaque
e-mail ne contenant qu’une demande de paiement unique.
Elle portera la mention : « allocation de base XX XXX XX XX XXXX » / « numéro de visa
XXXXXXXXXX ».
En cas de création ou modification de coordonnées bancaires, une attestation écrite du
bénéficiaire doit être envoyée par courrier séparé à l’adresse suivante :
Master Data – Bruxelles Finances et Budget
ième
CCN- 8
étage (bureau 8119)
80 rue du Progrès, b1
B-1035 Bruxelles - BELGIQUE
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de notre considération distinguée.
Procédure
1
Annexe 2 : Bulletin d’engagement
Procédure
1