La préparation de l`audit « Groupe de production-Porteur

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GROUPES DE PRODUCTION / PORTEURS
DE PROJET
La préparation de l’audit « Groupe de
production-Porteur de projet»
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1. DEFINITIONS
Il existe trois types de groupes de production :
Les organisations de producteurs sont des organisations légalement formées capables
de contribuer au développement social et économique de ses membres et communautés.
Les organisations dites de 1er degré sont contrôlées démocratiquement par les
producteurs (membres légalement affiliés). Les organisations dites de 2 nd degré sont
contrôlées démocratiquement par des organisations de 1er degré (membres légalement
affiliés).
Les Entreprises à contrat de production sont des entreprises qui achètent le produit
directement à des producteurs individuels et les aide à produire et à commercialiser le
produit. Ces entreprises doivent aider ces producteurs à s’organiser. Il s’agit
généralement d’exportateurs ou de transformateurs formant un partenariat avec les
producteurs qu’ils appuient/avec lesquels ils ont des contrats. La majorité des membres
des entreprises à contrat de production sont des petits producteurs. Au début du projet,
les producteurs ne sont pas nécessairement organisés. Mais au bout de 3 ans, une
instance participative représentant les producteurs doit être mise en place, dont le but
est de permettre aux producteurs de décider de manière démocratique et participative de
l’usage du Fond de développement, et au travers de laquelle ils pourront négocier avec
l’entreprise sur les termes et modalités de leur partenariat.
Les Plantations sont des entreprises qui dépendent structurellement de la main-d’œuvre
salariée et qui sont préparées à promouvoir le développement de leurs travailleurs.
Qu’elles soient constituées d’un ou de plusieurs sites, une seule unité de gestion est
responsable des conditions de travail des travailleurs du ou des sites concernés. Un
comité de Plantation est crée afin de permettre aux travailleurs de décider
démocratiquement de l’usage du fond de développement.
2. LE DEROULEMENT DE L’AUDIT GROUPE DE PRODUCTION
L’audit du Groupe de production est sous la responsabilité du Porteur de projet
(Opérateur engagé au nom du Groupe de production : Le Groupe de production lui-même
OU un de ses acheteurs).
L’audit au niveau du Groupe de production aura lieu dès l’engagement du Porteur de
projet, puis chaque année suivante, en application du plan de contrôle ESR.
Au cours de chaque audit, les points suivants seront vérifiés (attention cette liste est non
exhaustive) :
2.1. Aspects généraux :
-Formulaire de demande à jour.
-Présentation des certificats biologiques du Groupe.
-Contrôle des flux, balance, documents de comptabilité.
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-Point sur la sous-traitance et/ou le façonnage éventuel par le Groupe.
-Conformité des étiquettes intermédiaires, factures, BL (étiquettes intermédiaires
validées, mentions conformes sur factures et BL).
-Conformité des documents à usage publicitaire, cas échéant (documents validés avant
diffusion).
-Point sur le choix des transporteurs.
Etc.
2.2. Gestion environnementale :
-Mesures d’économie d’eau, de gestion de l’énergie, des déchets et des rejets.
-Mesures de maintien de la fertilité et de lutte contre l’érosion (diagnostics et plans
d’action).
-Mesures de conservation de la Biodiversité.
Etc.
2.3. Conditions de travail des travailleurs salariés :
-Point sur le travail forcé.
-Point sur le travail des enfants.
-Point sur les heures travaillées.
-Point sur les salaires pratiqués.
-Point sur la liberté d’association et d’expression.
-Point sur la discrimination.
-Mesures d’hygiène et de sécurité.
-Contrats de travail.
Etc.
2.4. Organisation des bénéficiaires :
-Liste des producteurs membres du Groupe de production et de leurs parcelles cultivées
respectives (surfaces) à jour.
-Revue des statuts de l’organisation de producteurs (dans le cas des producteurs
organisés)
-Point sur les modes de représentation et de participation des membres.
-Pour les entreprises à contrat de production, point sur les actions entreprise pour mettre
en place une ou plusieurs instances participatives avant 3 ans (plan d’action).
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-Pour les Plantations, point sur la mise en place d’un Comité.
Etc.
2.5. Appui technique, développement :
- Point sur les actions de développement entreprises ou à entreprendre identifiées avec
les bénéficiaires (habilitation (1ère année) : programme d’action ; surveillance :
rapport annuel d’activité.)
- Point sur les actions spécifiques d’appui techniques devant être menées (appui à la
transformation sur place, diversification activités, maintien savoir-faire techniques
locaux…).
2.5. Prix, Paiement :
-Point sur les modalités de fixation et de négociation d’un prix minimum garanti aux
producteurs (calculs des coûts de production détaillés).
-Point sur les modalités de fixation et de négociation des prix d’achat aux producteurs
fixés à chaque campagne.
- Contrôle des preuves et des délais de paiement aux producteurs.
- Contrat de production : Vérification des contrats avec les producteurs.
Une fois les 1ères ventes équitables effectuées (1er acheteur engagé dans la
démarche équitable) :
-Point sur le contrat de partenariat établi avec le 1er acheteur (contrat cadre)
-Approvisionnement du fonds de développement par le 1er acheteur
-Contrôle des modalités de gestion du fonds de développement, et des prises de décision
associées (bilan écrit sur la gestion et l’utilisation du fonds de développement)
Les points importants à noter :
-Assurez vous d’effectuer correctement la traçabilité de vos produits. La traçabilité doit
être assurée des ingrédients jusqu’au produit fini. Sur vos factures et bons de livraison,
les mentions « Produit contrôlé équitable ESR par ECOCERT» doivent apparaître sur
tous les produits attestés. Dans le cas d’une prestation de service, la mention
« Prestation de service contrôlée équitable ESR par ECOCERT ».
-Veuillez tenir à disposition de l’auditeur tous les documents nécessaires à l’audit
(attestations, factures d’achat, bons de livraison, cahiers d’achat…).
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