FORMATION - Conduite de réunions

- FORMATION Conduite de réunions
MAMPITA – Module de formation interne
Objectif général
A l’issue de la session de formation, les participants seront en mesure de
préparer et d’animer des réunions d’équipes
Les participants deviendront des personnes ressource au sein de
l’organisation pour le transfert de connaissances
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
2
Objectifs pédagogiques
• Permettre à des managers de préparer et d’animer une réunion d’équipe
• Acquérir les pratiques de base d’animateur de réunions
• Préparer une réunion d’équipe et les supports de présentation nécessaires
• Concevoir une réunion d’équipe avec un ordre du jour, des objectifs et un
message clair
• Savoir rédiger et transmettre un compte-rendu clair de réunion
• Etre à l’aise en animation de réunion
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
3
Tour de table
Quelles sont vos attentes vis-à-vis de cette
formation: « Conduite de réunions »?
Avez-vous déjà animé une ou plusieurs
réunions ?
Décrivez succinctement l’expérience
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
4
Plan de formation
1 – Se préparer à l’animation d’une réunion d’équipe
2 – Concevoir un ordre du jour
3 – Animer une réunion d’équipe
4 – Assurer le compte-rendu de réunion
5 – Les outils de l’animateur
6 – Conclusion
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
5
1 – Se préparer à l’animation d’une réunion d’équipe
2 – Concevoir un ordre du jour
3 – Animer une réunion
4 – Assurer le compte-rendu de réunion
5 – Les outils de l’animateur
6 – Conclusion
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
6
1 – Se préparer à l’animation d’une réunion d’équipe
Simulation 1
Répondre aux questions suivantes:
-
Quels types de réunion animez-vous dans votre travail?
A partir de vos résultats, définissez les types de réunions possibles
et quels sont leurs objectifs?
-
Quel est le rôle de l’animateur pour chaque type de réunion?
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
7
1 – Se préparer à l’animation d’une réunion d’équipe
Quelques notions théoriques: Les différents types de réunion et leurs
objectifs
1.
La réunion d’information :
Transmettre/Communiquer des informations
Donner des instructions
2.
La réunion de prise de décision
Prendre ou appliquer des décisions
Soumettre une proposition pour discussion et généralement prendre une
décision finale
3.
La réunion de stimulation
Engendrer des idées créatives
En fonction du type de réunion, le manager adaptera sa préparation
et le contenu
dePratiques
son ordre du jour
Réseau
http://www.interaide.org/pratiques
8
1 – Se préparer à l’animation d’une réunion d’équipe
Quelques notions théoriques: Le rôle de l’animateur
1.
Fonction de Production (Résultat) :
Rendre le groupe et la réunion efficace
Prendre des décisions
Faire des propositions
Transmettre des informations
2.
Fonction d’Organisation (Structurer) :
Favoriser l’expression de tous
Organiser et mettre en forme l’expressoin
3.
Fonction de Gestion (Gérer les individus et les intéractions) :
Gérer la mise en relation d’individus selon leur personnalité, leur statut, leur
poste, leur appartenance à tel groupe, leurs motivations, leur personnalité….
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
9
1 – Se préparer à l’animation d’une réunion d’équipe
Quelques notions théoriques: Les 11 critères de base pour une conduite
efficace de réunions
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Etre actif
Distribuer la parole
Garder l’attention
Synthétiser
Préciser clairement l’objectif de la réunion
Recentrer/Retourner sur le sujet
Gérer le temps
Etre attentif à ce qui se déroule dans le groupe
Doser ses interventions pour laisser de la place au groupe
Clôturer la réunion
Utiliser un support visuel
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
10
1 – Se préparer à l’animation d’une réunion d’équipe
Quelques notions théoriques: Le processus de mémorisation
Nous retenons
10% de ce que nous lisons
20% de ce que nous entendons
30% de ce que nous voyons
50% de ce que nous voyons et écoutons en même temps
80% de ce que nous disons
90% de ce que nous disons en le faisant
100% de ce que nous disons en le faisant et en corrigeant les erreurs
La meilleure solution est donc de sans cesse répéter, faire faire
et contrôler
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
11
1 – Se préparer à l’animation d’une réunion d’équipe
Simulation 2
Répondre à la question suivante:
-
Quels sont, selon vous, les différentes étapes de préparation d’une
réunion?
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
12
1 – Se préparer à l’animation d’une réunion d’équipe
Les étapes de préparation de réunion
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Définir l’objectif / la finalité de la réunion
Faire un plan général de la réunion
Prévoir le timing de la réunion
Faire le choix des participants
Faire le choix du lieu de réunion
Convoquer les participants
Préparer le sujet
Réunir les documents nécessaires
Prévoir un support visuel
Préparer le lieu de réunion
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
13
1 – Se préparer à l’animation d’une réunion d’équipe
2 – Concevoir un ordre du jour
3 – Animer une réunion
4 – Assurer le compte-rendu de réunion
5 – Les outils de l’animateur
6 – Conclusion
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
14
2 – Concevoir un ordre du jour
Simulation 3
Chacun prépare l’ordre du jour d’une réunion d’équipe de son choix
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
15
2 – Concevoir un ordre du jour
Les éléments essentiels d’un ordre du jour
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Un déroulé clair et précis
Un support écrit
Un objectif de réunion
Un lieu de réunion
Un horaire de début réunion
Un timing défini par thématique/sujet
Un intervenant, si nécessaire, précisé par thématique/sujet
Un horaire de fin de réunion
Un ordre du jour peut être différent à chaque réunion, ou fixe s’il s’agit d’une
réunion fréquente (réunion hebdomadaire, bimensuelle…). Eviter de
conserver systématiquement le même ordre du jour pour des réunions trop
espacées dans le temps (mensuelle, bimestrielle…)
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
16
2 – Concevoir un ordre du jour
Simulation 4
A partir du débriefing de la simulation précédente, retravailler, si
nécessaire, votre ordre du jour de réunion d’équipe
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
17
1 – Se préparer à l’animation d’une réunion d’équipe
2 – Concevoir un ordre du jour
3 – Animer une réunion
4 – Assurer le compte-rendu de réunion
5 – Les outils de l’animateur
6 – Conclusion
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
18
3 – Animer une réunion
Déroulement d’une réunion
Ouverture
Déroulement
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
Clôture
19
3 – Animer une réunion
Déroulement d’une réunion
Ouverture
Etape 1
Descriptif
- Accueil des participants (laisser le temps au groupe de s’installer)
- Si l’animateur ne connaît pas le groupe, se présenter et faire un
tour de table de présentation
- Présentation/rappel de l’ordre du jour et du/des objectif(s) de la
réunion
- Choisir un(e) secrétaire de réunion si nécessaire
- L’animateur choisit ensuite son mode d’animation et présente le
sujet de la réunion de manière descriptive, en s’en tenant au fait et
en considérant les éléments présentant comme certains, et sans
présenter de solution
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
20
3 – Animer une réunion
Déroulement d’une réunion
Déroulement
Descriptif
Etape 2
- L’animateur n’intervient pas sur le fond (uniquement sur la forme),
le contenu/les solutions doivent si possible être apporté par les
participants
- La majorité des réunions sont des réunions d’information, pour
celles-ci, l’animateur suivra un déroulement précis et toujours
identique
- Pour les réunions de décision, le déroulement suivra le schéma
suivant:
1. Définition de l’objectif, poser le problème
2. Rechercher des solutions (chacun doit pouvoir s’exprimer)
3. Critiquer (positivement!) les propositions
(pour/contre/demande d’éclaircissements)
4. Décision (plusieurs modes possibles: unanime,
majoritaire…)
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
21
3 – Animer une réunion
Déroulement d’une réunion
Clôture
Etape 3
Descriptif
- Synthèse finale (qui doit recueillir l’accord du groupe)
- Récapitulatif des actions décidées en réunion
- Décision des responsables d’actions et des timings de réalisation
- Etablissement d’un calendrier/chronogramme de mise en œuvre
des actions et d’étapes de suivi
- S’assurer que tous les participants ont compris
- Lever la séance et libérer les participants
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
22
3 – Animer une réunion
Quelques notions théoriques: Composition d’un groupe en réunion
Un groupe est composé de l’ensemble des participants à la réunion. Certaines
personnalités/comportements composeront (quasiment à chaque session)
ce groupe, et certaines seront plus difficiles que d’autres à gérer.
Simulation 4
En groupe de 2 personnes, à partir de la liste distribuée des types de
personnalités, donnez le descriptif de chaque individu et décrivez la
manière dont vous le géreriez
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
23
3 – Animer une réunion
Type de personnalité
Description
Méthodes pratiques d’animation
Parle de tout, sauf du sujet et d’une
façon intarissable.
Ne plus soutenir son regard.
L'asseoir à côté de vous.
À la limite, le formateur peut
l'interrompre
Lui donner du feedback descriptif
(je trouve que tu…)
Laisser faire le groupe s’il prend
en charge le bavard.
Le silencieux
Se désintéresse de tout, se croit au-dessus
ou au-dessous des questions
discutées.
Faire attention aux signes non-verbaux.
Aller le chercher du regard ou par
un petit signe.
Faire attention, un silencieux
devient dérangeant à long terme
L’indifférent
Il ne s’intéresse pas du tout au
travail et communique son
impression de perdre son temps.
Trouver ses propres motivations.
Essayer d'aller le chercher en
fonction de ses intérêts.
Il aime blesser les autres.
Ne pas répondre à l'agressivité par
le même ton.
Ramener la discussion à un ton
plus bas.
Déceler ses intentions dans ses 24
comportements.
Le bavard
L’agressif
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
3 – Animer une réunion
Type de personnalité
Le bouffon
Le théoricien
Le déviant
Le chicaneur
Description
Méthodes pratiques d’animation
Il a toujours beaucoup trop
d’humour sur tous les sujets et fait
perdre le temps de tous en les
faisant déborder sur des propos
hors contextes.
C’est une fuite, une protection, ce
n’est pas impliquant.
Empêche souvent la production du groupe.
Ramener l’individu à l’ordre, à la
tâche et à l’objectif.
Nommer la situation si cela ne se
règle pas.
Il impose son opinion bien
documentée à tous. Peut être
effectivement bien informé, ou
tout simplement bavard, mais ne
garde pas le cap sur les objectifs.
Se trouve habituellement
intéressant.
Tenter de trouver une définition
collective.
Le couper, le ramener aux
objectifs.
Il véhicule des valeurs qui ne
rejoignent pas le groupe et fait
perdre le temps à tous
Le ramener aux objectifs.
Déceler ses intentions dans ses
comportements.
Il aime à discutailler, à s’opposer
pour le plaisir.
Réseau Pratiques
Le laisser s’exprimer et demander
l’avis du groupe face à son
25
opposition.
http://www.interaide.org/pratiques
3 – Animer une réunion
Méthodologie d’animation
L’animation d’une réunion devra
personnalités composant le groupe.
donc
tenir
compte
des
différentes
L’animateur devra donc adapter ses techniques d’animation et son discours en
fonction de :
-
S’il s’adresse au groupe dans son ensemble
-
ou un individu en particulier, en tenant compte de sa personnalité et
de sa place dans le groupe
-
De l’avancé de l’exposé
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
26
3 – Animer une réunion
10 conseils pour réussir l’animation de vos réunions
1. Gérez votre introduction pour capter l’attention des participants
2. Structurez les échanges pour amener le groupe à progresser de façon
constructive vers l’objectif
3. Gérez les conflits d’intérêt
4. Gérez les objections et favorisez la confrontation des points de vue
divergents
5. Ne parlez jamais en écrivant
6. Ne parlez pas au tableau
7. Dites ce que vous avez à dire avant ou après l’écriture
8. Assurez vous de l’accord du groupe sur ce que vous allez écrire, surtout s’il
s’agit d’une décision de celui-ci
9. Si possible, écrivez de côté pour ne pas masquer le tableau à certaines
personnes du groupe
10. Valorisez la contribution du groupe
Réseau Pratiques
27
http://www.interaide.org/pratiques
1 – Se préparer à l’animation d’une réunion d’équipe
2 – Concevoir un ordre du jour
3 – Animer une réunion
4 – Assurer le compte-rendu de réunion
5 – Les outils de l’animateur
6 – Conclusion
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
28
4 – Assurer le compte-rendu de réunion
Simulation 5
Par groupe de 2 personnes, donnez le ou les objectifs d’un compte-rendu
et listez les éléments importants que doit contenir un compte-rendu
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
29
4 – Assurer le compte-rendu de réunion
Les objectifs du compte-rendu
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Rappeler les sujets/thématiques abordés pendant la réunion
Rappeler la date et le lieu de la réunion
Garder une trace écrites des échanges
Garder une trace écrite des décisions prises pendant la réunion
Rappeler les actions à mettre en œuvre pour chaque décision
Identifier les responsables des actions à mettre en œuvre
Garder une trace écrites des dates/échéances des actions à mettre en
œuvre pour faciliter leur suivi par le manager
Un compte-rendu peut se faire par informatique (word, excel…) ou prendre un
format papier (ex: 1 cahier de compte-rendu par agence…)
Le manager devra régulièrement relire les comptes-rendus de réunion
afin d’assurer le suivi des actions. Les comptes-rendus devront être
distribués à chaque participants ou facilement accessible pour ces
derniers. La hiérarchique doit également être destinataire des
Réseau Pratiques
comptes-rendus.
http://www.interaide.org/pratiques
30
4 – Assurer le compte-rendu de réunion
Ce que doit contenir un compte-rendu
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Date et lieu de réunion
Horaire de début de séance
Rappel de l’ordre du jour
Détails des échanges suivant l’ordre du jour et transcription des
problématiques abordées
Verbatim des interventions (si importantes) et nom du participant cité en
verbatim
Relevé des décisions prises en séance
Date/échéance de mise en œuvre des actions décidées et nom du ou des
responsable(s) de l’action
Date de vérification à mettre en œuvre par le manager
Horaire de fin de séance
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
31
1 – Se préparer à l’animation d’une réunion d’équipe
2 – Concevoir un ordre du jour
3 – Animer une réunion
4 – Assurer le compte-rendu de réunion
5 – Les outils de l’animateur
6 – Conclusion
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
32
4 – Assurer le compte-rendu de réunion
Simulation 6
Par groupes de 2 personnes, à partir de la liste d’outils distribués, donnez
la définition et l’utilisation des différents outils et listez les + et les – de
chaque outil
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
33
5 – Les outils de l’animateur
Les outils
Description et principales
utilisation
Les +
Les -
Powerpoint
Support informatique permettant
d’appuyer le discours de l’animateur
Permet de rester dans le cadre de
la réunion
Illustre les propos de l’animateur
Synthétise le discours
Renforce la compréhension et la
mémorisation des participants
Risque de lecture de l’animateur
et donc manque de dynamisme
dans l’animation
Risque de perte de
concentration des participants
Graphiques
Supports visuels (informatique ou
papier) synthétisants des
statistiques/résultats d’activité
Illustre les propos de l’animateur
Synthétise le discours
Renforce la compréhension et la
mémorisation des participants
Illustre les résultats de façon
simple
Risque de manque de détails
Risque de difficulté
d’interprétation si données
incomplète ou légende pas assez
précise
Tableau
Supports visuels (informatique ou
papier) synthétisants des
statistiques/résultats d’activité
Illustre les propos de l’animateur
Synthétise le discours
Renforce la compréhension et la
mémorisation des participants
Illustre les résultats d’activités sur
une période précise
Risque de données trop fournies
Risque de manque de clarté
dans la construction du tableau
Risque de difficulté
d’interprétation si données
incomplète ou légende pas assez
précise
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
34
5 – Les outils de l’animateur
Les outils
Description et principales
utilisation
Les +
Les -
Photocopies et
supports papiers
Documentation papier permettant de
distribuer une même
information/consigne/procédure à
l’ensemble des participants
Illustre les propos de l’animateur
Synthétise le discours
Renforce la compréhension et la
mémorisation des participants
Indique une volonté du manager
de transmettre une information
importante ou une procédure à
appliquer
Risque de lecture de l’animateur
et donc manque de dynamisme
dans l’animation
Risque de perte de
concentration des participants
Risque de perte des document
par les utilisateurs si non
archivés
Supports visuels/écrits permettant à
l’animateur de synthétiser les échanges
importants de la réunion
Illustre les propos de l’animateur
Synthétise le discours
Renforce la compréhension et la
mémorisation des participants
Laisse une trace écrite des
échanges/décisions importantes
Informations non durables
Risque de gêner l’animation et le
discours de l’animateur
Tableau
blanc/noir et
Paper Board
Films, photos et
support
multimédia
Supports visuels (informatique ou
papier) synthétisants illustrant une
thématique précise de la réunion
Illustre les propos de l’animateur
Synthétise le discours
Renforce la compréhension et la
mémorisation des participants
Illustre une thématique par des
images/sons marquants pour les
participants
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
Informations non durables
Risque de perte de temps en
réunion
35
5 – Les outils de l’animateur
Les outils
Description et principales
utilisation
Les +
Les -
Compte-rendu
Support informatique ou papier
permettant de synthétiser l’ensemble
des échanges de la réunion et d’archiver
les décisions prises en réunions
Synthétise l’ensemble de la
séance
Garde une trace écrite des
décisions
Permet à l’animateur et aux
participants de mémoriser
l’ensemble des informations
Permet de transmettre les
informations aux absents
Permet une prise de décision
« non discutable »
Outil essentiel au manager pour
le suivi des actions
Manque d’utilité si non
consulté/consultable
Chronogramme
Support informatique ou papier
permettant de synthétiser l’ensemble
d’un plan d’action sous forme de
calendrier/échéance
Synthétise dans le temps les
actions à mettre en œuvre
Précise les échéances de chaque
action
Identifie le responsable de
chaque action
Manque d’utilité si non
consulté/consultable
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
36
1 – Se préparer à l’animation d’une réunion d’équipe
2 – Concevoir un ordre du jour
3 – Animer une réunion
4 – Assurer le compte-rendu de réunion
5 – Les outils de l’animateur
6 – Conclusion
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
37
6 – Conclusion
Les éléments indispensables à l’animateur de réunion
1.
2.
3.
4.
5.
Préparer chaque séance de réunion
Connaître et maîtriser les thématiques/sujets abordés
Etre capable d’analyser des données statistiques/reporting et de
transmettre des informations compréhensible à chaque participant
Connaître et maîtriser les techniques d’animation de réunion
Etre un manager proche des participants, et permettre les échanges et les
prises de décisions collectives
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
38
6 – Conclusion
Vous disposez maintenant des bases pour:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Préparer une séance de réunion
Elaborer un ordre du jour de réunion
Animer une réunion en tenant compte des différents individus qui comose
le groupe
Définir et construire les outils les plus adaptés à chaque thématique/sujet
de la réunion
Synthétiser une séance de réunion et récolter l’accord du groupe pour
les décisions prises
Réaliser ou superviser la rédaction d’un compte-rendu de réunion
Assurer le suivi des actions à mettre en oeuvre
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
39
Tour de table final
La formation a-t-elle répondu à vos attentes?
Comment envisagez-vous la mise en pratique
des acquis après la formation?
Cette formation vous sera-t-elle utile pour vos
futures activités?
MERCI POUR VOTRE ATTENTION
Réseau Pratiques
http://www.interaide.org/pratiques
40