AWC Quick Reference Guide

GUIDE DE RÉFÉRENCE RAPIDE
Mitel® Audio and Web Conferencing
À propos d’AWC
Conférence instantanée
Mitel Audio and Web Conferencing vous permet de planifier
et de gérer les conférences au moyen d’une interface Web.
Avec les conférences audio, vous pouvez :
 Télécharger des documents afin de les présenter
aux appelants au cours d’un appel de conférence.
 Désactiver le son, retirer et ajouter des
participants, et mettre certains participants en
garde au cours de l’appel.
Avec les conférences Web, vous pouvez :
 Télécharger des documents, transférer des
fichiers, enregistrer la conférence, discuter et
diffuser des vidéos.
 Partager des applications ou votre Bureau, utiliser
les fonctions de tableau blanc et co-naviguer sur
Internet avec les participants.
Vous pouvez rapidement créer une conférence unique
non planifiée.
Pour démarrer une conférence instantanée :
1. Sur l’onglet Accueil, définissez le type de conférence :
audio et Web, audio uniquement ou Web uniquement.
2. Précisez les renseignements nécessaires pour le type
de conférence, puis cliquez sur Démarrer conférence.
Zone publiée
Cette vue d’AWC permet à quiconque d’accéder aux
conférences, aux documents et aux enregistrements
figurant à cet emplacement. Il n’est pas nécessaire
d’ouvrir une session ou d’avoir un compte AWC pour
accéder à ces onglets sur la page Zone publiée :
 Conférences : lorsque vous créez une
conférence, vous pouvez la publier et la rendre
accessible à tous.
 Documents : les documents associés à une
conférence publiée sont partagés dans cette zone,
d’où ils peuvent être affichés et téléchargés.
 Enregistrements : les enregistrements associés
à une conférence publiée sont partagés dans cette
zone. Vous pouvez lire et afficher les enregistrements
publiés figurant dans cet emplacement.
Se joindre à une conférence
Remarque : lorsque vous vous joignez à une
conférence Web pour la première fois, vous êtes
invité à installer le client de collaboration sur votre
ordinateur. Suivez les instructions à l’écran pour
installer le client.
Pour vous joindre à une conférence :
 Invitation par message électronique : envoyée
aux participants par l’animateur/l’hôte. Les
invitations incluent :
o Numéro à composer et code d’accès :
(s’affichent uniquement si la conférence inclut
une portion audio) utilisez votre téléphone pour
vous connecter à la conférence. Suivez les
instructions de l’invitation audio pour vous
joindre à la conférence.
o URL : cliquez sur le lien figurant dans
l’invitation électronique afin d’ouvrir la page
Joindre. Suivez les instructions sur la page
pour vous connecter à la conférence.
 Onglet Accueil : en tant qu’animateur/hôte,
vos conférences sans réservation et en cours
s’affichent sur cette page. Toutes les conférences
publiées sont également répertoriées. Dans la
liste, cliquez sur Joindre.
 Onglet Mes conférences : toutes vos
conférences en cours (actives) sont répertoriées
sur cette page. Cliquez sur Joindre (si disponible)
pour vous connecter à la conférence.
Onglet Participants
Sélectionnez Mes conférences – Participants. En tant
qu’animateur, cette page vous permet de surveiller les
participants au cours de la conférence.
Remarque : L’onglet Participants s’affiche lorsque
la conférence inclut une portion audio. Utilisez l’onglet
Participants de la console pour la portion Web.
La page indique le numéro de téléphone de chaque
participant, ainsi que leur nom (le cas échéant). En tant
qu’animateur de la conférence (ou délégué), vous
pouvez accéder à ces options de conférence :
 Activer/désactiver le son pour les participants
 Mettre les participants en garde (Put participants
on hold)
 Supprimer des participants de la conférence
(Drop participants from the conference)
 Ajouter un participant à la conférence (Add
a participant to the conference)
 Afficher l’orateur actuel (View active speaker),
si cette fonction est définie
Planifier une conférence
Vous pouvez planifier un type de conférence en fonction
de vos besoins particuliers. Sur l’onglet Accueil,
sélectionnez un type de conférence, puis précisez les
informations pour la planification de votre conférence.
Les types de conférence sont les suivants :
 Conférence unique : a lieu une fois à la date et
à l’heure définies ; elle ne peut pas durer plus de
24 heures. Le code d’accès est valide uniquement
pour cette conférence.
 Conférence récurrente : une heure de début est
définie avec une durée maximale de 24 heures. La
conférence est planifiée pour se dérouler aux jours
fixés, à la même heure de début et pour la même
durée. La conférence est planifiée pour les six
prochains mois ; le même code d’accès sert pour
chaque occurrence.
 Conférence sans réservation : a une date de
début et de fin. L’heure de début et la durée ne sont
pas définies. Vous pouvez utiliser le code d’accès
à tout moment, jusqu’à la date de fin planifiée.
Pour planifier une conférence :
1. Sur l’onglet Configurer une conférence, cliquez sur le
lien ou le bouton du type de conférence à créer.
2. Renseignez le formulaire de conférence, puis cliquez
sur OK.
Pour modifier une conférence planifiée :
1. Dans la liste sur l’onglet Mes conférences, cliquez sur
Modifier en regard de la conférence à modifier.
2. Mettez ces renseignements à jour, puis cliquez sur OK
pour enregistrer vos modifications.
Référence 835.3270, Numéro 1.0, Audio and Web Conferencing, Version 3.9, Novembre 2010
® Mitel est une marque déposée de Mitel Networks Corporation. Toutes les autres marques citées dans ce document sont la propriété de
leurs détenteurs respectifs. Tous droits réservés.
© 2003-2010 Mitel Networks Corporation. Vous devez obtenir l’autorisation de Mitel avant de réimprimer/republier cette documentation
ou de réutiliser un composant protégé par droit d’auteur de ce document dans d’autres documents.
GUIDE DE RÉFÉRENCE RAPIDE
Modèle de formulaire Outlook (OFT)
(Facultatif) Une fois le modèle Outlook enregistré et
configuré sur votre ordinateur, vous pouvez planifier des
conférences AWC à l’aide du calendrier Microsoft®
Outlook®. Les numéros de téléphone, codes d’accès et
liens Web sont générés de la même façon que lorsque
vous ouvrez une session et planifiez une conférence au
moyen d’AWC.
Reportez-vous à l’aide en ligne d’AWC pour obtenir des
détails sur la manière d’installer et de configurer le
modèle Outlook.
Enregistrer une conférence
En tant qu’animateur/hôte d’une conférence, vous pouvez
vous joindre à la conférence et l’enregistrer à l’aide d’AWC.
Conférence audio uniquement
Pour enregistrer une conférence audio :
1. Ouvrez une session dans votre compte AWC, puis
cliquez sur Mes conférences – Participants. Le lien
Démarrer enregistrement figure au-dessus des
onglets de conférence.
Le lien Démarrer enregistrement n’est pas actif tant
qu’aucun participant (à part vous-même) ne s’est joint
à la conférence.
2. Cliquez sur Démarrer enregistrement ; le lien devient
Arrêter enregistrement.
Remarque : si la conférence inclut des portions
audio et Web, enregistrez-la à l’aide de
l’enregistreur de la console hôte.
Conférences audio et Web ou Web
uniquement
La fonction Enregistreur vous permet d’enregistrer une
conférence Web (ou audio et Web), puis de la
sauvegarder sur l’ordinateur ou sur le serveur AWC.
Pour enregistrer une conférence Web :
1. Dans la barre de menus de la console hôte, cliquez
sur Enregistreur – Afficher l’enregistreur. Le
Panneau de configuration s’affiche au bas de la
console hôte.
2. Cliquez sur pour lancer l’enregistrement.
Lecteur de collaboration
Ce lecteur est une application autonome dont certaines des
commandes sont identiques à celles de la console hôte.
Il s’installe en même temps que le client de collaboration.
Vous pouvez réaliser un enregistrement à l’aide du
lecteur de collaboration, puis le sauvegarder localement
sur l’ordinateur ou sur le réseau. Vous pouvez ainsi
créer un enregistrement afin de le publier ultérieurement
ou de le diffuser au cours d’une conférence Web.
Pour ouvrir le lecteur de collaboration :
Sur l’ordinateur, cliquez sur Démarrer – Tous les
programmes – Mitel Collaboration – Lecteur de
collaboration.
Console hôte
Lorsque vous vous joignez en tant qu’hôte à une
conférence Web, vous pouvez utiliser les fonctions de la
console hôte pour gérer la réunion. La console hôte (par
défaut) inclut les fonctions suivantes :
 Barre de menus : s’affiche au haut de la console
hôte. Elle comprend les options suivantes :
o Préférences : vous permet de définir les
préférences de la console hôte.
o Inviter : ouvre une boîte de dialogue permettant
d’envoyer une invitation à une réunion.
o Enregistreur : vous permet de sélectionner et
d’enregistrer différentes options pour votre
conférence Web.
o Aide : ouvre l’aide en ligne.
 Barre d’outils des commandes : ces boutons
se trouvent sous la barre de menus. Ils vous
donnent accès aux fonctions décrites dans le
tableau ci-dessous.
Bouton
Description
Partage de bureau : vous permet de montrer votre
Bureau à tous les participants de la conférence Web.
Partage d’applications : vous permet de partager les
applications ouvertes sur votre ordinateur avec les
participants à la conférence.
Vidéo : vous permet d’inclure une conférence vidéo
à la conférence Web.
Interrogation : vous permet d’ajouter des questions
et d’obtenir des commentaires en temps réel de la
part des participants.
Transfert de fichiers : vous permet de partager un
dossier ou des fichiers avec certains ou tous les
participants de la conférence Web.
Gestionnaire de documents : fournit une interface
avec le serveur AWC, où vous pouvez stocker les
fichiers et y accéder.
Co-navigation : vous permet de parcourir les sites
Web simultanément avec les participants (Internet
Explorer uniquement).
 Onglet Participants : affiche une liste des
participants à la conférence Web. Cochez la case
en regard du nom d’un participant pour
sélectionner ce dernier pour une interaction au
cours de la conférence Web. Les icônes des
fonctions de conférence s’affichent sur cet onglet.
 Onglet Discussion : présente deux volets :
l’un pour taper les messages texte servant
à communiquer avec d’autres participants, l’autre
avec l’historique de discussion.
Console client
Lorsque vous vous joignez à une conférence Web en tant
que participant, la console client s’ouvre. La console client
est semblable à la console hôte, si ce n’est qu’elle ne
permet pas de gérer la conférence. Elle inclut :
 Onglet Discussion : vous permet de discuter
avec l’hôte ou avec d’autres participants à la
conférence Web. Tapez vos commentaires dans le
volet de texte, puis appuyez sur Entrée sur votre
clavier pour envoyer vos commentaires.
 Onglet Participants : affiche l’hôte et les
participants de la conférence Web. Le nom de
l’hôte est en rouge.
Désancrage et ancrage
Plusieurs des volets des consoles hôte et client peuvent
être désancrés ou ancrés.
Pour désancrer les volets de la console :
 Désancrer un groupe de volets : pour désancrer
un groupe de fenêtres, cliquez en haut du cadre ou
de la barre de titre au-dessus de la fenêtre
(Participants ou Discussion, par exemple) et faites
glisser le groupe entier sur votre Bureau.
 Désancrer un volet spécifique : chaque volet
actif s’affiche sous forme d’un volet à onglets
distinct ou d’une barre d’outils. Pour désancrer un
volet spécifique de sorte qu’il s’affiche sous la
forme d’un volet à onglets, cliquez sur l’onglet et
faites-le glisser sur le Bureau.
Pour ancrer un volet :
double-cliquez sur le haut du cadre ou faites glisser le
cadre jusqu’à sa position initiale.