La lettre cadre agence comptable 2015 2016

Aux gestionnaires des établissements
du groupement comptable
de l’Auxerrois
s/c des chefs d'établissements
OBJET : Lettre cadre des opérations comptables
Madame, Monsieur le Gestionnaire,
La présente note a pour objet d’harmoniser les pratiques au sein de l’agence comptable.
Conformément à la réglementation actuelle des EPLE, trois points essentiels portant sur les
principes budgétaires et comptables seront abordés.
1 – Opérations de mandatement.
Lycée Jacques Amyot
2 – Opérations de recettes.
Rue de l’Etang Saint-Vigile
3 – Opérations comptables.
89015 Auxerre cedex
Tél : 03-86-94-21-70
1 – OPERATIONS DE MANDATEMENT
Fax : 03-86-94-21-71
A réception des factures, vous vérifierez en priorité les factures manuscrites ou
assimilées, compte tenu des risques d’erreurs matérielles ou de non-conformité qu’elles
peuvent comporter.
Mail : [email protected]

Le décret 2002-232 modifié du 21 février 2002 relatif à la mise en œuvre du délai
maximum de paiement dans les marchés publics stipule dans son article 1 : ″ Le point de
départ du délai global de paiement prévu aux articles 54 et 55 de la loi du 15 mai 2001
susvisée et à l'article 96 du code des marchés publics est la date de réception de la
demande de paiement par les services de la personne publique contractante″.
Il vous appartient en conséquence de prouver la date d’arrivée d’une facture dans vos
services en apposant par exemple un tampon ″ courrier arrivé le ″ . Le délai est de 30
jours .

Afin de respecter le Code des Marchés Publics et la responsabilité du comptable, il
er
convient de joindre au 1 mandat de l'exercice l'acte du conseil d'administration
donnant délégation à l'ordonnateur pour la signature des marchés publics.



Le décret 2007-450 du 25 mars 2007 précisant la nomenclature des pièces justificatives
a autorisé la suppression de la signature de l’ordonnateur et de la mention de
certification du service fait sur les factures et mémoires.
Il est donc réglementairement possible pour l’ordonnateur de considérer que sa
signature apposée sur le bordereau des mandats vaut ordre de payer, certification du
caractère exécutoire des actes et justification du service fait pour l’ensemble des
mandats et pièces jointes.
Il vous appartiendra de fixer les modalités au sein de votre établissement soit en
conservant la signature du service fait ou en la supprimant (modalité du contrôle
interne).
 Pour les factures d’immobilisations (classe 2), vous voudrez bien reporter le numéro
d’inscription à l’inventaire sur la facture- et joindre la fiche d’inventaire informatisée au
mandatement.
 Documents à joindre au mandatement :
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


Un bordereau journal des mandats émis signé,
Une situation des dépenses engagées prenant en compte le mandatement en
cours.
er
Au 1 mandatement de l’année, acte du conseil d’administration autorisant
l’ordonnateur à passer des marchés publics.
En cas de changement d’ordonnateur, copie de l’arrêté de nomination.
 Documents spécifiques à joindre, en les intégrant aux pièces justificatives (décret n°2007450 du 25 mars 2007) :

Facture adressée dans le cadre d’un contrat ou d’un marché.
 Joindre au premier mandatement de l’année civile une copie du contrat ou du
marché concerné certifié exécutoire à la date du
 En cas de souscription en cours d’année, joindre à la première facture de
l’année le contrat ou le marché souscrit certifié exécutoire à la date du
 L’arrêt du Conseil d’État en date du 8 février 2012 (req. n° 340698), Ministère
du budget, des comptes publics et de la réforme de l’État précise que le
comptable public à qui n’est pas produit un contrat écrit pour un marché
public d’un montant supérieur au seuil fixé par l’article 11 du Code des
marchés publics (15 000€ HT actuellement) doit signaler à l’ordonnateur
l’insuffisance des pièces. Dans ce cas, il ne peut payer la dépense
correspondante, sans engager sa responsabilité personnelle et pécuniaire, que
sur la production d’un certificat administratif de l’ordonnateur attestant
l’absence de conclusion d’un contrat écrit.
Ainsi, pour les marchés publics à procédure adaptée d’un montant égal ou supérieur au seuil
fixé par l’article 11 du Code des marchés publics , doit être produit au comptable public,
conformément à l’analyse du juge, le contrat écrit au sens large, c’est-à-dire le document écrit
de passation. À défaut, un certificat administratif par lequel l’ordonnateur prend la
responsabilité de l’absence de marché écrit, permet au comptable, qui n’est pas juge de la
légalité de la passation du marché, de procéder au règlement du mandat de dépense. ( Cas des
marchés à bons de commande (6011))

Indications qui doivent figurer sur une facture (décret du 25 mars 2007)
1. Le nom ou la raison sociale du créancier.
2. Le cas échéant, référence d'inscription au répertoire du commerce ou au
répertoire des métiers.
3. Le cas échéant, numéro de SIREN ou de SIRET.
4. Date d'exécution des services ou de livraison des fournitures et désignation
de la collectivité débitrice.
5. Décompte des sommes dues : nature des fournitures ou services, prix, le cas
échéant, quantité. Le cas échéant, mention des précomptes, retenues et
escomptes.
6. Le cas échéant, indication de la TVA.
Rappel: Selon le décret n°80-393 du 2 juin 1980, les fournisseurs sont dispensés de produire des
mémoires ou des factures en deçà du seuil de 230 €

Opérations pour ordre Dépenses Avant Ordonnancement : le module D.A.O. est utilisé.
Les D.A.O. correspondant à des prélèvements sont saisies à l’agence comptable au vu des
justificatifs fournis par le régisseur. Le mandatement s’effectue automatiquement par
transfert de fichiers.

Afin de respecter les délais de paiement des factures et de pouvoir appliquer les
escomptes éventuels, il est recommandé d’effectuer un mandatement tous les 15 jours et
au minimum une fois par mois, congés scolaires intermédiaires compris; et, en tout état
de cause avant les dates indiquées au calendrier distribué en début d'année

Mandatement des amortissements : joindre l'acte du conseil d'administration fixant le
tableau d'amortissement et les documents issus du logiciel d'inventaire fixant les
amortissements de l'année.

Extourne : La pièce justificative des mandats d’extourne est l’état des factures non
parvenues, document non formalisé qui reprend l’intégralité des factures attendues.
 Cas particulier des voyages scolaires
Le budget prévisionnel du voyage ou de la sortie scolaire ainsi que l’acte du C.A. l’autorisant
et la liste des élèves participant devront être transmis à l’agence comptable (modèle joint en
annexe). A défaut de ces documents, les mandats ne seront pas pris en charge.
Compte tenu des délais, les arrêtés de création de régie d’avances temporaires
doivent être adressés au minimum 1 mois avant la remise des fonds au régisseur, 1 mois et
demi si une carte bancaire est sollicitée.
Je vous remercie également de transmettre à l'issue du voyage un bilan financier
de ce dernier, et ce afin de faciliter le suivi comptable et le solde définitif des comptes
afférents.
2 – OPERATIONS DE RECETTES
 Vous voudrez bien transmettre mensuellement un exemplaire du bordereau journal
des ordres de recettes émis signé ainsi qu’une situation des recettes.
 Joindre un justificatif à chaque ordre de Recettes (notifications, état des sommes dues,
certificat de l’ordonnateur, courrier, etc….)
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Chaque ordre de recettes doit être libellé de manière simple mais significative
(exemple : OR au 7065 : repas du 01/02/N…)
Le terme ″divers″ doit être utilisé avec la plus grande parcimonie.
Lorsqu’un ordre de recettes est établi au vu d’un tarif voté en conseil
d’administration, vous établirez un certificat de l’ordonnateur visant l’acte
administratif, et explicitant les bases de liquidation (exemple les voyages ou
sorties scolaires)
Lorsqu’un ordre de recettes est établi au vu d’une convention votée en conseil
d’administration, vous joindrez la convention certifiée exécutoire (exemple
convention de location de locaux, de cofinancement…)
Noter le numéro de l’acte du CA autorisant la recette ou fixant les tarifs sur votre
er
document justificatif, et le joindre au 1 ordre de Recettes.
Concernant les ressources affectées ou spécifiques : bourses nationales, manuels
scolaires, subvention d’équipement, fonds sociaux, projet d’établissement…
joindre la liste des mandats signée par l’ordonnateur à chaque ordre de Recettes,
ainsi que les avis de subvention avec le premier ordre de Recettes. Un état
récapitulatif des subventions et des comptes de classe 4 continuera à être joint à
vos bordereaux afin de faciliter le suivi conjoint de ces crédits.
 Les ordres de recettes doivent être émis mensuellement, à l’exception des voyages
scolaires (fin du voyage). Toute tarification doit être votée par le C.A.
 Régie de recettes : elle doit être remise à l’agence comptable, soit lorsque le montant
maximal autorisé par l’arrêté de création de régie est atteint, soit tous les mois, soit
avant chaque vacances scolaires (au plus tard l'avant-veille du départ en vacances)
3 – OPERATIONS COMPTABLES GENERALES
Je vous rappelle que l'agence comptable transmet chaque mois au chef d'établissement un
rapport sur l'état de la comptabilité générale accompagné de la balance.


Il convient de fournir en deux exemplaires les documents financiers signés ( budget,
DBM, lettre d’information ) ainsi que les accusés de réception des autorités de tutelle.

Un exemplaire est envoyé à la Chambre Régionale
des Comptes

Le second reste à l’Agence Comptable.
Transmettre, dès réception, copie :
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

des avis de mandatement ou de subvention,
des courriers de la Collectivité Territoriale pouvant
intéresser directement la vie budgétaire de
l'établissement…
des factures entrainant des prélèvements
automatiques
Pour les opérations de fin d’exercice, le calendrier des travaux de fin d’année est fixé
conformément au tableau ci-après
Le dernier mandatement pour paiement aux fournisseurs devra être présenté au plus tard le
15 décembre 2015. Il vous appartiendra d’arrêter les commandes en conséquence ( minovembre est conseillé – pensez à prévenir les enseignants dès la rentrée)
Le reste des opérations non clôturées au 15 décembre seront traitées selon la méthode de
l’extourne.
Ne pas omettre de factures: veiller notamment aux factures de viabilisation
DATES DE TRANSMISSION DES DOCUMENTS DE FIN D’EXERCICE
ET CALENDRIER DES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE
Pour le 14/01/15

État de variation des stocks (alimentation, énergies, services spéciaux....)
et opérations budgétaires correspondantes

État des tickets (valeurs inactives)

Documents comptables issus du logiciel de suivi du patrimoine


État de reversement des fonctionnaires logés (PPL)
dernier Bordereau Journal des Mandats Émis

dernier Bordereau des Ordres de Reversement

dernier Bordereau des Ordres de Recettes

dernier Bordereau des Annulations d'Ordres de Recettes
Les régularisations budgétaires de fin d'année devront également être effectuées pour le 15
janvier 2015.
Il va de soi que, si vous avez préparé, avant les dates précisées ci-dessus, les documents, vous
pouvez les envoyer ou les remettre à l’Agence comptable sans attendre le jour prévu.
Je vous remercie par avance pour votre collaboration.
L’Agent Comptable,
F.THOREL
DEMANDE REGIE D’AVANCE
Sortie :
Date :
Nom du régisseur :
Montant demandé :
Carte bancaire
Nature des dépenses envisagées :
Auxerre, le
Signature
□ oui
□ non
CALENDRIER DE PRISE ENCHARGE DES
MANDATEMENTS
Date butoir de réception des mandats à l’agence comptable pour paiement avant
date des congés
Vacances Toussaint Mardi 13 octobre
Vacances Noël Mardi 15 décembre Pour les mandats pour ordre, vendredi 20 décembre
Vacances Hiver Mardi 9 février
Vacances Pâques Mardi 5 avril
Eté 2016 : Mercredi 6 juillet
BUDGET PREVISIONNEL
Dépenses
Montant
Recettes
Repas
Participation des familles
Hébergement
Participation de l'Etablissement
Transport
Subventions
. Région
Visites
. Mairie
. Département
. Autres
Dons F.S.E.
TOTAL DEPENSES
TOTAL RECETTES
. Date d'autorisation du Conseil d'Administration (joindre copie de l'acte)
. Le cas échéant, convention avec l'organisme de voyage (joindre autorisation du C. A. et accusés de réception)
. Le cas échéant, demande de régie d'avance. Si oui : préciser le montant et le nom du régisseur
. Code activité comptabilité budgétaire :
Montant