CA du 19-12-2014 - Forteresse de Polignac

Conseil d’administration de l’association « Forteresse Polignac Patrimoine »
Vendredi 19 décembre 2014.
Nombre de personnes présentes : 19
Nombre de personnes excusées : 4
Nombre de personnes absentes : 4
Jean-Paul Vigouroux, président de Forteresse Polignac Patrimoine, ouvre la
séance en remerciant toute l’équipe de l’association, les membres du bureau,
les personnes qui interviennent régulièrement au château ainsi que le régisseur
Nicolas Bissonnier qui a fait un travail remarquable tout au long de cette année.
Puis il laisse la parole au secrétaire général Thierry Léotoing qui présente le bilan
de l’année 2014.
Les objectifs 2014 sont atteints et même dépassés dans certains cas grâce à :
- Un fort développement de la fréquentation : On passe de 26099 entrées
en 2013 à 31541 entrées en 2014(soit +20,85%).
- Un important public scolaire attiré par les activités pédagogiques
nombreuses et variées : + 264% entre 2012 et 2014.
- La consolidation de la démarche touristique et culturelle avec des
expositions et des concerts.
- Le développement des labels et réseaux : refuge chauves-souris, route
des châteaux d’Auvergne.
- Consolidation de l’évènementiel sur un site vivant et animé : dix
évènements marquants pour 2014 dont la toute nouvelle soirée
Halloween qui a connu un immense succès.
- Le développement de la communication : mise en place du site INTERNET.
- L’atteinte de l’autonomie avec une gestion équilibrée.
Nicolas Bissonnier fait le point sur la fréquentation 2014 :
Les pourcentages sont en hausse. La forteresse de Polignac est le
troisième site payant le plus visité de la Haute-Loire.
Il faut garder les évènements phares qui boostent la fréquentation en
basse saison : chasse aux œufs au printemps et Halloween en automne.
L’évènementiel attire 24% des visiteurs (7541 entrées pour 10
évènements variés).
La fréquentation scolaire est en très forte hausse et peut encore être
développée (+ 50% par rapport à 2013). On note que 78% des groupes
sont des scolaires. Les collèges et lycées viennent plutôt de la région
Rhône-Alpes tandis que les primaires viennent de Haute-Loire.
Pourcentages selon les activités proposées : 17% pour la forge, 14%
pour les blasons, 42% pour la chasse au trésor et 27% pour les visites
pédagogiques. Cependant, il est évident que de nouvelles activités doivent
être proposées chaque année pour fidéliser « la clientèle scolaire ».
En conclusion, l’année 2014 est une année contrastée mais honorable
pour le tourisme local compte tenu de la météo estivale souvent
défavorable.
-
Rappel des principaux évènements 2014 (sur 228 jours consécutifs
d’ouverture) :
Spectacle de rue médiéval : 13 avril avec « L’erre des tourmenteurs ».
Chasse aux œufs : 19 avril (2243 visiteurs contre 1183 en 2013).
Journées des châteaux d’Auvergne : 3 et 4 mai (avec plus de 1000
visiteurs)
Tournoi d’archerie médiévale : 31 mai et 1er juin (plus de 700 personnes)
Opéra-bouffe »Les brigands » d’Offenbach : 13 juin.
Spectacle Hurdy Gurdy Myst : 4 juillet
Cinq visites guidées nocturnes avec le Pays d’art et d’histoire : entre le
26 juillet et le 30 août (une moyenne de 14 personnes par visite)
Trois visites théâtralisées du 4 au 25 août organisées par les guides de la
forteresse (207 personnes pour les trois séances)
Spectacle INTERFOLK : 27 juillet (groupes folkloriques de Pologne et
d’Afrique du Sud)
Journées européennes du patrimoine : 20 et 21 septembre (900
personnes).
Soirée Halloween : 31 octobre (2167 participants sur une durée de
seulement 4 heures et demie !) Il faut souligner l’immense travail fourni
par une cinquantaine de bénévoles pour préparer et mener à bien la
réussite de cet évènement !
Les expositions :
- Pierre et habitat : du 29 mars au 11 novembre (prêtée par le C.P.I.E. du
Velay)
- Alimentation au Moyen Age dans le cadre du réseau de la route de la
lentille.
- La famille de Polignac.
- La forge et le forgeron : au premier étage du donjon, sur le thème de la
cuisine (couteaux d’époque gallo-romaine et du 13ème siècle, bougeoirs,
écuelles, marmites …crées par Robert Strozzini, ainsi que des armes d’hast
et la forge de guerre dans l’étable). Un grand merci au forgeron attitré de
la forteresse pour la scénographie des salles d’exposition et la réalisation
des objets !
Point finances :
par les trésoriers Jean Carton de Wiart et Thierry Falcon.
La courbe des dépenses est constante durant toute l’année et le résultat final
est positif.
Perspectives 2015 :
1 / Consolider l’évènementiel :
- Chasse aux œufs : samedi 4 avril
- Erre des tourmenteurs : vendredi 1er et samedi 2 mai
- Week-end médiéval : samedi 2 et dimanche 3 mai (journées des châteaux
d’Auvergne)
- Tournoi d’archerie médiévale : samedi 6 et dimanche 7 juin
- Spectacle « Quand Lisette voudra … » : jeudi 9, vendredi 10 et samedi 11
juillet
- Passage d’un circuit VTT pour la fête de Polignac : samedi 25 juillet
- Spectacle INTERFOLK : dimanche 26 juillet
- Journées du patrimoine : samedi 19 et dimanche 20 septembre
- Soirée Halloween « Les fantômes de Polignac » : samedi 31 octobre
- Montgolfières en Velay : week-end du 11 novembre
2/ Améliorer les outils permanents :
- Travail pendant l’hiver sur les jeux médiévaux
- Agrandissement du jardin d’inspiration médiévale, préparé depuis
l’automne 2013 et réalisé avec des plantes médicinales et du potager. Il
sera agrandi en 2015 avec des plantes utilitaires. Projet d’activités avec le
public scolaire.
3/ Mise en place de nouvelles animations scolaires :
- Atelier calligraphie
- Autour de la construction du château fort
4/ Expositions permanentes :
- La famille de Polignac
- L’alimentation au Moyen Age
- Archéologie
5/ Expositions temporaires :
- Pierre et habitat
- Eléments rajoutés par Robert Strozzini : pointes de flèches, volet en bois
type Moyen Age, fabrication d’un pilori …
- Chauves-souris du 1er août au 30 novembre (dans le cadre du nouveau
label de refuge pour la forteresse)
Achats et travaux envisagés pour 2015 :
Suite à la commission travaux réunie le 14 octobre 2014 et à la réunion de
bureau du 18 novembre, deux achats ont été effectués :
- 20 ensembles festifs pieds acier (20 tables et 40 bancs) ont été acquis pour
la somme de 3072 euros afin d’éviter de monopoliser le matériel de la
commune
- Matériel nécessaire pour continuer la pose d’un grillage d’un montant
inférieur à 1100 euros. 175 mètres supplémentaires seront posés avant
l’ouverture de la forteresse au public en février.
- Autres propositions envisagées :
a- Validation d’un devis pour la maintenance de la pompe hydraulique
faisant fonctionner les toilettes (536 euros HT avec dépannage chaque
année en cas de besoin)
b- Achat de 500 jetons pour le tourniquet
c- Stabilisation du mur dans la montée du château après le tourniquet
d- Aménagement d’un plancher traditionnel dans la salle dite « grange »
afin de réaliser un abri pour ranger le matériel
Perspectives au niveau du personnel :
Suite à une concertation entre le président, le secrétaire général, les
trésoriers et l’expert comptable, la décision a été prise de renforcer
l’équipe de salariés existante dans une perspective de développement de
la fréquentation afin de permettre un nouvel élan avec :
- De nouveaux objectifs qui pourront être mis en œuvre
- Une augmentation de la période d’ouverture au public dès le 7 février
- Une ouverture plus large pendant les vacances scolaires et une journée
sans coupure pendant la période d’été
- Le développement de l’accueil des groupes en période d’hiver
- Un accueil scolaire et un programme évènementiel renforcés
- Une communication plus intensive grâce au site INTERNET
- Une formation du personnel
En ce qui concerne le personnel permanent :
- Ajustement des postes conformément à la convention en vigueur
- Modification l’emploi de Nicolas Bissonnier afin de mieux reconnaître sa
fonction de régisseur et l’encourager dans son investissement personnel
- Classement de Sébastien Peyrard comme agent de maintenance
- Décision d’embaucher CAROLINE Boudon en CDI (35 heures par semaine)
en tant qu’animatrice à partir du 1er février
En ce qui concerne le personnel temporaire et stagiaire :
- Une stagiaire en MASTER 2 valorisation patrimoine culturel et
développement local pour un stage de 6 mois (de début avril à fin septembre)
- Une stagiaire en formation de guide conférencier
- Un contrat service civique à partir du mois de mars
Période d’ouverture envisagée :
-
Du 7 février au 3 avril : de 13h30 à 17h
Du 4 avril au 3 juillet : de 10h à 12h et de 13h30 à 18h
Du 4 juillet au 30 août : non stop jusqu’à 19h
Du 31 août au 24 octobre : de 10h à 12h et de 13h30 à 18h
Du 25 octobre au 15 novembre : de 10h à 12h et de 13h30 à 17h
Présentation du projet d’aménagement de la future billetterie :
Réhabilitation de l’ancienne billetterie place princesse de Polignac.
Aménagement du bâtiment sur trois niveaux avec l’accueil et la billetterie au
rez-de-chaussée, le bureau au 1er étage et le stockage au 2ème étage.
Questions diverses.