Agent administratif, niveau 4

Agent administratif, niveau 4
Missions : assurer accueil, secrétariat des cours, suivi comptable et gestion
administrative
Accueil
-
-
Assurer l’accueil des publics en vis-à-vis et au téléphone selon les besoins du service.
Rendre compte par écrit des demandes spécifiques (entreprises, ambassades, organismes
publics,…).
Veiller à la communication quotidienne de l’offre de l’Institut français d’Alger en lien avec le
service communication.
S’assurer quotidiennement de la propreté, de l’organisation et du bon fonctionnement de
l’ensemble des matériels dans toutes les salles de cours : procéder ou faire procéder aux
actions correctives dans les meilleurs délais.
Rendre compte.
Inscriptions
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Participer aux sessions d’inscriptions
Créer les sessions de cours sur le logiciel de gestion de cours.
Réaliser les calendriers relatifs aux différents cours créés.
Commander le matériel (consommables badgeuses, …).
Photocopier les fiches d’inscriptions et tests de positionnement.
Faire transporter les méthodes.
Etablir le lien avec la médiathèque.
Veiller au suivi des affichages.
Etablir factures et pro forma.
Secrétariat des cours et suivi des formations
-
Faire les commandes de matériel pour les professeurs (feutres, brosses,…)
Gérer le stock des méthodes de langues pour Alger et les antennes de provinces.
Faire les photocopies des enseignants après validation par le responsable des cours (refuser
toute demande non validée, délai 72 heures avant remise des photocopies).
Etablir le calendrier des évaluations de fin de session et photocopier puis remettre aux
enseignants les évaluations de fin de session.
Gérer demandes de changement de groupe ou d’emploi du temps des étudiants.
Suivre les absences et remplacements des professeurs (contacter remplaçant, tenir à jour le
registre des absences remplacements).
Rééditer les cartes étudiants, remettre leur manuel aux étudiants.
Gestion administrative et comptable
- Seconder la responsable déléguée en assurant notamment le suivi quotidien de la
gestion administrative et comptable : conventions avec les partenaires ; comptabilité
cours et certifications ; dossiers administratifs des enseignants ; contacts avec les
partenaires ; suivi des factures ; contrats de prestations enseignants.
DELF DALF
-
Participer aux sessions d’inscriptions des candidats.
Participer aux sessions DELF DALF hors les murs (affichages, surveillances, secrétariat,…)
Faire systématiquement valider et rendre compte.
Institut français Alger / Département de langue française / 15.03.2015
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Fiche de poste
Agent administratif Département de langue française
Localisation du poste
Institut français d’Alger / Département de langue française
Domaine d’activité du service
Le Département de langue française est un service de l’Institut français d’Algérie – antenne d’Alger. Il
a pour mission d’assurer la formation et la certification du public en langue française.
Sous l’autorité du directeur de l’institut français d’Alger, l’agent sera directement encadré par le
responsable du département de langue française d’Alger.
Il/elle assurera les missions suivantes :
•
Assurer le suivi des cours de français : suivi administratif ; accueillir le public ; suivre les
étudiants ; relayer l'information, rendre compte ; appliquer/faire appliquer la démarche qualité.
•
Participer aux activités du département, sessions d’inscriptions, organisation des DELF DALF
Profil recherché
- Niveau licence
souhaité
Compétences
- Expérience appréciée dans le domaine de la
formation
- Connaissances en marketing, management,
démarche qualité
- Capacités rédactionnelles, capacités d’analyse
et de synthèse
- Excellente maîtrise de l'outil informatique
- Excellente maîtrise de la langue française,
niveau C1 ou C2
Qualités requises
- Excellent relationnel
- Disponibilité, écoute
- Rigueur, sérieux,
dynamisme, ponctualité,
travail en équipe
Contact
Merci d’envoyer au plus tard le 30 mars 2015, un curriculum vitae accompagné d’une lettre de
motivation à [email protected] ou de les déposer à l’accueil de l’Institut français
d’Alger
Prise de fonction : 15 mai 2015
Type de contrat : CDI avec trois mois d’essai, renouvelable 1 fois
Rémunération : 67 959 DA brut, niveau 4 grille Institut français d’Algérie
Institut français Alger / Département de langue française / 15.03.2015
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