Compte-rendu d`activités 2006-2007 - BDE ESTACA 2006-2007

Bureau des Élèves
www.bde-estaca.com
Compte-rendu
d’activités
Les Parrains - Bureau des Élèves
de l’ESTACA Levallois
2006-2007
Levallois, le 30 avril 2007.
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34, rue Victor Hugo
92300 LEVALLOIS-PERRET
Tél/Fax : 01.41.27.60.33
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Ce document a pour objectifs de dresser un compte-rendu des actions menées par le Bureau
des Elèves de l’ESTACA « Les Parrains » au cours de son mandat de mai 2006 à avril 2007, et de
présenter brièvement le fonctionnement du BDE à l’ensemble des élèves. Il souhaite également
donner quelques points de repère essentiels à la nouvelle équipe élue. C’est bien souvent la
mémoire d’une association qui permet d’améliorer les projets dans le temps. C’est aussi l’histoire
d’une association qui permet de mieux surmonter les difficultés. Sans chercher ni à dénigrer ni à
justifier les problèmes rencontrés, ce document se veut donc un aperçu réaliste et concis des
activités du BDE de L’ESTACA Levallois.
1. Présentation du Bureau des Elèves et de ses missions
A notre sens, le Bureau des Elèves est un organe important de l’Ecole, qui doit être capable
d’organiser et d’animer la vie étudiante de l’Ecole au travers d’évènements et de services rendus
aux élèves. Il doit également être en mesure d’organiser la vie associative en fédérant les
nombreuses associations qui offrent aux étudiants de l’ESTACA une formidable chance de
développement de la personne. Enfin, le BDE peut être amené à jouer le rôle d’intermédiaire entre
les associations ou les élèves d’une part, et les différentes instances de l’Ecole lorsque cela est
nécessaire.
Pour mener à bien ces différentes missions, le BDE est constitué d’une vingtaine de membres
(19 cette année) dont quatre constituent le bureau de l’association (un Président, un VicePrésident, une Trésorière et un Secrétaire). Bien que chaque membre dispose d’un rôle qui lui est
confié, il nous est apparu important que, dans un cadre associatif, chacun puisse garder une
certaine liberté vis-à-vis de ce rôle. Par ailleurs, il est essentiel et appréciable de pouvoir compter
sur l’aide de personnes extérieures à l’équipe dans toutes les situations.
2. Les différents évènements organisés durant l’année
Il ne s’agit pas ici de dresser une liste exhaustive des évènements que nous avons eu à cœur
d’organiser, mais d’en détailler les principaux. L’occasion nous est donnée également de revenir
sur ceux qui n’ont pu voir le jour.
Du 4 au 7 septembre 2006 : rendez-vous incontournable du début d’année, l’accueil et
l’intégration des nouveaux élèves constitue le premier grand évènement organisé.
Appuyé par une équipe indépendante travaillant en étroite collaboration avec le BDE, sa
réussite a notamment permis aux étudiants nouvellement inscrits en première année de
faire connaissance. Préalablement, son organisation (notamment l’envoi des 900 courriers
de bienvenue) a nécessité 11 jours complets de préparation durant l’été.
Du 8 au 10 septembre 2006 : deuxième évènement étudiant de l’année après le gala, le
week-end d’intégration s’est déroulé pendant 3 jours à Pornic en Loire-Atlantique et a
rassemblé pas moins de 270 élèves des deux sites. Les différentes animations proposées
sur place ont permis aux étudiants présents de se divertir avant d’entrer de plein pied dans
l’année scolaire. L’organisation notamment logistique a mobilisé conjointement l’ensemble
des deux équipes BDE (Laval et Levallois) pendant plusieurs jours.
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21 septembre 2006 : avec l’appui des membres des associations, le forum des
associations a permis de présenter l’ensemble des associations de l’ESTACA aux élèves
pendant une après-midi. L’occasion pour eux d’échanger avec les différents membres des
associations et d’éventuellement s’y inscrire.
9 octobre 2006 : l’organisation du pot de parrainage dans une salle municipale de
Levallois a été l’occasion pour les élèves de 1ère année de faire connaissance avec un élève
d’année supérieure afin que ce dernier puisse l’épauler tout au long de l’année. Bien que
difficile à mettre en place, le parrainage reste de notre point de vue un excellent moyen
pour les nouveaux élèves de s’intégrer convenablement dans leur Ecole.
14 octobre 2006 : réunion de présentation du BDE aux parents d’élèves et organisation du
déjeuner à la cafétéria de l’école.
24 octobre 2006 : première de l’année, la soirée aux Planches a rassemblé 650 personnes
dans une ambiance survoltée. Avec à la clé un bénéfice financier, cette soirée a été sans nul
doute l’une des plus réussie de l’année.
1er décembre 2006 : Gala ESTACA au Bourget (lire ci-après).
Du 20 au 27 janvier 2007 : tous les membres du BDE ont participé au Ski-Club, troisième
évènement majeur de l’année avec 215 participants. Bien qu’organisé par une association
indépendante, celle-ci a pu s’appuyer sur les moyens logistiques et financiers du BDE, et
compter sur l’équipe pour l’animation de la semaine. La proximité entre les deux
associations s’est avérée très importante pour faire de cet évènement une grande réussite.
30 janvier 2007 : soirée « BACK TO SNOW » au Six Seven, l’occasion de fêter le retour des
vacances.
6 mars 2007 : le BDE avait vu grand pour offrir aux étudiants une soirée dans l’un des plus
grands clubs de Paris : le Queen. Organisée en partenariat avec le BDE de l’ISIT, cette soirée
a rencontré un franc succès avec quelques 580 participants.
Du 4 au 6 avril 2007 : organisation de la campagne BDE et de la soirée de campagne à la
Casa 128. Trois équipes très motivées étaient candidates à la succession et ont animé
pendant trois jours la vie de l’école.
27 avril 2007 : soirée BUS. 80 personnes ont parcouru Paris pendant trois heures à bord
d’un bus pour marquer la passation entre les deux BDE.
D’autres évènements sont également venus rythmer l’année : des journées colorées, des
petits déjeuners, la Saint Valentin, etc.
Le week-end à l’étranger, que nous avions dans un premier temps envisagé au début du
mois de décembre n’a malheureusement pu cette année se faire en raison de l’organisation
du Gala de l’Ecole. Nous avons souhaité le reporter mais aucun week-end de trois jours ne
s’est avéré disponible par la suite.
Pour des raisons d’agenda, le week-end sportif à Laval prévu initialement entre février et
avril a du lui aussi être annulé. Nous restons cependant convaincus que la tenue de ce type
d’évènement entre les deux établissements est essentielle.
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La désintégration traditionnellement fêtée au mois de décembre n’a pu se tenir en raison
de l’organisation du Gala par le BDE précédant une semaine d’examens. Les différentes
alternatives proposées aux 5ème années au mois de janvier ont été ensuite refusées.
3. L’organisation du Gala ESTACA 2006 au Bourget
L’occasion nous est donnée ici de pouvoir revenir brièvement sur ce qui a constitué pour nous
l’évènement majeur de l’année, à savoir l’organisation du Gala de l’Ecole le 2 décembre 2006 au
Musée de l’Air et de l’Espace du Bourget. Il est important de rappeler l’importance d’un tel
évènement, qui rassemble le temps d’une soirée prestigieuse et enjouée l’ensemble de la
communauté ESTACA : élèves, permanents, enseignants, anciens élèves, etc. Pour faire de cette
grande soirée une réussite, il est nécessaire de pouvoir la préparer sur plusieurs mois par une
équipe resserrée et disponible dans le temps. C’est pour cette raison essentielle que nous n’avions
pas émis le souhait d’organiser cet évènement, et qu’il revenait à une équipe à la fois indépendante
mais soutenue par le BDE de s’y attacher. Force a été de constater que personne ne souhaitait
prendre la responsabilité de cette équipe. Le Bureau des Elèves a donc décidé – sous sa propre
responsabilité – d’organiser le Gala à deux mois de l’échéance, et toute l’équipe s’est investie à la
mesure de ses disponibilités pour que l’évènement soit réussi. Cet objectif nous semble avoir été
atteint, au regard des différentes impressions recueillies parmi les 1350 personnes présentes lors
de la soirée.
Le premier point qui nous paraît essentiel de souligner est qu’un évènement de cette taille
comporte de nombreux risques, en premier lieu financiers, et qu’il est indispensable d’être suivis,
conseillés et soutenus par des personnes aptes à organiser de tels évènements. Il pourrait ainsi
s’avérer utile qu’à l’avenir une « équipe tournante » soit constituée d’une année sur l’autre, afin que
l’expérience acquise à chaque édition puisse resservir à la suivante. D’autre part, chacun s’accorde
à dire que la tenue du Gala à la suite de la remise des diplômes ne paraît pas être une bonne
solution, la date retenue située au début du mois de décembre (comme c’est le cas depuis deux
ans) ne nous semble pas faciliter son organisation pour deux raisons. La première est qu’elle ne
laisse que très peu de temps entre la rentrée et le mois de décembre, et limite de ce fait toute
anticipation. La seconde, qui en découle directement, se situe au niveau des partenariats financiers
avec les entreprises, qui sont beaucoup plus difficiles à décrocher en raison des bouclages de
budgets alloués à ces types d’évènements en cette période. Enfin, nous sommes conscients que la
possibilité d’organiser le Gala au Musée de l’Air et de l’Espace est une véritable chance pour l’Ecole
et pour les élèves. Il s’agit d’un lieu hautement prestigieux et attrayant, mais qui demande à la fois
beaucoup de moyens en temps et en argent pour l’adapter à une salle de soirée, tout en respectant
les nombreuses normes de sécurité très contraignantes.
Malgré un investissement au quotidien très important des membres organisateurs et une
réussite incontestée de l’évènement, cette édition s’est soldée par un déficit financier, dont la
charge est restée à l’entière responsabilité du Bureau des Elèves. Cette soirée a de ce fait
profondément marqué l’équipe qui a donné une très grande partie de son temps pendant deux
mois, délaissant en partie ses missions auprès des élèves. Nous encourageons donc la nouvelle
équipe à mener une réflexion sur les différents points que nous venons d’évoquer. Nous
remercions également une nouvelle fois à cette occasion l’ensemble des personnes qui nous ont
apporté leur aide et leur soutien pendant les deux mois de préparation.
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4. Les services rendus aux élèves
En plus des différents évènements organisés tout au long de l’année, une autre mission du BDE
consiste à proposer un certain nombre de services aux élèves.
Annales d’examens : indispensables en périodes de révisions, nous avons souhaité publier
cette année ces documents sous forme de fichiers informatiques. Les annales étant
traditionnellement éditées sur papier, cette évolution marque d’une part notre souhait
d’aller vers plus de modernité, et permet d’autre part un gain financier en papier non
négligeable.
Annuaire des élèves : également édité d’ordinaire sur papier, l’annuaire est passé cette
année en version électronique, avec la possibilité de le consulter de n’importe où sur le site
internet du BDE, d’en modifier les informations, et de télécharger le fichier complet.
Photos : en premier lieu à destination du département logistique de l’école afin qu’il puisse
concevoir les cartes d’étudiant, les photos individuelles prises par nos soins ont également
servi à l’annuaire en ligne. Il n’y a malheureusement pas eu cette année de photos de
promotion.
Photocopieuse : le BDE dispose depuis maintenant quatre ans d’une photocopieuse sous
contrat d’entretien de 21 trimestres. Afin d’en amortir une partie de son coût (9500€/an),
elle est mise à disposition des élèves et des associations à des tarifs restant avantageux.
Site internet : notre idée de proposer un site internet utile est fonctionnel a permis tout au
long de l’année de tenir informés les élèves des actualités du BDE, de la vie étudiante et de
l’école par des mises à jour régulières. Le site a également servi de portail aux associations
pour qu’elles puissent promouvoir leurs évènements (conférence Junior Estaca, Estacaide,
nuit EMOS, 4LTropy, etc.). Les différentes rubriques ont offert un grand nombre de services
aux élèves : album multimédia avec photos et vidéos en ligne, fiches annales, annuaire,
infos pratiques, boîte à idées, etc.
Publication d’annonces : nous recevons régulièrement par téléphone ou e-mail des
annonces de particuliers (location d’appartement, soutien scolaire à domicile, etc.) que
nous retransmettons par voie d’affichage ou par e-mail aux étudiants.
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5. Partenariats
L’objectif de sceller un partenariat entre une entreprise et le Bureau des Elèves est triple. Il doit
permettre d’une part aux étudiants de profiter d’avantages sur des produits ou des services, et de
valoriser d’autre part l’image de l’entreprise partenaire auprès des étudiants. Enfin, il est
indispensable qu’il soutienne l’action du BDE, que ce soit par des moyens financiers ou autres.
Société Générale : partenaire historique du BDE, l’agence Société Générale de Levallois
souhaite aller au devant des étudiants en leur proposant une offre particulièrement
attrayante, comprenant notamment 90€ offerts à l’étudiant et 100€ au BDE à chaque
ouverture de compte. Une vingtaine d’élèves ont pu profiter de ce partenariat.
Dell / Loc-Infor : alors qu’il devient indispensable pour chaque étudiant de posséder un
ordinateur pour ses études, il nous est apparu important de pouvoir proposer aux élèves
une offre intéressante en ce sens. Après avoir reçu les grands constructeurs de matériels
professionnels tour à tour, nous avons retenu le choix de Dell à travers la société Loc-Infor,
partenaire exclusif pour les grandes écoles. L’offre proposée garantissait aux élèves des
équipements performants, robustes et garantis trois ans à l’international, pour des prix très
proches de ceux des gammes destinées au grand public. Ce partenariat a permis dans le
même temps au BDE d’acquérir un nouvel ordinateur à un prix également intéressant.
Complétude : le spécialiste du soutien scolaire à domicile a proposé aux élèves de
l’ESTACA de donner des cours particuliers partout en France.
Sénat : le BDE a participé au Prix des Lecteurs du Livre d’Economie proposé par le Sénat et
a ainsi concouru à promouvoir l’Ecole au sein de cette institution.
Parking Eiffel : le BDE a signé un partenariat permettant aux élèves qui se rendent à l’école
en voiture de posséder une carte de parking pour se garer à moindre frais à 50 mètres de
l’école.
Le Figaro : diffusé quotidiennement et gratuitement aux élèves durant la période
universitaire.
Le Duplex : le « Pass Privilège » de la célèbre discothèque parisienne a été proposé
gratuitement à tous les élèves et leur permet d’y entrer gratuitement deux jours par
semaine.
Soirées : le BDE s’est régulièrement proposé pour être le partenaire de soirées organisées
par les associations d’autres Grandes Ecoles parisiennes (Nuit de l’Oreiller, Soirées ISC, Nuit
Inter-Ecoles, etc.). Nous tenons à souligner par ailleurs l’excellence des relations que nous
avons eues avec le BDE de l’ISC et qui ont été très profitables d’un côté comme de l’autre.
Associations : nous avons également souhaité soutenir tout au long de l’année les
différents évènements proposés par les associations à l’ensemble des élèves : soirée
Estacatrelle, soirée SkiClub/BDS, nuits EMOS, etc.
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6. Moyens fin
nanciers
Le montant
m
définitif du budget du Bureau des Elève
es de Levallo
ois pour la péériode couraant du 1er
mai 200
06 au 30 avril 2007 s’élève à 94 11
19,71 euros. Les différentes partiess le constitu
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ées par les graphiques
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ci-après.
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uant à lui à 74
7 658,75 eurros.
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(0
01/05/2006 - 30/04/2007)) : 94 119,71€
€
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STACA Levalllois
(01/05/200
06 - 30/04/20
007) : 94 119,,71€
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%
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DE, etc.
g
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n tel budgett doit être effectuée
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rigueur pour paarvenir à
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A
que nous étions partis avec un déficit iimportant laaissé par
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ns tenu cet objectif et laissé ainsi à nos successseurs des finances à
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p
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m
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a
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egrettons d’’autre part le versemen
nt tardif et déséquilibrré dans l’an
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a
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C
sont obligatoire
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permetttent d’en reffuser le paiem
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l’utilisatiion approchée de cette cotisation.
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U
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n dans l’école
e et la qualitté du dossierr présenté.
BDA
300 € Estaca Modélisme
M
300 €
ITD
700 €
BDS
250 € Estaca Saailing
400 €
Pégase
500 €
Cercle
e Aéronautiq
que
500 € Estacaide
e
300 €
PV3E
400 €
EMOSS
500 € Estacatre
elle
400 €
Ski Club
900 €
EMT
200 € Estacox
700 €
Sky Club
200 €
ERA
500 € Estatrain
n
50 €
ESO
350 € ICAE
550 €
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7. Rapport moral
Le contexte de notre engagement et des premiers mois
Il nous paraît important en premier lieu de rappeler ce qui nous à poussé à nous engager et à
monter une liste BDE. A l’approche de la campagne d’avril 2006, aucune équipe ne semblait vouloir
se manifester pour prendre le relais du Bureau des Elèves. Face à ce constat malheureux et
soucieux de ne pas connaître une année dont la vie étudiante de l’école aurait été bien morose,
nous avons formé notre équipe en quelques jours en s’appuyant sur ce que chacun pouvait y
apporter par ses compétences. Sans réel enjeu, la campagne BDE nous a d’une part permis de nous
connaître et de fédérer l’équipe autour de l’organisation des trois jours d’animations. D’autre part,
nous avons pu mesurer et montrer à cette occasion que nous étions capables d’animer et
d’organiser la vie étudiante de l’école. La réussite de la soirée de campagne en est un exemple.
Une fois élus, les premières semaines ont consisté à prendre connaissance du fonctionnement
du BDE, tant sur le plan matériel que sur le plan administratif. Nous regrettons à cette occasion
l’absence totale de passation avec l’équipe précédente, dont les conseils auraient été très
certainement précieux, pour gagner en temps et en énergie sur la suite des évènements.
Un point qui nous a longuement préoccupés par la suite a été le projet de déménagement de
l’établissement de Levallois à Buc, proposé par l’association des Anciens Elèves, propriétaire de
l’Ecole. Nous avons en effet été conduits à y jouer un rôle de premier plan. D’une part, en
communicant aux élèves les éléments essentiels du projet et en recueillant leur avis par
l’intermédiaire d’un sondage. Puis, de porter cet avis à la connaissance de l’ensemble de
l’association des Anciens Elèves. Celui-ci exprimait de la part des élèves la précipitation du projet et
l’absence de solutions en termes de logements, de transports et de restauration sur le nouveau
campus dès son ouverture. Cela s’est fait à la fois par l’envoi d’un mail à l’ensemble des votants,
mais également en assistant à l’Assemblée Générale Extraordinaire du 2 juin 2006, au cours de
laquelle la motion autorisant le bureau de l’association a poursuivre le projet n’a finalement pas été
votée. Au-delà de ce résultat que nous avons sans aucun doute su influencer, les semaines passées
à faire entendre la voix des élèves nous ont rapprochés de l’ensemble des différents acteurs de
l’ESTACA, anciens élèves et administration.
Rapports avec l’établissement de Laval
Dans une école qui dispose de deux établissements, il nous est apparu primordial que le
maximum d’échanges puissent être possibles entre les élèves des sites de Laval et de Levallois.
Partant du constat qu’un grand nombre d’élèves sont amenés à changer d’établissement au cours
de la formation, nous avons souhaité que ce premier mandat à deux BDE soit l’occasion de projets
en commun. Ainsi, le week-end d’intégration a été unique aux deux sites, de même que le Gala.
Toutefois, nous pensons que le rôle de chacun se doit d’être clairement défini et accepté à l’avance
par l’ensemble des acteurs de l’Ecole, afin que d’une part les actions menées le soient efficacement,
et que d’autre part il n’y ait ni frustration ni rivalités d’un côté comme de l’autre.
Les associations au cœur de la vie étudiante de l’Ecole
Le BDE fait partie intégrante des nombreuses associations étudiantes de l’Ecole mais a
cependant une mission particulière au sein de celles-ci : tenter de fédérer les actions de chacune et
faire en sorte qu’un esprit d’école se forme autour des associations. Chacune d’entre elles a ses
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spécificités, ses attentes et ses compétences particulières et il est nécessaire d’établir des liens
d’entraide et de faciliter la communication entre elles. Pour cela, plusieurs actions sont prévues :
• organiser le forum des associations en septembre
• assurer une représentation de chacune des associations lors du Gala de l’Ecole
• subventionner chacune des associations (voir en page 8)
• co-organiser avec la direction de l’ESTACA une soirée de remise des subventions
• aider à l’organisation des JPO et s’assurer de la représentation du dynamisme de l’Ecole
lors de ces journées
• être à l’écoute des préoccupations et des requêtes des associations de façon à relayer
d’une voix plus forte les inquiétudes communes.
Et tout simplement, au jour le jour, suivre les projets, participer aux événements organisés,
soutenir les initiatives et communiquer autour des événements de chaque association.
Des efforts sont encore à réaliser de façon à réellement obtenir une dynamique très forte
autour des associations. Pour cela, nous encourageons les futurs BDE et bureaux d’association à
innover et à toujours travailler ensemble dans ce but.
Rapports avec l’administration de l’Ecole
Nous tenons à souligner ici l’importance des bonnes relations qu’il y a eu entre le BDE et
l’ensemble des acteurs de l’Ecole, qu’il s’agisse des enseignants, permanents ou du personnel
administratif. Nous avons sollicité leur aide en de nombreuses occasions et celle-ci s’est toujours
avérée très utile. En retour, nous avons été présents à chaque fois que nous le pouvions (mise en
ligne d’un sondage sur le portail de la DEDI, aide à l’organisation du Forum International,
intervention auprès des parents d’élèves, prises de photos pour les cartes d’étudiant, etc.).
Conclusion et remerciements
L’ensemble des activités qui vous ont été présentées sont le fruit de l’investissement des
membres du Bureau des Elèves qui ont souhaité tout au long de leur mandat proposer avec
motivation un certain nombre d’évènements et de services aux élèves. Alors que la formation
dispensée à l’ESTACA est particulièrement exigeante, l’engagement au sein de l’association du
Bureau des Elèves ne peut être considéré tout au long de l’année comme irréprochable. Nous
espérons cependant avoir transmis à nos successeurs l’envie et la motivation de reprendre les
différents projets et de les faire évoluer. Nous gardons de cette expérience les nombreuses
richesses qu’elle apporte, et souhaitons à la nouvelle équipe d’en profiter tout autant.
Nous souhaitons à cette occasion remercier très chaleureusement toutes celles et ceux qui de
près ou de loin nous ont soutenus tout au long de notre mandat : l’ensemble des élèves de
l’ESTACA qui ont participé aux différents évènements proposés, l’ensemble du personnel de
l’ESTACA et tout particulièrement son directeur, M. Parlebas, pour la confiance et la disponibilité
qu’il nous a accordés.
Toute l’équipe souhaite bonne chance au BDE Extaz et se tient à sa disposition ainsi qu’à celle
des élèves pour toute information complémentaire.
L’équipe BDE ESTACA 2006-2007
[email protected]
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