Le Plan de Communication du Payroll Professional

Le Plan de Communication du Payroll Professional
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Objectif de ce workshop
Ce workshop a pour objectif de vous montrer
l’importance de la communication réactive et
proactive dans la gestion payroll ainsi que de vous
donner des trucs et astuces pour, à l’avenir, organiser
votre communication de manière optimale.
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Proactif of réactif?
Proactif: anticiper, de votre propre initiative
Réactif: En réaction à une question, remarque,…
Choisir certainement une communication proactive si le
destinataire:
- Ressentira des effets
- Doit entreprendre des actions
- Dans ces situations une combinaison reactif-proactif est
nécéssaire.
3
L’action proactive : le plan de communication
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1.
Déterminer l’objectif de la communication : “…, de telle sorte
que…”
2.
Délimiter le groupe cible : celui-là oui, celui-là non
3.
Reconnaître le groupe cible (connaissance préalable,
comportement, intérêt,…)
4.
Choisir le canal et l’approche (push/pull)
-
Par écrit (mail, lettre, intranet, valves,…)
-
Oralement (présentation, contact individuel)
5.
Définir le message clé : court – fort – point de vue du client
6.
Préparer la formulation : 5 étapes de base
7.
Check: clair ? acceptable? (2 ième opinion, test,…)
Push of pull?
Push: initiative de l’émetteur
Mail, lettre, contact personnel, session d’information obligatoire
Pull: initiative du récepteur intranet, info disponible auprès du
service du personnel, info-session non obligatoire
Information importante où une action est attendue
(“need to know”)
Push (du moins pour le message clé)
Information de second plan ou optionnelle (“nice to
know”)
Pull (du moins pour le contexte )
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Communication écrite ou orale?
Avantage de l’écrit
- Si complexe permettre de relire
- Peut être conservé
- Evite la discussion car noir sur blanc
- Economique car permet de toucher un grand groupe en une fois
Avantage de l’oral
- Nuance possible pendant la communication
- Feed back et questions possible pendant la communication
- Soutien non verbal possible
Pour un contenu important de préférence les deux
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Construction logique de la communication écrite
5 étapes
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1.
“Concerne : ” language reconnaissable
2.
Message essentiel en tête (Executive Summary)
3.
Ensuite plus d’explications pour toute personne souhaitant de
l’information supplémentaire
4.
Un exemple concret pour illustration
5.
Contact : à qui s’adresser pour plus d’infos ?
L’approche réactive : ERSS
Ecouter
se sentir écouté et calmé
Reconnaitre problème ou ressentiment , se montrer compréhensif
Solution
Suivi
formuler une solution (trouver le juste milieu!)
contact de suivi, si nécéssaire à nouveau informer,…
En cas de plainte : ne jamais le prendre personnellement !
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Conclusion
La communication interne est un facteur d”hygiène”.
Elle est considérée comme évidente tant qu’elle se
déroule bien. Lorsqu’elle rate son but – et donc arrive
trop tard –la communication reçoit soudain une pleine
attention.
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Bonne chance !!!