cahier des charges d`une consultation pour la selection d`un

CAHIER DES CHARGES D’UNE CONSULTATION
POUR LA SELECTION D’UN ORGANISATEUR DU VOYAGE
D’ETUDE EN ECOSSE POUR LA COMMISSION DES OFFICES DE
TOURISME DE L’OISE
Auteur de la fiche projet : Commission OTSI (LD)
Date d’établissement de la fiche projet : 28 février 2012
Date de dernière révision : 07 mars 2012
1. Contexte
La Commission des Offices de Tourisme de l’Oise a pour objet de maintenir la performance
de son réseau. De ce fait, des actions de veille, de découverte, de déclinaison de services et
de formation sont proposées aux membres. Ces derniers ont donc l’opportunité d’être
informés et formés à l’évolution et aux modes de fonctionnement de structures similaires
françaises et internationales.
Dans ce cadre, un voyage d’études en Ecosse est proposé aux membres.
Le présent cahier des charges définit la sous-traitance de l’organisation de ce voyage
d’études à une agence de voyages.
2. Objectif du voyage d’étude :
Il s’agit d’un voyage d’étude pour les membres de la Commission des Offices de Tourisme
de l’Oise ayant pour objectifs :
- La rencontre et l’échange avec les équipes de structures homologues
- La formation « en immersion » et en pratique de la langue anglaise
- La veille sur l’offre touristique des destinations touristiques
3. Durée :
4 jours - 3 nuits
4. Nombre de participants :
Le nombre de participants peut varier entre 12 et 25 personnes maximum.
5. Obligation de départ de l’aéroport de Beauvais
Vols Ryanair réguliers :
- Départ : le mercredi de Beauvais 14h00 – Arrivée Edimbourg 14h40 (heure locale)
- Retour : Le samedi de Glasgow Prestwick 12h45 (heure locale) – Arrivée Beauvais
14h45
6. Période du voyage d’étude :
Novembre – semaine 46 ou 47
7. Prestations demandées à l’agence de voyages
Les prestations attendues de l’agence de voyages retenue :
• Organisation logistique du voyage d’études. Il s’agit d’intégrer toutes les prestations de
l’arrivée, jusqu’au départ des aéroports (voir options au paragraphe 5 ci-dessus) :
- transport sur place,
- l’hébergement en chambres doubles et individuelles,
- la restauration incluant petits déjeuners, déjeuners et dîner toutes boissons
comprises
- 1 soirée de fin de séjour, plus festive aux couleurs locales
- les droits d’entrée sur certains sites
- les assurances
- les pourboires selon l’usage du pays
- la prestation d’accompagnateurs conférenciers qualifiés pour les visites
• Un programme d’après la trame suivante :
Mercredi, jeudi et vendredi matin à Edimbourg :
•
Mercredi après-midi :
- Transfert aéroport -> Hébergement Edimbourg pour dépose bagages
- Découverte d’un site culturel emblématique (plusieurs propositions
demandées)
- Diner
•
Jeudi matin :
- Cours d’anglais pratique, adapté au métier d’accueil
(physique/téléphonique)
- Déjeuner simple et rapide
•
Jeudi après-midi:
- Rencontre avec les équipes de l’Office de Tourisme d’Edimbourg pour
échanges (1er contact = échanges sur les problématiques générales : fréquentation,
demandes clientèle, rôle et répartition des missions, échelon et collaboration avec
VisitScotland / VisitBritain)
- Diner et nuit à Edimbourg
•
Vendredi matin :
- Cours d’anglais pratique, adapté au métier d’accueil
- Déjeuner à Edimbourg et transfert à Glasgow ou transfert et déjeuner à
Glasgow (transfert au meilleur coût : autocar ou train)
Vendredi pm et samedi à Glasgow :
•
Vendredi après-midi :
- Rencontre avec les équipes de l’Office de Tourisme de Glasgow pour
échanges (2ème contact = échanges plus technique : stratégies de
promotion/communication, position sur réseaux sociaux…)
- Découverte d’un site culturel emblématique (plusieurs propositions
demandées)
- Diner et soirée « traditionnelle » pour marquer la fin de séjour
•
Samedi matin : à voir selon les impératifs aériens (horaires d’enregistrement) :
- Jeu de piste ou rallye en anglais dans Glasgow pratique ludique de la langue.
- Transfert Glasgow -> Aéroport Glasgow Prestwick (au meilleur coût : autocar
ou train)
8. Pièces à fournir pour répondre au cahier des charges
-
-
Une lettre d’intention de l’agence (état d’esprit)
Un prix par personne sur la base d’une chambre individuelle ou sur la base d’une
chambre double avec petit déjeuner inclus. Les prix doivent être détaillés poste par
poste pour les prestations précisées ci-dessus. Les prix seront indiqués en € TTC.
Les références de l’agence.
Les références de la ou les personnes en charge du dossier.
Eventuellement une déclaration de sous-traitance avec un réceptif local.
Le numéro d’autorisation d’opérateur de voyages délivré par l’autorité compétente.
Déclaration du candidat page fournie en annexe
Les conditions d’annulation
Les garanties d’assurance
9. Modalités de réponse et de sélection de l’agence de voyages
Les offres complètes devront être envoyées par email ou par courrier postal à :
La COMMISSION OTSI de l’Oise, Leslie DEJARDIN
Oise Tourisme
Espace Galilée, 1 rue du Pont de Paris
BP 80822
60008 BEAUVAIS Cedex
[email protected] et [email protected]
La date limite pour répondre à la présente consultation et nous remettre les éléments est
fixée au 2 avril 2012 au plus tard.
Une visite sur place sera prévue pour évaluer la qualité des propositions.
10. Critères d’évaluation des offres
Les offres devront être conformes aux prescriptions du présent cahier des charges.
Sera retenue l’offre la plus intéressante. Elle sera appréciée en fonction des critères pondérés
énoncés ci-après :
1/ Une note d’intention sur la méthode et la qualité proposée par l’agence
2/ La qualité des programmes proposés et leur pertinence
3/ Le prix par personne valide en 2012
4/ Le respect des éléments du cahier des charges
5/ Les recommandations complémentaires formulées par l’agence
6/ Les contacts avec les prestataires sur place pour l’éventuelle organisation des
temps d’échanges avec les professionnels identifiés
5 points
30 points
30 points
20 points
5 points
10 points
Annexe Consultation « SELECTION D’UN ORGANISATEUR DU VOYAGE D’ETUDE DES OFFICES DE
TOURISME DE L’OISE »
Déclaration du candidat
A / Cas général :
Nom commercial et dénomination sociale de l’unité ou de l’établissement qui exécutera la
prestation, adresses postale et du siège social (si elle est différente de l’adresse postale),
adresse électronique, numéros de téléphone et de télécopie, numéro d’identification.
Forme juridique de l’entreprise et licence d’opérateur de voyage.
o
Personne(s) physique(s) ayant le pouvoir d’engager le candidat individuel ou le
membre du groupement : (Indiquer le nom, prénom et la qualité de chaque
personne. Joindre en annexe un justificatif prouvant l’habilitation à engager le
candidat.)
B - Renseignements relatifs à la situation financière du candidat
B1 - Chiffre d’affaires hors taxes des trois derniers exercices disponibles :
Exercice du .................. Exercice du .................. Exercice du ..................
au ..................
au ..................
au ..................
Chiffre d’affaires global
Part du chiffre d’affaires
concernant les fournitures,
services, ou travaux objet
du marché
%
%
%
B2 - Le candidat fait-il l’objet d’une procédure de redressement judiciaire ou d’une
procédure étrangère équivalente ? (Cocher la case correspondante.)
OUI
NON
(Dans l’affirmative, joindre la copie du jugement correspondant.)
C - Pièces à fournir à l’appui de la candidature (voir l’ensemble des pièces article XX modalités
de réponse du cahier des charges.)
La présente déclaration du candidat – Annexe
Les attestations ou déclarations suivantes :
• responsabilité civile,
• certificat ou agrément pour exercer le métier,
---------------------------------------Je soussigné,
, Président / Directeur,
de la société
,
certifie
l’exactitude
des
éléments
mentionnés.
-
Date :
Prénom, NOM et signature.
ci-dessus