organisation et planification de l`execution des travaux de saisie

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organisation et planification de l`execution des travaux de saisie
CHAPITRE IVORGANISATION ET PLANIFICATION DE L’EXECUTION DES TRAVAUX DE
SAISIE
4.1 Calendrier du travail et estimation du temps normal de saisie
L’organisation des travaux de saisie des données est intimement liée d’une part, aux
contraintes de respect des échéances de production des résultats définitifs du 3ème RGP/H , et
d’autre part à la disponibilité effective des équipements informatiques aux contraintes de la
taille du parc de micro-ordinateurs disponibles.
Les travaux de saisie qui auraient dû commencer au plus tôt deux mois après le
démarrage effectif des travaux de codification, c’est à dire en février 2003, ne débuteront en
toute vraisemblance dans le meilleur des cas, qu’en août 2003. Le principe du contrôle du
travail réalisé sera fondé sur la méthode de la double saisie (ressaisie des questionnaires à 100
% le premier mois et 50 % le mois suivant) et sur la mise en œuvre des procédures de
contrôle interactif avant la validation des données saisies. Pour atteindre l’objectif de
réalisation de la saisie en 4 mois, la saisie devrait exécutée 24 h sur 24 h par des équipes,
travaillant en 3 vacations articulées comme il suit, du lundi au samedi :
1) 1ère vacation :
du lundi au jeudi :
vendredi :
samedi :
2) 2ème vacation :
du lundi au jeudi :
16h15 à 22h15
vendredi et samedi : 14h30 à 22h30
3) 3ème vacation :
du lundi au vendredi : 23h00 à 07h00
samedi : libre à partir de 07h00
07h30 à 15h00
07h30 à 12h30
08h00 à 13h00
Pour chacune de ces 3 vacations, les temps de pause ont été planifiés comme il suit
1ère vacation :
Du lundi au jeudi : trois pauses journalières sont observées: la première pause
est observée de 10 h 00 à 10 h15 ; la seconde pause est observée de 12h00 à 12
h 40 et la troisième de 14 h 00 à 14 h 15
Vendredi et samedi : une seule pause journalière est observée: de 10 h 00 à 10
h 30
2ème vacation :
Du lundi au jeudi : Une seule pause journalière est observée: 19 h à 19 h 45 ;
Vendredi et samedi : Deux pauses journalières sont observées: la première
pause est observée de 16 h à 16 h 15 ; la seconde pause est observée de 19 h à
19 h 45.
3ème Vacation
Pour les équipes de la 3ème vacation, il n’y a qu’une seule pause de 45
minutes qui est observée de 02 h 00 à 02 h 45.
Le personnel affecté aux travaux de saisie est assujetti au respect des heures de
travail et du règlement intérieur dont les principales consignes sont les suivantes :
-
toute arrivée sur le lieu de travail 15 minutes après l’heure normale de début du
travail est considérée comme un retard ;
1
-
3 retards consécutifs impliquent un avertissement verbal donné par le contrôleur ;
2 avertissements verbaux entraînent un avertissement écrit signé par le contrôleur
et contre signé par le superviseur ;
toute absence non autorisée par le superviseur donne lieu à un avertissement verbal
donné par le contrôleur ;
3 jours d’absence non autorisée par le superviseur entraînent un avertissement écrit
signé par le contrôleur et contre signé par le superviseur ;
2 avertissements écrits entraînent un blâme signé par le directeur du BCR ;
2 blâmes entraînent automatiquement le renvoi.
Le travail de nuit commande pour certains agents, notamment ceux de la 2ème et la 3ème
vacations, que leur transport quotidien soit assuré, de leur quartier de résidence au siège du
BCR et vice et versa pour les agents de la 3ième vacation et du siège du BCR à leur quartier de
résidence pour ceux de la 2ième vacation.
Sur cette base, chaque agent de saisie doit accomplir 40 heures de travail par semaine.
Cependant, en raison de la nature particulière du travail à réaliser et tenant compte des temps
de pause et des temps de mise en train, on devrait demander à chaque opérateur de saisie
travaillant la nuit (3ième vacation) d’accomplir, sur les 8h réglementaires de travail par jour, 6h
de travail effectif de saisie, soit 30h00 par semaine ; pour les agents de saisie de la 1ère
vacation, ils devraient accomplir chacun 32h de travail effectif de saisie par semaine sur les
40h réglementaires et ceux de la 2ème vacation devraient accomplir chacun, 31h de travail
normal de saisie par semaine, en se conformant aux données du tableau n°3 ci-après.
Tableau n° 9 : Temps de référence de saisie effective d’un agent de saisie par vacation
Jour de la 1ère vacation
semaine
Durée
de
travail
Lundi
7h30
Mardi
7h30
Mercredi
7h30
Jeudi
7h30
Vendredi
5h00
Samedi
5h00
Total
40h00
Temps
saisie
6h00
6h00
6h00
6h00
4h00
4h00
32h00
2ème vacation
de Durée
de
travail
6h00
6h00
6h00
6h00
8h00
8h00
40h00
Temps
saisie
4h30
4h30
4h30
4h30
6h30
6h30
31h00
3ème vacation
de Durée
de
travail
8h00
8h00
8h00
8h00
8h00
40h00
Temps
saisie
6h00
6h00
6h00
6h00
6h00
30h00
de
Les données du tableau n°3 ont été déterminées, conformément aux horaires de travail
journalier de chacune des trois vacations, en fonction de la « durée de travail », et d’une
estimation, légèrement à la hausse, des temps morts (pauses réglementaires, temps de mise en
train et autres minutes de détente) ; ainsi, on a pu déduire de la durée réglementaire de travail,
les temps morts pour obtenir le temps de travail effectif de saisie appelé: « temps normal de
saisie ».
4.2 Besoins en personnel
En raison des contraintes des équipements informatiques et tenant compte du schéma
d’organisation des travaux de la grande saisie, il sera recruté sur les 186 postulants ayant subi
la formation, 162 agents de saisie auxquels s’ajouteront les 12 agents du test de la saisie pour
former le groupe des 174. Ces 174 agents ainsi recrutés seront repartis en 3 équipes de
supervision travaillant toutes sous l’autorité d’un Superviseur général. Une équipe de
supervision général est composée de : 1 superviseur, 7 contrôleurs et 58 agents de saisie.
2
Chaque contrôleur est placé à la tête d’une équipe de saisie composée de 8 à 9 agents de
saisie.
Les équipes de saisie devraient être appuyées sur le plan technique par une équipe de
vérification composée d’un contrôleur et de 6 agents de vérification. Sur le plan de la gestion
des documents techniques à saisir (approvisionnement en questionnaires ménage), les équipes
de saisie sont assistées par une équipe du centre d’archivage composée de : 1 contrôleur, 2
aides documentalistes et 6 agents de manutention. Pour le transport des agents de saisie des
2ème et 3ème vacations, le BCR a pris les dispositions nécessaires pour le recrutement de 8
chauffeurs, et la mise à la disposition du Superviseur général, de 8 véhicules en bon état de
fonctionnement et du carburant nécessaire.
Le personnel d’encadrement composé de 1 superviseur général, 3 superviseurs et 25
contrôleurs ont un rôle déterminant dans la réussite des travaux.
La réussite des travaux de saisie dépend en grande partie d’une part, de la qualité de la
formation dispensée aux agents de saisie par le personnel de l’encadrement (superviseurs et
contrôleurs), et d’autre part, de l’efficacité de l’encadrement technique des équipes
constituées lors de l’exécution des travaux de saisie proprement dits. De façon concrète, la
réussite des travaux de saisie dépend de la capacité du personnel de l’encadrement à :
• Assurer aux agents une formation de qualité, marquée par de nombreux exemples
illustratifs et des explications claires et détaillées sur les points qui paraissent
obscurs ;
• Encadrer de façon intense l’exécution du travail de saisie réalisé par les agents
placés sous sa responsabilité et à leur apporter toute l’assistance nécessaire à
l’accomplissement correct de leurs tâches dès que le besoin est ressenti ou exprimé
ou de gestion des questionnaires et autres documents ;
• Fournir les agents de saisie en questionnaire
• Mettre les agents placés sous sa responsabilité au travail dans le respect des
horaires de travail, des normes de production et des instructions techniques de
saisie ou de gestion des questionnaires et autres documents ;
• Planifier et suivre correctement le rythme de traitement des dossiers, à lancer à
temps les commandes de dossiers, et à diligenter la vérification des dossiers traités
puis leur transmission au BCR afin d’éviter d’inutiles temps morts, et à réagir
avec efficacité en cas de dérapage ;
• Tenir à jour les registres de transmission, les fiches statistiques de production et les
registres de présence ;
• Appliquer toutes les mesures relatives au respect de la discipline du travail ;
• Entretenir un climat de travail fraternel et convivial, favorisant le respect mutuel.
• Eviter que les postes de saisie soient vacants parce qu’il n’y a pas de questionnaire
à saisir.
Toutes les catégories de personnel d’appui aux travaux de saisie, doivent être
disponibles sur les lieux de la saisie, 24h/24 pour rendre les services qu’on attend d’elles. De
même, des dispositions sont prises à temps pour que l’infirmier du BCR soit aussi disponible
24h/24, pour administrer en cas de besoin, les premiers soins aux malades sur le lieu de
travail, avant de les référer vers un centre hospitalier ou vers toute autre structure médicale.
En tout état de cause pour que toutes ces dispositions fonctionnent comme il se doit, le BCR a
prévu de doter chaque superviseur, le responsable du centre d’archivage et l’infirmier, d’un
téléphone mobile, de manière à pouvoir communiquer 24h/24h de toute situation anormale
qui prévaut sur les lieux de travail
3
En définitive, les travaux de saisie devraient être exécutés par l’ensemble du
personnel listé ci-dessous, comprenant 224 personnes, non compris les membres de l’équipe
du BCR chargée de la coordination générale des travaux :
1 superviseur général
3 superviseurs
21 contrôleurs chef d’équipe de saisie
174 agents de saisie
1 contrôleur chef d’équipe de vérification
6 agents de vérification
1 contrôleur chef d’équipe d’approvisionnement
2 aides documentalistes
6 agents de manutention
1 infirmier
8 chauffeurs.
4.3 Questions budgétaires
Pour exécuter les travaux de saisie le BCR a élaboré un budget. Ce budget est destiné
à couvrir les dépenses de personnel, d’impression des manuels et reproduction des documents
techniques, d’acquisition des équipements et de fournitures (équipement et fourniture
informatiques, équipements fournitures de bureau, produits d’entretien et produits
pharmaceutiques, matériel et fournitures pour les pauses café) et de fonctionnement et
d’entretien des véhicules.
4.3.1
Dépenses relatives au personnel engagé dans l’exécution des travaux de
saisie
Les dépenses de personnel engagé dans les travaux de saisie, comprennent les
dépenses relatives au personnel temporaire chargé de l’exécution des travaux de saisie et les
dépenses relatives au personnel permanent chargé de l’encadrement et de la supervision de
ces travaux. Les dépenses relatives au personnel temporaire comprennent le coût de la mise en
œuvre des procédures de recrutement à travers l’ANPE, le coût de la formation du personnel
temporaire et leurs salaires.
Concernant les dépenses réalisées en faveur du personnel permanent chargé de
l’encadrement, celles-ci sont relatives au paiement des indemnités des formateurs, des frais
d’heures supplémentaires et des travaux de nuit. Les prévisions de dépenses de personnel des
travaux de saisie se présentent comme suit :
Frais de recrutement
: 1.750.000 F
Frais de formatio n des contrôleurs
: 1.500.000 F
Frais de formation des opérateurs de saisie
: 5.320.000 F
Salaires des opérateurs de saisie
: 56.700.000 F
Salaires des agents de vérifications
: 1.820.000 F
Salaires des agents de manutentions
: 980.000 F
Salaires des aides documentalistes
: 1.960.000 F
Indemnité du personnel d’encadrement
: 5.910.000 F
Prime de nuit
: 6.900.000 F
TOTAL =
: 82.840.000 F
4
4.3.2
Acquisition des équipements et de fournitures informatiques et de bureau
Pour mener à bien les travaux de saisie en 4 mois, 24h/24h dans les conditions décrites
ci-dessus, il est nécessaire d’acquérir au 58 micro pour la saisie, 4 autres micro-ordinateurs,
2 imprimantes et un lot de disquettes pour les travaux de pour les contrôle et de concaténation
de fichiers. Afin de fournir aux agents de saisie un cadre ergonomique de travail, chaque
micro doit être installé sur une table spéciale conçue à cet effet. Cette table doit en effet avoir
un tiroir pour le clavier, une case pour l’unité centrale, une place supérieure pour l’écran et un
casier pour le rangement des questionnaires. Chaque micro doit disposer d’un onduleur
autonome. Ceci permettra en cas de coupure de l’alimentation électrique, aux agents de saisie,
d’effectuer en toute sécurité la sauvegarde des données en cours de saisie. De façon beaucoup
plus générale pour palier aux arrêts de travail consécutif, et à une cessation de fourniture de
l’alimentation électrique, il faut prévoir un groupe électrogène prêt à assurer la relève. Le
coût total des acquisition des équipements et de fournitures informatiques et de bureau
s’élèvent à un montant de : 107.292.250 F CFA décomposé comme suit :
Equipement informatique (micro et table de micro)
Fourniture informatique
Fourniture de bureau
4.3.3
: 97 397 600
: 6.634.250
: 3.260.400
Produits d’entretien et des produits pharmaceutiques
L’occupation des salles de travail 24h/24h par des équipes composées de plusieurs
membres nécessite un entretien régulier et fréquent des salles de travail et des lieux d’aisance
pour les maintenir constamment propres et conviviales. Pour ce faire, il est nécessaire de
prévoir l’acquisition d’un lot de produit d’entretien et d’insecticides.
Pour mener à bien les travaux de saisie il est aussi nécessaire d’acquérir un stock de
médicaments de première nécessité pour administrer sur place, en cas de fièvre, paludisme,
maux de tête, fatigue, surmenage, etc. .les premiers soins . La présence d’un infirmier est
nécessaire dans ces conditions pour assurer ces premiers soins ; ce qui permettra d’éviter ainsi
de rendre indisponibles pendant longtemps les agents de saisie et de retarder l’exécution des
activités de saisie. Le montant à prévoir pour couvrir ces dépenses est de : 935.000 F
décomposé comme suit :
Produit d’entretien
: 385.000 F
Produit pharmaceutique
: 550.000
4.3.4 Fonctionnement et entretien des véhicules
Pour pallier aux éventuelles difficultés de transport en commun dans la ville de
Niamey, le travail de nuit commande que le transport quotidien pour certains agents de saisie,
notamment ceux de la 2ème et la 3ème vacations, soit assuré par le BCR, de leur quartier de
résidence au siège du BCR ou vice versa, selon les modalités suivantes :
a) 21H00 :
Ramassage des agents de la 3ème vacation dans les différents quartiers
de résidence de Niamey puis transfert au siège du BCR .
b) 22H45 :
Transfert des agents de la 2ème vacation du siège du BCR vers les
quartiers de résidence.
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Pour la mise en œuvre correcte de cette disposition, le BCR devra affecter 8 véhicules
avec chauffeurs au transport des agents de saisie, assurer la remise en état de ces véhicules et
leur entretien courant durant la période des travaux, ainsi que la fourniture régulière du
carburant. Le coût de la mise en œuvre de cette disposition est de 11.360.000 F CFA établi
comme suit :
Remise en état des 8 véhicules
: 1. 200. 000 F CFA
Achat pneumatiques
: 3.920.000 F CFA
Entretien
: 1.400.000 F CFA
Carburant
: 4.840.000 F CFA
4.3.5 Autres acquisitions d’équipements et de fournitures
a) Impression des manuels et autres documents
La réalisation satisfaisante des activités de formation des 186 opérateurs de saisie,
commande l’impression des manuels. Il est prévu d’assurer l’impression de ces manuels (300
exemplaires). Le coût d’impression de ces manuels sera déterminé en fonction des offres qui
seront faites en temps opportun par des fournisseurs agrées auprès du BCR.
b) Matériel pause café et achat de lait
Il est prévu d’organiser un petit service de pause café pour les équipes de nuit et les
services de transport du personnel pour les équipes de nuit. Le montant prévu est 2.343.712.
Il est d’usage de fournir une certaine qua ntité de lait à des agents qui travaillent sur
des équipements électroniques tels que les micros ordinateurs dans certaines conditions. Dans
le cas des travaux de saisie où ces équipements fonctionnent quasiment 24h/24 dans des salles
assez combles, il est justifié qu’on distribue aux opérateurs de saisie une certaine quantité de
lait : (2,5 paquets de lait en poudre par mois par personne) Le coût total de cette rubrique
s’élèvent à : 4.969.712 établit comme suit :
Achat matériel et fourniture de pause café
: 2.343.712 F CFA
Achat de lait
: 2.626.000 F CFA
c) Matériel de sécurité
La réalisation des travaux 24h/24, nécessite une coordination sécuritaire fondée par la
disponibilité des superviseurs et de l’infirmier pour faciliter les communications entre cas
catégories de personne, il est souhaitable de mettre à la disponibilité de chacun d’eux un
téléphone portable. Enfin, il faut signaler la nécessité de fournir des badges à tout le personnel
de saisie pour faciliter les contrôles sur les lieux de travail. Le montant prévu pour l’achat des
portables et la confection des badges s’élèvent à : 1.277.500 F décomposé comme suit :
5 portables à 89.000 f l’unité
225 badges à 3.700 f l’unité
: 445.000 F CFA
: 832.500 F CFA
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4.3.6 Besoin en salles
Le BCR ne dispose pas suffisamment de salles assez grandes pour abriter une vacation
de 70 personnes. Pour tenir compte de ce déficit, 4 salles de travail complémentaires ont été
identifiées dans les immeubles proches des locaux du BCR. Les 4 salles identifiées sont
localisées comme suit : 1 salle à la DSCN, 2 salles à la Direction de l’Informatique et une
salle à la Direction de la Population. Toutefois ces salles doivent être réaménagée avant le
début des travaux (changement des serrures des portes et des armoires murales, amélioration
de l’éclairage, traitement des termites, reprise de la peinture…..).
Par ailleurs, l’implication de plus de 250 agents dans les travaux de saisie impose au
BCR d’accroître le nombre de lieux d’aisance.
Le coût des réalisations des travaux de saisie en 4 mois dépasse largement le montant
de la contribution du gouvernement prévu à cet effet. C’est pourquoi le BCR a introduit des
requêtes de financement à l’UE et au UNFPA
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