Vers le bureau zéro pa pier

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DOSSIER | COMPTABILITÉ : LA DÉMATÉRIALISATION EXPLIQUÉE AUX ENTREPRENEURS
Vers le bureau zéro pa
Sans faire de bruit, la
dématérialisation gagne du
terrain : billets de train et tickets
de concert électroniques, courses
en ligne, achat de sa grille Lotto
sur smartphone, mails... La liste
est sans fin.
L
e phénomène concerne
bien évidemment aussi les
entreprises : augmentation
des fichiers numériques
comme les factures électroniques,
les fichiers Coda, l'e-paiement...
Globalement, la dématérialisation
consiste à transformer un flux de
documents et les traitements qui lui
sont appliqués en flux et traitements
numériques. Elle concerne tant les
documents comptables qu'extra
comptables comme les factures,
les documents fiscaux, les pièces
bancaires, les fiches de salaire,
les statuts... qui vont être intégrés
dans le traitement de l'information
financière.
££TOUT À GAGNER
La dématérialisation peut effrayer. Un
monde sans papier peut sembler peu
sûr et complexe. Dans les faits, c'est tout
l'inverse. Éliminer le papier simplifie la
vie de l'entrepreneur et réduit fortement les risques d'oubli et d'erreur.
Dématérialiser permet de gagner beaucoup de temps (notamment pour la
diffusion des documents, leur consultation et leur gestion en général). Ce gain
de temps entraîne des économies et la
gestion en temps réel accroît la flexibilité de l'entreprise. La dématérialisation devient donc un véritable enjeu : à
l'heure où la réactivité est un corollaire
de la réussite, c'est une opportunité et
un avantage concurrentiel... aussi longtemps que tout le monde n'y sera pas
passé.
Coda, factures
Appliquée dans le domaine de la
comptabilité, la dématérialisation
permet de traiter les nombreux
flux de données et de documents
circulant en interne. Elle facilite
aussi leur transit auprès des tiers
concernés (clients, comptable,
administration).
Aujourd'hui, une solution comptable permet une dématérialisation
quasi complète de la comptabilité
d'une entreprise, via l'injection automatique des fichiers d'extraits de
compte numériques (Coda), la génération des fichiers de virements transmis à la banque via internet, l'injection des OD (opérations diverses) de
salaires reçues du secrétariat social,
l'encodage automatique des factures
électroniques envoyées par les fournisseurs, enfin l'envoi des factures,
rappels... aux clients via internet.
Malgré la généralisation de l'électronique, les factures
papier sont toujours
bien présentes, mais
certaines solutions
comptables permettent
d'y remédier efficacement. Un logiciel
peut scanner la facture et l'envoyer vers
un système de reconnaissance optique de
caractères (OCR). Les
données sont alors
automatiquement
injectées dans le dossier comptable et le
document scanné est
attaché à l'écriture.
encore plus loin : des portails comptables voient le jour. Ces nouvelles
solutions sont accessibles aussi bien
sur ordinateur que sur smartphone
et permettent l'échange, le stockage
de documents et une communica-
Le nouveau rôle
du comptable
Grâce aux évolutions
technologiques, la
dématérialisation va
Indépendants et PME, ne ratez pas le train
L'
augmentation de la productivité est permanente
dans l'industrie. C'est
le moteur de la compétitivité.
Le monde comptable vit depuis
quelques années une révolution
qui est un énorme bond en avant
en matière de productivité.
Tout repose sur deux grandes tendances. D'abord, les tâches répétitives sont standardisées et automatisées au maximum. Ensuite, le
transfert et le stockage de documents papier disparaissent graduellement, et ce second phénomène
renforce le premier.
Octopus Logiciel Comptable, par
exemple, lancera très prochainement la nouvelle application "Click
UNION&ACTIONS | N° 137 | 18 DÉCEMBRE 2015 |
& Book", gratuite pour tous ses
clients. L'application se télécharge
très simplement sur smartphone ou
tablette, au départ de Google Apps
Store. Elle permet de prendre une
photo d'un document quelconque
(ticket, note de frais, facture...) et
de l'envoyer directement dans le
dossier comptable concerné afin de
l'afficher au moment de l'encodage.
Les factures d'entrée réceptionnées par voie électronique, qu'elles
soient au format PDF ou au format
électronique E-fff, seront elles aussi
transférées vers une adresse e-mail
unique, spécifique au dossier
comptable, avec un strict minimum
de manipulations.
Dans les deux cas, les documents
digitalisés seront liés aux encodages
respectifs et pourvus d'un numéro
de pièce comptable. Lors de vérifications, quelques clics dans la structure arborescente appellent directement l'encodage recherché et
ensuite l'image du document relaté.
Il va de soi que ce mode opératoire est appelé à rendre obsolète
l'expédition et l'archivage physique
des documents comptables, sous
réserve de l'évolution des obligations légales. Le fait que ces ajouts
aux logiciels de base sont en général
complètement gratuits laisse prévoir que ces fonctionnalités vont se
généraliser.
Du côté des encodages financiers
et des lettrages aussi, la tendance
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Octopus
contemporain, de pouvoir accéder
en permanence à ses documents et
de gérer ses affaires au moment de
son choix. Pour les entrepreneurs,
ces nouvelles solutions permettent
de glisser plus aisément vers ce
fameux "bureau zéro
papier".
Cette automatisation
rend-elle le comptable
superflu ? Pas du tout.
Son rôle évolue. Dans
un environnement
économique complexe
où les normes se multiplient, le comptable
garde sa mission de
relais avec l'administration, mais doit être
aussi le conseiller privilégié de l'entrepreneur.
Grâce à la révolution
numérique et l'évolution des logiciels,
le comptable peut
consacrer davantage
de temps à sa mission
d'expert et proposer à
ses clients un accompagnement super régulier.
digital
est à l'automatisation. Cette manipulation fastidieuse est souvent
négligée jusqu'au moment où les
volumes à traiter deviennent ingérables et inquiétants. De plus en
plus, les comptables sont mandatés
par leurs clients pour récupérer les
fichiers Coda (extraits de compte
codifiés) auprès de la banque et les
injecter dans leur comptabilité. Les
entrepreneurs qui s'impliquent dans
leur comptabilité assument souvent
eux-mêmes ces travaux automatisés. L'encodage des financiers et les
lettrages se réalisent ainsi sans perte
de temps.
Ces évolutions, implémentées dans
des architectures de type "cloud",
qui permettent un accès simultané
au dossier comptable tant par l'entrepreneur que par son comptable
externe, réduisent les déplacements
au minimum et rendent justice au
rôle clé que le comptable externe
est appelé à jouer dans un futur
proche : celui de conseiller stratégique de l'entrepreneur, qui pourra
dès lors se consacrer entièrement à
son "cœur de métier".
La compta, et bien plus :
la facturation
le module bancaire
la gestion électronique
des documents (GED)
le tableau de bord
graphique
En tant qu’entrepreneur, participez
activement à votre comptabilité
et profitez au maximum des
conseils de votre comptable
ou expert-comptable !
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tion ciblée entre le comptable et son
client.
Bientôt, ces applications seront
immanquablement adoptées par la
majorité des fiduciaires. Elles constituent la réponse au besoin, très
Ma comptabilité
à portée de la
main où et quand
je le veux !
Pa
pier
| 18 DÉCEMBRE 2015 | N° 137 | UNION&ACTIONS