de gestion administrative et financière à DEFIS

FICHE DE POSTE
Intitulé du poste :
Chargé(e) de gestion administrative et
financière de l’équipe d’expertise et de
coopération internationale DEFIS de l’institut
des régions chaudes
Titulaire :
Nom :
Prénom :
N° budgétaire agent :
N° de poste
d’affectation :
Famille
professionnelle :
- BAP
- code emploi- type
Code fonction :
(pas plus de 2)
%
%
Code centre de
responsabilité :
Composante : IRC
Service : DEFIS
Corps, grade : Catégorie A (niveau ingénieur
d’études)
ou situation administrative :
Version :
1
Date :
Responsable
Hiérarchique direct (N+1) : Guillaume BAUD
Rédaction,
Le titulaire :
Approbation,
Le chef de service :
20/10/2015
Mission du s ervice :
Au sein d’une équipe menant des activités de formation, d’expertise et de coopération universitaire à
l’international dans le domaine du développement agricole et agro-alimentaire, le (a) candidat (e) aura pour
fonctions :
Missions et Activités
1. La coordi nati on de l’ équipe de gesti on administrative et fi nancièr e de DEFI S
- Coordination de l’é quipe constit uée de 3 assistante s de projet : ré partit ion des projets,
organisatio n du travail de l’équipe, appui te chnique et décisionnel aux assistantes ;
- Organisat ion des processus de gest ion au se in du serv ice, mise en place des no uvelles
procédures administratives et comptable s ;
- Compilatio n et créat ion d’out ils de suivi pour l’en semble de s proje ts en cours / à venir
sur le service e n lie n avec le responsable ;
- Gestion du budget du service en lien avec la direct ion de l’IRC ;
- Point d’interface du service avec les se rvice s généraux et l’agence comptable.
2. L’appui au m ontage et au pilotage admi nistratif et financier des projets et des
contrats à l’internati onal
- Accompagner le mont age des projets et marchés publics d’expertise ;
- Participer à la né gociation, ré dactio n et validation des cont rats internatio naux
(contrats-cadres, cont rats d’expert ise internationale , contrats de consortium…) ;
- Piloter la gestion financière des projets européens de coopé ratio n universitaire
(TEMPUS, ERAMUS + ).
3. Le suivi administrati f et financi er des pr ojets d’expertise et de coopér ation
internati onale
- Gestion de s contrats e t conventions : saisie et suivi dans le logiciel comptable ;
- Gestion analyt ique de s projets ;
- Gestion administrat ive des projet s : enre gistrement et suivi des pièces
administrat ives liées aux dé penses et recett es (émission bons de commande, factures…)
en relat ion avec le s se rvices gé néraux ; reporting financier et re lation avec les baille urs
sur la partie financière et administrat ive ;
- Organisat ion lo gist ique : gestion des dé placements, états de frais, accueil de
parte naire s/clie nts, organisatio n séminaires.
Compétences
-
-
De niveau ingé nie ur / master (économie, gestion, administrat ion des entreprises), et
possédant plus de 5 ans d’expérience e n ingénierie et gest ion adm inist rative et
financiè re de projets internationaux, le (a) candidat (e) présentera les compétences
suivantes :
Connaissance gé nérale du droit, de la comptabilité gé nérale et publique ;
Gestion comptable et budgétaire, connaissances des procé dures administratives d’un
établissement public, maîtrise des logiciels comptables de l’ét ablissement ;
Autonomie et prise d’initiative, capacité d’o rganisat ion et de planificatio n du travail
d’une équipe, réact ivité par rapport aux dossiers urge nts et im pré vus ;
Capacités d’adaptat ion face au contexte , aux différent s types d’interlocuteurs en
interne comme en externe, à des organismes fonctionnant selon des règles et
procédures spécifique s ;
Capacités d’analyse, de rédact ion, de synt hèse ;
Bon relat ionne l / gest ion d’équipe ;
Parfaite mait rise des outils bureaut ique, et notamment excel ;
Maîtrise de l’anglais.
Environnem ent
Conditions de travail (contraintes éventuelles) :
Périodes possible s de travail dans l’urgence du à la lo gique de réponse à des appels d’offres.
Risques particuliers :
Risques liés à la forte utilisat ion de l’ordinat eur.
Relations internes et externes (motifs, fréquences et niveau) :
Nombreuses, en interne (assistantes, ingé nieurs, SG…) et en externe (baille urs, partenaires,
fournisseurs…)
Evolution prévisible du poste (difficultés éventuelles) :