Conditions de participation e-facture pour la clientèle

Conditions de participation e-facture
pour la clientèle commerciale
Les présentes conditions régissent la participation de la clientèle commerciale à la solution e-facture de PostFinance (toutes les désignations
de personnes s’appliquent aux hommes comme aux femmes ainsi qu’à
des groupes de personnes).
En signant le formulaire d’adhésion e-facture ou en s’inscrivant par voie
électronique au service e-facture via la solution e-finance ou e-facture
light, l’adhérent accepte les présentes conditions de participation.
1. Prestation
La solution e-facture de PostFinance permet l’envoi et la réception de
factures électroniques. Le client commercial peut en tant qu’émetteur
de factures (ci-après appelé l’émetteur) envoyer des factures électroniques et en tant que destinataire de factures (ci-après appelé le destinataire) recevoir des factures électroniques signées numériquement.
PostFinance collabore avec des partenaires et prestataires de services
qui offrent des prestations pour e-facture équivalentes. Grâce à l’identification du destinataire, PostFinance reconnaît chez quel partenaire
le client destinataire est enregistré et transmet les données de facture
au système dudit partenaire. En revanche, les partenaires se chargent
de transmettre les données de factures électroniques à PostFinance
aux fins de distribution pour autant que le destinataire soit client de
PostFinance. Grâce à une déclaration de délégation, l’émetteur peut
mandater PostFinance et ses partenaires pour la signature numérique
des données de factures. Cela permet de garantir que les justificatifs
transférés respectent les exigences législatives relatives aux données de
factures électroniques imposées en Suisse.
2. Infrastructure nécessaire
Il incombe au participant de mettre en place l’infrastructure nécessaire
à la remise correcte des données requises ainsi qu’à la réception des
factures.
Le participant prend des mesures appropriées en matière de sécurité de
son infrastructure (par ex. autorisations d’accès, sécurité des données, etc.).
489.77 fr (Print/pf.ch/dok.pf) 10.2016 PF
3. Transmission des données et identification
La transmission des données s’effectue selon le canal choisi par le participant. L’identification et l’authentification du participant s’effectuent
de manière différente suivant le canal choisi.
PostFinance communique les caractéristiques nécessaires d’identification du participant à l’adresse indiquée dans le formulaire d’adhésion,
pour autant que celles-ci ne soient pas générées directement en ligne.
Toute personne s’identifiant au moyen des caractéristiques d’identification précitées est considérée comme légitimée par PostFinance (autolégitimation). PostFinance ne contrôle que les caractéristiques d’identification, à l’exclusion de tout autre contrôle de légitimité. Il n’est pas tenu
compte de règles en vigueur en matière de procuration, ni de rapports
juridiques internes, ni d’inscriptions au registre du commerce ou de
publications divergentes.
Les caractéristiques d’identification doivent être gardées secrètes et
être protégées contre tout usage abusif par des personnes non autorisées. Le client est pleinement responsable du respect de cette consigne
de confidentialité et doit également y astreindre les tiers auxquels il fait
appel (auxiliaires, employés, etc.).
4. Conservation et suppression des données
4.1 Données de facturation
Le participant lui-même est responsable de la conservation des factures conformément aux dispositions légales (notamment les articles
962 et suivants du CO, la LTVA, l’Olico et l’OeIDI). Il prend acte du fait
que PostFinance n’archive pas les données de factures, notamment les
détails des factures.
Les données de factures sont effacées irrévocablement au plus tard
120 jours après la date d’échéance de la facture ou de la dernière modification du statut, plus un délai de sept jours pour des raisons de sécurité du back-up.
Les factures numériques signées par PostFinance peuvent en outre être
conservées par cette dernière pendant un an après leur livraison selon
le mode de livraison choisi par l’émetteur et le destinataire. Passé ce
délai, ces données sont elles aussi effacées définitivement. Lorsque les
données de factures sont transmises à un partenaire, ce sont les règles
de conservation prescrites par le système partenaire qui font foi.
4.2 Archives PDF en ligne
L’émetteur qui est inscrit au service e-facture light (voir chiffre 14.5)
et le destinataire qui est enregistré via la prestation e-finance, peuvent faire archiver les factures signées en format PDF. Dans ce cas,
PostFinance conserve ces factures pendant 10 ans et les rend accessibles
via la solution e-facture light ou e-finance. Les données seront effacées
au plus tard après 11 ans. La prise en charge fait l’objet d’un supplément.
Les détails concernant les prix peuvent être consultés dans la liste de
prix de la facture électronique. Une résiliation des services de conservation est possible en tout temps par écrit.
Après résiliation, PostFinance envoie les factures électroniques archivées contre une taxe unique de CHF 25.– au moyen d’un support de
données à la dernière adresse connue.
4.3 Journal des transactions
PostFinance tient un journal des transactions pour le contrôle ultérieur
de celles-ci. Le montant de la facture de chacune des transactions peut
y être consulté. Ces données sont considérées comme des données
commerciales de PostFinance et sont archivées de manière appropriée
selon les normes de l’entreprise.
5. Sécurité des données
Le participant prend acte du fait que les données sont transmises sur
des supports accessibles à des tiers. C’est le cas en particulier lorsque
la transmission a lieu sur des systèmes publics non sécurisés. En accord
avec PostFinance, les données peuvent être cryptées.
PostFinance s’engage à prendre les mesures économiquement acceptables, et réalisables au plan technique et organisationnel, visant à empêcher efficacement que des tiers non autorisés prennent connaissance
des données.
6. Protection et sécurité des données
PostFinance s’engage à respecter les dispositions de la loi sur la protection des données. Elle protège les données des clients par des mesures
appropriées et les traite de manière strictement confidentielle. Les données dont elle prend connaissance dans le cadre de la fourniture de
ses prestations sont utilisées exclusivement pour l’exécution du contrat.
Le participant accepte que dans le cadre du traitement de la prestation
ses données puissent être divulguées aux partenaires impliqués et aux
prestataires (voir chiffre 1) de même qu’aux tiers auxquels il fait appel
(voir chiffre 16.2) dans le pays ou à l’étranger.
Le participant prend acte du fait et accepte que les parties impliquées
dans l’e-facture retransmettent les données en vue de leur traitement
ultérieur ou de leur sauvegarde à des tiers mandatés à cet effet dans
d’autres pays. Les données qui sont transmises à l’étranger sont soumises non plus au droit suisse, mais à celui du pays concerné dans lesquels des lois ou des décisions des pouvoirs publics exigent leur transmission à des autorités ou à d’autres tiers.
7. Pièces comptables
Il appartient au participant de régler le mode de transmission des
factures (électroniques ou papier) avec les émetteurs. PostFinance ne
contrôle ni le fondement commercial, ni l’exactitude du contenu des
factures. En cas d’irrégularités dans le contenu des factures, le destinataire prendra directement contact avec l’émetteur concerné.
PostFinance peut refuser des données illicites ou non conformes au
contrat et rejeter tout ou partie des ordres correspondants.
8. Signature numérique
L’émetteur de la facture doit fournir au destinataire des pièces comptables conformes aux règles de TVA. Il peut charger PostFinance ou l’un
de ses partenaires, par déclaration de délégation, d’apposer la signature numérique nécessaire sur les factures électroniques.
PostFinance confirme qu’elle est en possession d’une telle déclaration
de délégation de la part des émetteurs dont elle délivre les factures signées numériquement respectivement que le partenaire de PostFinance
auquel l’émetteur a livré les données en est en possession. De plus, elle
déclare que la signature numérique apposée par PostFinance, respectivement par le partenaire, respecte les exigences légales en matière de
signature de factures électroniques.
Selon le mode de remise et de traitement de l’e-facture, il est possible
que le destinataire reçoive plusieurs fichiers signés pour la même
e-facture. Dans ce cas, il doit indiquer avec quel fichier il souhaite poursuivre l’opération.
Le participant prend acte du fait que la signature des pièces comptables
électroniques est effectuée par PostFinance ou son partenaire. Vis-àvis du destinataire, l’émetteur reste l’émetteur de la facture. Dans tous
les cas, le participant répond du respect des dispositions fiscales le
concernant.
9. Blocage
PostFinance est autorisée à bloquer l’accès du participant aux prestations du service e-facture, et ce à tout moment, sans en indiquer
les motifs et sans préavis. Elle informe le participant d’une manière
appropriée.
Le participant peut en tout temps demander le blocage de son accès à
la solution e-facture. Le blocage de même que son annulation doivent
être demandés par écrit.
10. Période de remise, de livraison et de traitement
La prestation e-facture est disponible 7 jours sur 7, 24 heures sur 24. Le
support est assuré du lundi au vendredi de 8h00 à 18h00. Des détails
à ce sujet sont disponibles dans le Service Level Agreement annexé au
manuel e-facture.
11. Prix et conditions
La prestation e-facture est payante. Les détails concernant les prix
peuvent être consultés dans la liste de prix de la facture électronique.
Un décompte des services retenus est établi mensuellement. Lorsque
le participant utilise la prestation e-facture en tant que destinataire, il
reçoit automatiquement la facture par voie électronique.
PostFinance se réserve le droit d’adapter en tout temps les prix et conditions. Le cas échéant, elle annonce les nouveaux prix au participant au
minimum trois mois à l’avance.
12. Droit des marques et répertoires publics
Les marques de PostFinance, mis à disposition du participant gratuitement aux fins d’une utilisation en relation avec la prestation e-facture,
sont protégées. Le participant peut les utiliser sur son site web ou dans
ses supports de communication (par ex. brochures), conformément aux
objectifs de PostFinance, pour faire la publicité de la solution e-facture
auprès de clients potentiels. PostFinance accorde au participant pour
ces fins une licence gratuite, non transmissible et pendant une période
limitée à la durée des relations contractuelles.
Le participant accepte que PostFinance fasse référence à ses données
dans les répertoires indiqués ci-après. Il accorde à PostFinance pour
ces fins une licence gratuite, non transmissible et pendant une période
limitée à la durée des relations contractuelles.
Répertoires:
– Liste d’émetteurs de factures chez e-finance
Contenu: Emetteur de la facture
Données publiées: Nom, lien vers les pages d’enregistrement et
de désinscription
Disponibilité: Clients e-finance de PostFinance
– Liste d’émetteurs de factures sur le site www.e-facture.ch
Contenu: Emetteur de la facture
Données publiées: Nom, logo
Disponibilité: Public
– Saisie dans le répertoire e-facture B2B sur www.edirectory.ch
Contenus: Emetteur de facture et destinataire de facture B2B
Données publiées: Nom, adresse, IDE, No. TVA, données de contact,
prestation utilisée (émission et/ou réception d’une facture), numéro
d’adhérent (seulement pour le destinataire de la facture)
Disponibilité: Public
13. Responsabilité
PostFinance ne fournit aucune garantie quant à la correction et l’intégrité des données transmises.
L’accès technique aux prestations de PostFinance incombe au client.
PostFinance n’assume aucune responsabilité en ce qui concerne le
fournisseur d’accès au réseau (provider) ainsi que pour le logiciel et le
matériel.
Si elle apporte tout le soin voulu à la fourniture de ses prestations,
PostFinance n’assume de responsabilité ni pour les conséquences de
dérangements ou d’interruptions, ni pour les dommages résultant
de la non-exécution d’obligations contractuelles et exclut, en outre,
toute responsabilité pour des dommages directs ou indirects tels qu’un
manque à gagner, des économies non réalisées, des dépenses supplémentaires ou des revendications de tiers.
PostFinance n’assume aucune responsabilité pour les dommages subis
par le client à la suite d’erreurs de transmission, de défauts techniques,
de dérangements, d’interventions illicites dans des installations des télécommunications, de surcharge du réseau, d’engorgement intentionnel des accès électroniques par des tiers, d’interruptions ou d’autres
insuffisances.
Si elle constate la présence de risques en matière de sécurité, PostFinance se réserve en tout temps le droit d’interrompre la prestation
e-facture. Elle décline toute responsabilité pour d’éventuels dommages
résultant de cette interruption.
Par ailleurs, PostFinance exclut toute responsabilité pour des dommages
issus de l’inexécution d’obligations contractuelles du participant ou des
tiers auxquels il a fait appel.
PostFinance n’assume en particulier aucune responsabilité pour le règlement des créances transmises par l’émetteur de la facture et le contrôle
correct de la signature numérique par le destinataire.
Si un tiers actionne PostFinance en responsabilité pour la transmission
d’ordres électroniques dans un but illégal, immoral ou autre, ou si sa
responsabilité est mise en cause par un tiers pour d’autres raisons,
l’émetteur s’engage à indemniser intégralement PostFinance.
Par ailleurs, la responsabilité de PostFinance est régie par les Conditions
générales de PostFinance.
14. Dispositions relatives à l’émetteur
14.1 Transmission des données
L’émetteur prend acte du fait que les données sont envoyées par voie
électronique. La livraison des données s’accompagne d’un processus
de surveillance. Le résultat de ce dernier est transmis à l’émetteur sous
la forme d’un protocole de traitement. Les données sont considérées
comme transmises à PostFinance lorsque ce protocole est accessible.
14.2 Droits et devoirs de l’émetteur
L’émetteur est responsable des processus énoncés ci-dessous. Les détails sont indiqués dans le manuel e-facture.
– Gestion du numéro d’adhérent du destinataire. Ce numéro sert
d’identification incontestable du destinataire. PostFinance met à
la disposition de ce dernier les moyens appropriés pour faciliter la
transmission de ce numéro.
– Remise correcte des données requises. Ces données doivent pouvoir être traitées sans aucune réserve et ne doivent présenter aucun
contenu contraire au droit ou à la morale, ni aucun autre contenu
illicite.
– Préparation des détails de factures, dans la mesure où l’émetteur
se charge lui-même de leur présentation. Il convient de prendre
toutes les mesures nécessaires pour empêcher des tiers non habilités
d’avoir accès aux données des détails de factures.
– Réception et traitement du protocole de traitement fourni par
PostFinance (voir chiffre 14.1).
– Réception et conservation des factures originales signées numériquement par PostFinance, à condition que l’émetteur ait mandaté
PostFinance en ce sens en plus de l’ordre de signature numérique de
ses factures (voir chiffres 4 et 8).
14.3 Imputabilité des ordres électroniques
L’émetteur reconnaît sans réserve tous les ordres électroniques remis au
moyen des mécanismes d’identification (voir chiffre 3).
14.4 Pièces comptables
La possibilité de fournir au destinataire des justificatifs conformes à la
législation sur la TVA dépend de la responsabilité de l’émetteur. Il peut,
par une déclaration de délégation, charger PostFinance ou l’un de ses
partenaires d’apposer la signature numérique nécessaire pour les factures électroniques.
14.5 E-facture light
PostFinance fournit un outil de saisie en ligne pour la facturation qui se
nomme e-facture light. L’émetteur qui ne dispose pas d’un logiciel avec
interface directe vers la solution e-facture de PostFinance peut saisir
en ligne des factures électroniques dans cet outil. Le participant qui
souhaite utiliser la solution e-facture light doit s’enregistrer en ligne au
moyen d’une adresse e-mail et d’un mot de passe.
15. Contrôle de la signature par le destinataire
Sauf avis contraire de la part du participant, PostFinance contrôle la
signature avant d’envoyer les données et transmet le résultat avec les
données des factures.
L’émetteur prend acte du fait que la signature numérique doit être systématiquement contrôlée en cas d’un processus de traitement automatisé et qu’un procès-verbal de ce contrôle doit être effectué. En cas de
traitement non automatisé, la vérification de la signature numérique
est considérée comme suffisante si elle porte sur une étendue (contrôle
d’un échantillon) essentielle (art. 3 OeIDI-V).
16. Autres dispositions
16.1 Modifications et compléments apportés à la prestation
Le participant prend acte du fait que les processus, normes et spécifications techniques s’appliquant au service e-facture sont sujets à des modifications ou à des compléments, qui peuvent avoir des répercussions
sur les présentes conditions. PostFinance peut à tout moment modifier
les présentes conditions de participation.
Ces modifications ainsi que leurs répercussions seront communiquées
au participant à l’avance et de manière appropriée.
16.2 Recours à des tiers
Le participant accepte que PostFinance puisse avoir recours à des tiers
pour la fourniture des prestations convenues. PostFinance fournit le service e-facture en coopération avec Poste CH SA, une société du groupe
La Poste Suisse. PostFinance informe les tiers au sujet des obligations
de confidentialité des données et les soumet aux devoirs énoncés au
chiffre 6.
Elle collabore en outre avec des partenaires qui offrent des prestations
pour e-facture équivalentes. Une liste actualisée des partenaires peut
être consultée sur le site www.postfinance.ch/e-facture.
Elle se réserve le droit de confier à des tiers, entièrement ou partiellement, l’exécution de ses obligations contractuelles (techniques et administratives) sans être tenue d’en informer le participant.
L’émetteur peut aussi avoir recours à des tiers pour assurer l’exécution de ses obligations contractuelles, en particulier pour la remise des
données ou la préparation des factures. Vis-à-vis de PostFinance les
actions du tiers sont assimilées à celles de l’émetteur. Celui-ci supporte
les risques qui en découlent.
16.3 Résiliation et conséquences de celle-ci
La participation peut être résiliée par les deux parties moyennant un
préavis de trois mois.
Les dispositions concernant l’enregistrement et la conservation des données (chiffre 4), le secret postal et la protection des données (chiffre 6)
restent valables même après la dissolution du présent contrat.
16.4 Autres conditions
Les documents ci-après font partie intégrante des présentes conditions:
– Formulaire d’adhésion e-facture avec déclaration de délégation ou
l’adhésion en ligne correspondante
– Liste de prix e-facture
– Manuel e-facture y compris le Service Level Agreement
Les Conditions générales de PostFinance s’appliquent à titre complémentaire.
© PostFinance SA, octobre 2016