directives utilisation .

European Cleaning Document (ECD) : Règlement de
l'EFTCO relatif à l'usage de l'ECD par les stations de
lavage.
Révision 3
Avril 2012
1. Introduction
L'European Cleaning Document uniformisé (ECD - Document de nettoyage européen) a été
développé par l'EFTCO (European Federation of Tank Cleaning Organisations - Fédération
européenne des laveurs de citernes agréés) en coopération avec l'ECTA (European Chemical
Transport Association - Association européenne du transport de produits chimiques) et le
Cefic (Conseil Européen de l'Industrie Chimique) afin de répondre aux besoins des stations de
lavage, des transporteurs et des sociétés de transport de produits chimiques. L'ECD est
l'élément fondamental de la qualité du produit pour l'industrie de chargement et fournit la
preuve visible que l'élimination du produit résiduel et le retrait visuel du dernier produit ont
été réalisés dans une station de lavage agréée, contrôlée par un système SQAS (Safety and
Quality Assessment System) et autorisée à émettre un ECD. L'ECD est également accepté
dans le format officiel dans les stations de chargement des sociétés d'alimentation humaine et
animale.
L'utilisation d'un document européen uniforme présente d'importants avantages pour toutes
les parties impliquées :
 L'utilisation d'un système de numérotation unique assure la sécurité et la traçabilité de
l'authentification contre tout usage frauduleux des documents de nettoyage.
 Le placement des mêmes informations toujours au même endroit dans le document de
nettoyage facilitera son utilisation par les opérateurs aux points de chargement, par les
conducteurs, etc.
 L'utilisation des Codes de nettoyage de citerne de l'EFTCO simplifiera pour tout le
monde l'identification et la compréhension des opérations de nettoyage réalisées pour
la citerne.
 Les Codes de nettoyage de citerne de l'EFTCO existent actuellement dans de
nombreuses langues européennes.
Ils permettent une compréhension claire des informations du document de nettoyage pour tous
les utilisateurs en Europe.
2. Déclarations générales : droits d'auteur et permis d'utilisation
EFTCO possède les droits d'auteur exclusifs sur l'European Cleaning Document enregistré
sous le modèle d'enregistrement européen n° 202130-0001. L'Association Nationale de
Nettoyage (Associations) qui est membre de l'EFTCO est autorisée par l'EFTCO à permettre
l'utilisation de l'ECD par la station de lavage soussignée (station de lavage), à condition qu'il
soit satisfait à toutes les règles et conditions déterminées par l'EFTCO. Ces conditions
peuvent changer de temps à autre à l'exclusive discrétion de l'EFTCO.
La station de lavage est responsable du suivi des règles stipulées dans le présent. En cas
d'abus, l'Association Nationale de Nettoyage peut suspendre ou retirer à une station de lavage
le droit d'utiliser l'ECD.
La station de lavage mettra tout en œuvre pour maintenir l'intégrité de l'ECD et rapportera à
l'Association Nationale de Nettoyage toute fraude au document ECD dont elle a connaissance
et qu'elle peut prouver.
3. Définitions et fondements.
La définition de "propre" d'EFTCO est la suivante :
“Une citerne sera considérée comme "propre" lorsqu'elle ne présentera plus de trace
apparente ou d'odeur du dernier produit ou du produit nettoyant lors d'une inspection par les
trous d'homme.”.
Le nettoyage de citerne standard consiste à nettoyer la citerne pour le dernier produit qu'elle a
contenu, déclaré à la station de lavage et enregistré sur l'ECD. Sur accord mutuel, les parties
peuvent convenir de nettoyer une citerne du dernier produit transporté et de préparer une
citerne pour le chargement du produit suivant. Dans ce cas, les parties accepteront la
réalisation de prestations de nettoyage complémentaires de façon à atteindre la propreté
requise. Ceci peut également nécessiter des prestations de contrôle complémentaires et
spéciales. Si les prestations de nettoyage sont réalisées conformément aux spécifications du
client, moyennant un contrôle différent de la définition de "propre" de l'EFTCO, il convient
de le noter dans la case 11 ‘observations’.
Le client de la station de lavage doit déclarer correctement le dernier produit utilisé dans
chaque compartiment de la citerne à nettoyer. Cette déclaration de produit constitue une part
importante du contrat et sert de base à la station de lavage pour réaliser les opérations en toute
sécurité et légalité. Le produit déclaré sera enregistré sur l'ECD ainsi que le procédé de
nettoyage. Ces normes et les normes contrôlées pour accéder à l'ECD constituent le
fondement de l'intégrité du document.
4. Fraude et émission correcte de l'European Cleaning Document.
Toute information incorrecte enregistrée sur l'ECD annule son intégrité et nuit à la confiance
de toutes les parties qui se fient au document à des fins de sécurité, de qualité, de commerce et
autres.
Tout usage impropre ou toutes actions qui déforment l'ECD seront considérés comme
frauduleux et causes d'investigation et d'action. Une telle fraude pourrait être, sans s'y limiter :





usage non autorisé de l'identité EFTCO
violations des droits d'auteur sur l'ECD
altération des documents ECD,
déclaration incorrecte de produit
émission d'ECD vierge ou incomplet
En cas de suspicion d'utilisation impropre de l'ECD, les faits seront présentés à l'Association
Nationale de Nettoyage locale assortis de toute preuve ou de tout détail probant. L'affaire doit
être rapportée au Directeur responsable de l'EFTCO (copie au Secrétaire de l'EFTCO) afin de
convenir d'une action appropriée.
Pour protéger l'intégrité de l'ECD, EFTCO prendra des mesures sévères, y compris des
sanctions suspendant tout accès à l'ECD, des recours et poursuites judiciaires, et la publication
des informations et des parties impliquées dans toute la chaîne d'approvisionnement.
Vous trouverez des exemples et des instructions complémentaires à ce propos en Annexe A.
5. Règles de présentation de l'ECD
L'EFTCO définit la présentation et le format de l'ECD, la façon dont l'ECD doit être complété
ainsi que les codes qui s'appliquent aux différentes prestations. Ces détails sont transmis aux
Associations nationales qui interviennent au nom de l'EFTCO afin de maintenir les normes et
de gérer la distribution, la sécurité et la traçabilité de l'ECD dans leur région. L'EFTCO se
réserve le droit de modifier les normes et d'introduire des changements qu'elle considère
nécessaires pour améliorer la sécurité ou à d'autres fins.
Vous trouverez des exemples et les directives relatives à la présentation et à l'utilisation de
l'ECD en Annexe B.
6. Période de validité de l'ECD
La "définition de propre" de l'ECD est déterminée par l'inspection à la fin du processus de
nettoyage. L'opérateur de la citerne est invité à confirmer cet état et à demander des actions
ultérieures. À ce stade, la responsabilité du nettoyage de la citerne appartient exclusivement à
l'opérateur qui contrôle la citerne. En toute circonstance, cette responsabilité incombe à l'opérateur
dès le moment où la citerne quitte la station de lavage. L'ECD ne comporte pas de durée de
validité et toute citerne entreposée dans le dépôt après le nettoyage pourrait nécessiter un nouvel
ECD avant sa mise en service. Pour émettre un nouvel ECD, la citerne devra être réinspectée et
toute prestation complémentaire requise (par ex. élimination de la condensation) sera mentionnée
à la case 10 du nouvel ECD avec une explication de ce qui a été réinspecté et jugé propre.
Ce nouvel ECD sera joint à l'original émis aux fins du nettoyage.
7. Conditions générales Clause de non-responsabilité
Les présentes directives et toutes les autres informations fournies par l'EFTCO n'impliquent
aucune garantie de l'EFTCO. Les conditions générales de la station de lavage de citerne
individuelle ou, le cas échéant, toute condition des organismes nationaux de nettoyage de citerne
(Membres de l'EFTCO) s'appliqueront à toutes les activités effectuées par ces entreprises.
L'EFTCO décline toute responsabilité quant aux accords locaux.
Date et lieu
Date et lieu
Président de l'Association Nationale de Nettoyage
XXXXXX Membre de l'EFTCO
Directeur des stations de lavage
Au nom de XXXXXXXXXXXXX
Annexe A. Procédure d'émission du document ECD.
1.
Il n'est pas autorisé d'émettre un ECD lorsqu'une citerne a été lavée dans une
station de lavage non émettrice d'ECD et est présentée ensuite pour contrôle dans une station
de lavage membre dans le seul but d'obtenir un ECD. Le code “T01” (contrôle visuel) de
l'EFTCO ne peut pas être utilisé seul et une prestation de lavage valable devra être fournie par
le site émetteur du document ECD. Le code “T01” concerne le contrôle du travail achevé et
vérifié à nouveau par la même station de lavage habilitée à émettre un ECD.
2.
Il n'est autorisé d'émettre un ECD que si un travail substantiel a réellement été
effectué par un employé expérimenté et qualifié de la station de lavage. Le travail effectué
doit avoir été déclaré correctement sur l'ECD en utilisant les codes EFTCO approuvés. Si, sur
accord bien précis et de façon exceptionnelle, par ex. pour le lavage d'une citerne SILO ou
d'un autre équipement spécial, une partie du travail est effectué par l'agent de l'opérateur de la
citerne (conducteur), ce travail doit être effectué sans aucun engagement de la station de
lavage. Des instructions peuvent être requises et fournies quant à l'usage de l'équipement de la
station de lavage.
3.
Le travail effectué dans la station de lavage doit être correctement déclaré sur l'ECD,
en utilisant les codes EFTCO corrects. La station de lavage n'est pas autorisée à l'éditer à la
demande du client.
4.
Les ECD ne sont pas transférables entre sociétés de lavage et doivent toujours pouvoir
être retracés vers la station. Tout ECD non utilisé et excédentaire sera retourné à l'Association
Nationale de Nettoyage.
5.
Toute présence de résidus ou de décoloration du revêtement interne de la citerne qui
ne peuvent pas être éliminés par le processus de lavage standard doit être mentionnée à la
Case 11 de l'ECD. Ceci est nécessaire même s'il a été spécifié entre la station de lavage et le
client que la citerne est admise au chargement sous une certaine condition.
6. La station de lavage acceptera qu'à tout moment, l'autorisation d'émettre des ECD soit
régie au nom de l'EFTCO par l'Association nationale de nettoyage dont dépend le site. Celleci régit également le transfert de données électroniques relatives aux ECD imprimés
autrement.
7. L'EFTCO demande à tous les Membres et à toutes les stations affiliées de conserver les
données de l'ECD émis afin d'assurer la traçabilité et de traiter les données en toute
confidentialité.
8. Le produit tel que déclaré par le client doit être indiqué sur l'ECD, pour chaque
compartiment de la citerne. Toutes les altérations à ces produits sont considérées comme
falsification. (Il est recommandé que la station de lavage utilise des méthodes comme le
CMR pour vérifier l'exactitude de la déclaration de produit. S'il n'y a pas de CMR, il faut
le mentionner dans la Case 11.)
9. Les activités frauduleuses sont prises au sérieux. Elles peuvent donner lieu dans toutes
les stations de lavage affiliées à l'EFTCO à des sanctions, des recours en justice et des
pénalités financières. Les informations relatives à de tels incidents seront publiées et
partagées avec d'autres partenaires de la chaîne d'approvisionnement, y compris les
Associations professionnelles comme l'ECTA et le CEFIC.
Annexe B. Explication et instructions pour compléter l'ECD.
Le design du document de nettoyage européen doit être conforme aux normes de l'EFTCO. Il
existe deux versions papier autorisées : La version originale et la nouvelle version de sécurité
de 2011. Les deux versions restent valables et sont disponibles sur CD Rom dans un format
compatible pour les imprimantes.
- Le document comprendra un minimum de trois exemplaires de couleur différente à utiliser
pour les différentes parties :
- exemplaire blanc (original) : pour le prochain point de chargement
- exemplaire jaune : pour le conducteur
- exemplaire bleu : pour la station de lavage
- exemplaire vert : (optionnel). A envoyer avec la facture au client/transporteur
- Le document sera en format A4 (portrait).
- Les titres préimprimés seront imprimés en bleu dans la/les langue(s) nationale(s) et en
anglais
- Le document sera techniquement protégé contre la copie par impression du logo EFTCO en
arrière-plan du document avec l'indication "original" sur l'exemplaire blanc et "copie" sur les
exemplaires jaune et bleu de façon à ce qu'en cas de copie du document, le logo EFTCO en
arrière-plan soit disparaisse, soit devienne très foncé ou brouillé.
- Le document portera les titres préimprimés suivants :
- Logo EFTCO et adresse du site Internet
- Titre principal : European Cleaning Document
- Numéro de document unique précédé du code du pays
- Nom, logo, numéro de téléphone et adresse de site Internet de l'association de nettoyage
nationale
Case 1: Nom, logo, adresse du site Internet et numéro de téléphone de la station de
lavage de citerne (obligatoire)
Case 2: Numéro de référence du client (optionnel)
Case 3: Numéro de série ou de commande de la station de lavage (optionnel)
Case 4: Nom et adresse du client (partie contractante). Le code client peut être ajouté si
disponible. Si la société n'est pas connue, le nom du conducteur doit être indiqué.
(obligatoire)
Case 5: Numéros d'identification du véhicule et de la citerne, container ou GRV (obligatoire)
Case 6: Indication de la nature du produit : liquide / solide / chimique / alimentaire
(optionnel)
Case 7: Identification du prochain chargement à transporter (optionnel)
Case 8: Identification du dernier produit transporté (par compartiment): information
obligatoire afin de satisfaire aux exigences légales concernant la fourniture sur le site
d'informations de sécurité du produit appropriées.
Pour les produits dangereux : Numéro UN et nom exact d'expédition, dénomination
commerciale ou chimique
Pour les produits non-dangereux : dénomination commerciale ou chimique
Case 9: Description des procédures de lavage exécutées (par compartiment) sur la base des
Codes de nettoyage de citerne de l'EFTCO et des descriptions correspondantes
(obligatoire):
- identification de ce qui a été nettoyé avec succès :
- citernes (compartiments)
- produits de nettoyage qui ont été utilisés
- procédures de lavage qui ont été utilisées
- tests qui doivent être exécutés
- traitement des déchets
- suppléments
Case 10: Prestations complémentaires qui ont été effectuées, par compartiment, ainsi que le
nettoyage des accessoires (tuyaux, pompes, sorties,...) le cas échéant. Pour les tuyaux,
les numéros d'identification des tuyaux nettoyés doivent être indiqués si disponibles.
Case 11: Observations de la station de lavage. Si le client souhaite qu'une citerne soit nettoyée
en fonction du prochain chargement, il faudra le mentionner dans cette case (la case 7
doit alors être complétée). Si le client souhaite une prestation complémentaire qui ne
peut pas être décrite par les codes de nettoyage, cette prestation sera ajoutée dans cette
case. Il est également convenu dans l'EFTCO qu'il faudra mentionner dans la Case 11
qu'une citerne a été nettoyée à la demande spéciale du client, indiquant que la citerne
ne peut pas être chargée dans ces conditions sans aucune restriction.
Case 12: Nom de la personne qui a effectué le lavage (laveur) (optionnel)
Case 13: Date et heure d'enregistrement à l'arrivée (Time in) (optionnel) Date et heure à la fin
de l'opération de lavage (Time out) (obligatoire)
- Conditions utilisant le texte suivant : "La station de lavage et le conducteur
attestent que les moyens décrits ci-dessus ont effectivement été mis en œuvre pour
nettoyer la citerne (cf. la définition EFTCO de ‘propre’)."
Case 14: Nom et signature de la personne de la station de lavage qui a contrôlé le lavage
(obligatoire)
Case 15: Nom et signature du conducteur (obligatoire)
Le document sera complété à la station de lavage en utilisant une imprimante
connectée à un système informatique. Des imprimantes à matrice ou laser peuvent être
utilisées. Tous changements apportés en manuscrit sur un document imprimé
annuleront la validité du document. Dans des circonstances exceptionnelles (par ex.
panne du système informatique ou de l'imprimante), il peut être nécessaire de
compléter le document de nettoyage à la main. Dans ce cas, toutes les cases doivent
être complétées des mêmes informations que dans la version imprimée. L'écriture
manuscrite doit être clairement lisible. Sous observations (Case 11), il faudra
expliquer clairement pourquoi le document a été complété à la main. Un cachet
identifiant la station de lavage sera apposé sur le document complété à la main afin
d'en certifier l'authenticité.