Logiciel de Gestion de votre Service Clients La solution pour

Logiciel de Gestion de votre Service Clients
La solution pour optimiser la gestion de
toutes vos demandes de services
Toutes Vos Ressources et Toutes Vos Actions dans un même Planning
Gestion des Ventes
Planifiez vos tâches
Ventes de Produits et de Prestations
sur plusieurs jours & intervenants
• Planifiez toutes les tâches de votre entreprise
• Les congés, les absences, les réunions
• Les actions relatives à un dossier client
• Clôturez vos tâches en 2 clics
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Devis, Facture, BL, Relevé, Refacturation
Pièces, Main d’oeuvre, Déplacements, Forfaits
Gestion des différents taux de T.V.A
Suivi Comptable
Interventions sur Site
Votre Tableau de Bord
Toutes les actions rattachées
Pilotez votre Service Client
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Chiffrez, Planifiez et Facturez vos interventions
Planifiez vos interventions sur :
o Plusieurs périodes de plusieurs jours
o Plusieurs intervenants.
Tous les indicateurs clés de votre activité
Comparez l'évolution de votre activité
Analysez vos coûts, votre productivité
Vos dossiers Atelier
Vos Documents
Réparation, Devis, Echange, Retour
pour véhiculer une image professionnelle
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Planifiez les différentes actions
Comptes-rendus, pièces...
Gestion des garanties
Gestion de la Sous-traitance
Facture, Devis, B.L
Bon d'entrée, Bon de sortie
Courriers
Personnalisez vos documents avec votre logo.
Gérez vos dossiers SAV
Générateur d'Etats
avec une traçabilité sans faillee.
Personnalisez vos rapportss
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Consultez vos dossiers & historiques
Gérez la sous-traitance
Gérez vos devis
Maîtrisez vos délais
Communiquez par courrier ou Email
Créez des rapports par utilisateur
Analysez vos interventions
Délais, Productivité, CA & Marges
Exportez selon le format souhaité
Gestion des dossiers interventions
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Suivi des demandes clients avec un suivi précis des dossiers
Gestion des différents types de garanties et des différents éléments à refacturer
Gestion des Devis (envoi, relance, acceptation, refus, transformation en facture)
Gestion des avoirs
Numérisation des documents et photos rattachés aux dossiers
Communication via e-mail de tous les éléments relatifs aux dossiers
Impression des documents Facture, BL, Devis, Courriers
Un suivi sans faille du parc de prêt
Une facturation adaptée à votre métier avec la gestion des refacturations
Création d'une demande d'intervention en atelier ou sur site
Gestion des prêts de produits
• Gestion des prêts / réservation d'un produit
• Edition d'un bon de prêt
• Restitution du prêt
Gestion des courriers
• Retard supplémentaire
• Mise à disposition
• Demande de relivraison
• 1ere relance impayé
• Retour usine
• Relance sous-traitant
• Demande de justificatif de garantie
• Demande échange de produit
• Courriers divers
Gestion des documents personnalisés
• Les documents personnalisés sont paramétrables par l'utilisateur
Gestion des envois de mails
• Facture
• Bon de livraison
• Point détaillé de réparation
• Bon de sortie sous-traitant
• Courriers types
• Documents personnalisés
• Pièce jointe du dossier
Editions mises à disposition
• Bon d'entrée
• Fiche intervention
• Facture
• Bon de livraison
• Bon sous-traitant
• Bon de prêt
• Rapport des tâches
101 Avenue des Etats Unis
31200 Toulouse
Tel : 05.62.87.85.85
Fax : 05.62.87.85.85
Planning Multi Services
Le module Planning Multi Services vous permet de planifier toutes les activités de votre entreprise :
• Des interventions sur site ou en atelier
• Des actions sur des dossiers ventes ou des devis
• Tous les évènements qui ne sont pas rattachés à des dossiers
Il permet de planifier :
• Une tâche ou action sur plusieurs périodes
• Une tâche ou action sur plusieurs ressources
• Les interventions en atelier à planifier
o Un simple “glisser déplacer“ vous permet de planifier le dossier à l’aide de la souris
• Les interventions sur site à planifier
o Un simple “glisser déplacer” vous permet de planifier le dossier à l’aide de la souris
• Toutes les tâches rattachées à un dossier intervention ou à une vente
o Commande
o Livraison
o Installation
o Contrôle
o Dépannage
o Entretien
o Formation
• Toutes les activités de l'entreprise
o Congés
o Maladies
o RTT
o Formations
o Réunions
o Révisions véhicules
o Echéances fiscales et sociales...
• Vous avez la possibilité de planifier d’autres types de ressources :
o Véhicules
o Matériels
o Salles de réunions
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Une tâche récurrente (une tâche qui doit se répéter toutes les semaines, tous les mois, tous les ans...)
Il permet de visualiser sur la carte l'itinéraire des différents intervenants entre votre entreprise et le site d'intervention.
Planning Multi Services
Un
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planning visuel, clair et détaillé :
Une couleur pour chaque type d’intervention ou service que vous pouvez paramétrer
Une couleur pour chaque type d’action ou d’évènement que vous pouvez paramétrer
Affichage de la même couleur pour les tâches affectées à un même dossier
Affichage de différentes couleurs en fonction de la zone géographique des dossiers interventions
Un indicateur de couleur vous permet d'identifier les tâches non terminées dont la date de prévision est dépassée
Plusieurs modes d'affichage (Journalier, hebdomadaire, mensuel), regroupés par ressource ou par date
Possibilité d'afficher toutes les tâches ou évènements rattachés à un dossier sous forme de "Gantt"
Affichage des différents onglets :
• La liste de toutes les tâches rattachées au dossier sélectionné dans le planning
• La liste des interventions en atelier à planifier (à partir de laquelle l'utilisateur peut sélectionner
une ou plusieurs interventions à l'aide de la souris pour la ou les positionner automatiquement sur le planning)
• La liste des interventions sur site à planifier (à partir de laquelle l'utilisateur peut sélectionner
une ou plusieurs interventions à l'aide de la souris pour la ou les positionner automatiquement sur le planning)
• La liste de toutes les tâches non terminées, affectées à l'utilisateur connecté au planning
o Cet onglet permet à l’utilisateur de visualiser l’ensemble des tâches qui lui sont affectées
il peut ainsi les organiser, les modifier ou bien les clôturer
L’utilisateur peut organiser et trier les données de chacun des onglets afin d’obtenir la présentation la plus adaptée
à son mode de fontionnement. Après quoi, il peut enregistrer sa présentation et la conserver ainsi lors de ses prochaines
utilisations. Chaque utilisateur peut avoir sa propre présentation.
Planning Multi Services
Le Planning Multi Services est accessible depuis :
• Le menu général
• La gestion des dossiers S.A.V
• La gestion des dossiers ventes
Vous avez la possibilité de :
• Sélectionner le service ou les ressources que vous souhaitez consulter ou planifer
• Consulter toutes les interventions rattachées à un code postal donné
• Planifier une tâche ou un évènement qui n’est pas rattaché à un dossier
• Planifier une tâche rattachée à un dossier intervention
• Consulter, modifier, supprimer ou clôturer une tâche
• Affecter une tâche ou un évènement à plusieurs ressources matériels ou intervenants
• Planifier une tâche ou un évènement sur plusieurs jours
• Déplacer et organiser les interventions à l’aide de la souris
• Éditer une fiche d'intervention à partir d’une tâche planifiée
• Consulter & éditer un rapport de toutes les tâches rattachées à un même dossier
• Consulter la liste des tâches rattachées à un même dossier sous forme de Gantt
• Envoyer le descriptif d’une action ou le compte rendu aux différents intervenants par e-mail
Localisation du client et affichage de l'itinéraire sur la carte depuis le SAV
Gestion de la sous-traitance
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L'expédition d'un produit en sous-traitance s'effectue par l'édition ou l'envoi par mail
du bon de sortie sous-traitant, à partir de la gestion des interventions
La réception d'un produit s'effectue par la saisie du compte rendu de l'intervention
La liste des réparations en sous-traitance éditée par la gestion des états permet
d'effectuer le suivi des dossiers sous-traités
Edition des relances sous-traitants
Gestion des ventes
Pour gérer toutes vos ventes de produits finis, d’accessoires et de pièces détachées
• Gestion des Factures, Bons de livraison, Devis, Avoirs
• Gestion des documents rattachés avec possibilité de numériser un document
• Gestion des clients en compte et des relévés fin de période
• Gestion des tarifs par client
Gestion des courriers
• Courrier de mise à disposition
• Retard supplémentaire
• 1ère relance impayé
• 2ème relance impayé
• Courriers divers
Gestion des documents personnalisés
• Les documents personnalisés sont
paramétrables par l'utilisateur
Gestion des envois de mails
• Factures, Bons de livraison, Devis, Avoirs
• Courriers types
• Documents personnalisés
• Pièces jointes du dossier
Editions mises à disposition
• Facture
• Bon de livraison
• Rapport des tâches
Gestion du stock
Gestion des articles
• Mise à jour des articles
• Possibilité de mettre à jour la liste des modèles sur lesquels se pose l'article
• Gestion des documents rattachés à un article avec possibilité de numériser un document
Gestion des mouvements de stock
Réception des articles sans commande
• Possibilité d'éditer les étiquettes stock
• Possibilité d'imprimer la liste valorisée des articles réceptionnés
Gestion Comptable
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Gestion de la facturation
Gestion des avoirs
Gestion des règlements
Gestion des relances impayés
Edition des relevés fin de période par client
Gestion des dossiers de refacturation
Liste des dossiers en Sous-traitance
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Les états standards
Responsable technique
• Liste des Interventions Terminées en Atelier
• Liste des Produits Terminés non Repris
• Liste des Produits à Réparer en Atelier
• Liste des Produits à Réparer en Extérieur
• Liste des réparations en sous-traitance
Comptabilité
• Journal des encaissements
• Journal des ventes
• Liste des impayés
• Liste des encours à refacturer
Responsable
• Production mensuelle atelier
• Récapitulatif mensuel par famille
• Production mensuelle extérieure
• Délais d'intervention en atelier
• Délais d'intervention en extérieur
• Analyse détaillée du chiffre d'affaire par période
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Générateur de rapport
Ce module optionnel appelé Explorateur vous permet de créer vos propres rapports
à partir des données enregistrées dans Advance-Line.
Vous avez la possibilité de :
• Filtrer les données à afficher
• Sélectionner et organiser les données du rapport
• Trier les données
• Regrouper les données
• Exporter les données ou la synthèse du rapport pour les exploiter sous Excel ou bien les importer dans un autre logiciel
• Visualiser le résultat sous forme de graphique
• Imprimer le rapport
• Enregistrer votre rapport sous forme de bureau afin de pouvoir l’exploiter ultérieurement avec de nouvelles données
Liste des données exploitables par l’explorateur
• Dossiers interventions atelier, sur site, devis, facture, vente, avoir...
• Clients
• Planning multi services avec toutes les actions
• Articles produits finis, accessoires, pièces détachées
• Mouvements de stock
Tableau de bord
Vous bénéficiez d’un écran comportant tous les indicateurs clés de votre activité en temps réel
Les volumes d'interventions
Nombre de dossiers S.A.V créés, terminés, en cours en atelier et/ou sur site pour :
• La journée
• La veille
• Le mois en cours
Comparatif des volumes d'interventions
La progression du volume d'interventions atelier et/ou sur site pour les dossiers
terminés ou non terminés sur :
• Le mois en cours comparé au mois précédent
• Le mois en cours comparé au même mois de l’année précédente
Volumes d'interventions par type de garantie
Répartition par type de garantie des interventions atelier et/ou extérieur :
• Entrées
• Terminées
• En cours
Volumes par atelier ou par type d'intervention
Répartition du nombre de dossiers par atelier ou type d’intervention :
• Entrées
• Terminées
• En cours
Autres indicateurs
• Nombre de dossiers en sous-traitance
• Nombre de devis en cours
• Nombre de dossiers terminés non facturés
• Nombre de dossiers facturés non restitués aux clients
Gestion des profils utilisateurs
Vous pouvez paramétrer les menus de l’application Advance-Line en fonction de chaque utilisateur
ou chaque groupe d’utilisateurs.
Chaque utilisateur accède à l’application en saisissant son code employé ou bien son mot de passe
suivant les paramètres que vous définissez.
Vous pouvez ainsi sécuriser et simplifier l’utilisation de votre logiciel.
Vous pouvez, par exemple, autoriser un utilisateur à consulter le planning sans qu’il puisse le modifier.
Vous pouvez aussi autoriser un utilisateur à accèder aux dossiers interventions et ventes sans pouvoir supprimer une ligne
de facture.
Lorsque l’utilisateur se connecte à l’aide de son mot de passe, il n’a accès qu’aux options que vous lui avez affectées.
L’application est ainsi mieux adaptée à chaque utilisateur.
A qui s’adresse ce Logiciel ?
Ce logiciel s’adresse à toutes les personnes qui souhaitent organiser et optimiser la gestion
de leur service clients
Vous avez des demandes clients à gérer, que ces clients soient externes ou internes
à votre entreprise ?
Vous intervenez vous-même ou vous sous-traitez une partie de votre activité ?
Vous souhaitez obtenir un suivi précis de chaque dossier à traiter ?
Vous souhaitez gérer des interventions ou des livraisons faisant appel à plusieurs intervenants au même moment
ou à des dates différentes?
Vous souhaitez anticiper chaque demande de vos partenaires en leur communiquant l’état d’avancement de
chaque dossier ?
Vous souhaitez avoir une vue globale de toutes les activités de votre service ou de vos services, ou bien
de chaque ressource ?
Vous souhaitez facturer ou refacturer vos prestations, vos pièces détachées en tenant compte des
différentes garanties ?
Vous souhaitez facturer la vente de produits finis ?
Vous souhaitez obtenir un suivi comptable rigoureux ?
Vous souhaitez réaliser vos propres rapports sur toutes les activités que vous pilotez ?
Nous sommes convaincus de vous apporter une réponse à chacune de ces préoccupations, c’est pourquoi nous vous
offrons l’opportunité de tester notre logiciel et ses différents modules sans aucun engagement de votre part
Nous avons conçu une solution puissante, ergonomique, fiable & paramétrable, opérationnelle en quelques minutes
pour apporter une solution globale à toutes vos préoccupations, et ce pour un très faible investissement
Notre solution est modulaire et évolutive en fonction de votre organisation et de l’évolution de votre entreprise
Nous travaillons jour après jour pour faire évoluer nos applications en fonction des nouveaux défis de votre métier
et de l’évolution de la technologie
N’hésitez pas à nous contacter pour toute autre demande spécifique liée à notre métier commun : le
Service Client
Pré-requis materiels
Ordinateur : Processeur core 2 duo Minimum
Mémoire (RAM) : 1 Go Minimum - Recommandé : 2 Go
Espace disque nécessaire : 1 Go Minimum
Ecran : Configuration minimum permettant d’exploiter toute la puissance du Planning Multi Services
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Ecrans 16/9 :
o Minimum : 19 pouces - Résolution 1440X900
o Recommandé : 22 pouces - Résolution 1680X1050
o Optimum : 22 pouces - Résolution 1920X1080
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Ecrans 4/3 :
o Minimum : 17 Pouces – Résolution 1280X768
Imprimante A4 : Compatible Windows
Après installation de la version de démonstration :
• Vous disposez d’une application vierge vous permettant de renseigner tous vos paramètres et démarrer
votre activité.
• Vous disposez d’une deuxième application comportant des données pré-renseignées afin de vous
permettre d’évaluer la performance de nos outils en matière de résultats obtenus.