Pleins feux sur le gaspillage papier et la sécurité des documents

Pleins feux sur le gaspillage
papier et la sécurité des
documents
Étayez votre évaluation à l’aide de solutions
logicielles de gestion d’impression
Aide à la décision SafeCom, document n° 3
De plus en plus d’entreprises recherchent des méthodes avec un maximum d’impact
pour améliorer leur environnement d’impression. Les stratégies mises en œuvre varient
largement en fonction des problèmes à résoudre, identifiées au préalable grâce à une
évaluation. Si l’impression inutile et une faible sécurité des documents sont des maux
courants dans un environnement d’impression peu ou pas géré, ils ne sont pas pour autant moins critiques et coûteux. En réalité, ces problèmes sont assez faciles à corriger.
Les solutions logicielles d’impression relèvent précisément les défis de gaspillage et de
sécurité, tout en permettant de réduire jusqu’à 20 % des coûts d’impression.
Après l’audit, la
recherche de solutions
Selon le niveau de l’audit, les entreprises seront armées d’informations
dont l’analyse adéquate permet de repérer des domaines avec un
potentiel d’amélioration et d’économies importantes. L’étape
suivante consiste à identifier et à mettre en œuvre des solutions
assurant un effet optimal (voir document n° 2, l’Aide à la décision
SafeCom « Évaluations ». Votre choix de solutions dépendra largement
de facteurs tels que la taille, les activités de votre entreprise, ses
objectifs-clés (efficacité ou réduction des coûts), votre budget et
votre infrastructure. Dans cet article, nous allons mettre l’accent
sur certaines méthodes courantes connues pour leur impact fort. Une
entreprise peut avoir recours à une ou plusieurs méthodes dans sa
solution. De nombreuses entreprises commencent par une ou deux
initiatives puis ajoutent de nouvelles méthodes par la suite.
Ciblage des coûts de
maintenance et de service
Bien des entreprises s’attaquent d’abord à l’optimisation des services
liés à la maintenance et aux consommables. Un moyen efficace de le
faire consiste à externaliser une partie ou tous les services d’impression
à des professionnels spécialisés proposant des offres de services
d’impression. De telles offres sont proposées par des fournisseurs
de services d’impression ou par le des fournisseurs d’imprimantes.
Les services sont proposés selon différents modèles de contrat tels
que « coût par page » et peuvent couvrir l’approvisionnement en
consommables, la maintenance d’imprimantes, le support d’aide en
ligne – tous efficacement soutenus par des outils d’administration
des imprimantes.
La standardisation et la consolidation des périphériques d’impression
de l’entreprise constituent une autre solution courante et efficace
pour réduire les coûts de maintenance et de service. Au fil des années,
les entreprises accumulent des imprimantes laser, télécopieurs, et
copieurs. Les remplacer par un nombre équilibré de MFP (imprimantes
multifonction) efficaces est généralement une solution avec à un
retour sur investissement élevé.
Impression inutile et
sécurité
Bien que l’optimisation des services d’impression et du parc
d’imprimantes soit une démarche judicieuse et efficace pour réduire
les coûts, elle ne conjure pas les deux cauchemars informatiques les
plus récurrents : l’impression inutile et l’absence de sécurité des
documents.
Des rapports montrent qu’environ 20 % de toutes les impressions
papier sont oubliées, perdues ou jetées sans être lues. En outre, 40
% de toutes les impressions représentent des contenus en ligne et 80
% de toutes les tâches d’impression sont destinées à une utilisation
interne. Dans les environnements classiques, les documents sont,
par défaut, imprimés en couleur et sur une seule face de la feuille.
Pour les entreprises de tailles moyennes et grandes, ces tendances
se soldent par un énorme gaspillage de papier et de coûteuses
cartouches de toner.
La confidentialité est essentielle pour tout type d’activités, et
l’impression traditionnelle est généralement synonyme d’une
déficience latente de sécurité. Des documents imprimés laissés à
proximité des imprimantes sont autant de fuites d’informations
potentielles. Les MFP envoient des fax et des e-mails au nom de
l’entreprise tout en stockant les informations dans leur mémoire.
Sans mesures de protection, n’importe qui peut accéder à ces
machines et s’en servir.
Quelles sont les causes des
problèmes de gaspillage et
de sécurité ?
L’impression inutile et non sécurisée est une conséquence des
applications métiers (workflows) courants tels que pratiqués dans les
environnements d’impression traditionnels. Dans la plupart des cas,
les vices perdurent parce que les entreprises n’ont aucun moyen de
surveiller ou d’agir sur le comportement d’impression des utilisateurs.
Même des initiatives d’envergure telles que l’optimisation du
parc d’imprimantes et l’amélioration des services informatiques
n’influencent pas directement le comportement des utilisateurs et,
par conséquent, ne suffisent pas à réduire efficacement le gaspillage
ou à améliorer la sécurité des documents.
Pour influer sur le comportement des utilisateurs au niveau de
l’impression , les entreprises doivent introduire de nouvelles et
meilleures pratiques d’impression. Cela ne se résume pas à accrocher
une liste d’avertissements et de directives strictes sur le mur.
Des logiciels spécialisés d’impression permettent aux entreprises
de simplifier le mode d’interaction entre les utilisateurs et les
imprimantes.
Des solutions logicielles
pour réduire le gaspillage
et recouvrer les coûts
Des outils logiciels sont conçus pour suivre les activités d’impression
et fournir une image fiable du comportement d’impression, offrant
ainsi aux entreprises les informations nécessaires pour réduire le
gaspillage. Les meilleurs logiciels de gestion d’impression fournissent
des rapports détaillés, jusqu’au moindre département et pour toute
fonction. Sur la base de ces données, le logiciel peut être paramétré
afin d’optimiser l’utilisation d’impression couleur et recto-verso
conformément aux politiques de l’entreprise en matière d’économie
de gaspillage et d’écologie.
Certains logiciels d’impression comprennent des systèmes de
comptabilité et de facturation, permettant aux entreprises d’imputer
les coûts exacts, favoriser une conscience budgétaire dans les
services et même facturer les clients pour recouvrer des coûts liés à
l’impression.
Impression Pull – pour
renforcer la sécurité
d’impression et d’avantage
réduire le gaspillage
Dotée d’une fonctionnalité d’authentification, le Pull Print (rétention
d’impression) est l’une des plus puissantes fonctions assurées par une
solution d’impression et certainement celle qu’il faut considérer lors
du choix du système. Les utilisateurs s’identifient à l’imprimante à
l’aide de cartes d’accès ou de codes d’authentification pour récupérer
leurs impressions papier. Les Aavantages immédiats :
•
Sécurité – l’authentification assure la confidentialité des documents tout en limitant l’accès aux MFP.
•
Réduction des coûts – le gaspillage est réduit parce que les tâches d’impression annulées ou oubliées sont supprimées par le système avant de générer une consommation inutile d’encre et de
papier.
•
L’impression Pull avec authentification transforme les MFP en
imprimantes personnelles, permettant aux entreprises de se
débarrasser de leurs diverses imprimantes monopostes et ainsi
de réaliser des économies de maintenance et de services.
La solution d’impression
idéale
Résumé : solutions
compatibles avec les
logiciels d’impression
avancés
En choisissant une solution logicielle d’impression, les entreprises
doivent s’appuyer sur leur évaluation ainsi que sur les critères de
comparaison suivants :
•
Technologies, fonctions et flexibilité adaptées à votre environnement et vos problèmes spécifiques
•
Niveaux de détails appliqués au suivi des activités d’impression
et qualité des rapports relatifs aux documents imprimés
•
Capacité d’agir sur tous les aspects de l’impression, y compris
sur les applications métier
•
Réputation de l’éditeur de logiciel d’impression, ses références
clients et le support proposé
Pour réduire les coûts :
•
Outils de suivi et de reporting pour contribuer à optimiser
l’impression, le support et les achats
•
Outils de comptabilité et de facturation permettant d’imputer
les coûts
•
Favoriser l’impression en recto-verso et en noir et blanc pour
certains types de documents, en vue de modifier le comportement d’impression
Pour renforcer la sécurité et les économies :
Sources et informations
supplémentaires :
•
Impression Pull dotée d’authentification de l’utilisateur au
niveau de l’imprimante
•
Confidentialité – documents remis au bon destinataires
•
Accès protégé aux MFP et à leurs fonctionnalités réseau
•
Personnalisation des MFP pour permettre la consolidation des
périphériques avec, à la clé, d’importantes économies de service
et de support
•
Blocage aux tâches à l’d’impression oubliées ou regrettées pour
réduire le gaspillage d’encre et de papier
Quocirca, “Tackling printing costs in midmarket businesses,”
Fernandes & Longbottom, March 2010
Quocirca, “QUOCIRCA MARKET VIEW- Managed Print Services,”
Fernandes & Longbottom, June 2008
Quocirca, IT Analysis, “eCopy broadens accessibility of document
capture,” Fernandes, 2008
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