Guide d`utilisation DHL eMailShip
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Guide d`utilisation DHL eMailShip
Online Shipping Shipping Management Integration Solutions BIENVENUE CHEZ DHL EMAILSHIP MANUEL DHL EMAILSHIP E S T R A P I D E E T S I M P L E DHL eMailShip est un outil électronique de DHL Express simple et agréable à utiliser. Expédier se fait rapidement grâce non seulement aux formulaires en format PDF qui sont réutilisables mais aussi grâce aux instructions fournies étape après étape. Les utilisateurs peuvent compléter et imprimer les bordereaux d’expédition, documents douaniers et formulaires d’enlèvements. Ensuite, ils peuvent les envoyer par e-mail vous économisez de cette manière du temps et de l’énergie! DHL eMailShip peut être téléchargé gratuitement et est idéal pour les entreprises avec plusieurs utilisateurs travaillant depuis différents lieux. Avantages: • Documents d’expédition en format PDF gratuits lors du téléchargement • Simplicité des champs de saisie • Confirmation de livraison possible vers plusieurs adresses e-mail • Sauvegardez jusqu’à 50 adresses de livraison pour des envois futurs • Disponibilité de tous les produits DHL Online Shipping Shipping Management COMMENT DÉMARRER? Vous pouvez télécharger gratuitement les formulaires en format PDF qui sont réutilisables. Pas d’enregistrement exigé pour travailler avec DHL eMailShip. Exigences du logiciel Pour démarrer, vous avez besoin d’un PC avec une connexion à internet, d’une imprimante laser, d’un compte email actif ainsi que d’un numéro de client DHL. Integration Solutions • Une version récente de Microsoft® Windows® • Adobe® Acrobat® Reader® 8 ou une version supérieure Online Shipping Shipping Management Integration Solutions COMPLÉTER LE FORMULAIRE D’EXPÉDITION Formulaire d’envoi Dès que vous aurez téléchargé les formulaires en format PDF, vous verrez que eMailShip a mis à disposition 3 formulaires très simples à compléter: • Shipment Form - formulaire d’envoi • Customs Document - document douanier (optionnel) • Pickup Form - formulaire d’enlèvement (optionnel) eMailShip vous aidera à valider les données que vous saisissez et à les corriger si nécessaire. Informations relatives au paiement, à l’assurance et à l’expéditeur (Sections 1 & 2) Informations concernant le destinataire: bouton « Liste » (Section 3) Étape 1: Cochez la personne qui paiera l’envoi et mentionnez le numéro de client DHL du payeur que vous avez sélectionné. Si vous souhaitez assurer l’expédition, il vous faut cocher la case à côté de “O”, remplissez aussi la valeur à assurer et la devise. Remarque Tous les champs obligatoires dans le formulaire d’expédition sont indiqués par un astérisque (*). Étape 2: Complétez toutes les informations requises concernant l’expéditeur. Étape 3: Complétez toutes les informations requises au sujet du destinataire. Vous pouvez à nouveau sélectionner des adresses sauvées précédemment en cliquant sur le bouton jaune “Liste”. Conseil Conservez jusqu’à 50 adresses des destinataires dans l’outil eMailShip. Online Shipping Produits et Services, Détails de l’envoi et Contenu (Sections 4-6) Données pour les douanes et Accord de l’expéditeur (Sections 7 & 8) Shipping Management Integration Solutions Étape 4: Spécifiez de quel type d’envoi il s’agit via le menu de choix situé à côté de «Type »: International NonDocument pour les envois à dédouaner International Document pour les envois au sein de l’UE Domestic pour les envois à l’intérieur de la Belgique Choisissez le service souhaité présenté dans le menu de choix placé à côté de « Produit ». Si vous souhaitez ou une autre partie concernée souhaite recevoir une confirmation de livraison, cochez alors la case à côté de « Notification de livraison » et saisissez jusqu’à 5 adresses e-mail maximum. Remarque Pour les différents produits, vous pouvez également choisir une livraison avant une heure déterminée ou une livraison Economy Select. Si le produit sélectionné n’est pas disponible dans le pays de destination, vous recevrez alors un e-mail vous demandant d’opter pour un autre produit. Étape 5: Saisissez le nombre de pièces ainsi que le poids et les dimensions. « Détails de l’envoi » Remarque Si vous souhaitez ajouter des lignes supplémentaires, cliquez alors sur le lien bleu “More”. Un bordereau d’expédition sera imprimé pour chaque pièce de votre envoi. Étape 6: Décrivez clairement le contenu et indiquez le nombre de pièces. Envoyer à DHL Étape 7: Indiquez de quel type d’exportation il s’agit et qui paiera les droits d’importation et les taxes. Uniquement pour les expéditions durables hors UE. Remarque La Section 7 ne doit être complétée que s’il s’agit d’un envoi à dédouaner (non document). Remarque Dès que tous les formulaires nécessaires pour votre envoi auront été complétés, cochez la case à côté de “Traitement de l’expédition.” Si vous avez un enlèvement fixe chez DHL, vous ne devez pas cocher la case “Demander un enlèvement”.Si vous avez besoin d’un DHL Pickup click ‘request a PU’ et allez à la page 3. Cliquez sur le lien « Clauses & Conditions » pour lire les Conditions Générales de Transport de DHL. Cliquez sur “Transmettre à DHL” pour envoyer à DHL les informations relatives à votre envoi. Étape 8: Lisez l’Accord de l’Expéditeur. (p. 4) Donnez votre accord en cochant la case à côté de « J’accepte » Online Shipping COMPLÉTER LE DOCUMENT DOUANIER (OPTIONNEL) Shipping Management Integration Solutions Le document douanier peut être utilisé pour des envois durables. Documents pour la douane Étape 1 & 2: L’outil eMailShip complète automatiquement les coordonnées de l’adresse de l’expéditeur et du destinataire sur base des informations que vous avez mentionnées sur le formulaire d’expédition. Étape 3: La case 3 ne doit être complétée que s’il est mentionné sur la facture qu’un tiers paiera le montant. Étape 4: Ouvrez le menu de choix situé à côté de «Type de facture » et choisissez le type de facture correct. La date sera automatiquement complétée. Description des articles (Section 7) Vous pouvez encore – si vous le souhaitez – mentionner le n° de la facture et le n° de référence. Étape 5: Certains champs de la case «Termes générales de Transport » seront automatiquement complétés sur base de l’information figurant sur le formulaire d’expédition Compétez les conditions de paiement à côté de « Termes de Paiement ». Incoterm est un champ obligatoire. Faites votre choix Dans le menu déroulant. Étape 7: Complétez les informations requises pour chaque pièce de l’envoi. Remarque Si votre envoi est composé de plusieurs pièces et que vous souhaitez ajouter des lignes, liquez sur le bouton « Ajouter l’article suivant ». Vous pouvez ajouter 10 lignes au maximum. Pour supprimer une ligne, cochez la croix située à gauche de la ligne que vous souhaitez supprimer. Étape 6 : Vous pouvez donner des commentaires supplémentaire dans le champ à compléter situé sous « Commentaires ». Online Shipping Shipping Management Integration Solutions COMPLÉTER LE FORMULAIRE D’ENLÈVEMENT (OPTIONNEL) Remarque Formulaire d’enlèvement (Formulaire de réservation) Le formulaire d’enlèvement peut être utilisé si vous n’avez pas d’enlèvement fixe chez DHL. Étape 1: Si l’adresse d’enlèvement correspond à celle de l’expéditeur figurant sur le formulaire d’expédition, cliquez alors sur « Copier les données de l’expéditeur ». Les champs dans la case 1 sont automatiquement remplis pour vous. Si l’adresse est différente, vous devez compléter vous-même les différents champs d’adresse. Détails concernant l’enlèvement, le lieu et les instructions spéciales (Sections 2-4) Étape 2: Saisissez tous les détails nécessaires pour l’enlèvement. Étape 3: Indiquez s’il s’agit d’une adresse professionnelle (Entreprise) ou d’une adresse privée (Particulier). Mentionnez où le colis doit être enlevé. Étape 4: Vous pouvez indiquer des instructions supplémentaires pour le coursier dans le champ « Instructions spéciales ». Envoyer à DHL Remarque Lorsque tous les formulaires nécessaires destinés à votre envoi sont complétés, cochez alors sur le Formulaire d’Enlèvement ou d’Expédition la case à côté de «Traitement de l’expédition». Si vous avez besoin d’un Pickup, click « Demander un enlèvement ». Si vous êtes client(e) de DHL et avez un enlèvement fixe, vous ne devez alors pas cocher la case à côté de « Demander un enlèvement » Cliquez sur « Transmettre à DHL » pour envoyer à DHL les informations relatives à votre envoi. Online Shipping Shipping Management Integration Solutions E-MAIL DE CONFIRMATION ET DOCUMENTS D’EXPÉDITION E-mail avec ordre d’expédition Étape 1: Dès que tous les formulaires requis auront été complétés et que vous aurez cliqué sur “Transmit to DHL”, un message par e-mail s’ouvrira automatiquement dans votre programme d’e-mail existant. Ce message comprend toutes les informations que vous aurez complétées dans les formulaires eMailShip. Ensuite, envoyez par e-mail l’ordre d’envoi à DHL. E-mail de confirmation avec les bordereaux d’expédition joints Étape 2: Après avoir envoyé votre ordre d’expédition par e-mail, vous recevrez un e-mail de confirmation. Cet e-mail contient, en annexe, tous les documents d’expédition requis ainsi que les instructions relatives au nombre d’exemplaires à imprimer par document. Online Shipping Bordereau d’expédition Shipping Management Integration Solutions Doc archives Étape 3: Imprimez le(s) bordereau(x) d’expédition et joignez un exemplaire à chaque partie de votre envoi. Conseil Vous pouvez sauvegarder les formulaires en format PDF sur vos ordinateurs pour une utilisation future. Grâce au numéro du bordereau d’expédition, vous pourrez suivre votre envoi via la fonction de suivi sur le site Internet de DHL Ordre d’expédition Facture commerciale Dhl Express (Suisse) SA www.dhl.ch 1/2014