Postfinance

SYSTEM INTEGRATION
ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT
ETUDE DE CAS
GESTION SIMPLIFIEE
DES DOCUMENTS CLIENTS
CHEZ POSTFINANCE
CASE STUDY
CONTEXTE Environ 2,9 millions de clientes et de clients ont choisi de
faire confiance aux services de PostFinance. La communication entre
les prestataires de services financiers et leurs clients est aussi diverse
que ses destinataires. Plus de 12000 variantes de documents clients en
quatre langues étaient jusquʼà maintenant utilisés quotidiennement et
un grand nombre de systèmes différents étaient en service. Cette situation difficile à gérer était fréquemment génératrice de doublons. Par
exemple, chaque changement de mise en page de document nécessitait
un enregistrement individuel dans chaque système. De plus, un parc
hétérogène de systèmes CCM (Customer Communication Management)
était en service et pilotait de nombreux dispositifs: imprimeries
diverses, imprimantes in-house décentralisées, messagerie électronique, PDF Preview et archives. Pour réduire la complexité et les coûts,
et pour être en mesure de réagir plus promptement aux évolutions du
marché, PostFinance a décidé de remplacer ses systèmes par une solution logicielle standard.
SOLUTION ELCA a assisté et conseillé PostFinance pour lʼintroduction
du nouvel CCM. Dans un premier temps, ELCA a supervisé lʼévaluation
rigoureuse de trois fournisseurs. A lʼissue de cette évaluation, la phase
de réalisation a pu être lancée. En liaison avec les maquettistes et
lʼéquipe de développement, ELCA a dressé un inventaire des documents
et structuré les informations dans une base de données. Dès lors, il a
été possible dʼétablir pour chaque document des spécifications visant à
définir la présentation, la logique et les interfaces de connexion. Des
directives pour la mise en œuvre des exigences en matière de communication dʼentreprise et de respect des dispositions légales, ont été
spécifiées. Pour lʼimplémentation des nouveaux documents dans le
CCM, les spécialistes dʼELCA et de PostFinance ont élaboré ensemble
des consignes, notamment pour la structure des documents, les conventions de nommage, ou encore pour la gestion et lʼadministration des
modèles.
ELCA a pris une part active et apporté son savoir-faire dans la conception et lʼélaboration des spécifications des interfaces entre les systèmes
périphériques et le nouvel CCM. Lʼintégration du CCM et du scanning
constitue une innovation dans ce contexte. Le système de numérisation
accède ici aux formulaires du CCM, ce qui évite une configuration supplémentaire. De plus, le nouvel CCM a été integré à la structure des
processus de PostFinance. ELCA a assisté PostFinance pour lʼanalyse,
la définition et la documentation des processus métier et IT.
« Jʼai toujours profité dʼun précieux soutien dʼELCA lorsque
jʼai buté sur un écueil pour la
résolution dʼun problème. »
Astrid Buchser, responsable de lʼéquipe de
création des documents clients
PostFinance
« ELCA nous a fait profiter de
son vaste savoir-faire pour
lʼévaluation, le conseil et la
réalisation de packs de travail
dédiés à la gestion des flux de
documents. Grâce à son engagement, nous avons toujours
pu atteindre nos objectifs
et respecter le planning. »
Fredy Aubert, Stephan Domin,
Carmine Teta, Direction KUDOBE
PostFinance
SYSTEM INTEGRATION
ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT
PLUS-VALUE POUR LE CLIENT
›› Des processus homogènes et des interfaces unifiées dans le CCM
réduisent la complexité et conduisent à une qualité stable.
›› Une gestion des documents clients centralisée. Des responsabilités
claires et des contacts centralisés pour les managers produits et projets facilitent la collaboration et permettent le respect des exigences
de communication dʼentreprise et des dispositions
légales.
›› Des concepts homogènes pour les maquettistes et la formation des
nouveaux employés garantissent lʼapplication dʼune procédure unifiée
par l’équipe en charge de la mise en page de documents.
›› Lʼajout de nouveaux formulaires et les modifications s’effectuent facilement et rapidement.
›› Les documents sont intégrés dans la structure des processus à
lʼéchelle de lʼentreprise, ce qui permet d’imputer les coûts CCM à
leurs demandeurs.
A PROPOS DE POSTFINANCE PostFinance
est lʼun des premiers établissements financiers de Suisse. Quʼil sʼagisse dʼeffectuer des
paiements, de se constituer une épargne, de
placer de lʼargent, de mettre en place une solution de prévoyance ou encore de financer
des projets, PostFinance fournit à ses clients
tout ce dont ils ont besoin pour leurs transactions au quotidien, et assure ainsi une bonne
circulation des flux monétaires
Depuis plus de 100 ans, PostFinance explore
constamment des voies nouvelles. PostFinance
a évolué au fil du temps, passant ainsi du statut
de «service de traitement des chèques et des
virements postaux» de la Poste à celui de
banque de détail prospère, qui propose aujourdʼhui un large éventail de produits. Pour
asseoir ce succès, PostFinance poursuit un
développement ciblé.
www.postfinance.ch
TRAITEMENT DES DOCUMENTS
SYSTEMES CENTRAUX
TRAITEMENT DE LʼORDRE
GÉNÉRATION DU DOCUMENT
OUTPUT
MANAGEMENT
FILIALES
POSTFINANCE.CH
ENVOI COURRIER
TRAITEMENT DE L’ORDRE
ARCHIVES
CONFIGURATION
DU SCANNING
CLIENT
SCAN
ENTRANT
OPTIMISATION Après le lancement réussi du nouvel CCM, les spécialistes dʼELCA et de PostFinance ont vérifié lʼoptimisation des processus
en place. Dans ce contexte, ils ont plus particulièrement expertisé la
mise à disposition très élaborée des formulaires. Ceux-ci sont conçus
par les maquettistes, distribués via divers circuits, puis complétés et
renvoyés à PostFinance. Les formulaires sont ensuite numérisés et enregistrés, avec extraction des informations présentes dans des champs
prédéfinis. Le potentiel dʼoptimisation de ce processus a été analysé
dans un premier temps, puis un prototype a été développé et un bilan
coûts/bénéfices a pu être effectué. Lʼanalyse a mis en lumière plusieurs
points dʼamélioration. Par exemple, il a fallu définir les spécifications et
la configuration des formulaires tant pour le CCM que pour le système
de numérisation. De plus, les nouveaux formulaires du CCM devaient
être introduits manuellement dans le système de numérisation.
ELCA Informatique SA
Lausanne 021 613 21 11
Genève 022 307 15 11
ELCA Informatik AG
Zürich 044 456 32 11
Bern 031 556 63 11
www.elca.ch
Pour toutes ces raisons, plusieurs actions ont été initiées pour augmenter lʼefficacité. Par exemple, les deux systèmes partagent désormais les
mêmes spécifications pour les documents. De plus, des directives techniques et de conception ont été définies et appliquées aux formulaires.
Celles-ci permettent une configuration automatique du système de numérisation à partir des formulaires, ce qui fait disparaître la configuration manuelle, très fastidieuse, des champs de formulaire. De plus, une
interface technique gère la synchronisation automatique du CCM et du
système de numérisation. Ainsi, quelques minutes suffisent pour intégrer dans le système de numérisation des modifications apportées à
des formulaires dans le CCM.
A PROPOS DE NOUS ­
ELCA compte parmi les plus grandes entreprises dʼinformatique suisses. Leader dans
les secteurs du développement de logiciels,
de lʼintégration de systèmes, du Business
Consulting et de la gestion dʼapplications,
ELCA emploie environ 600 collaborateurs.
Le siège social est à Lausanne. Lʼentreprise
possède des filiales à Zurich, Genève, Berne,
Paris, Madrid et Hô Chi Minh Ville (développement offshore).
Q1/2013
Ces mesures ont permis de réduire les interventions manuelles, de supprimer les doublons et d’éliminer les discontinuités dans les traitements. PostFinance profite ici de processus de qualité supérieure, de
cycles de mise sur le marché plus rapides et d’une gestion des coûts
plus rationnelle.