DESCRIPTION DE POSTE Poste: Coordonnateur de Suivi

DESCRIPTION DE POSTE
Poste: Coordonnateur de Suivi-Evaluation et Gestion des Connaissances
Lieu d’affectation : Siège d’ACORD a Nairobi- Kenya
Sous la supervision de : Responsable de la Gestion des Ressources Humaines et du Développement
Organisationnel
Contexte Organisationnel
Le Plan Stratégique Global pour la période 2007-2010 met l’accent sur l’importance de
l’institutionnalisation des connaissances. Un des principaux objectifs stratégiques pour les quatre
prochaines années consistera à devenir une organisation d’apprentissage. Le Plan Stratégique met
en exergue l’importance de l’apprentissage et du développement organisationnel.
Pour qu’ACORD puisse effectivement réaliser son agenda pour l’Afrique et accomplir sa Mission,
l’organisation doit bien fonctionner en ce qui concerne les systèmes et la responsabilité
organisationnelle.
La revue stratégique menée en 2006 a mis en exergue le fait qu’ACORD pourrait bénéficier de la
mise en place d’un système complet de Suivi-Evaluation et de Gestion des Connaissances pour
l’amélioration des systèmes internes, la production de résultats et le renforcement du sens de
responsabilité a différents niveaux de travail.
Le rôle de Coordonnateur de Suivi-Evaluation et Gestion des Connaissances a été créé en 2006 mais
dans un premier temps, l’objectif était de mettre en place un système de suivi-évaluation lié à la
programmation pour des raisons d’efficience. Suite a une revue de la structure organisationnelle en
2009, il a été convenu de réévaluer cette fonction d’un système de suivi-évaluation axé sur la
programmation à un système plus large de suivi-évaluation.
Dans la phase de devenir une organisation d’apprentissage, les fonctions de gestion des ressources
humaines, Suivi-Evaluation et Gestion des Connaissances travailleront ensemble pour appuyer la
réalisation des objectifs plus larges de développement organisationnel. Le rôle de Coordonnateur
chargé du Suivi-Evaluation et de la Gestion des Connaissances sera sous la supervision directe du
Responsable de la Gestion des Ressources Humaines et du Développement Organisationnel.
Résumé du Poste et Objectif Global
Le Coordonnateur chargé du Suivi-Evaluation et de la Gestion des Connaissances, en collaboration
directe avec le responsable de la Gestion des Ressources Humaines et du Développement
Organisationnel, est responsable de coordonner le développement et la mise en œuvre d’un
système organisationnel de Suivi-Evaluation et de Gestion des Connaissances complet pour
améliorer l’impact du suivi, le contrôle de la qualité et l’évaluation dans le but de renforcer les
processus internes et la réalisation des résultats et promouvoir la responsabilité a différents niveaux.
Les guides et outils de Suivi-Evaluation devraient être en conformité avec les Directions Stratégiques
Globales et les exigences des parties prenantes et ils sont développés pour faciliter l’accès a
l’information dans les délais requis, une information mise a jour permettant la prise de décisions
informées a différents niveaux, faciliter la génération des connaissances et l’apprentissage mutuel.
Le Coordonnateur chargé du Suivi-Evaluation et la Gestion des Connaissances est également
responsable de mettre en place des mécanismes permettant d’inventorier les pratiques actuelles
dans tous les domaines de travail, promouvoir des guides dans la promotion des méthodes
d’apprentissage et des bonnes pratiques a travers l’organisation.
Il/elle coordonne la formation du personnel d’ACORD au Secrétariat et des Aires de Programmes a
l’utilisation des outils et promouvoir la compréhension des méthodes d’apprentissage et des bonnes
pratiques a travers l’organisation.
Responsabilités Spécifiques
I.
Suivi et Evaluation
1. Coordonner le développement d’un cadre global de suivi-évaluation complet, des outils
incluant des indicateurs de performance et des points de références pour chaque aspect de
la vie organisationnelle pour assurer la transparence et la responsabilité conformément aux
directions stratégiques globales d’ACORD.
2. Recommander et mettre en œuvre une approche systématique pour l’intégration
thématique d’indicateurs de résultats définis dans les stratégies des aires de programmes et
la formulation des programmes. (données en entrée, sortie, résultats, impact) ;
3. Former le personnel d’ACORD (Secrétariat et Aires de Programmes) a l’utilisation des outils
de Suivi-Evaluation ;
4. Coordonner les évaluations des Aires de Programmes et des Stratégies Thématiques et leur
contribution a la réalisation des résultats globaux ; les conclusions de l’évaluation devraient
informer l’élaboration de nouvelles stratégies :
· En collaboration avec le responsable des politiques et plaidoyer, coordonner
l’évaluation du travail sur les politiques et le plaidoyer et capter les bonnes
pratiques émergeant du Programme Panafricain ;
· En collaboration avec la Coordonnatrice chargée des Opérations et du
Développement des Programmes, coordonner les évaluations finales des stratégies
des aires de programmes et capter les bonnes pratiques du travail émergeant des
aires de programmes ;
5. Développer une structure de rapport complète incluant des provisions rigoureuses
d’évaluation de l’impact ;
6. Analyser les rapports biannuels et annuels et produire un rapport de suivi synthétique et
analytique pour guider la prise de décision des gestionnaires ;
7. Mettre en place des systèmes et mécanismes de recueil des données pour suivre le
développement d’indicateurs définis dans le cadre de la structure complète de rapport.
8. Intégrer des évaluations périodiques dans le système de Suivi-Evaluation ;
9. Mettre en place un système standard de gestion de l’information accessible au personnel du
Secrétariat et des Aires de Programmes.
II.
Gestion des Connaissances : Documentation et Partage des Bonnes Pratiques
1. Une fois l’année, mener une évaluation pour inventorier et documenter les leçons apprises
dans tous les domaines de la vie organisationnelle ;
2. Documenter les leçons apprises et les bonnes pratiques et les partager avec l’ensemble de
l’organisation a travers l’intranet d’ACORD ;
3. Identifier les « centres d’excellence » a travers l’organisation et dans chaque domaine de
travail, promouvoir des centres de connaissances décentralisés ;
4. Promouvoir des échanges d’expérience entre les Aires de Programmes et entre les Aires de
Programmes et le Secrétariat Exécutif pour consolider l’émergence des bonnes pratiques
d’ACORD sur des thèmes spécifiques ;
5. En collaboration avec la responsable chargée des politiques et du plaidoyer, appuyer les
coordonnateurs thématiques dans la promotion de mécanismes internes améliorant la
génération des connaissances et l’apprentissage mutuel sur les quatre (4) thèmes;
6. Disséminer et promouvoir l’utilisation des recherches importantes et les études de cas tant a
l’intérieur et a l’extérieur de l’organisation ;
7. Organiser des Forums annuels d’apprentissage pour partager les bonnes pratiques entre le
personnel des Aires de Programmes et du Secrétariat Exécutif une fois les deux ans ;
8. Promouvoir la réplication des bonnes pratiques documentées au sein des organisations
partenaires en Afrique et Internationalement.
III.
Technologie de l’information
1. Promouvoir un système efficace de gestion de l’information permettant un recueil de
données systématique et efficient, le partage des bonnes pratiques et leçons apprises ;
2. Faciliter l’inclusion des rapports d’évaluation et des bonnes pratiques documentées dans
l’intranet global d’ACORD pour référence interne.
IV.
Planification et Revue de Performance
1. En coordination avec le (la) Responsable de la Gestion des Ressources Humaines et du
Développement Organisationnel, le Coordonnateur chargé du Suivi-Evaluation et de la
gestion des connaissances développera un Plan Annuel d’Opération en conformité avec les
directions stratégiques globales d’ACORD et le plan de travail annuel global ;
2. A la fin de l’année, une revue de la réalisation des objectifs définis devrait être menée a
travers une discussion de revue de performance avec le (la) Responsable de la Gestion des
Ressources Humaines et du Développement Organisationnel.
Supervision et Collaboration
Le Coordonnateur chargé du Suivi-Evaluation et la Gestion des Connaissances travaillera sous la
supervision directe du Responsable de la Gestion des Ressources Humaines et du
Développement Organisationnel.
Il (elle) travaillera en étroite collaboration avec les fonctions suivantes : la Responsable des
Financements et du Développement de Partenariat, le Responsable des Finances, la
Coordonnatrice chargée des Opérations et du Développement des Programmes, la Responsable
chargée des Politiques et Plaidoyer.